Приказ Минюста России от 05.06.2007 N 115 (ред. от 10.11.2009) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных судебно-экспертных учреждениях Министерства юстиции Российской Федерации"

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ
                                        к приказу (полное наименование СЭУ)
                                        от ____________________ N _________

                                                ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
                                        к распоряжению (полное наименование
                                        СЭУ)
                                        от ____________________ N _________

                                                    УТВЕРЖДЕНО(А)
                                         приказом (полное наименование СЭУ)
                                         от ___________________ N _________

                                              Государственная Дума
                                             Федерального Собрания
                                              Российской Федерации

                                    Комитет по труду и социальной поддержке

                                                Министру юстиции
                                              Российской Федерации

                                          (Ф.И.О. в дательном падеже)

                                            Директору Департамента
                                            ресурсного обеспечения
                                                Минюста России

                                          (Ф.И.О. в дательном падеже)

                                          (Ф.И.О. в дательном падеже)

                                       ул. (название), д. (N), кв. (N),
                                           (город, область, индекс)

                                             Руководителям судебно-
                                              экспертных учреждений
                                                 Минюста России
                                                   (по списку)

    Приложение: 1. Проект приказа... на 3 л. в 2 экз.
                2. Пояснительная записка к проекту... на 2 л.

Директор                                     (Ф.И.О. в именительном падеже)

Заместитель директора                        (Ф.И.О. в именительном падеже)

Индекс    Заголовок дела                  Количество   Срок хране-   Приме-
дела                                      дел, томов   ния дела,     чание
                                                       N статьи по
                                                       перечню

   1                    2                     3            4            5
02 - 09   Штатное расписание  РФЦСЭ  при      1        Пост.
          Минюсте России                               Ст. 32 а
02 - 10   Документы   (списки,  справки,      3        15 л.
          протоколы, служебные  записки)               Ст. 348
          комиссии по  исчислению  стажа
          работы,     дающего      право
          ежемесячной     надбавки     к
          должностному окладу за выслугу
          лет

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                                  ПРИКАЗ

                                  (город)

_________________                                          ________________

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                  (город)

_________________                                          ________________

    Иванов И.И. ________________
    Петрова П.П. _______________
    Смирнова О.К. ______________
    Сидоров И.К. _______________

    исп.: В.В. Иванов
    тел.: 916-21-55

  МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ
         СЭУ)

    Почтовый адрес,
       телефон,
адрес электронной почты
__________ N ___________
На N ___________________

                         Регистрационная карточка

N ____________________________
Фамилия ______________________
Имя, отчество ________________
Адрес ________________________
Содержание ___________________
______________________________

┌──────────────────┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────┐
│ Дата поступления │ Дата отправления  │  Куда направлено  │ Исполнитель  │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
└──────────────────┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────┘

                      ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,
                     ПОСТУПИВШИХ В __________________
                                   (наименование СЭУ)

┌────────┬───────┬─────────┬──────────┬───────┬─────────┬─────────────┬───────────┬───────────┐
│Порядко-│Дата   │ От кого │Номер     │Вид    │Ф.И.О. и │Сведения о   │Дата сдачи │Дата и     │
│вый     │поступ-│поступили│дела,     │экспер-│подпись  │приостановле-│заключения,│способ от- │
│номер   │ления  │материалы│Ф.И.О.    │тизы   │работника│нии срока    │акта, сооб-│правки за- │
│экспер- │мате-  │         │лиц, при- │       │подраз-  │производства │щения,     │ключения,  │
│тизы    │риалов │         │влекаемых │       │деления, │экспертизы   │письма о   │акта, сооб-│
│        │       │         │к ответст-│       │получив- │(причина, да-│возврате   │щения,     │
│        │       │         │венности, │       │шего ма- │ты приоста-  │без испол- │письма о   │
│        │       │         │сторон по │       │териалы, │новления и   │нения и ма-│возврате   │
│        │       │         │делу      │       │дата     │возобновления│териалов   │без испол- │
│        │       │         │          │       │получения│производства,│для отправ-│нения и    │
│        │       │         │          │       │         │результат    │ки         │материалов │
│        │       │         │          │       │         │рассмотрения │           │           │
│        │       │         │          │       │         │уведомления  │           │           │
│        │       │         │          │       │         │или          │           │           │
│        │       │         │          │       │         │ходатайства) │           │           │
├────────┼───────┼─────────┼──────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤
│   1    │   2   │    3    │    4     │   5   │    6    │      7      │     8     │     9     │
└────────┴───────┴─────────┴──────────┴───────┴─────────┴─────────────┴───────────┴───────────┘

                   ┌───────────────────────────────────┐
                   │       МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ        │
                   │       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │           РУКОВОДИТЕЛЬ            │
                   │        (НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)         │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                       И.И. Иванов │
                   │                                   │
                   │"__" __________ 2007 г.            │
                   └───────────────────────────────────┘

┌─────┬─────────────┬──────────────┬─────────────────────┬───────────────────────┬───────────────────────┐
│  N  │ Порядковый  │     Дата     │  От кого поступили  │ Предметы и документы, │   Фамилия эксперта,   │
│ п/п │    номер    │ поступления  │     материалы,      │    поступившие для    │   которому поручено   │
│     │ экспертизы  │  материалов  │ номер дела, Ф.И.О.  │     исследования,     │     производство      │
│     │             │              │ лиц, привлекаемых к │    материалы дела     │экспертизы, его подпись│
│     │             │              │  ответственности,   │                       │     за получение      │
│     │             │              │   сторон по делу    │                       │   материалов, дата    │
│     │             │              │                     │                       │       получения       │
├─────┼─────────────┼──────────────┼─────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│  1  │      2      │      3       │          4          │           5           │           6           │
└─────┴─────────────┴──────────────┴─────────────────────┴───────────────────────┴───────────────────────┘

┌─────────────────┬──────────────────────────────────┬────────────────────┬────────────┬─────────────────┐
│   Сведения о    │  Движение материалов экспертизы  │ Виды исследований. │    Дата    │ Дата передачи в │
│ приостановлении ├──────────────┬───────────────────┤Количество объектов;│  окончания │  подразделение  │
│      срока      │   перечень   │    куда и кому    │    количество и    │ экспертизы │делопроизводства │
│  производства   │ передаваемых │     переданы      │  характер выводов  │            │   заключения,   │
│   экспертизы    │ (полученных) │  (подразделение,  │  (категорические,  │            │акта, сообщения, │
│ (причина, даты  │  предметов,  │фамилия эксперта), │    вероятные, о    │            │    письма о     │
│ приостановления │   веществ,   │подпись эксперта в │невозможности решить│            │  возврате без   │
│ и возобновления │  документов  │  получении, дата  │     вопрос, о      │            │   исполнения.   │
│  производства,  │              │     получения     │ невозможности дать │            │     Подпись     │
│    результат    │              │    (возврата)     │ заключение). Срок  │            │    работника    │
│  рассмотрения   │              │                   │    производства    │            │  подразделения  │
│ уведомления или │              │                   │     экспертизы     │            │делопроизводства │
│  ходатайства)   │              │                   │                    │            │  за получение   │
├─────────────────┼──────────────┼───────────────────┼────────────────────┼────────────┼─────────────────┤
│        7        │      8       │         9         │         10         │     11     │       12        │
└─────────────────┴──────────────┴───────────────────┴────────────────────┴────────────┴─────────────────┘

