III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Министерстве (территориальном органе) [ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РФ] - последняя редакция

III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов в Министерстве (территориальном органе)

59. В рамках деятельности Министерства (территориального органа) создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии Министерства, протоколы заседаний (совещаний), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие документы.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства (территориального органа) с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол и другие документы).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

Приказ, распоряжение

60. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности Министерства (территориального органа), а также по основным, организационным и кадровым вопросам.

Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства (территориального органа).

Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства (территориального органа).

Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства (территориального органа), не имеющие нормативного характера.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства (территориального органа) печатаются на бланках установленного образца и, при необходимости, дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляют подразделения (подразделения территориального органа) на основании поручений руководства Министерства (начальника территориального органа) либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства (территориального органа).

61. Проекты приказов (распоряжений) Министерства по основной деятельности (за исключением проектов приказов (распоряжений), указанных в пункте 61.1 Инструкции) визируются:

руководителем подразделения, внесшего проект;

руководителями подразделений и заместителями Министра, деятельности которых он касается или которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами (приказы (распоряжения), содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств);

директором Департамента регистрации ведомственных нормативных правовых актов;

директором Департамента организации и контроля.

61.1. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемых подразделениями во исполнение государственных услуг (функций) и предусмотренных административными регламентами и иными актами Министерства, в том числе распоряжений по вопросам:

аккредитации юридических и физических лиц в качестве независимых экспертов, уполномоченных на проведение антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

нежелательности пребывания (проживания) на территории Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства, подлежащих освобождению из мест лишения свободы;

государственной регистрации некоммерческих организаций, включая отделения международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, общественных объединений, политических партий и религиозных организаций;

государственной регистрации эмблем некоммерческих организаций и символики общественных объединений;

внесения сведений о филиалах и представительствах международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций в реестр филиалов и представительств международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций;

проведения проверок соответствия деятельности некоммерческой организации, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным ее учредительными документами (уставным целям);

внесения казачьих обществ в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации;

принятия решений по жалобам на отказ территориального органа в государственной регистрации некоммерческой организации, на уклонение территориального органа от государственной регистрации общественного объединения, а также на предупреждения, вынесенные некоммерческой организации территориальным органом, если иной порядок не установлен законодательством Российской Федерации;

ведения реестра некоммерческих организаций, выполняющих функции иностранного агента;

визируются руководителем подразделения, внесшим проект, и подписываются заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты распоряжений по вопросам ведения и опубликования федерального списка экстремистских материалов, перечня общественных объединений и религиозных организаций, иных некоммерческих организаций, в отношении которых судом принято вступившее в законную силу решение о ликвидации или запрете деятельности по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации, а также перечня общественных объединений и религиозных организаций, деятельность которых приостановлена в связи с осуществлением ими экстремистской деятельности, визируются директором Департамента по делам некоммерческих организаций, директором Департамента организации и контроля и подписываются заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

62. Проекты приказов (распоряжений) территориального органа по основной деятельности визируются:

руководителем подразделения территориального органа, внесшим проект, и заместителем начальника территориального органа, курирующим данное подразделение территориального органа;

руководителями подразделений территориального органа и заместителями начальника территориального органа, деятельности которых они касаются или которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства.

Проекты приказов территориального органа по основной деятельности визируются всеми заместителями начальника территориального органа.

63. Проекты приказов (распоряжений) Министерства по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках служащих и другие) оформляются Департаментом государственной службы и кадров по представлениям подразделений, подведомственных федеральных служб, федеральных бюджетных учреждений и федерального казенного учреждения Министерства (далее - учреждения) и согласовываются:

директором Департамента государственной службы и кадров;

директором Департамента управления делами (проекты приказов (распоряжений), содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств);

руководителем подразделения, в котором служащий проходит федеральную государственную гражданскую службу, и заместителем Министра, курирующим данное подразделение (за исключением проектов приказов об отпусках служащих, распоряжений о командировании);

заместителем Министра, курирующим Департамент государственной службы и кадров (приказы (распоряжения) с подписью Министра).

