3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Россельхознадзора, являются:
1) Государственный герб Российской Федерации;
2) официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
3) официальное наименование Службы;
4) наименование управления Службы;
5) справочные данные о Службе;
6) справочные данные о Службе и об управлении Службы;
7) наименование вида документа;
8) место составления (издания) документа;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
12) гриф ограничения доступа к документу;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о приложении;
17) гриф согласования документа;
18) виза;
19) наименование должности;
20) подпись;
21) отметка об электронной подписи;
22) гриф утверждения документа;
23) печать;
24) отметка о заверении копии;
25) отметка об исполнителе;
26) указания по исполнению документа (резолюция);
27) отметка о контроле;
28) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Россельхознадзор, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
Реквизиты нормативных правовых актов и писем Россельхознадзора оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3.2.2. Государственный герб Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
На бланках документов Россельхознадзора Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитами "Полное или сокращение наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба", "Полное наименование Службы" и "Сокращенное наименование Службы".
3.2.3. Официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба.
Официальное наименование (полное или сокращенное) федерального министерства, которому подведомственна Служба, указывается после реквизита "Государственный герб Российской Федерации".
Например:
МИНИСТЕРСТВО
СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
или:
МИНСЕЛЬХОЗ РОССИИ
3.2.4. Официальное наименование Службы.
Официальное наименование Службы (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 327. Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.
3.2.5. Наименование управления Службы.
Наименование управления Службы указывается на бланке письма управления и должно соответствовать структуре и штатному расписанию центрального аппарата Россельхознадзора.
3.2.6. Справочные данные о Службе.
Справочные данные о Службе указываются в бланках писем Россельхознадзора и включают в себя: почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для Россельхознадзора, номер факса, номер телефона, адрес электронной почты и официальный сайт Службы.
Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован Минюстом России 26.12.2014 регистрационный N 35442) (далее - Правила оказания услуг почтовый связи): название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.
3.2.7. Справочные данные о Службе и об управлении Службы.
Справочные данные о Службе и об управлении Службы указываются в бланках писем управлений Россельхознадзора и включают в себя: почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для управления Россельхознадзора, номер факса управления, номера телефона управления, адрес электронной почты Россельхознадзора или управления и официальный сайт Россельхознадзора.
3.2.8. Наименование вида документа.
Наименование вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), издаваемого в Россельхознадзоре, включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа не на бланке.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
3.2.9. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Россельхознадзора, за исключением бланков писем.
3.2.10. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо гражданскими служащими управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, или гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство в управлениях Службы, при регистрации документа, либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более управлениями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют словесно-цифровым способом, например: 18 февраля 2016 г. (приказы, протоколы), либо цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 18.02.2016.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением данного реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
3.2.11. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровое, цифровое и буквенное (приказы по личному составу и административно-хозяйственным вопросам) или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения в зависимости от того к какому виду он относится.
В состав регистрационного номера документа обязательно входит порядковый номер, который присваивается в пределах календарного года.
Регистрационный номер документа, изданного совместно несколькими юридическими лицами, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.2.13. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, гриф ограничения доступа к документу, содержащему информацию, относимую к служебной тайне, обозначается пометкой "Для служебного пользования".
--------------------------------
<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
3.2.14. Адресат.
Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям и гражданам.
Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу первого листа документа на уровне реквизита "Официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба". При этом он может оформляться центровано либо выравниваться по левому краю относительно его первой строки.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию, структурному подразделению органа государственной власти или организации (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
или:
Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации
Департамент международного
сотрудничества
При адресовании документа руководителю органа власти или организации наименование органа власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
таможенной службы
И.О. Фамилия
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно.
Например:
Администрации субъектов
Российской Федерации
(по списку)
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа власти (организации) и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации
Департамент ветеринарии
Начальнику отдела
государственного регулирования в
области ветеринарии
И.О. Фамилия
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:
наименование адресата (для юридического лица - полное или официально принятое сокращенное наименование, для граждан - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ЗАО "БАРС Групп"
Петербургская ул., 52,
Казань, 420074
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Например:
Борисовой М.В.
