3. Приказ Федеральной пробирной палаты от 26.03.2021 N 55 (ред. от 21.11.2022) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной пробирной палате и признании утратившим силу приказа Федеральной пробирной палаты от 15 февраля 2021 г. N 20"

Служебные письма готовится в ФПП как:

- ответы о выполнении поручений вышестоящих государственных органов;

- ответы на запросы федеральных государственных органов;

- ответы на парламентские и депутатские запросы;

- ответы на обращения граждан или организаций;

- ответы на запросы граждан или организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа;

- сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов;

- инициативные письма, направляемые в целях исполнения функций и полномочий ФПП;

- в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

Служебные письма печатаются на бланках ФПП установленного образца или оформляются как электронные документы на электронных шаблонах бланков в ЕСЭД (образцы бланков приведены в приложениях N 1 - 5 к Инструкции).

Реквизит "Адресат" печатается в правой стороне листа ниже границы верхнего поля документа на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа, либо выравниваются по левому краю.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия и инициалы печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица, например:

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение, например:

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ, например:

Ссылка на дату документа адресанта и его исходящий регистрационный номер включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем (ответственным работником) при подготовке проекта ответного письма.

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "о чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной сроки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

К тексту документа небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст письма печатается шрифтом, являющимся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman размера N 14 (при большом объеме текста допускается размер N 13), через один-полтора межстрочных интервала.

Текст письма должен быть ясным, кратким, обоснованным, исключать возможность неоднозначного толкования, касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма, как правило, состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указываются причины составления письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель, даются выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний с использованием слов "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "считаем нецелесообразным", "информируем" (информационное письмо).

Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, текст письма начинается с уважительного обращения к адресату: "Уважаемый Иван Иванович!", которое отделяется от последующего текста двойным межстрочным интервалом и центрируется. В конце обращения ставится восклицательный знак.

В служебных письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

- от третьего лица единственного числа ("Федеральная пробирная палата не возражает...", "....... считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Если в тексте письма содержится ссылка на нормативный акт, она оформляется в следующей последовательности: наименование вида документа, орган, издавший документ, дата, номер, заголовок документа, заключенный в кавычки, например: "постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329 "О Министерстве финансов Российской Федерации".

В тексте писем допускается использование сокращений и аббревиатур, которые при первом употреблении должны быть разъяснены. Не допускается употребление сокращения наименований "Российская Федерация" в форме "РФ" и "Федеральный закон" в форме "ФЗ".

При необходимости использования в тексте сокращений следует писать, например: "(далее - протокол)", "(далее - выставка), "(далее - рабочая группа), а не "(далее - Протокол)", "(далее - Выставка)", "(далее - Рабочая группа)". С прописной буквы в сокращениях пишутся такие наименования, как: Комиссия, Совет, Комитет, Общество, Предприятие (от ФГУП), Положение, Порядок, Правила, Регламент, Соглашение, Стороны и некоторые другие. Всегда со строчной буквы пишутся слова "постановление", "распоряжение", "поручение", "проект".

Указываемые в тексте письма даты оформляются словесно-цифровым способом (совещание состоится 12 декабря 2013 г., материалы представить до 30 ноября 2013 г.), за исключением ссылок на письма и иные документы, в оригиналах которых дата оформлена цифровым способом (договор аренды от 02.04.2013 N 36/14).

Выделение отдельных слов или фраз прописными буквами, курсивом, подчеркиванием или другими способами в тексте письма не допускается.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

В текст письма могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблиц. При оформлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров (размеры шрифтов N 10 - 12 в зависимости от объема таблицы). Таблицы могут оформляться и как приложения к письму.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается от границы левого поля без кавычек. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст о содержании приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Письма, созданные в виде электронных документов в ЕСЭД, подписываются электронной подписью, отметка о наличии которой проставляется в электронном документе вместо личной подписи.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Датой письма является дата его подписания.

Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с приложением N 6 к Инструкции.

Согласование (визирование) служебных писем осуществляется в соответствии с положениями пункта 2.11 Инструкции.

При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Номера страниц проставляются на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Образец проекта служебного письма прилагается.

Образец служебного письма

В соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 21.07.2020 N 22-02-07/63269 Федеральной пробирной палате поручено подготовить ............

Во исполнение поручения направляем .........................................

Приложение: Доклад .......... на 24 листах.