Проекты приказов (распоряжений) Министерства по личному составу представляются на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей) директором Департамента государственной службы и кадров.

64. Проекты приказов (распоряжений) территориального органа по личному составу оформляются подразделением территориального органа, осуществляющим кадровую работу, по представлениям подразделений территориального органа и согласовываются:

начальником отдела, осуществляющего кадровую работу;

начальником отдела, осуществляющего ведение финансово-хозяйственной деятельности территориального органа (проекты приказов (распоряжений), связанных с использованием финансовых и материально-технических средств);

заместителем начальника территориального органа, курирующим кадровую работу.

65. Проекты распоряжений Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации оформляются Департаментом государственной службы и кадров в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) - на основании служебных записок руководителей подразделений, завизированных директором Департамента управления делами, адресованных заместителю Министра, курирующему Департамент государственной службы и кадров;

при внеплановом командировании - в соответствии с резолюцией Министра на адресованных ему служебных записках заместителей Министра, завизированных директором Департамента управления делами и заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами.

Проекты распоряжений территориального органа о командировании служащих оформляет подразделение территориального органа, осуществляющее кадровую работу, в соответствии с письменным указанием начальника территориального органа.

66. Проекты приказов Министерства о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации оформляются Департаментом международного права и сотрудничества и согласовываются:

директором Департамента международного права и сотрудничества; директором Департамента управления делами;

директором подразделения, служащий которого направляется в командировку; заместителем Министра, курирующим Департамент международного права и сотрудничества;

директором Департамента организации и контроля.

67. Предложения (представления) по подготовке проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности и личному составу, подготовленные службами, направляются в Министерство с сопроводительными письмами с подписями директоров соответствующих служб или заместителей, исполняющих обязанности директоров, с приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде.

Затем с поручением Министра (заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей) указанные предложения (представления) направляются в Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения уголовных наказаний и судебных актов; по проектам приказов (распоряжений) по личному составу - в Департамент государственной службы и кадров.

Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения уголовных наказаний и судебных актов, Департамент государственной службы и кадров с участием специалистов служб рассматривают их предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют согласование проектов приказов (распоряжений) в соответствии с Инструкцией.

Проекты приказов (распоряжений), инициированные службами, согласовываются с директорами соответствующих служб или заместителями, исполняющими обязанности директоров, и представляются на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей).

68. Согласование проектов приказов (распоряжений) в подразделениях (подразделениях территориального органа) осуществляется как через СЭД, так и на бумажном носителе в 10-дневный срок со дня их поступления.

Согласование проектов приказов Министерства о командировании служащих в срочном порядке (не более трех рабочих дней до дня командирования) в подразделениях осуществляется в течение трех часов с момента их поступления.

Руководством Министерства (начальником территориального органа) могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

69. Визы внутреннего согласования проекта приказа (распоряжения) включают фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования и проставляются в верхней части оборотной стороны подписного листа проекта. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.

70. Проекты приказов (распоряжений) Министерства подлежат проверке на соответствие требованиям Инструкции и визированию служащими Департамента организации и контроля (редакторами).

71. Подписанные приказы (распоряжения) Министерства по основной деятельности, а также приказы Министерства о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела Департаментом организации и контроля, а приказы (распоряжения) Министерства по личному составу и распоряжения Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации - Департаментом государственной службы и кадров.

Порядок регистрации, тиражирования, рассылки и формирования в номенклатурные дела приказов (распоряжений) территориального органа определяется его начальником.

72. Копии приказов (распоряжений) Министерства с заверительными надписями, заверенными печатью Департамента организации и контроля (Департамента государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Для приказов (распоряжений) Министерства по личному составу допускается помещать указатель рассылки на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

73. Приказы Министерства, подлежащие государственной регистрации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", в 10-дневный срок направляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий) Департаментом организации и контроля с сопроводительной служебной запиской в Департамент регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Приказы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, представляются на государственную регистрацию в двух экземплярах (подлинник и одна заверенная копия).

74. Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом. Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) регистрируются в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно.