Саянская ул., 12, кв. 32,
Москва, 111531
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При адресовании документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок к тексту, регистрационный номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается начальником или заместителем начальника управления Россельхознадзора, подготовившим документ.
При направлении документов в органы государственной власти Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, территориальным управлениям Россельхознадзора и подведомственным Россельхознадзору организациям почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса также могут не указываться и на документах, направляемых постоянным корреспондентам и однородным организациям. В этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.
В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты (не более 20 субъектов). Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл.,...., Ханты-Мансийского АО".
3.2.15. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Также заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").
Например:
а) заголовок к приказу:
Об изменении штатного расписания
б) заголовок к письму:
О государственной регистрации
кормовых добавок
Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
3.2.16. Текст документа.
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа, наименование организации-автора, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки подразделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами с закрывающей скобкой.
Текст пунктов и подпунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст пунктов и подпунктов (кроме последних), которые нумеруют строчными буквами с закрывающей скобкой, заканчивается точкой с запятой. Текст последнего пункта (подпункта), пронумерованного строчной буквой, заканчивается точкой.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа ("приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";
3-го лица единственного числа ("...Правительство Российской Федерации постановляет..."; "...коллегия Россельхознадзора постановила..."; "Россельхознадзор не считает возможным...");
1-го лица множественного числа ("просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение..."; в протоколах: "слушали..."; "выступили..."; "решили..."; "постановили...").
В совместных документах текст также излагают от 1-го лица множественного числа, например: "приказываем...", "решили...".
В тексте документа, подготовленного на основании закона или иного нормативного правового акта, в том числе изданного каким-либо федеральным органом исполнительной власти, указывается наименование вида акта, наименование органа государственной власти, издавшего этот акт, дата его принятия или утверждения, его регистрационный номер и заголовок, заключенный в кавычки.
После заголовка закона, иного нормативного правового акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, послужившего основанием для издания нормативного правового акта Россельхознадзора, кроме того, в скобках указывается соответствующий официальный источник его опубликования.
Например:
"В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317)... ";
или:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; 2011, N 29, ст. 4472; 2011, N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148; 2012, N 12, ст. 2419; 2012, N 27, ст. 3739; 2012, N 38, ст. 5102; 2012, N 49, ст. 6880; 2012, N 52, ст. 7491; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 38, ст. 4831; 2013, N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; 2014, N 8, ст. 816; N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840)... ".
Если нормативный правовой акт какого-либо федерального органа исполнительной власти зарегистрирован в Минюсте России, то в скобках после заголовка акта указываются данные о его регистрации.
Например:
"В соответствии с приказом Минздравсоцразвития России от 31 марта 2009 г. N 143н "Об утверждении Порядка формирования и работы комиссий, образуемых в федеральных государственных органах для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2009, регистрационный N 13815)...".
Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посередине верхнего поля.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
3.2.17. Отметка о приложении.
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемого документа.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то в отметке о приложении указывают конкретный адрес, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Сведения о заключенных государственных контрактах ...,
для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
Если в приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то в отметке о приложении сообщается информация о его наличии.
Например:
Приложение: копия письма Аппарата Правительства Российской Федерации
от 02.09.2013 N П 17-42340 и приложения к нему,
всего на 19 л. в 1 экз.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о приложении указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, карта памяти, компакт-диск и др.) и количество штук, например:
Приложение: компакт-диск - 1 шт.
На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.). Если приложение одно, оно не нумеруется. В обоих случаях в отметке о приложении указывается наименование вида документа, к которому идет приложение, его дата и номер, например:
Приложение N 2
к приказу Россельхознадзора
от 25.03.2016 N 178
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то проставляемая на его первом листе в верхнем правом углу отметка о приложении оформляется с грифом утверждения документа, например:
Приложение N 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом Россельхознадзора
от 26.04.2016 N 262
3.2.18. Гриф согласования документа.
