Приложение 18. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СЛУЖБЫ
Номенклатура дел Службы составляется по установленной форме (Приложения N 15, 16 к настоящей Инструкции).
В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Службы, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
В графе 1 номенклатуры дел Службы проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения (кода) структурного подразделения, обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 - код управления Службы, 05 - код отдела управления Службы, 21 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделениях; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел, приведены в таблице 1.
Таблица 1. Признаки формирования заголовков дел
|
Основной признак
|
Значение признака
|
Пример заголовков
|
|
1) номинальный
|
указание в заголовке дела наименования вида документа(ов), включенных в дело/названия совокупности документов ("переписка")/обобщенного названия "документы" <*>
|
Приказы управления по основной деятельности
Приказы министерства по налогам и сборам. Копии
Распоряжения руководителя управления по основной деятельности
Протоколы заседаний коллегии Управления ФНС по г. Москве
Книги и регистры по бухгалтерскому учету
Переписка с Главным управлением государственной службы и кадров о повышении квалификации служащих
Переписка со средствами массовой информации
Обращения граждан и переписка по их рассмотрению
Документы (справки, расчеты, акты и др.) об организации и проведении экспертизы
Дело общественного объединения, прошедшего государственную регистрацию
|
|
<*> После слова "документы" в скобках перечисляются два-три названия видов документов, включенных в дело;
слово "дело" используется, если в дело включаются разные по виду документы, относящиеся к одному лицу или объекту
|
||
|
2) авторский
|
указание в заголовке дела названия автора(ов) документов (организации, структурного подразделения, совещательного или координационного органа, должностного лица и др.)
|
Планы работы коллегии министерства на 2019 год
Протоколы заседаний совета директоров общества
Докладные записки руководителей подразделений руководству общества
|
|
3) корреспондентский
|
указание в заголовке дела названия организации (организаций), должностных лиц и др., от которых получены документы, включенные в дело
|
Переписка с инспекциями ФНС по городу Москве по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
Переписка с предприятиями группы компаний "Северсталь" о поставке продукции
|
|
4) предметно-вопросный
|
отражение в заголовке дела краткого содержания документов дела
|
Журнал учета отказов в государственной регистрации общественных объединений
Переписка по вопросам нотариата, адвокатуры и правовой помощи
Документы (приказы, соглашения между нотариусами, заявления, письма-рекомендации) о передаче полномочий временно отсутствующих нотариусов
|
|
5) хронологический
|
указание даты (периода), к которому(ым) относятся документы дела
|
Штатное расписание Главного управления на 2019 г. Копия
Планы работы Главного управления и его подразделений. Полугодовые
Бухгалтерский баланс. Годовой
Бухгалтерский баланс. Квартальный
Расчеты сметы на 2019 г. по бюджетным ассигнованиям.
|
|
6) географический
|
включение в заголовок дела названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела
|
Законодательные, иные нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов власти города Москвы
Отчеты образовательных учреждений общего профессионального образования Западного административного округа города Москвы
|
|
7) отметка "Копии"
|
указание на копийность документов дела; включается в любой заголовок дела, если в дело помещаются копии документов
|
Приказы общества по основной деятельности. Копии
Приказы и распоряжения Минюста России по организации работы судебных приставов-исполнителей. Копии
|
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Ространснадзора по основной деятельности
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
Таблица 2. Модели заголовков дел (примерные схемы описания
состава и содержания документов в заголовке дела)
|
Признак
|
Пример заголовка дела
|
|
1) Номинал (с указанием разновидности документа, дела)
|
Положение об инспекции
Свидетельство о регистрации
Личные карточки (форма Т-2)
Личные дела
|
|
2) Номинал - автор
|
Протоколы заседаний Совета директоров общества
Положения о структурных подразделениях Департамента культуры
Бизнес-план общества
|
|
3) Номинал - автор - содержание
|
Приказы общества по личному составу
Решения коллегии ФНС России по вопросам организации работы налоговых органов
Инструкции и методические указания ФНС по вопросам налогообложения юридических и физических лиц
Отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана за 2018 год
|
|
4) Номинал - содержание
|
Видеозаписи о проведении специальных исполнительных действий
Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки и др.) о проведении служебных расследований
Журнал регистрации поступающих документов
Акты сверки взаиморасчетов
Переписка по вопросам приема и перевода государственных гражданских служащих
Следственные дела по особо тяжким преступлениям
Обзоры о работе налоговых органов
Предложения по совершенствованию налогового законодательства
|
|
5) Номинал - содержание - хронология (год/период)
|
Отчет о результатах контрольной работы. Годовой (ф. N 2-НК)
Отчет о доходах и расходах. Квартальный
График повышения квалификации работников отдела на 1-е полугодие 2019 года
|
|
6) Номинал - хронология (год/период)
|
Штатное расписание на 2019 год;
Номенклатура дел предприятия на 2019 год;
Финансовый план. Годовой
|
|
7) Номинал - корреспондент - содержание
|
Аналитические справки работников отдела (кураторов) о результатах проверок работы групп розыска
Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности
Переписка с правоохранительными органами по вопросам основной деятельности инспекции
|
|
8) Номинал - корреспондент - территория - содержание
|
Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации работников
|
|
9) Номинал - автор - территория - содержание
|
Отчеты административных органов Северо-Восточного административного округа города Москвы о мероприятиях по предотвращению правонарушений
|
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Службы или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и их передаче в состав Архивного фонда Российской Федерации
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе, номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).