I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации (далее - Министерство) документов.
2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494, Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота Министерства (далее - СЭД).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2020, N 33, ст. 5389), приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 июня 2019 г. N 98н "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве финансов Российской Федерации и подведомственных ему организациях и о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26 марта 2018 г. N 53н" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 июня 2019 г., регистрационный N 55204) и иными нормативными правовыми актами.
5. Требования Инструкции к работе без использования СЭД с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.
6. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Министерстве на основе единой политики, в том числе с использованием информационных технологий при работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет Департамент управления делами и контроля.
8. Функции, задачи, права и ответственность Департамента управления делами и контроля регламентируются положением о Департаменте управления делами и контроля. Должностные обязанности работников Департамента управления делами и контроля устанавливаются должностными регламентами.
9. Ответственность за обеспечение технической безопасности и бесперебойное функционирование СЭД несет Департамент информационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными финансами и информационного обеспечения бюджетного процесса.
10. В департаментах Министерства определяются работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства. Информация о работниках, ответственных за делопроизводство в департаменте Министерства, заносится в СЭД департаментом Министерства в течение одного рабочего дня со дня определения указанного работника. В случае изменения кадрового состава Министерства или должностных обязанностей работников Министерства, определение новых работников, ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляется в день прекращения должностных обязанностей работников, ранее ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства.
принятие документов, поступивших в СЭД и направленных в департамент Министерства;
подготовка проектов указаний руководства департамента Министерства по исполнению документов;
передача документов на рассмотрение руководству департамента Министерства и после получения соответствующих указаний по исполнению - исполнителю;
регистрация в установленном Инструкцией порядке исходящих документов департамента Министерства, проверка правильности их оформления и передача на отправку в Департамент управления делами и контроля;
контроль прохождения документов в департаменте Министерства;
ведение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
составление номенклатуры дел департамента Министерства в установленном Инструкцией порядке;
внесение информации о результатах исполнения документов в электронную регистрационную карточку СЭД;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в установленном Инструкцией порядке;
проведение инструктажа вновь принятых в департамент Министерства работников по вопросам организации работы с документами;
получение и передача исполнителям подлинников документов в случаях, установленных Инструкцией;
хранение бланков Министерства, контроль за их использованием;
иные функции в соответствии с актами Министерства.
11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в департаментах Министерства возлагается на их директоров.
Работники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение положений Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
12. Доступ в СЭД предоставляется работникам Министерства, должностные обязанности которых включают работу с документами, на время исполнения ими своих должностных обязанностей.
С содержанием документов, зарегистрированных в СЭД, могут быть ознакомлены работники Министерства, имеющие отношение к их исполнению.
Участвующие в исполнении указанных документов работники Министерства вправе их направить для сведения (ознакомления) иному работнику Министерства, ранее не участвовавшему в их исполнении.
13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра финансов Российской Федерации (далее - Министр) и его заместителей (далее - руководство Министерства).
14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перевода на иную должность работники Министерства обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте Министерства, или другому работнику департамента Министерства по указанию руководства департамента Министерства. При увольнении или переводе на иную должность работника Министерства передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.
15. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Министерства после их согласования с Федеральным архивным агентством.
16. В Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника (оригинала) документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
абзац утратил силу. - Приказ Минфина России от 19.07.2018 N 1651;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе;
электронная копия документа - копия документа на бумажном носителе, созданная в электронной форме (электронный образ документа);
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. В Инструкции под электронной подписью подразумевается усиленная квалифицированная электронная подпись;
простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, регистрацию и управление ими, а также их хранение и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением СЭД.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.