IV. Организация документооборота
Принципы организации документооборота
101. Прохождение документов в Министерстве (территориальном органе) с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
102. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки;
организация предварительного рассмотрения входящих документов;
однократность регистрации документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
103. Учет количества документов по Министерству (территориальному органу) в целом и по отдельным подразделениям (подразделениям территориального органа) ведется с помощью СЭД.
Прием и первичная обработка поступивших документов
104. Доставка документов в Министерство (территориальный орган) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО.
С помощью почтовой связи в Министерство (территориальный орган) доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.
105. Корреспонденция, адресованная в Министерство (территориальный орган), поступает в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
Документы, доставляемые в Министерство фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Департаменте организации и контроля, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни - в приемной Министра.
Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и незамедлительно передаются по назначению.
О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.
Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан и случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.
Поступившая в Министерство (территориальный орган) на имя руководства Министерства (территориального органа) срочная корреспонденция с пометками о срочности ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
Предварительное рассмотрение входящих документов
106. Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства (территориального органа). Входящие документы, не требующие рассмотрения руководством, направляются непосредственно в подразделения (подразделения территориального органа). Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
107. После предварительного рассмотрения документы направляются руководству Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей для вынесения указаний по исполнению документа. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - документы с пометками о срочности.
108. Руководители подразделений (подразделений территориального органа) рассматривают документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - немедленно.
Регистрация входящих документов
109. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).
Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;
библиографические справочники;
поздравительные письма, телеграммы, открытки;
пригласительные билеты;
поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);
формы статистической отчетности;
адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).
Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.
Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.
110. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
РК имеет следующие реквизиты:
вид документа;
отметка об ограничении доступа к документу;
номер экземпляра;
корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;
номер документа - исходящий номер документа, присвоенный организацией - автором документа;
дата документа;
подпись - фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;
содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;
состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);
количество экземпляров;
рубрики;
примечание.
111. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой "Для служебного пользования"; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).
В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.
Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего законодательства.
112. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.
Рассмотрение документов руководством Министерства
(территориального органа) и доведение документов
до сведения исполнителей
113. Руководство Министерства (территориального органа) дает указания по исполнению документов только в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Министерства (территориального органа).
114. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра - референтами, обеспечивающими деятельность заместителей Министра.
Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.
Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес территориального органа, определяется его начальником.
115. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).
Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системе МЭДО.
Документы поступают исполнителям по СЭД.
Организация работы с исходящими документами
116. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на подразделение (подразделение территориального органа) - ответственного исполнителя документа.
117. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.
Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.
118. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству подразделений (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в п. 111 Инструкции.
119. В РК исполнителем заполняются следующие поля:
вид документа;
доступ - общий, ДСП;
подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;
содержание - краткое содержание документа;
исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;
визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;
адресаты - организации, в которые направляется документ;
кому адресован документ;
номер бланка;
состав - количество листов документа и приложений к нему;
связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;
журнал - делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.
Регистрация исходящих документов
120. Документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Департамент организации и контроля.
Документы, подписанные руководством подразделений, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются на отправку в Департамент организации и контроля.
Документы, подписанные руководством территориального органа, передаются на регистрацию и отправку в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.
121. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Министерства сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
122. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии.
123. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.
Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.
Отправка документов
124. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
125. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.
126. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля фельдъегерской связью или по системе МЭДО.
127. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение (подразделение территориального органа) - исполнитель.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
128. При отправке документа почтой в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.
При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.
На заказную корреспонденцию составляются реестры. После отправки документов реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
Регистрация и прохождение внутренних документов
129. Прохождение внутренних документов состоит из следующих этапов:
подготовленному проекту документа исполнитель присваивает временный регистрационный номер в СЭД и прикрепляет к РК документа его электронный образ, за исключением электронных образов документов, указанных в п. 111 Инструкции. После подписания документа руководителем служащий подразделения (подразделения территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, присваивает ему постоянный номер. Затем внутренний документ передается в Департамент организации и контроля для направления адресату. В журнале передачи РК документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭД. В его РК делаются отметки: о приеме, об указаниях по исполнению документа, об исполнении и другие отметки.
При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи РК.
Подготовка и передача внутренних документов Министерства (территориального органа) может осуществляться в электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.
130. Копии подписанных руководством Министерства (начальником территориального органа) приказов (распоряжений), кроме имеющих пометку "Для служебного пользования", могут рассылаться в электронном виде по СЭД, согласно информации, внесенной исполнителем в РК.
Работа исполнителей с документами
131. Организация работы с документами в подразделениях (подразделениях территориального органа) осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства (территориального органа), руководителей подразделений и иных должностных лиц.