Регистрационные номера распоряжений дополняются через дефис индексом "р".

Регистрационные номера распоряжений Министерства о нежелательности пребывания (проживания) в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства, подлежащего освобождению из мест лишения свободы, дополняются через дефис индексом "рн".

Регистрационные номера приказов Министерства о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации дополняются через дефис индексом "зк".

Регистрационные номера распоряжений Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации дополняются через дефис индексом "рк".

Регистрационные номера приказов Министерства по личному составу (о приеме, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, внесении изменений в персональные данные, поощрении, награждении, оплате труда, премировании, различных выплатах, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения денежного содержания и другие) дополняются через дефис индексом "лс".

Регистрационные номера приказов Министерства по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением дополняются через дефис индексом "к".

75. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и другими. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", напечатанным строчными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "приказываю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения (подразделения территориального органа) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Заголовок приказа (распоряжения), изданного с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), оформляется следующим образом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│           О признании утратившим силу приказа Минюста России            │
│        от 08.10.2010 N 373 "Об утверждении образца свидетельства        │
│            о сдаче квалификационного экзамена для исполнения            │
│                  функций государственного регистратора"                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

или

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ О внесении изменений в "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", в 10-дневный срок направляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий) Департаментом организации и контроля с сопроводительной служебной запиской в Департамент регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Приказы (распоряжения) регистрируются в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно.

Регистрационные номера распоряжений дополняются через дефис индексом "р".

75. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│           О признании утратившим силу приказа Минюста России            │
│        от 08.10.2010 N 373 "Об утверждении образца свидетельства        │
│            о сдаче квалификационного экзамена для исполнения            │
│                  функций государственного регистратора"                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

или

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│               О внесении изменений в приказ Минюста России              │
│                            от 27.01.2010 N 8                            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В случае если отменяемых или изменяемых приказов (распоряжений) несколько, заголовок может быть сформулирован обобщенно.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                О внесении изменений в некоторые приказы                 │
│                              Минюста России                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   Утвердить   прилагаемый   Регламент  Министерства  юстиции  Российской│
│Федерации                                                                │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

или

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   Внести прилагаемые изменения в приказ  Министерства юстиции Российской│
│Федерации от 14 октября 2005 г. N 189 "Об утверждении  Правил внутреннего│
│распорядка следственных изоляторов уголовно-исполнительной системы"      │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Положение, правила, инструкция

76. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства (территориального органа).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

77. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов актов Министерства (территориального органа).

78. Положение (правила, инструкция) утверждается распорядительным документом и печатается на листах формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими цифрами.

Протокол заседания (совещания)

79. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

80. Протокол может издаваться в полной или краткой форме (Приложения N 16 - 17), при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

81. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на прилагаемый к протоколу список.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Присутствовали: 25 человек (список прилагается)                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -.., против -.., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

82. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от них - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

83. Проект протокола подготавливается подразделением (подразделением территориального органа), ответственным за проведение заседания (совещания), визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании (совещании) и секретарю в течение 7 дней после окончания заседания (совещания).

84. Протоколы регистрируются и хранятся в подразделениях (подразделениях территориального органа), ответственных за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и другие группы протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

85. По решению должностного лица, председательствовавшего на совещании, секретарь совещания тиражирует протоколы и (или) оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

86. Протоколы печатаются на листах формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты.

Наименование Министерства (территориального органа)

После него центрованно печатается наименование документа ПРОТОКОЛ прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17.

Вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается центрованно полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Служебная переписка

87. Служебная переписка - различные виды документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды служебной переписки - служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма (факс) и другие.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату по почтовой и фельдъегерской связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Служебное письмо

88. Служебные письма Министерства готовятся как:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов, указаний и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на запросы должностных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и должностных лиц государственных и муниципальных органов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы по вопросам компетенции Министерства, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов, служб и учреждений.

Служебные письма территориального органа готовятся как:

информация в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в федеральном округе;

информация главному федеральному инспектору по субъекту Российской Федерации;

информация в органы государственной власти субъекта Российской Федерации и органы местного самоуправления;

информация в Министерство об исполнении приказов, распоряжений, поручений;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений и запросов.