                 По экспертизе (экспертизам) N ___________

                           КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Материал на экспертизу поступил от ________________________________________
Дело по ___________________________________________________________________
Фамилия ведущего эксперта _________________________________________________

┌─────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┐
│         Эксперты        │        Характер решаемых ими вопросов         │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
└─────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘

                               (наименование СЭУ)
Дата поступления материалов в ---------------------
Движение исследуемого материала по подразделениям (наименование СЭУ):

┌─────────────┬──────────────────────┬──────────┬───────────┬─────────────┐
│  Эксперты   │    Какой материал    │   Дата   │   Дата    │Кому материал│
│             │     исследовался     │получения │   сдачи   │   передан   │
│             │                      │материалов│материалов │  (фамилия,  │
│             │                      │          │           │   подпись)  │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
└─────────────┴──────────────────────┴──────────┴───────────┴─────────────┘

Даты: сдачи заключения для напечатания _________________________, получения
напечатанного материала _______________, окончания экспертизы _____________

Материалы экспертизы сданы _______________________, _______________________
                                   (кому)                    (дата)
Подпись ведущего эксперта ____________________________

                                            Введена с ..................
                                          Оформляется по каждой повторной
                                                 судебной экспертизе.
                                                 Направляется в РФЦСЭ
                                                  при Минюсте России.

                             УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА
    к повторной судебной экспертизе от "__" ____________ 20__ г. N ___,
         выполненной в ___________________________________________
                       наименование судебно-экспертного учреждения

1. Вид судебной экспертизы и номер экспертной специальности _______________
___________________________________________________________________________
2. Экспертиза  назначена   (подчеркнуть):   в   гражданском,   арбитражном,
административном, уголовном процессе; определением   суда,   постановлением
судьи, лица, производящего дознание, следователя, прокурора
3. Основания назначения (подчеркнуть):    сомнения в    правильности    или
обоснованности заключения; наличие противоречий в выводах   эксперта    или
экспертов, в заключениях нескольких экспертов;  основания   в   определении
(постановлении) не указаны
4. Сведения о предшествующих судебных экспертизах (экспертизе):

┌───────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────┐
│Наименование учреждения│Номер и дата заключения│   Фамилия, инициалы,    │
│                       │                       │  стаж работы эксперта   │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
└───────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────┘

5. Сведения о расхождении выводов данной повторной экспертизы  с   выводами
предшествующих экспертиз (экспертизы):

┌──────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐
│    Номера    │                 Причины расхождения выводов              │
│предшествующих│                                                          │
│  экспертиз   │                                                          │
│ (экспертизы) │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
└──────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┘

Эксперт(ы) __________________   Руководитель учреждения
_____________________________   (подразделения) ___________________________

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)
___________________________________________________________________________
                          почтовый адрес, телефон

                             ПОДПИСКА ЭКСПЕРТА

Мне, сотруднику (наименование СЭУ), _______________________________________
___________________________________________________________________________
  (должность, Ф.И.О. полностью, образование, квалификация, стаж работы по
                              специальности)
в связи с поручением провести экспертизу по _______________________________
___________________________________________________________________________
             (виду дела, N дела, по иску..., содержанию дела)
руководителем экспертного учреждения   разъяснены   права   и   обязанности
эксперта, предусмотренные ст. _______.
    Об ответственности   за   дачу заведомо  ложного  заключения по  (М., ИПК Издательство стандартов, 2002 г.) <*>. Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

--------------------------------
<*> По заключению Минюста России признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД).

77.2. Гербовая печать СЭУ хранится у заведующего подразделением делопроизводства или у главного бухгалтера.
Передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы служебных помещений не допускается.
77.3. Заявку на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляет подразделение делопроизводства и передает в отдел материально-технического обеспечения для организации изготовления.
77.4. В соответствии с приказом СЭУ оттиском гербовой печати заверяются подписи на документах руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера и ученого секретаря.
Оттиском гербовой печати удостоверяются:
- все виды договоров и соглашений, заключаемых СЭУ с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на СЭУ функций и задач;
- договоры с отдельными организациями или частными лицами на проведение экспертных исследований и приложения к ним;
- финансовые документы и отчеты, представляемые в Министерство финансов Российской Федерации, Федеральное казначейство, Министерство юстиции Российской Федерации, налоговые и статистические органы, фонды;
- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордеры, платежные поручения, справки по заработной плате;
- иные документы, связанные с финансово-экономической и хозяйственной деятельностью, влекущие за собой финансово-имущественные обязательства СЭУ;
- доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени СЭУ, представления его интересов в различных государственных, общественных и судебных органах;
- документы по материально-техническому обеспечению СЭУ, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, акты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;
- характеристики работников, представления, справки о работе, льготные, архивные и др.;
- подписи отзывов на авторефераты, кандидатские и докторские диссертации, научные работы;
- протоколы заседаний Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России и экспертно-квалификационных комиссий региональных центров судебной экспертизы Минюста России;
- другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.
77.5. Для кадрового подразделения в единственном экземпляре изготавливается малая гербовая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.
Малая гербовая печать используется:
- для оформления служебных удостоверений работников СЭУ;
- для заверения свидетельств на право самостоятельного производства экспертиз после прохождения аттестации в Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России, экспертно-квалификационных комиссиях региональных центров судебной экспертизы Минюста России экспертами судебно-экспертных учреждений Минюста России.
77.6. Гербовые печати хранятся в сейфах.
Ответственность за надежность хранения и законность использования гербовых печатей приказом СЭУ возлагается на должностных лиц, у которых они хранятся.

78. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов без государственной символики.
78.1. Для структурных подразделений СЭУ в зависимости от целевого назначения изготавливаются печати и штампы без государственной символики.
Изготовление печатей и штампов осуществляется централизованно. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати или штампа и их эскизы передаются руководителями структурных подразделений в подразделение делопроизводства, которое рассматривает обобщенные заявки и передает их в отдел материально-технического обеспечения для размещения заказов на изготовление. Изготовленные печати и штампы передаются подразделениям-заказчикам через подразделение делопроизводства под личную подпись.
78.2. Подразделение делопроизводства ведет общий учет имеющихся в СЭУ печатей и штампов в карточках учета и в специальном журнале с их оттисками.
На обложке журнала учета печатей и штампов помещается пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
78.3. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в подразделение делопроизводства для централизованного уничтожения по акту и отметки в журнале учета.
78.4. Наличие печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в структурных подразделениях СЭУ ежегодно проверяется подразделением делопроизводства.
78.5. Порядок хранения и использования печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в сейфах.
Ответственность за надежность хранения и законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
Печать "Для документов" хранится у руководителя подразделения делопроизводства. Оттиском печати "Для документов" заверяются командировочные удостоверения, подписи руководителя подразделения делопроизводства или руководителей структурных подразделений на других документах.
Оттиском печати "Для заключений" заверяются заключения экспертов.
Оттиском малых штампов "СЭУ" заверяются исследуемые образцы, которые хранятся у руководителей экспертных подразделений.
Штампы "Фондовый", "Погашено", "Оплачено", "Получено", "Депонировано" и штамп с названием СЭУ хранятся и используются главным бухгалтером.
Печать "Отдел кадров", штампы для трудовых книжек, штампы с названием СЭУ и его адресом хранятся и используются руководителем кадрового подразделения.