132. Документы в подразделения (подразделения территориального органа) - исполнители поступают по СЭД. Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения (подразделения территориального органа) - исполнители - осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
133. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
согласование проекта документа:
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
создание временной РК проекта документа;
прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;
представление на подпись (утверждение) руководству Министерства (территориального органа) или руководству подразделения;
подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;
проставление отметки об исполнении документа.
134. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв", "свод" или "ответственный", если не оговорено иное.
135. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством подразделения (руководителем подразделения территориального органа).
Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
136. Проект исходящего документа согласовывается руководителями соответствующих подразделений (подразделений территориального органа) - соисполнителей и другими должностными лицами, являющимися соисполнителями.
137. При наличии неурегулированных разногласий по документу подразделение (подразделение территориального органа) - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Министерства (территориального органа) с их перечислением.
138. Документы, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись руководству Министерства (территориального органа) со служебной запиской, подписанной руководителем подразделения (подразделения территориального органа), являющегося ответственным исполнителем.
139. Документы представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля, который осуществляет их проверку на предмет соответствия Регламенту Правительства Российской Федерации, утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413, N 21, ст. 2459, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 36, ст. 4358, N 49, ст. 5970, ст. 5971, N 52, ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251, N 28, ст. 4219, N 41, ст. 5743, N 47, ст. 6663; 2012, N 19, ст. 2419, N 34, ст. 4736, N 38, ст. 5102, N 39, ст. 5286, N 41, ст. 5635, N 42, ст. 5716, N 52, ст. 7491; 2013, N 17, ст. 2180, N 24, ст. 3013, N 35, ст. 4521) (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Инструкции и иным нормативным правовым актам.
В случае несоответствия представленных документов Регламенту Правительства Российской Федерации, Инструкции и иным нормативным правовым актам документы возвращаются Департаментом организации и контроля ответственным исполнителям для доработки.
Доработанные документы представляются ответственным исполнителем на подпись Министру не позднее чем через один день со дня их возврата.
140. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства (территориального органа), помещаются в обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовый).
141. При передаче документов в случаях, предусмотренных п. 12 Инструкции, делается соответствующая отметка в СЭД.
142. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, и Регламентом Министерства.
143. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Подготовка материалов к заседаниям Президиума Правительства
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
144. Организация подготовки материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее - заседание) и представление их Министру возлагаются на Департамент организации и контроля.
145. В состав материалов к заседанию включаются:
материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;
отзывы подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;
тезисы доклада Министра, в случае включения в проект повестки заседания вопроса, докладчиком по которому является Министерство.
146. Подразделение - ответственный исполнитель подготавливает тезисы доклада Министра, согласованные с курирующим заместителем Министра.
В отзывах подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации, отражаются следующие вопросы:
каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ;
краткое содержание рассматриваемого вопроса;
с какими федеральными органами исполнительной власти согласовано;
история рассмотрения и (или) согласования Министерством представленного документа;
наличие неустраненных замечаний Министерства (с указанием замечаний);
позиция служб по представленному документу (при наличии);
однозначно и четко сформулированная позиция Министерства по представленному документу.
147. Материалы к заседаниям относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке, сразу после их получения.
148. Подразделение - ответственный исполнитель в течение установленного срока представляет подготовленные документы в Департамент организации и контроля.
Обязанности служащих, ответственных
за ведение делопроизводства в подразделениях
(подразделениях территориального органа)
149. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях (подразделениях территориального органа), возлагаются следующие обязанности:
обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭД, руководством подразделения (подразделения территориального органа) и контроль их доведения до сведения исполнителей;
получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности - немедленно;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения (подразделения территориального органа) и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
контроль прохождения документов в подразделении (подразделении территориального органа);
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
контроль за вводом в СЭД информации о ходе и исполнении документов служащими подразделения (подразделения территориального органа);
ежегодная проверка наличия в подразделении (подразделении территориального органа) документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
составление номенклатуры дел подразделения (подразделения территориального органа), согласование в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) и ее хранение;
списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения (подразделения территориального органа) в РК;
формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;
подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив Министерства (территориального органа), в том числе с пометкой "Электронные документы";
хранение печатей (штампов) и правильное их использование;
хранение бланков Министерства (территориального органа), ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;
иные обязанности.
Служащими, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляется регистрация в СЭД исходящих из подразделения документов, подписанных руководством подразделения, проверка прикрепления электронного образа документа к РК документа, правильности оформления документов и передача на отправку.
Особенности работы с электронными документами
150. Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036), от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614), Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.
151. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе) и поступающие в Министерство (территориальный орган) на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.
152. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные подписи.
153. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
154. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
155. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка "Электронные документы".
156. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.
157. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению, на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством Министерства (начальником территориального органа).
158. Электронные документы передаются на архивное хранение в электронный архив Министерства (территориального органа).