3.8.6. Записка
3.8.6.1. В Россельхознадзоре могут создаваться докладные, служебные, объяснительные и пояснительные записки.
3.8.6.2. Докладная записка.
Докладная записка - это служебный документ, адресованный либо руководству управления Россельхознадзора, либо руководству Россельхознадзора, либо руководству Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Минсельхоз России), излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется с целью информировать указанное руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководства.
По содержанию докладные записки подразделяются на:
инициативные;
информационные;
отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, приказов и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководству Россельхознадзора или руководству управления Россельхознадзора, она считается внутренней, если она направляется в Минсельхоз России, то внешней.
Внутренняя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 либо в электронном виде. Внешняя докладная записка оформляется на бланке письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (приложение N 6).
Докладные записки печатаются шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14, и должны содержать следующие реквизиты:
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
заголовок к тексту (если текст более 4 - 5 строк);
текст документа;
отметка о приложении (при его наличии);
виза (в случае визирования документа, созданного на бумажном носителе);
наименование должности лица, подписавшего документ;
подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);
отметка об исполнителе.
Внутреннюю докладную записку на имя начальника управления Россельхознадзора подписывает начальник отдела, на имя заместителя руководителя Россельхознадзора - начальник управления Россельхознадзора, на имя руководителя Россельхознадзора - либо заместитель Россельхознадзора, либо начальник управления Россельхознадзора.
Внешнюю докладную записку подписывает руководитель или заместитель руководителя Россельхознадзора.
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Внутренняя докладная записка на имя начальника управления регистрируется в управлении Россельхознадзора. Внутренняя докладная записка на имя руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора, а также внешняя докладная записка регистрируется в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.8.6.3. Служебная записка.
Служебная записка - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри Россельхознадзора, ведущейся с помощью СЭД Россельхознадзора.
Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы управления, отдела, конкретного гражданского служащего Россельхознадзора или Россельхознадзора в целом, решение которых зависит от другого подразделения (других подразделений) Россельхознадзора либо от конкретного должностного лица (конкретных должностных лиц).
Служебная записка составляется от имени заместителя руководителя Россельхознадзора на имя другого заместителя (других заместителей) руководителя Россельхознадзора, либо от имени начальника управления Россельхознадзора или лица, его замещающего, на имя начальника (начальников) другого управления (других управлений) Россельхознадзора. Служебные записки - это своего рода переписка между заместителями руководителя Россельхознадзора или между его управлениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и внутренние докладные записки. Текст служебной записки пишется в произвольной форме.
Служебные записки за подписью начальников управлений регистрируются в управлениях Россельхознадзора, служебные записки за подписью заместителей руководителя Россельхознадзора регистрируются в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.8.6.4. Объяснительная записка.
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении Россельхознадзора. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошел.
Предназначение объяснительной записки - прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки - провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
Объяснительная записка включает в себя следующие реквизиты:
адресат (указание должностного лица, к которому обращена записка, его инициалы и фамилия);
наименование вида документа (Объяснительная записка);
заголовок к тексту (если текст более 4 - 5 строк);
текст документа (текст пояснения);
наименование должности лица, подписавшего документ;
подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);
дата составления документа;
регистрационный номер документа;
дата регистрации документа.
Объяснительная записка на имя начальника управления регистрируется в управлении Россельхознадзора. Объяснительная записка на имя руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора регистрируется в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.8.6.5. Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта нормативного правового акта и т.д.). Пояснительные записки, как правило, подразделяются на три вида.
К первому виду пояснительных записок относятся записки, которые составляются к проектам документов, направляемым в вышестоящие инстанции на подписание или утверждение.
Ко второму виду пояснительных записок относятся записки, которые составляются к какой-либо отчетности.
Порядок составления первого и второго вида регламентируется нормативными правовыми актами Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, а также указаниями организаций, принимающих какую-либо отчетность.
К третьему виду пояснительных записок относятся записки, которые составляются к проектам документов, представляемым руководству Россельхознадзора или Минсельхоза России на подписание или утверждение, а также направляемым в другие федеральные органы исполнительной власти на подписание или согласование. В пояснительной записке данного вида обосновываются предлагаемые решения и мероприятия, включенные в проект документа, а также целесообразность его подписания, утверждения или согласования.
Третий вид пояснительных записок составляется, как правило, в инициативном порядке и имеет произвольную форму написания. Обязательными реквизитами данной записки являются:
наименование вида документа (ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА);
заголовок к тексту (если текст более 4 - 5 строк);
текст документа;
отметка о приложении (при его наличии).
Пояснительные записки к проектам документов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.
Пояснительные записки отдельно от проектов документов, к которым они составлены, не регистрируются.