IX. Систематизация документов


79. Порядок подготовки и утверждения номенклатуры дел.
79.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел всех структурных подразделений СЭУ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
79.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом СЭУ, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, годовыми планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности СЭУ, их виды, состав и содержание.
79.3. Сводная номенклатура дел СЭУ составляется подразделением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 13).
79.4. Сводная номенклатура дел СЭУ одобряется экспертной комиссией СЭУ и согласовывается с ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре СЭУ и утверждается приказом СЭУ.
79.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений СЭУ. Разделы располагаются в порядке, соответствующем утвержденной структуре. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел подразделения делопроизводства.
79.6. Структурные подразделения СЭУ получают выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел для использования в работе.
79.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
79.8. Если в течение года в СЭУ осуществляются новые документируемые направления работы, не предусмотренные номенклатурой дел, они по согласованию с подразделением делопроизводства дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
При создании нового структурного подразделения ему присваивается индекс, а дела нового структурного подразделения под этим индексом по согласованию с подразделением делопроизводства добавляются в номенклатуру дел.
79.9. При составлении номенклатуры дел в графу 1 помещаются индексы дел, состоящие из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры.
79.10. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы СЭУ, справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы регистрации, экспертные производства и пр.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок, например: "общая переписка".
В названии заголовка должны быть отражены: название вида дела (экспертные производства, переписка, документы по административно-хозяйственным вопросам и т.д.) или видов документов (приказы, акты и т.д.); название министерства или организации; краткое содержание документов дела. Также в заголовке могут быть указаны: адресат или адресант документов; название территории, связанной с документами дела; даты, к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов.
Например,
Приказы по основной деятельности.
Приказы, распоряжения Министерства юстиции Российской Федерации. Копии.
В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, может использоваться термин "документы". При этом в скобках указываются разновидности документов, сгруппированных в деле, например:
"Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (служебные записки, справки, сводки, заявки)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:
"Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации по вопросам основной деятельности"
или
"Переписка с судебно-экспертными учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников".
79.11. Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года, в ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных по данному вопросу в течение года, например:
"Обращения граждан и ответы на них" - 6 томов.
79.12. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по перечням.
79.13. В графе 5 делаются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный и другие примечания.
Например:



Индекс    Заголовок дела                  Количество   Срок хране-   Приме-
дела                                      дел, томов   ния дела,     чание
                                                       N статьи по
                                                       перечню

   1                    2                     3            4            5
02 - 09   Штатное расписание  РФЦСЭ  при      1        Пост.
          Минюсте России                               Ст. 32 а
02 - 10   Документы   (списки,  справки,      3        15 л.
          протоколы, служебные  записки)               Ст. 348
          комиссии по  исчислению  стажа
          работы,     дающего      право
          ежемесячной     надбавки     к
          должностному окладу за выслугу
          лет




В графе 1 - "2" - индекс отдела кадров, "09", "10" - порядковые номера заголовков дел; в графе 3 - "1" и "3" - количество томов, проставляется в конце календарного года. В графе 4 срок хранения проставляется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, Росархив, ВНИИДАД, 2002).

80. Формирование и оформление дел.
80.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Законченные в делопроизводстве документы формируются в дела работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и повторные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 250 листов.
80.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). При формировании дела документ-ответ подшивается за документом-запросом. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты и документы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2005 год должны быть отнесены к делам 2005 года, даже если они составлены в 2006 году).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
80.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка к хранению. Оформление дел проводится работниками подразделения делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива СЭУ.
80.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
80.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются следующие реквизиты: наименование СЭУ, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты оформляются следующим образом:
- наименование СЭУ указывается полностью в именительном падеже, далее в скобках - официально принятое сокращенное наименование;
- наименование структурного подразделения (в соответствии с утвержденной структурой);
- индекс дела - по сводной номенклатуре СЭУ;
- заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры СЭУ;
- дата дела - указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации, составления самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается общее количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.
На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве СЭУ только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, и кодов СЭУ по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
80.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16). Внутренняя опись документов дел составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается по верхнему краю к внутренней стороне лицевой обложки дела.
80.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В конце каждого дела помещается бланк листа-заверителя, а в начале дела при необходимости - бланк внутренней описи.
80.8. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить их пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

81. Организация оперативного хранения документов.
С момента заведения и до передачи в архив СЭУ дела хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в служебных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На обложках дел указываются номенклатурные индексы, заголовки дел, номера томов, календарный год.
Завершенные в делопроизводстве и оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив СЭУ в установленном порядке.
Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя СЭУ. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматривается графа для росписей в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одной недели. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению руководителя подразделения делопроизводства.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив


Документы СЭУ являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, они подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивы субъектов Российской Федерации на договорной основе.
Для депозитного хранения документов постоянного срока хранения и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение СЭУ образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив СЭУ включает экспертизу их ценности, формирование и оформление дел, составление описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

82. Экспертиза ценности документов.
82.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
82.2. Экспертиза ценности документов в СЭУ проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив СЭУ.
82.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в СЭУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
82.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом СЭУ.
В своей работе ЭК руководствуется приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 12.04.2000 N 127 "Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации" <*>.
--------------------------------
<*> Документ опубликован не был.

82.5. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях СЭУ их руководителями и работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив СЭУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения и выделение дел для уничтожения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел СЭУ путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделение дел для уничтожения только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов.
При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
82.6. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2004 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2010 г.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего СЭУ. Если в актах указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется в соответствии с п. 71 Инструкции.

83. Составление и оформление описей и актов о выделении дел к уничтожению.
83.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.
83.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.
83.3. В каждом экспертном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива СЭУ. По этим описям документы сдаются в архив СЭУ.
Описи дел постоянного хранения, подготовленные экспертными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел СЭУ, которую готовит архив СЭУ и по которой он сдает дела постоянного хранения на государственное хранение в архив субъекта Российской Федерации.
83.4. Описи дел экспертных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив СЭУ через два года после завершения дел в делопроизводстве.
В описи дел экспертных подразделений должны быть отражены следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел экспертного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем подразделения делопроизводства и утверждается руководителем экспертного подразделения.
Опись дел экспертного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив СЭУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в экспертном подразделении.
83.5. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 17).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем СЭУ только после согласования с ЭПК архива субъекта Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого СЭУ имеет право уничтожить дела, включенные в эти акты, в соответствии с установленным порядком.