Гриф согласования документа оформляется в случае согласования проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра сельского
Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минфина России
от 31.12.2013 N 09-06-20/50
Гриф согласования документа оформляется под реквизитами "Наименование должности" и "Подпись", ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами государственной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (таможенный, экологический, налоговый и др.);
заинтересованными управлениями Россельхознадзора;
территориальными управлениями Россельхознадзора - по необходимости;
подведомственными Россельхознадзору организациями - по необходимости;
общественными организациями - по необходимости.
Согласование проекта документа, созданного в электронном виде, с заинтересованными управлениями Россельхознадзора и территориальными управлениями Россельхознадзора осуществляется с помощью системы электронного документооборота Россельхознадзора (далее - СЭД Россельхознадзора или Службы).
В целях сокращения сроков согласования проекта документа, созданного в электронном виде, целесообразно данную процедуру проводить в заинтересованных управлениях Россельхознадзора и его территориальных управлениях одновременно.
3.2.19. Виза.
Согласование проекта документа, созданного на бумажном носителе, с должностными лицами и специалистами Россельхознадзора оформляется визой.
Виза на проекте документа (визовом экземпляре проекта документа) включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Например:
Начальник Управления делами,
государственной службы и правового
обеспечения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. На приложениях к проектам актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приложения.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Россельхознадзора, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, положения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Россельхознадзора, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Например:
Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник Управления финансов
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном стандартном листе бумаги формата А4 и передаются исполнителю.
Краткие замечания по проекту документа допускается оформлять на проекте документа (на визируемом экземпляре документа).
Проект документа, созданного на бумажном носителе, визируется исполнителем, начальником управления (лицом, его замещающим), в котором готовился данный проект и начальником управления (лицом, его замещающим), назначенного соисполнителем документа. Документы, представляемые на подпись руководителю Россельхознадзора, кроме того визируются заместителем руководителя Россельхознадзора в соответствии с распределением обязанностей.
Если документы касаются установленной сферы деятельности других управлений Россельхознадзора, то они подлежат визированию руководством этих управлений. Позиция заинтересованного управления Россельхознадзора может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов лежит на исполнителе.
Проекты нормативных правовых актов в обязательном порядке визируются управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора, после визирования всеми заинтересованными управлениями Службы, территориальными управлениями Россельхознадзора и подведомственными ему организациями.
Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.
В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Службы проектов нормативных правовых и иных документов управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, не визируя документ, должно дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, начальник управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, вправе сообщить об этом руководству Службы.
3.2.20. Наименование должности.
Реквизит "Наименование должности" содержит наименование должности лица, подписывающего документ. При этом наименование должности лица, подписывающего документ на бланке установленного образца, указывается сокращенно, например: "Руководитель", "Заместитель руководителя", "Начальник управления", "Заместитель начальника управления", а наименование должности лица, подписывающего документ не на бланке - полностью, например: "Руководитель Россельхознадзора", "Заместитель руководителя Россельхознадзора", "Начальник Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора", "Заместитель начальника Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора".
3.2.21. Подпись.
В состав реквизита "Подпись" входят личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При этом инициалы должностного лица, подписывающего документ, ставятся перед фамилией и оформляются на расстоянии одного пробела от нее.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя (начальника), имеющий право подписывать за него документы, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего (отпуск, болезнь, командировка) руководителя (начальника), наименование должности и подпись оформляются следующим образом:
И.о. руководителя Подпись И.О. Фамилия
или:
И.о. начальника управления Подпись И.О. Фамилия
Документы, направляемые от имени Россельхознадзора, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями, направляемые от имени управления подписываются его начальником.
Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, подписываются руководителем или заместителями руководителя Россельхознадзора. Заместители руководителя Россельхознадзора подписывают документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, только в том случае если они исполнены в ответ на документы, адресованные им непосредственно, или на то есть соответствующее поручение руководителя Россельхознадзора.
Документы, направляемые в государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации, подписываются руководителем Россельхознадзора, его заместителями или начальниками управлений Службы в соответствии с их компетенцией.
Документы, направляемые в организации и гражданам в ответ на их обращения, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями в соответствии с их компетенцией.
