2.5.4. Протокол заседания (совещания)
2.5.4.1. Протокол - документ, которым оформляются решения, принятые на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Росавиации, а также на конференциях и собраниях, с учетом выступлений участников совещания, заседания и т.д., представленных информационно-справочных материалов и проектов решений.
2.5.4.2. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем или заместителями руководителя Росавиации, составляются структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.
Проект протокола представляется на подпись руководителю (заместителю руководителя) Росавиации, как правило, в течение суток, но не позднее чем через 3 дня после окончания совещания.
2.5.4.3. Проект протокола визируется исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого руководителем Росавиации, визируется соответствующим заместителем руководителя Росавиации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.
2.5.4.4. Протокол подписывается председателем совещания.
Протокол оперативного совещания у руководителя Росавиации подписывается руководителем Росавиации, регистрируется и хранится в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
2.5.4.5. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
2.5.4.6. После подписания протокол (с его электронной версией) незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью руководителя Росавиации - лицу, ответственному за ведение делопроизводства Управления, готовившего совещание;
за подписью заместителя руководителя - лицу, ответственному за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Росавиации.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
2.5.4.7. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный ответственным за подготовку документа.
После регистрации Управление Росавиации, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа структурным подразделениям центрального аппарата Росавиации, организациям, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.
Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.
Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководителем Росавиации, хранятся в соответствующем Управлении, заместителями руководителя - у лица, ответственного за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Росавиации.
2.5.4.8. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.
2.5.4.9. Протокол имеет следующие реквизиты:
Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации. Печатается центрированным способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размером N 11.
Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация). Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Наименование Министерства" в две строки центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом размером N 12. Сокращенное название Агентства печатается ниже полного через 1 межстрочный интервал.
Наименование вида документа - протокол. Слово "П Р О Т О К О Л" отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид совещания, заседания, например:
оперативного совещания у Руководителя
или
совещания у заместителя руководителя Росавиации
И.О. ФАМИЛИЯ
Вид совещания отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочными интервалами, печатается в родительном падеже через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Фамилия, имя и отчество печатаются прописными буквами.
Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении протоколов совещания у Руководителя, заместителя Руководителя, а также при оформлении совместного протокола совещания, заседания. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания у Руководителя, акта коллегиального органа (протокола заседания комиссии, совета) состоит из знака "N", индекса, включающего номер дела по номенклатуре, и через тире - порядкового номера акта коллегиального органа (постановления, протокола) в пределах календарного года, например:
10 апреля 2007 г. N 1.19-17
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствовавшего (председателя <*>) на совещании, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании.
--------------------------------
<*> Инициалы и фамилию председательствующего на совещании не указывают в протоколах совещаний в тех случаях, когда в реквизите "Вид совещания" указано, кто проводит совещание.
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрированно прописными буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центрированно - его инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1 - 1,5 межстрочных интервала печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (через 1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно <*>. В реквизите "Присутствовали" протокола оперативного совещания у Руководителя указываются также инициалы и фамилия секретаря совещания.
--------------------------------
<*> Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно жирным шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указываются принятые по данному вопросу решения, включая соответствующие поручения, их нумерация производится арабскими цифрами.
Поручения, предусматриваемые в принятом решении, адресуются управлениям, подведомственным Росавиации организациям, другим организациям с указанием инициалов и фамилии соответствующего должностного лица, например: Управлению аэропортовой деятельности (А.А. Пчелину), или конкретным должностным лицам Росавиации, например: Начальнику управления аэропортовой деятельности (А.А. Пчелину), либо общее поручение, например: Заместителям руководителя, начальникам Управлений Росавиации.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Подпись секретаря оперативного совещания у Руководителя отделяется от подписи Руководителя 3 межстрочными интервалами и включает слово "Секретарь", его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 2.2.3 настоящей Инструкции.
Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту 2.2.3 настоящей Инструкции.
Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставленные через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (оригиналы). При этом если Руководитель указан первым, после подписи на оригиналах ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Канцелярии, а оригиналы направляются исполнителем в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам дополнительного номера (либо нескольких номеров) исполнитель возвращает в Канцелярию один оригинал протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные оригиналы остаются в соответствующих ведомствах).
Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель несет персональную ответственность.
2.5.4.10. Копии протоколов рассылаются структурным подразделениям центрального аппарата Росавиации под роспись в указателе рассылки, а также заинтересованным организациям и должностным лицам по списку рассылки с указанием их адресов.
При оформлении выписки из протокола обязательно указывается вводная часть, затем дается дословная запись содержания необходимых абзацев основной части.
Выписка заверяется начальником Управления, зарегистрировавшего протокол, с проставлением заверительной надписи "Верно", наименованием должности заверяющего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты. Выписка должна быть заверена печатью "Для документов" Федерального агентства воздушного транспорта.
Образцы оформления протокола приведены в Приложении N 7.
Постановление коллегии
2.5.4.11. Решения коллегии Росавиации (далее - Коллегия) по важнейшим вопросам, связанным с осуществлением функций по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере воздушного транспорта (гражданской авиации), в области обеспечения ее функционирования, развития и модернизации, а также другим вопросам, относящимся в ведению Росавиации, - оформляются в виде постановления.