84. Подготовка и передача документов в архив СЭУ.
84.1. В архив СЭУ передаются оформленные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
84.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив СЭУ по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в экспертном подразделении.
84.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив СЭУ, как правило, не подлежат. Они хранятся в экспертных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
84.4. Передача дел осуществляется по графику, установленному архивом, согласованному с руководителями экспертных подразделений и утвержденному приказом СЭУ.
84.5. В период подготовки дел экспертным подразделением к передаче в архив СЭУ его работник предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел СЭУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники экспертного подразделения обязаны устранить.
84.6. Прием каждого дела производится работником, ответственным за ведение архива СЭУ, в присутствии работника экспертного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива СЭУ, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив СЭУ передаются регистрационные картотеки документов или программные средства и базы данных в электронном виде, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
84.7. В случае ликвидации или реорганизации экспертного подразделения СЭУ его работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела независимо от сроков хранения, оформляет их и передает в архив СЭУ в установленном порядке.





Приложение N 1




                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                                  ПРИКАЗ

                                  (город)

_________________                                          ________________




Приложение N 2




                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                  (город)

_________________                                          ________________




Приложение N 3




    Иванов И.И. ________________
    Петрова П.П. _______________
    Смирнова О.К. ______________
    Сидоров И.К. _______________

    исп.: В.В. Иванов
    тел.: 916-21-55








Приложение N 4




  МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ
         СЭУ)

    Почтовый адрес,
       телефон,
адрес электронной почты
__________ N ___________
На N ___________________








Приложение N 5


(Форма регистрационной карточки
 обращения гражданина)




                         Регистрационная карточка

N ____________________________
Фамилия ______________________
Имя, отчество ________________
Адрес ________________________
Содержание ___________________
______________________________






┌──────────────────┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────┐
│ Дата поступления │ Дата отправления  │  Куда направлено  │ Исполнитель  │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
└──────────────────┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────┘








Приложение N 6




                      ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,
                     ПОСТУПИВШИХ В __________________
                                   (наименование СЭУ)






┌────────┬───────┬─────────┬──────────┬───────┬─────────┬─────────────┬───────────┬───────────┐
│Порядко-│Дата   │ От кого │Номер     │Вид    │Ф.И.О. и │Сведения о   │Дата сдачи │Дата и     │
│вый     │поступ-│поступили│дела,     │экспер-│подпись  │приостановле-│заключения,│способ от- │
│номер   │ления  │материалы│Ф.И.О.    │тизы   │работника│нии срока    │акта, сооб-│правки за- │
│экспер- │мате-  │         │лиц, при- │       │подраз-  │производства │щения,     │ключения,  │
│тизы    │риалов │         │влекаемых │       │деления, │экспертизы   │письма о   │акта, сооб-│
│        │       │         │к ответст-│       │получив- │(причина, да-│возврате   │щения,     │
│        │       │         │венности, │       │шего ма- │ты приоста-  │без испол- │письма о   │
│        │       │         │сторон по │       │териалы, │новления и   │нения и ма-│возврате   │
│        │       │         │делу      │       │дата     │возобновления│териалов   │без испол- │
│        │       │         │          │       │получения│производства,│для отправ-│нения и    │
│        │       │         │          │       │         │результат    │ки         │материалов │
│        │       │         │          │       │         │рассмотрения │           │           │
│        │       │         │          │       │         │уведомления  │           │           │
│        │       │         │          │       │         │или          │           │           │
│        │       │         │          │       │         │ходатайства) │           │           │
├────────┼───────┼─────────┼──────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤
│   1    │   2   │    3    │    4     │   5   │    6    │      7      │     8     │     9     │
└────────┴───────┴─────────┴──────────┴───────┴─────────┴─────────────┴───────────┴───────────┘




Приложение N 7




                   ┌───────────────────────────────────┐
                   │       МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ        │
                   │       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │           РУКОВОДИТЕЛЬ            │
                   │        (НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)         │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                       И.И. Иванов │
                   │                                   │
                   │"__" __________ 2007 г.            │
                   └───────────────────────────────────┘








Приложение N 8


ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,
 ПОСТУПИВШИХ В ЭКСПЕРТНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ______________
 ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ЭКСПЕРТИЗ




┌─────┬─────────────┬──────────────┬─────────────────────┬───────────────────────┬───────────────────────┐
│  N  │ Порядковый  │     Дата     │  От кого поступили  │ Предметы и документы, │   Фамилия эксперта,   │
│ п/п │    номер    │ поступления  │     материалы,      │    поступившие для    │   которому поручено   │
│     │ экспертизы  │  материалов  │ номер дела, Ф.И.О.  │     исследования,     │     производство      │
│     │             │              │ лиц, привлекаемых к │    материалы дела     │экспертизы, его подпись│
│     │             │              │  ответственности,   │                       │     за получение      │
│     │             │              │   сторон по делу    │                       │   материалов, дата    │
│     │             │              │                     │                       │       получения       │
├─────┼─────────────┼──────────────┼─────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│  1  │      2      │      3       │          4          │           5           │           6           │
└─────┴─────────────┴──────────────┴─────────────────────┴───────────────────────┴───────────────────────┘






┌─────────────────┬──────────────────────────────────┬────────────────────┬────────────┬─────────────────┐
│   Сведения о    │  Движение материалов экспертизы  │ Виды исследований. │    Дата    │ Дата передачи в │
│ приостановлении ├──────────────┬───────────────────┤Количество объектов;│  окончания │  подразделение  │
│      срока      │   перечень   │    куда и кому    │    количество и    │ экспертизы │делопроизводства │
│  производства   │ передаваемых │     переданы      │  характер выводов  │            │   заключения,   │
│   экспертизы    │ (полученных) │  (подразделение,  │  (категорические,  │            │акта, сообщения, │
│ (причина, даты  │  предметов,  │фамилия эксперта), │    вероятные, о    │            │    письма о     │
│ приостановления │   веществ,   │подпись эксперта в │невозможности решить│            │  возврате без   │
│ и возобновления │  документов  │  получении, дата  │     вопрос, о      │            │   исполнения.   │
│  производства,  │              │     получения     │ невозможности дать │            │     Подпись     │
│    результат    │              │    (возврата)     │ заключение). Срок  │            │    работника    │
│  рассмотрения   │              │                   │    производства    │            │  подразделения  │
│ уведомления или │              │                   │     экспертизы     │            │делопроизводства │
│  ходатайства)   │              │                   │                    │            │  за получение   │
├─────────────────┼──────────────┼───────────────────┼────────────────────┼────────────┼─────────────────┤
│        7        │      8       │         9         │         10         │     11     │       12        │
└─────────────────┴──────────────┴───────────────────┴────────────────────┴────────────┴─────────────────┘








Приложение N 9




                 По экспертизе (экспертизам) N ___________

                           КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Материал на экспертизу поступил от ________________________________________
Дело по ___________________________________________________________________
Фамилия ведущего эксперта _________________________________________________






┌─────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┐
│         Эксперты        │        Характер решаемых ими вопросов         │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
└─────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘






                               (наименование СЭУ)
Дата поступления материалов в ---------------------
Движение исследуемого материала по подразделениям (наименование СЭУ):






┌─────────────┬──────────────────────┬──────────┬───────────┬─────────────┐
│  Эксперты   │    Какой материал    │   Дата   │   Дата    │Кому материал│
│             │     исследовался     │получения │   сдачи   │   передан   │
│             │                      │материалов│материалов │  (фамилия,  │
│             │                      │          │           │   подпись)  │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
└─────────────┴──────────────────────┴──────────┴───────────┴─────────────┘






Даты: сдачи заключения для напечатания _________________________, получения
напечатанного материала _______________, окончания экспертизы _____________

Материалы экспертизы сданы _______________________, _______________________
                                   (кому)                    (дата)
Подпись ведущего эксперта ____________________________








Приложение N 10




                                            Введена с ..................
                                          Оформляется по каждой повторной
                                                 судебной экспертизе.
                                                 Направляется в РФЦСЭ
                                                  при Минюсте России.

