VI. Документальный фонд Министерства (территориального органа)
Разработка и ведение номенклатуры дел
174. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в Министерстве (территориальном органе), с указанием сроков их хранения.
175. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.
176. Номенклатура дел подразделения (Приложение N 18) составляется служащим подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется до 15 сентября текущего года в Департамент организации и контроля, в том числе в электронном виде для ввода в СЭД, который оформляет сводную номенклатуру дел Министерства (Приложение N 19), обеспечивает ее согласование с ЦЭК и Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет).
177. Номенклатура дел подразделения территориального органа (Приложение N 20) представляется до 15 сентября текущего года в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства, которое оформляет сводную номенклатуру дел территориального органа (Приложение N 21), обеспечивает ее согласование с ЭК и ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (не реже одного раза в 5 лет).
178. Сводная номенклатура дел Министерства (территориального органа) утверждается приказом Министерства (территориального органа).
179. Вновь созданное подразделение (подразделение территориального органа) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
180. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в подразделениях (подразделениях территориального органа) в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
181. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
182. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства (территориального органа).
В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и другие издания).
183. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
1) графа 1 "Индекс дела" состоит из номера подразделения (подразделения территориального органа), который обозначается арабскими цифрами, и порядкового номера заголовка дела в разделе;
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │02-03, где 02 - индекс подразделения (подразделения территориального│ │ органа), │ │ 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
2) графа 2 "Заголовок дела (тома, части)" - краткое обобщенное наименование документов дела - включает: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства (территориального органа) или подразделения (подразделения территориального органа); наименование организации-адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в его заголовке указывается наименование видов документов.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Приказы Минюста России по основной деятельности │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и других), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и другие разновидности документов).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки),│ │представляемые подразделениями Министру юстиции Российской Федерации и│ │его заместителям │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Переписка с территориальными органами Минюста России по вопросам│ │прохождения государственной службы │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Переписка по вопросам сотрудничества с международными организациями │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по│ │валютно-финансовым вопросам │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а общее видовое название.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Переписка с главами администраций областей о социальной защите│ │населения │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Переписка с учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний│ │Новгород) по вопросам подготовки кадров │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Годовой бюджетный отчет по центральному аппарату │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается "Копии".
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Например: │ │ Приказы Минюста России по основной деятельности. Копии │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы Министерства и другие нормативные правовые акты).
Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другие документы.
Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.
Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;
3) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;
4) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Министерством 08.09.2010, регистрационный N 18380), или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;
5) графа 5 "Примечание" может включать отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и другие отметки.
184. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения (подразделения территориального органа) получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры дел.
185. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений (подразделений территориального органа), которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства (территориального органа).
186. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
187. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства (территориального органа).
Формирование дел и их текущее хранение
188. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
189. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем служащему подразделения (подразделения территориального органа), ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа).
190. Правила формирования дел:
1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
2) запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;
3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и так далее;
4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Приказы и распоряжения с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
191. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
192. Дела Министерства (территориального органа) оформляются (готовятся к хранению) подразделениями (подразделениями территориального органа) после завершения календарного года.
193. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает: заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение N 22); нумерацию листов (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя дела (Приложение N 23) и внутренней описи документов дела (Приложение N 24); подшивку или переплет дела.
194. На титульном листе дела указываются: полное и сокращенное наименование Министерства (территориального органа) и подразделения (подразделения территориального органа); номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно".
195. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.
Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
196. Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Внутренняя опись помещается в начале дела.
197. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
198. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
199. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД в поле "Архив".
200. Проведение экспертизы ценности документов в Министерстве (территориальном органе) осуществляется ЦЭК (ЭК).
201. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях (подразделениях территориального органа) служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).
202. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив Министерства (территориального органа), с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в подразделениях (подразделениях территориального органа); выделение к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
203. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Министерства (территориального органа) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).
204. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложения N 25 - 26), а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (Приложение N 27). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
205. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
206. В архив Министерства (территориального органа) дела сдаются по описям, подготовленным подразделениями (подразделениями территориального органа) по установленной форме, через год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные подразделениями (подразделениями территориального органа), служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства (территориального органа).
207. При составлении описи дел:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел с указанием акта, о наличии копий и других отметок.
208. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
209. Опись дел подразделения (подразделения территориального органа) в двух экземплярах подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и утверждается руководителем подразделения (подразделения территориального органа). Один экземпляр описи передается в архив Министерства (территориального органа) вместе с делами, второй остается в подразделении (подразделении территориального органа).
210. Отбор дел и документов, не подлежащих хранению, для их уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем, после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации (ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела) описей дел постоянного хранения (акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждаются заместителем Министра (заместителем начальника территориального органа), возглавляющим ЦЭК (ЭК).
211. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (территориального органа). Если в акте указаны дела нескольких подразделений (подразделений территориального органа), то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.
212. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства (начальника территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Порядок передачи документов на хранение в архив
213. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196) документы Министерства (территориального органа) являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Российской Федерации.
214. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Министерства (территориального органа).
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Министерства (территориального органа) не передаются, хранятся в подразделениях (подразделениях территориального органа) и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
215. До передачи в архив Министерства (территориального органа) номенклатурные дела формируются и хранятся в течение одного года в подразделениях (подразделениях территориального органа).
Руководители подразделений (подразделений территориального органа) и служащие подразделения (подразделения территориального органа), ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
216. При подготовке подразделениями (подразделениями территориального органа) дел к передаче в архив Министерства (территориального органа) Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются подразделениями (подразделениями территориального органа).
Прием дел осуществляется Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства). На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащих Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), принявшего дела, и подразделения (подразделения территориального органа), передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства (территориального органа) передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения подразделения (подразделения территориального органа) из структуры Министерства (территориального органа) либо изменения структуры служащий подразделения (подразделения территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, оформляет оконченные дела и передает их в архив Министерства (территориального органа) независимо от сроков хранения.
217. Передача дел, упакованных в связки, в архив Министерства (территориального органа) осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства), согласованному с подразделениями (подразделениями территориального органа) и утвержденному приказом Министерства (территориального органа).