В случае отсутствия должностного лица, в обязанности которого входит подписание того или иного документа, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
Все документы направляются адресатам только через управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи должностного лица, подписывающего документ, располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.
Например:
Начальник Управления внутреннего ветеринарного надзора Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их наименования должностей и подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
Например:
Заместитель руководителя Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия Начальник Управления земельного надзора, контроля качества и безопасности зерна Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, их наименования должностей и подписи располагают на одном уровне. При этом первый лист документа оформляется на стандартном листе бумаги без бланка.
Например:
Заместитель руководителя Заместитель руководителя Россельхознадзора Роспотребнадзора Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не наименования должностей лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
3.2.22. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи подтверждает подписание электронного документа электронной подписью и содержит информацию о сертификате электронной подписи, его владельце и сроке действия. Отметка об электронной подписи формируется автоматически с использованием средств программного обеспечения системы электронного документооборота.
3.2.23. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения документа печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами в верхнем правом углу первого листа утверждаемого документа. Гриф утверждения документа допускается располагать на полуторном межстрочном расстоянии от следующей строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Россельхознадзора
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом, коллегией Россельхознадзора гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН"), согласованного в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ, список - УТВЕРЖДЕН), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Россельхознадзора
от N
3.2.24. Печать.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
В соответствии с Положением о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 327 Россельхознадзор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием (далее - гербовая печать), а также иные печати, перечень и использование которых определяется приказом Россельхознадзора.
В Россельхознадзоре используются большая и малая гербовые мастичные печати. Порядок их использования и перечни документов, на которые они в обязательном порядке ставятся, устанавливаются приказами Россельхознадзора (указанные перечни приведены в приложении N 9). Решение о заверении гербовой печатью документа, не вошедшего в указанные перечни, принимает руководитель или заместитель руководителя Россельхознадзора.
3.2.25. Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись должностного лица" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).
Например:
Подлинник документа находится в деле Россельхознадзора N ______________ за ____ г. Верно Наименование должности Подпись И.О. Фамилия Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.26. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона и печатаются, как правило, размером шрифта N 10, например:
И.И. Иванов
499 9750000
Отметка об исполнителе может дополняться наименованиями должности исполнителя и управления Россельхознадзора.
В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.
3.2.27. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора или на бланке указания по исполнению документа (резолюции) руководства управления Россельхознадзора (приложение N 8). Кроме того, указания по исполнению документа могут оформляются в СЭД Россельхознадзора в электронном виде.
Указания по исполнению документа, оформленные непосредственно на документе или на бланке указания по исполнению документа (резолюции), включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату. Указания по исполнению документа, оформленного на бланке указания по исполнению документа (резолюции), кроме того, включают регистрационный номер и дату регистрации документа.
Например:
А.И. Ивановой
М.И. Сидоровой
Прошу подготовить проект
договора к 05.10.2015
Подпись
Дата Рег. N
от: дата
В тексте указания по исполнению документа при необходимости указывается порядок его исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте указания по исполнению документа, должно быть конкретным (например: "Прошу подготовить предложения" или "Прошу подготовить проект ответа") и не должно допускать двойного толкования (например: "Для рассмотрения и учета в работе").
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. На головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "обобщение" или "ответственный". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
3.2.28. Отметка о контроле.
Отметка о контроле проставляется в регистрационной карточке СЭД Россельхознадзора и непосредственно на документах, исполненных на бумажных носителях и поставленных на контроль. В регистрационной карточке СЭД Россельхознадзора отметка о контроле обозначается буквой "К", а на документах, исполненных на бумажных носителях, - штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.
3.2.29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, наименования должности и подписи исполнителя или его непосредственного начальника, а также даты исполнения документа и направления его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может дополняться информацией об особенностях его исполнения и ссылкой на дату и номер документа, которым он исполнен.
3.2.30. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Россельхознадзор содержит буквенное обозначение, определяющее к какому виду корреспонденции он относится, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
На документах, поступающих на бумажных носителях, отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.