                             УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА
    к повторной судебной экспертизе от "__" ____________ 20__ г. N ___,
         выполненной в ___________________________________________
                       наименование судебно-экспертного учреждения

1. Вид судебной экспертизы и номер экспертной специальности _______________
___________________________________________________________________________
2. Экспертиза  назначена   (подчеркнуть):   в   гражданском,   арбитражном,
административном, уголовном процессе; определением   суда,   постановлением
судьи, лица, производящего дознание, следователя, прокурора
3. Основания назначения (подчеркнуть):    сомнения в    правильности    или
обоснованности заключения; наличие противоречий в выводах   эксперта    или
экспертов, в заключениях нескольких экспертов;  основания   в   определении
(постановлении) не указаны
4. Сведения о предшествующих судебных экспертизах (экспертизе):






┌───────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────┐
│Наименование учреждения│Номер и дата заключения│   Фамилия, инициалы,    │
│                       │                       │  стаж работы эксперта   │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
└───────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────┘






5. Сведения о расхождении выводов данной повторной экспертизы  с   выводами
предшествующих экспертиз (экспертизы):






┌──────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐
│    Номера    │                 Причины расхождения выводов              │
│предшествующих│                                                          │
│  экспертиз   │                                                          │
│ (экспертизы) │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
└──────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┘






Эксперт(ы) __________________   Руководитель учреждения
_____________________________   (подразделения) ___________________________




Приложение N 11


(Форма заключения и подписки эксперта)




                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)
___________________________________________________________________________
                          почтовый адрес, телефон

                             ПОДПИСКА ЭКСПЕРТА

Мне, сотруднику (наименование СЭУ), _______________________________________
___________________________________________________________________________
  (должность, Ф.И.О. полностью, образование, квалификация, стаж работы по
                              специальности)
в связи с поручением провести экспертизу по _______________________________
___________________________________________________________________________
             (виду дела, N дела, по иску..., содержанию дела)
руководителем экспертного учреждения   разъяснены   права   и   обязанности
эксперта, предусмотренные ст. _______.
    Об ответственности   за   дачу заведомо  ложного  заключения по  (М., ИПК Издательство стандартов, 2002 г.) <*>. Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

--------------------------------
<*> По заключению Минюста России признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД).

77.2. Гербовая печать СЭУ хранится у заведующего подразделением делопроизводства или у главного бухгалтера.
Передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы служебных помещений не допускается.
77.3. Заявку на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляет подразделение делопроизводства и передает в отдел материально-технического обеспечения для организации изготовления.
77.4. В соответствии с приказом СЭУ оттиском гербовой печати заверяются подписи на документах руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера и ученого секретаря.
Оттиском гербовой печати удостоверяются:
- все виды договоров и соглашений, заключаемых СЭУ с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на СЭУ функций и задач;
- договоры с отдельными организациями или частными лицами на проведение экспертных исследований и приложения к ним;
- финансовые документы и отчеты, представляемые в Министерство финансов Российской Федерации, Федеральное казначейство, Министерство юстиции Российской Федерации, налоговые и статистические органы, фонды;
- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордеры, платежные поручения, справки по заработной плате;
- иные документы, связанные с финансово-экономической и хозяйственной деятельностью, влекущие за собой финансово-имущественные обязательства СЭУ;
- доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени СЭУ, представления его интересов в различных государственных, общественных и судебных органах;
- документы по материально-техническому обеспечению СЭУ, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, акты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;
- характеристики работников, представления, справки о работе, льготные, архивные и др.;
- подписи отзывов на авторефераты, кандидатские и докторские диссертации, научные работы;
- протоколы заседаний Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России и экспертно-квалификационных комиссий региональных центров судебной экспертизы Минюста России;
- другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.
77.5. Для кадрового подразделения в единственном экземпляре изготавливается малая гербовая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.
Малая гербовая печать используется:
- для оформления служебных удостоверений работников СЭУ;
- для заверения свидетельств на право самостоятельного производства экспертиз после прохождения аттестации в Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России, экспертно-квалификационных комиссиях региональных центров судебной экспертизы Минюста России экспертами судебно-экспертных учреждений Минюста России.
77.6. Гербовые печати хранятся в сейфах.
Ответственность за надежность хранения и законность использования гербовых печатей приказом СЭУ возлагается на должностных лиц, у которых они хранятся.

78. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов без государственной символики.
78.1. Для структурных подразделений СЭУ в зависимости от целевого назначения изготавливаются печати и штампы без государственной символики.
Изготовление печатей и штампов осуществляется централизованно. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати или штампа и их эскизы передаются руководителями структурных подразделений в подразделение делопроизводства, которое рассматривает обобщенные заявки и передает их в отдел материально-технического обеспечения для размещения заказов на изготовление. Изготовленные печати и штампы передаются подразделениям-заказчикам через подразделение делопроизводства под личную подпись.
78.2. Подразделение делопроизводства ведет общий учет имеющихся в СЭУ печатей и штампов в карточках учета и в специальном журнале с их оттисками.
На обложке журнала учета печатей и штампов помещается пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
78.3. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в подразделение делопроизводства для централизованного уничтожения по акту и отметки в журнале учета.
78.4. Наличие печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в структурных подразделениях СЭУ ежегодно проверяется подразделением делопроизводства.
78.5. Порядок хранения и использования печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в сейфах.
Ответственность за надежность хранения и законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
Печать "Для документов" хранится у руководителя подразделения делопроизводства. Оттиском печати "Для документов" заверяются командировочные удостоверения, подписи руководителя подразделения делопроизводства или руководителей структурных подразделений на других документах.
Оттиском печати "Для заключений" заверяются заключения экспертов.
Оттиском малых штампов "СЭУ" заверяются исследуемые образцы, которые хранятся у руководителей экспертных подразделений.
Штампы "Фондовый", "Погашено", "Оплачено", "Получено", "Депонировано" и штамп с названием СЭУ хранятся и используются главным бухгалтером.
Печать "Отдел кадров", штампы для трудовых книжек, штампы с названием СЭУ и его адресом хранятся и используются руководителем кадрового подразделения.