Решения других коллегиальных органов Росавиации (комиссий, советов и т.п.) оформляются в виде протокола.
2.5.4.12. Материалы к заседанию Коллегии готовит рабочая группа, в состав которой включаются работники структурных подразделений, к ведению которых относятся рассматриваемые вопросы, а также секретарь Коллегии.
Рабочая группа не позднее чем за 7 дней до заседания Коллегии должна представить секретарю Коллегии следующие материалы (в электронной форме на USB-носителе в формате Adobe Reader версии не ниже 7,0):
краткую справку по существу рассматриваемого вопроса (определение проблемы; оценка состояния дел; предложения по решению проблемы; эффективность и стоимость предлагаемого решения; информацию о выполнении предыдущих решений по данному вопросу);
материалы информационно-справочного и демонстрационного характера;
проект решения Коллегии (с приложениями);
список лиц, приглашенных на заседание Коллегии;
предварительный список лиц, выступающих на заседании Коллегии.
В случае предполагаемого исполнения решения Коллегии актом Росавиации подготавливается также проект распорядительного документа.
2.5.4.13. Проект постановления Коллегии визируется заместителем руководителя Росавиации, на которого возложено руководство заседанием Коллегии. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.
При подготовке материалов к совместному заседанию Коллегии Росавиации и других министерств (ведомств) они должны быть также согласованы с руководством соответствующего министерства (ведомства). Ответственным за согласование является секретарь Коллегии.
2.5.4.14. Материалы, подготовленные на заседание Коллегии, секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии (в его отсутствие - заместителю руководителя, на которого возложено руководство заседанием Коллегии) не позднее чем за 7 дней до назначенной даты заседания Коллегии.
Секретарь Коллегии не позднее чем за 5 дней до заседания Коллегии направляет копии материалов к заседанию членам Коллегии и другим участникам, приглашенным на заседание, в части, их касающейся.
2.5.4.15. Проект постановления Коллегии составляется на основании записей, произведенных во время заседания, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению.
Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста постановления возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проект постановления должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня заседания.
2.5.4.16. Постановление Коллегии подписывается председательствовавшим на данном заседании Коллегии.
Постановление совместного заседания Коллегии подписывается председателем заседания Коллегии. Порядок оформления и издания совместных актов определяется на указанных заседаниях.
2.5.4.17. Решения Коллегии реализуются, при необходимости, путем издания соответствующих актов Росавиации.
2.5.4.18. После подписания постановление заседания Коллегии регистрируется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
Подписанное решение Коллегии в пятидневный срок рассылается секретарем Коллегии всем членам Коллегии, руководителям структурных подразделений центрального аппарата Росавиации, руководителям территориальных подразделений Росавиации и руководителям предприятий, находящихся в ведении Росавиации, которым в решениях Коллегии содержатся поручения.
Секретарь Коллегии в пятидневный срок организует публикацию решения Коллегии в печати и размещение на сайте Росавиации (кроме отдельных решений Коллегии, оформленных Управлением особо важных полетов и специальных программ).
2.5.4.19. Оригиналы постановлений Коллегии хранятся у секретаря Коллегии.
2.5.4.20. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Росавиации, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией по делопроизводству.
2.5.4.21. Проект постановления Коллегии печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.
2.5.4.22. Постановление Коллегии имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации.
Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация).
Наименование вида документа - постановление заседания коллегии.
Место проведения заседания - Москва <*>.
--------------------------------
<*> Первые 4 реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Дата и номер постановления. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер постановления Коллегии состоит из знака "N", индекса руководителя Росавиации и через тире - порядкового номера акта коллегиального органа (постановления, протокола) в пределах календарного года, например:
04 апреля 2011 г. N 1-16
На акте Коллегии, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Текст постановления состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются должность, инициалы и фамилия председательствовавшего на заседании, инициалы и фамилии членов Коллегии, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрированно прописными буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центрированно - его инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1 - 1,5 межстрочных интервала печатаются инициалы и фамилии членов Коллегии, а также наименования должностей присутствовавших на заседании, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (через 1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно <*>.
--------------------------------
<*> Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части постановления сплошной чертой.
Основная часть постановления печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Текст каждого раздела основной части строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно жирным шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст основной части может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте преамбулы ("Коллегия Росавиации рассмотрела вопрос...", "Принять к сведению доклад...", "Отметить...") или прилагается к постановлению Коллегии (в этом случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается").
Слова "Принять к сведению", "Отметить" и т.п. разрешается печатать полужирным шрифтом.
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Коллегия Федерального агентства воздушного транспорта постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Постановляющая часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Постановление (решения) печатаются полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Документ, утверждаемый постановлением, обязательно прилагается к нему.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте после соответствующего постановления (решения).
Постановляющая часть проектов постановлений Коллегии, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению Коллегии в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Образец оформления постановления Коллегии приведен в Приложении N 6.