4. Записки (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Записки, создаваемые в ФПП, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между структурными подразделениями, отделами, должностными лицами.
В записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц ФПП.
Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом, являющимся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman размера N 14, со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма.
Визы исполнителя и должностных лиц, согласующих записку в форме бумажного документа, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра записки, который после подписания первого экземпляра и его регистрации помещается в соответствующее дело структурного подразделения - исполнителя.
В записке в форме электронного документа в листе согласования в ЕСЭД проставляется соответствующая отметка.
При наличии замечаний и предложений к содержанию записки согласующее должностное лицо отказывает в ее согласовании с указанием причин, в записке в форме электронного документа в листе согласования в ЕСЭД проставляется соответствующая отметка, после чего она возвращается ответственному исполнителю на доработку и для повторного направления на согласование. Процесс согласования записок в ЕСЭД аналогичен согласованию других видов документов.
Подписанная записка на бумажном носителе или в виде электронного документа регистрируется в ЕСЭД.