IX. Систематизация документов


79. Порядок подготовки и утверждения номенклатуры дел.
79.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел всех структурных подразделений СЭУ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
79.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом СЭУ, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, годовыми планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности СЭУ, их виды, состав и содержание.
79.3. Сводная номенклатура дел СЭУ составляется подразделением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 13).
79.4. Сводная номенклатура дел СЭУ одобряется экспертной комиссией СЭУ и согласовывается с ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре СЭУ и утверждается приказом СЭУ.
79.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений СЭУ. Разделы располагаются в порядке, соответствующем утвержденной структуре. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел подразделения делопроизводства.
79.6. Структурные подразделения СЭУ получают выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел для использования в работе.
79.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
79.8. Если в течение года в СЭУ осуществляются новые документируемые направления работы, не предусмотренные номенклатурой дел, они по согласованию с подразделением делопроизводства дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
При создании нового структурного подразделения ему присваивается индекс, а дела нового структурного подразделения под этим индексом по согласованию с подразделением делопроизводства добавляются в номенклатуру дел.
79.9. При составлении номенклатуры дел в графу 1 помещаются индексы дел, состоящие из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры.
79.10. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы СЭУ, справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы регистрации, экспертные производства и пр.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок, например: "общая переписка".
В названии заголовка должны быть отражены: название вида дела (экспертные производства, переписка, документы по административно-хозяйственным вопросам и т.д.) или видов документов (приказы, акты и т.д.); название министерства или организации; краткое содержание документов дела. Также в заголовке могут быть указаны: адресат или адресант документов; название территории, связанной с документами дела; даты, к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов.
Например,
Приказы по основной деятельности.
Приказы, распоряжения Министерства юстиции Российской Федерации. Копии.
В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, может использоваться термин "документы". При этом в скобках указываются разновидности документов, сгруппированных в деле, например:
"Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (служебные записки, справки, сводки, заявки)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:
"Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации по вопросам основной деятельности"
или
"Переписка с судебно-экспертными учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников".
79.11. Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года, в ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных по данному вопросу в течение года, например:
"Обращения граждан и ответы на них" - 6 томов.
79.12. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по перечням.
79.13. В графе 5 делаются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный и другие примечания.
Например:



Индекс    Заголовок дела                  Количество   Срок хране-   Приме-
дела                                      дел, томов   ния дела,     чание
                                                       N статьи по
                                                       перечню

   1                    2                     3            4            5
02 - 09   Штатное расписание  РФЦСЭ  при      1        Пост.
          Минюсте России                               Ст. 32 а
02 - 10   Документы   (списки,  справки,      3        15 л.
          протоколы, служебные  записки)               Ст. 348
          комиссии по  исчислению  стажа
          работы,     дающего      право
          ежемесячной     надбавки     к
          должностному окладу за выслугу
          лет




В графе 1 - "2" - индекс отдела кадров, "09", "10" - порядковые номера заголовков дел; в графе 3 - "1" и "3" - количество томов, проставляется в конце календарного года. В графе 4 срок хранения проставляется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, Росархив, ВНИИДАД, 2002).

80. Формирование и оформление дел.
80.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Законченные в делопроизводстве документы формируются в дела работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и повторные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 250 листов.
80.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). При формировании дела документ-ответ подшивается за документом-запросом. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты и документы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2005 год должны быть отнесены к делам 2005 года, даже если они составлены в 2006 году).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
80.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка к хранению. Оформление дел проводится работниками подразделения делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива СЭУ.
80.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
80.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются следующие реквизиты: наименование СЭУ, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты оформляются следующим образом:
- наименование СЭУ указывается полностью в именительном падеже, далее в скобках - официально принятое сокращенное наименование;
- наименование структурного подразделения (в соответствии с утвержденной структурой);
- индекс дела - по сводной номенклатуре СЭУ;
- заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры СЭУ;
- дата дела - указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации, составления самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается общее количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.
На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве СЭУ только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, и кодов СЭУ по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
80.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16). Внутренняя опись документов дел составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается по верхнему краю к внутренней стороне лицевой обложки дела.
80.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В конце каждого дела помещается бланк листа-заверителя, а в начале дела при необходимости - бланк внутренней описи.
80.8. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить их пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

81. Организация оперативного хранения документов.
С момента заведения и до передачи в архив СЭУ дела хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в служебных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На обложках дел указываются номенклатурные индексы, заголовки дел, номера томов, календарный год.
Завершенные в делопроизводстве и оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив СЭУ в установленном порядке.
Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя СЭУ. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматривается графа для росписей в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одной недели. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению руководителя подразделения делопроизводства.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив


Документы СЭУ являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, они подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивы субъектов Российской Федерации на договорной основе.
Для депозитного хранения документов постоянного срока хранения и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение СЭУ образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив СЭУ включает экспертизу их ценности, формирование и оформление дел, составление описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

82. Экспертиза ценности документов.
82.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
82.2. Экспертиза ценности документов в СЭУ проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив СЭУ.
82.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в СЭУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
82.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом СЭУ.
В своей работе ЭК руководствуется приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 12.04.2000 N 127 "Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации" <*>.
--------------------------------
<*> Документ опубликован не был.

82.5. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях СЭУ их руководителями и работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив СЭУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения и выделение дел для уничтожения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел СЭУ путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделение дел для уничтожения только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов.
При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
82.6. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2004 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2010 г.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего СЭУ. Если в актах указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется в соответствии с п. 71 Инструкции.

83. Составление и оформление описей и актов о выделении дел к уничтожению.
83.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.
83.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.
83.3. В каждом экспертном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива СЭУ. По этим описям документы сдаются в архив СЭУ.
Описи дел постоянного хранения, подготовленные экспертными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел СЭУ, которую готовит архив СЭУ и по которой он сдает дела постоянного хранения на государственное хранение в архив субъекта Российской Федерации.
83.4. Описи дел экспертных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив СЭУ через два года после завершения дел в делопроизводстве.
В описи дел экспертных подразделений должны быть отражены следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел экспертного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем подразделения делопроизводства и утверждается руководителем экспертного подразделения.
Опись дел экспертного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив СЭУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в экспертном подразделении.
83.5. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 17).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем СЭУ только после согласования с ЭПК архива субъекта Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого СЭУ имеет право уничтожить дела, включенные в эти акты, в соответствии с установленным порядком.

84. Подготовка и передача документов в архив СЭУ.
84.1. В архив СЭУ передаются оформленные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
84.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив СЭУ по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в экспертном подразделении.
84.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив СЭУ, как правило, не подлежат. Они хранятся в экспертных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
84.4. Передача дел осуществляется по графику, установленному архивом, согласованному с руководителями экспертных подразделений и утвержденному приказом СЭУ.
84.5. В период подготовки дел экспертным подразделением к передаче в архив СЭУ его работник предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел СЭУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники экспертного подразделения обязаны устранить.
84.6. Прием каждого дела производится работником, ответственным за ведение архива СЭУ, в присутствии работника экспертного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива СЭУ, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив СЭУ передаются регистрационные картотеки документов или программные средства и базы данных в электронном виде, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
84.7. В случае ликвидации или реорганизации экспертного подразделения СЭУ его работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела независимо от сроков хранения, оформляет их и передает в архив СЭУ в установленном порядке.





