IX. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

9.1.1. Изготовление, учет и использование бланков организационно-распорядительных документов Роструда требования к их оформлению и использованию устанавливаются данной Инструкцией.

9.1.2. В Роструде используются бланки документов, изготовленные как типографским способом, так и средствами оперативной полиграфии (поручения, протоколы).

При подготовке документов также можно использовать электронные шаблоны бланков, которые в обязательном порядке должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем Роструда.

9.1.3. Отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля:

оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом;

осуществляет хранение и выдачу бланков организационно-распорядительных документов в структурные подразделения Роструда.

9.1.4. Бланки не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

9.1.5. В Роструде используется гербовая печать (N 1 и N 2), печати и штампы для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и т.д.

9.1.6. Печати и штампы Роструда изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления структурными подразделениями Роструда и его работниками возложенных на них функций.

Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель Управления делами и контроля или руководитель структурного подразделения Роструда.

Если печать используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

9.1.7. Учет, соблюдение условий использования и хранения печатей и штампов Роструда ведет отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля.

Печати и штампы выдаются для использования работникам структурных подразделений в отделе хозяйственного обеспечения под подпись в журнале учета печатей и штампов.

9.1.8. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях Роструда. Гербовая печать N 1 хранится в приемной руководителя, гербовая печать N 2 - в Управлении социальных гарантий, бюджетных процедур и финансирования Роструда.

9.1.9. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы Роструда возможен в исключительных случаях по решению руководителя Управления делами и контроля (например, при подписании договоров).

9.1.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются отделом хозяйственного обеспечения Управления делами по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

9.1.11. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в Роструде используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

9.1.12. При передаче электронных документов Роструда на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

9.1.13. Электронный документ в СЭД Роструда, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

9.1.14. Генерацию и хранение ключей квалифицированной электронной подписи в СЭД осуществляет администратор СЭД.

9.1.15. Выдача и учет материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется Управлением цифрового развития и информационных технологий Роструда.

9.1.16. Ключ электронной подписи, используемой в СЭД Роструда, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
12 мая 2021 года