3.8.4. Протокол заседания (совещания)
3.8.4.1. В деятельности Россельхознадзора создаются протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов, протоколы совещаний у руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора. Кроме того, в Россельхознадзоре, в случае проведения совещания с участием представителей других федеральных органов исполнительной власти и сторонних организаций, могут оформляться протоколы совещания в Россельхознадзоре или протоколы совместного совещания.
3.8.4.2. Все протоколы заседаний и совещаний в Россельхознадзоре издаются в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, различных комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов хранятся в управлениях Россельхознадзора и включаются в номенклатуру дел тех подразделений, в которых работают государственные гражданские служащие, выполняющие в соответствии с приказами Россельхознадзора обязанности секретарей перечисленных выше органов.
Протоколы совещаний, подписанные руководителем Россельхознадзора регистрируются и хранятся в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре. Протоколы совещаний, подписанные заместителями руководителя Россельхознадзора регистрируются и хранятся в приемных заместителей руководителя Россельхознадзора.
Копии протоколов заседаний и совещаний при необходимости рассылаются управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, заинтересованным организациям и должностным лицам вместе с сопроводительными письмами. Копии протоколов перед отправкой заверяются печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, а их рассылка производится в соответствии со списком рассылки, который составляет исполнитель, подготовивший сопроводительное письмо.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.8.4.7), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.8.4.3. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания (совещания) указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя (председательствующего), наименование должности, инициалы и фамилия секретаря, а также наименования должностей, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). В вводной части протоколов совещаний у руководства Россельхознадзора, оформленных на бланках (приложения N 4 и N 5), наименование должности, инициалы и фамилия председательствующего, как и само слово "председательствующий", не указываются.
В случае, когда оформляется протокол совещания в Россельхознадзоре или протокол совместного совещания, указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания наименования должности).
Наименование должности председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".
Если количество присутствующих на заседании (совещании) превышает 15 человек, то в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Например:
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Присутствовавших на заседании (совещании) государственных гражданских служащих Россельхознадзора, территориальных управлений Россельхознадзора и работников подведомственных ему организаций, допускается объединять в группы с указанием должности, например: "начальники управлений Россельхознадзора...", "заместители руководителей территориальных управлений Россельхознадзора...", "заместители директоров федеральных государственных бюджетных учреждений...", "начальник и заместитель начальника Отдела внешних связей, протокола Управления делами, государственной службы и правового обеспечения". Если в заседании (совещании) принимают участие представители других федеральных органов исполнительной власти и сторонних организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой в скобках через 1 межстрочный интервал печатаются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия председателя (председательствующего) печатается последней.
Затем указывается принятое по вопросу решение. По одному вопросу может быть принято несколько решений, которые могут быть оформлены в виде конкретных поручений, имеющих слова указаний: "подготовить", "представить", "направить" и т.д.
Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: управление Россельхознадзора (территориальное управление Россельхознадзора, организация, подведомственная Россельхознадзору) или должностное лицо, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения.
При оформлении решений без конкретных поручений используются другие формулировки, которые имеют в своем составе или начинаются со слов: "Согласовать" "Принять к сведению", "Отметить, что", "Согласиться с предложением" и т.д.
Управлениям Россельхознадзора, территориальным управлениям Россельхознадзора, подведомственным ему организациям, не имеющим в Службе курирующих управлений, или их должностным лицам даются прямые поручения. Подведомственным Россельхознадзору организациям, имеющим в Службе курирующие управления, поручения, как правило, даются через эти управления.
Например:
"1. Управлению фитосанитарного надзора и семенного контроля организовать работу ФГБУ "ВНИИКР" по подготовке...".
Заинтересованным, не находящимся в ведении Россельхознадзора организациям (их должностным лицам), как правило, даются рекомендации.
3.8.4.4. Проект протокола совещания визируют: начальник управления (лицо, его замещающее) - инициатор проведения совещания, начальник управления (лицо его замещающее), помощник и заместитель руководителя Россельхознадзора, в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос.
Проекты протоколов, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.
3.8.4.5. Проект протокола заседания (совещания) подписывается председателем (председательствующим) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Проект протокола совещания представляется на подпись, как правило, в течение суток после окончания совещания.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный начальником соответствующего управления.
3.8.4.6. Протоколы печатаются на бланке протокола (приложения N 2, N 4 и N 5), общем бланке (приложение N 3) или стандартном листе бумаги формата А4. Если протокол печатается на стандартном листе бумаги формата А4, то он должен иметь следующие реквизиты:
а) официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
б) официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;
в) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (слово "ПРОТОКОЛ" так же как и на бланке печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
г) вид заседания (совещания).
Реквизит "Вид заседания (совещания)" отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом N 14 через один интервал и выравнивается по центру;
д) место проведения заседания (совещания).
Реквизит "Место проведения заседания (совещания)" оформляется при необходимости и содержит информацию: у кого проводится заседание (совещание) или в каком месте. Данный реквизит печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
е) дата и номер протокола.
Реквизит "Дата и номер протокола" печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола обозначается арабскими цифрами и может включать буквенные индексы. Номер протокола присваивается в пределах календарного года.
Номер протокола совещания, проводимого руководством Россельхознадзора, включает делопроизводственное обозначение (индекс) руководителя Россельхознадзора или его заместителя, проводившего совещание, дефис, делопроизводственное обозначение (индекс) управления, готовившего совещание, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании;
ж) текст протокола.
Реквизит "Текст протокола" состоит из 2 частей: вводной и основной. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала;
з) наименование должности.
Реквизит "Наименование должности" отделяется от предыдущего реквизита 3-мя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), и наименование должности секретаря (в случае его назначения). При этом наименование должности секретаря отделяется от наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), 2-мя межстрочными интервалами.
Наименования должностей печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал;
и) подпись.
Реквизит "Подпись" включает личные подписи лица, председательствовавшего на заседании (совещании), и секретаря (в случае его назначения) и их расшифровку (инициалы и фамилии). При этом расшифровка каждой подписи располагается на уровне последней строки наименования соответствующей должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Протоколы заседаний комиссий в обязательном порядке должны содержать подписи и наименование должностей их председателей и секретарей. При этом в реквизите "Наименование должности" вместо штатных должностей председателя и секретаря комиссии указываются их должности, которые они занимают в конкретной комиссии.
Например:
Председатель Центральной экспертной комиссии Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия Секретарь Центральной экспертной комиссии Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия
3.8.4.7. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (приложение N 3) и имеет реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
вид заседания (совещания);
место проведения заседания (совещания);
дата и номер протокола;
текст протокола, состоящий из вводной части и выписки из основной части протокола (вводная часть текста протокола печатается полностью, а из основной части протокола берутся только необходимые для адресата вопросы, которые обсуждались на заседании (совещании), с принятыми по ним решениями);
наименование должности лица, подписавшего протокол (наименования должностей лиц, подписавших протокол);
инициалы и фамилия лица, подписавшего протокол (инициалы и фамилии лиц, подписавших протокол);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).