Тексты инициативных и ответных писем должны быть ясными, краткими и обоснованными, обеспечивающими точное и однозначное восприятие изложенной в них информации, а также точно соответствовать поручениям руководителя, данным в указаниях по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями подразделений (подразделений территориального органа).

Служебные письма печатаются на бланках в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; экземпляр с визами помещается в соответствующее дело.

89. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по поставленным в нем вопросам.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

При адресовании документа лицу, замещающему несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

В адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписываются руководством Министерства.

Служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения, подписываются: руководством Министерства; руководителями подразделений или их заместителями.

Служебные письма на бланке письма Министра подписывает только Министр.

Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации красного цвета подписывают только заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра.

Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации синего цвета подписывают руководители подразделений или их заместители.

Служебная записка

90. Служебные записки, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), являются внутренними документами и используются для информационного обмена между подразделениями (подразделениями территориального органа), должностными лицами.

В служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений (подразделений территориальных органов) и должностных лиц.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения.

Визы исполнителя и согласовывающих служебную записку должностных лиц помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации помещается в дело подразделения (подразделения территориального органа) - исполнителя.

Служебные записки, содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств, визируются заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства (территориального органа) и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Телеграммы и документы, передаваемые по каналам
электронной и факсимильной связи

91. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749, N 23, ст. 2715; 2009, N 12, ст. 1429).

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам.

Телеграммы подписываются руководством Министерства, начальником территориального органа, а также руководителями подразделений при наделении их соответствующими полномочиями и заверяются гербовой печатью в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются только руководством Министерства.

Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал передается в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), копия помещается в дело) следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Например:                                                              │
│                                                       ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

2) перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - "Телеграмма";

3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;

5) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Министерства (территориального органа) и дата (день отправления).

Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке, установленном для служебных писем.

92. Электронные сообщения в Министерство поступают по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), системе межведомственного электронного взаимодействия, на официальный электронный адрес Министерства в сети Интернет, доступ к которому установлен в Департаменте организации и контроля, через раздел "Обращения граждан" официального сайта Министерства, на электронный адрес пресс-службы Министерства в сети Интернет.

Электронные сообщения в территориальный орган поступают на официальный электронный адрес территориального органа в сети Интернет, доступ к которому установлен в подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.

93. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям Инструкции.

94. Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД.

95. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Договор (контракт, соглашение)

96. Договоры (контракты, соглашения) (далее - договоры), заключаемые от имени Министерства (территориального органа), оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

97. Международные договоры Российской Федерации межведомственного характера, договоры с федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными подразделениями и визируются в установленном Инструкцией порядке.

Перед представлением на подпись руководству Министерства проекты указанных договоров, кроме международных договоров Российской Федерации межведомственного характера, визируются директором Департамента организации и контроля.

Проекты договоров, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в подразделения по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

98. После подписания подлинники договоров передаются для регистрации в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года в Департамент организации и контроля. Подписи руководства Министерства на договоре заверяются гербовой печатью.

Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), остальные экземпляры направляются сторонам договора.

Подлинники международных договоров Российской Федерации межведомственного характера не подлежат регистрации в СЭД и поступают на хранение в Департамент международного права и сотрудничества.

99. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Департаментом управления делами (финансово-хозяйственным подразделением территориального органа), визируются в порядке, установленном Инструкцией, и представляются на подпись уполномоченному должностному лицу.

Подлинники финансово-хозяйственных и иных гражданско-правовых договоров (государственных контрактов) заверяются гербовой печатью, регистрируются и хранятся в Департаменте управления делами (финансово-хозяйственном подразделении территориального органа).

Доверенность

100. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Министерства (территориального органа), а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность подписывает Министр (начальник территориального органа). После подписания доверенность регистрируется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД и заверяется гербовой печатью.

<<< II. Правила оформления документов

IV. Организация документооборота >>>

III. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Министерстве (территориальном органе)