VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков
Печати и штампы
218. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.
219. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей и бланков определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).
220. Изготовление печатей (штампов) в Министерстве осуществляется в следующем порядке:
1) заявки на изготовление печатей (штампов), их эскизы оформляются подразделениями-инициаторами, визируются директором Департамента организации и контроля и передаются в Департамент управления делами;
2) изготовленные по заказу Департамента управления делами печати (штампы) передаются Департаментом организации и контроля под роспись подразделениям, оформившим заявки;
3) решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с Департаментом организации и контроля и Департаментом управления делами.
221. Заказ на изготовление печатей (штампов) в территориальном органе оформляет его финансово-хозяйственное подразделение на основании решения начальника территориального органа по служебной записке подразделения территориального органа - инициатора.
222. В подразделениях (подразделениях территориального органа) печати и штампы учитываются в журналах учета выдачи печатей и штампов (Приложение N 28) и могут выдаваться под роспись служащим, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
223. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
224. Гербовые печати используются в Министерстве (территориальном органе) для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
225. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы передаются в Департамент управления делами (финансово-хозяйственное подразделении территориального органа), где уничтожаются по акту.
226. В Министерстве используются две одинаковые гербовые печати, одна хранится в Департаменте организации и контроля; вторая - в Департаменте управления делами.
227. В территориальном органе используются две одинаковые гербовые печати, одна хранится у начальника территориального органа, вторая - в финансово-хозяйственном подразделении территориального органа.
228. В соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для оформления удостоверений адвокатов в территориальном органе используется малая гербовая выжимная металлическая печать, которая хранится у начальника территориального органа.
229. Гербовой печатью удостоверяются:
все виды договоров и соглашений, заключаемых Министерством (территориальным органом) с другими организациями;
финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Министерства (территориального органа);
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийные письма;
доверенности;
характеристики служащих (работников);
представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам;
свидетельства, справки о прохождении государственной службы;
другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
230. В Министерстве (территориальном органе) могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретных подразделений (подразделений территориального органа) без государственной символики.
Печатями с наименованиями подразделений (подразделений территориального органа) удостоверяются подписи их руководителей (руководителей подразделений территориального органа) или служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений (начальника территориального органа).
Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в подразделениях (подразделениях территориального органа) проверяются Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства).
Бланки
231. Бланки изготавливаются на основании заявок подразделений (подразделений территориального органа), направляемых ежеквартально в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) до 20 числа последнего месяца текущего квартала. Сводная заявка направляется Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) в Департамент управления делами (финансово-хозяйственное подразделение территориального органа), который обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка и выдачу на основании разнарядки служащим подразделений (подразделений территориального органа), ответственным за ведение делопроизводства, под роспись в журнале учета и выдачи бланков (Приложение N 29).
232. В подразделениях (подразделениях территориального органа) бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются служащим подразделения (подразделения территориального органа), под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.
233. Ответственность за надежность хранения, законность использования бланков возлагается на руководителей подразделений (начальника территориального органа).
234. Порядок хранения бланков, правильность их использования в подразделениях (подразделениях территориального органа) проверяются Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства).
235. Изготовление бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.