Приложение N 1




                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                                  ПРИКАЗ

                                  (город)

_________________                                          ________________




Приложение N 2




                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                  (город)

_________________                                          ________________




Приложение N 3




    Иванов И.И. ________________
    Петрова П.П. _______________
    Смирнова О.К. ______________
    Сидоров И.К. _______________

    исп.: В.В. Иванов
    тел.: 916-21-55








Приложение N 4




  МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ
         СЭУ)

    Почтовый адрес,
       телефон,
адрес электронной почты
__________ N ___________
На N ___________________








Приложение N 5


(Форма регистрационной карточки
 обращения гражданина)




                         Регистрационная карточка

N ____________________________
Фамилия ______________________
Имя, отчество ________________
Адрес ________________________
Содержание ___________________
______________________________






┌──────────────────┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────┐
│ Дата поступления │ Дата отправления  │  Куда направлено  │ Исполнитель  │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
└──────────────────┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────┘








Приложение N 6




                      ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,
                     ПОСТУПИВШИХ В __________________
                                   (наименование СЭУ)






┌────────┬───────┬─────────┬──────────┬───────┬─────────┬─────────────┬───────────┬───────────┐
│Порядко-│Дата   │ От кого │Номер     │Вид    │Ф.И.О. и │Сведения о   │Дата сдачи │Дата и     │
│вый     │поступ-│поступили│дела,     │экспер-│подпись  │приостановле-│заключения,│способ от- │
│номер   │ления  │материалы│Ф.И.О.    │тизы   │работника│нии срока    │акта, сооб-│правки за- │
│экспер- │мате-  │         │лиц, при- │       │подраз-  │производства │щения,     │ключения,  │
│тизы    │риалов │         │влекаемых │       │деления, │экспертизы   │письма о   │акта, сооб-│
│        │       │         │к ответст-│       │получив- │(причина, да-│возврате   │щения,     │
│        │       │         │венности, │       │шего ма- │ты приоста-  │без испол- │письма о   │
│        │       │         │сторон по │       │териалы, │новления и   │нения и ма-│возврате   │
│        │       │         │делу      │       │дата     │возобновления│териалов   │без испол- │
│        │       │         │          │       │получения│производства,│для отправ-│нения и    │
│        │       │         │          │       │         │результат    │ки         │материалов │
│        │       │         │          │       │         │рассмотрения │           │           │
│        │       │         │          │       │         │уведомления  │           │           │
│        │       │         │          │       │         │или          │           │           │
│        │       │         │          │       │         │ходатайства) │           │           │
├────────┼───────┼─────────┼──────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤
│   1    │   2   │    3    │    4     │   5   │    6    │      7      │     8     │     9     │
└────────┴───────┴─────────┴──────────┴───────┴─────────┴─────────────┴───────────┴───────────┘




Приложение N 7




                   ┌───────────────────────────────────┐
                   │       МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ        │
                   │       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │           РУКОВОДИТЕЛЬ            │
                   │        (НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)         │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                       И.И. Иванов │
                   │                                   │
                   │"__" __________ 2007 г.            │
                   └───────────────────────────────────┘








Приложение N 8


ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,
 ПОСТУПИВШИХ В ЭКСПЕРТНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ______________
 ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ЭКСПЕРТИЗ




┌─────┬─────────────┬──────────────┬─────────────────────┬───────────────────────┬───────────────────────┐
│  N  │ Порядковый  │     Дата     │  От кого поступили  │ Предметы и документы, │   Фамилия эксперта,   │
│ п/п │    номер    │ поступления  │     материалы,      │    поступившие для    │   которому поручено   │
│     │ экспертизы  │  материалов  │ номер дела, Ф.И.О.  │     исследования,     │     производство      │
│     │             │              │ лиц, привлекаемых к │    материалы дела     │экспертизы, его подпись│
│     │             │              │  ответственности,   │                       │     за получение      │
│     │             │              │   сторон по делу    │                       │   материалов, дата    │
│     │             │              │                     │                       │       получения       │
├─────┼─────────────┼──────────────┼─────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│  1  │      2      │      3       │          4          │           5           │           6           │
└─────┴─────────────┴──────────────┴─────────────────────┴───────────────────────┴───────────────────────┘






┌─────────────────┬──────────────────────────────────┬────────────────────┬────────────┬─────────────────┐
│   Сведения о    │  Движение материалов экспертизы  │ Виды исследований. │    Дата    │ Дата передачи в │
│ приостановлении ├──────────────┬───────────────────┤Количество объектов;│  окончания │  подразделение  │
│      срока      │   перечень   │    куда и кому    │    количество и    │ экспертизы │делопроизводства │
│  производства   │ передаваемых │     переданы      │  характер выводов  │            │   заключения,   │
│   экспертизы    │ (полученных) │  (подразделение,  │  (категорические,  │            │акта, сообщения, │
│ (причина, даты  │  предметов,  │фамилия эксперта), │    вероятные, о    │            │    письма о     │
│ приостановления │   веществ,   │подпись эксперта в │невозможности решить│            │  возврате без   │
│ и возобновления │  документов  │  получении, дата  │     вопрос, о      │            │   исполнения.   │
│  производства,  │              │     получения     │ невозможности дать │            │     Подпись     │
│    результат    │              │    (возврата)     │ заключение). Срок  │            │    работника    │
│  рассмотрения   │              │                   │    производства    │            │  подразделения  │
│ уведомления или │              │                   │     экспертизы     │            │делопроизводства │
│  ходатайства)   │              │                   │                    │            │  за получение   │
├─────────────────┼──────────────┼───────────────────┼────────────────────┼────────────┼─────────────────┤
│        7        │      8       │         9         │         10         │     11     │       12        │
└─────────────────┴──────────────┴───────────────────┴────────────────────┴────────────┴─────────────────┘








Приложение N 9




                 По экспертизе (экспертизам) N ___________

                           КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Материал на экспертизу поступил от ________________________________________
Дело по ___________________________________________________________________
Фамилия ведущего эксперта _________________________________________________






┌─────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┐
│         Эксперты        │        Характер решаемых ими вопросов         │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
└─────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘






                               (наименование СЭУ)
Дата поступления материалов в ---------------------
Движение исследуемого материала по подразделениям (наименование СЭУ):






┌─────────────┬──────────────────────┬──────────┬───────────┬─────────────┐
│  Эксперты   │    Какой материал    │   Дата   │   Дата    │Кому материал│
│             │     исследовался     │получения │   сдачи   │   передан   │
│             │                      │материалов│материалов │  (фамилия,  │
│             │                      │          │           │   подпись)  │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
└─────────────┴──────────────────────┴──────────┴───────────┴─────────────┘






Даты: сдачи заключения для напечатания _________________________, получения
напечатанного материала _______________, окончания экспертизы _____________

Материалы экспертизы сданы _______________________, _______________________
                                   (кому)                    (дата)
Подпись ведущего эксперта ____________________________








Приложение N 10




                                            Введена с ..................
                                          Оформляется по каждой повторной
                                                 судебной экспертизе.
                                                 Направляется в РФЦСЭ
                                                  при Минюсте России.

                             УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА
    к повторной судебной экспертизе от "__" ____________ 20__ г. N ___,
         выполненной в ___________________________________________
                       наименование судебно-экспертного учреждения

1. Вид судебной экспертизы и номер экспертной специальности _______________
___________________________________________________________________________
2. Экспертиза  назначена   (подчеркнуть):   в   гражданском,   арбитражном,
административном, уголовном процессе; определением   суда,   постановлением
судьи, лица, производящего дознание, следователя, прокурора
3. Основания назначения (подчеркнуть):    сомнения в    правильности    или
обоснованности заключения; наличие противоречий в выводах   эксперта    или
экспертов, в заключениях нескольких экспертов;  основания   в   определении
(постановлении) не указаны
4. Сведения о предшествующих судебных экспертизах (экспертизе):






┌───────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────┐
│Наименование учреждения│Номер и дата заключения│   Фамилия, инициалы,    │
│                       │                       │  стаж работы эксперта   │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
└───────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────┘






5. Сведения о расхождении выводов данной повторной экспертизы  с   выводами
предшествующих экспертиз (экспертизы):






┌──────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐
│    Номера    │                 Причины расхождения выводов              │
│предшествующих│                                                          │
│  экспертиз   │                                                          │
│ (экспертизы) │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
└──────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┘






Эксперт(ы) __________________   Руководитель учреждения
_____________________________   (подразделения) ___________________________




Приложение N 11


(Форма заключения и подписки эксперта)




                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)
___________________________________________________________________________
                          почтовый адрес, телефон

                             ПОДПИСКА ЭКСПЕРТА

Мне, сотруднику (наименование СЭУ), _______________________________________
___________________________________________________________________________
  (должность, Ф.И.О. полностью, образование, квалификация, стаж работы по
                              специальности)
в связи с поручением провести экспертизу по _______________________________
___________________________________________________________________________
             (виду дела, N дела, по иску..., содержанию дела)
руководителем экспертного учреждения   разъяснены   права   и   обязанности
эксперта, предусмотренные ст. _______.
    Об ответственности   за   дачу заведомо  ложного  заключения по  (М., ИПК Издательство стандартов, 2002 г.) <*>. Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

--------------------------------
<*> По заключению Минюста России признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД).

77.2. Гербовая печать СЭУ хранится у заведующего подразделением делопроизводства или у главного бухгалтера.
Передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы служебных помещений не допускается.
77.3. Заявку на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляет подразделение делопроизводства и передает в отдел материально-технического обеспечения для организации изготовления.
77.4. В соответствии с приказом СЭУ оттиском гербовой печати заверяются подписи на документах руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера и ученого секретаря.
Оттиском гербовой печати удостоверяются:
- все виды договоров и соглашений, заключаемых СЭУ с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на СЭУ функций и задач;
- договоры с отдельными организациями или частными лицами на проведение экспертных исследований и приложения к ним;
- финансовые документы и отчеты, представляемые в Министерство финансов Российской Федерации, Федеральное казначейство, Министерство юстиции Российской Федерации, налоговые и статистические органы, фонды;
- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордеры, платежные поручения, справки по заработной плате;
- иные документы, связанные с финансово-экономической и хозяйственной деятельностью, влекущие за собой финансово-имущественные обязательства СЭУ;
- доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени СЭУ, представления его интересов в различных государственных, общественных и судебных органах;
- документы по материально-техническому обеспечению СЭУ, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, акты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;
- характеристики работников, представления, справки о работе, льготные, архивные и др.;
- подписи отзывов на авторефераты, кандидатские и докторские диссертации, научные работы;
- протоколы заседаний Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России и экспертно-квалификационных комиссий региональных центров судебной экспертизы Минюста России;
- другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.
77.5. Для кадрового подразделения в единственном экземпляре изготавливается малая гербовая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.
Малая гербовая печать используется:
- для оформления служебных удостоверений работников СЭУ;
- для заверения свидетельств на право самостоятельного производства экспертиз после прохождения аттестации в Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России, экспертно-квалификационных комиссиях региональных центров судебной экспертизы Минюста России экспертами судебно-экспертных учреждений Минюста России.
77.6. Гербовые печати хранятся в сейфах.
Ответственность за надежность хранения и законность использования гербовых печатей приказом СЭУ возлагается на должностных лиц, у которых они хранятся.

78. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов без государственной символики.
78.1. Для структурных подразделений СЭУ в зависимости от целевого назначения изготавливаются печати и штампы без государственной символики.
Изготовление печатей и штампов осуществляется централизованно. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати или штампа и их эскизы передаются руководителями структурных подразделений в подразделение делопроизводства, которое рассматривает обобщенные заявки и передает их в отдел материально-технического обеспечения для размещения заказов на изготовление. Изготовленные печати и штампы передаются подразделениям-заказчикам через подразделение делопроизводства под личную подпись.
78.2. Подразделение делопроизводства ведет общий учет имеющихся в СЭУ печатей и штампов в карточках учета и в специальном журнале с их оттисками.
На обложке журнала учета печатей и штампов помещается пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
78.3. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в подразделение делопроизводства для централизованного уничтожения по акту и отметки в журнале учета.
78.4. Наличие печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в структурных подразделениях СЭУ ежегодно проверяется подразделением делопроизводства.
78.5. Порядок хранения и использования печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в сейфах.
Ответственность за надежность хранения и законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
Печать "Для документов" хранится у руководителя подразделения делопроизводства. Оттиском печати "Для документов" заверяются командировочные удостоверения, подписи руководителя подразделения делопроизводства или руководителей структурных подразделений на других документах.
Оттиском печати "Для заключений" заверяются заключения экспертов.
Оттиском малых штампов "СЭУ" заверяются исследуемые образцы, которые хранятся у руководителей экспертных подразделений.
Штампы "Фондовый", "Погашено", "Оплачено", "Получено", "Депонировано" и штамп с названием СЭУ хранятся и используются главным бухгалтером.
Печать "Отдел кадров", штампы для трудовых книжек, штампы с названием СЭУ и его адресом хранятся и используются руководителем кадрового подразделения.

IX. Систематизация документов


79. Порядок подготовки и утверждения номенклатуры дел.
79.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел всех структурных подразделений СЭУ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
79.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом СЭУ, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, годовыми планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности СЭУ, их виды, состав и содержание.
79.3. Сводная номенклатура дел СЭУ составляется подразделением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 13).
79.4. Сводная номенклатура дел СЭУ одобряется экспертной комиссией СЭУ и согласовывается с ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре СЭУ и утверждается приказом СЭУ.
79.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений СЭУ. Разделы располагаются в порядке, соответствующем утвержденной структуре. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел подразделения делопроизводства.
79.6. Структурные подразделения СЭУ получают выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел для использования в работе.
79.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
79.8. Если в течение года в СЭУ осуществляются новые документируемые направления работы, не предусмотренные номенклатурой дел, они по согласованию с подразделением делопроизводства дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
При создании нового структурного подразделения ему присваивается индекс, а дела нового структурного подразделения под этим индексом по согласованию с подразделением делопроизводства добавляются в номенклатуру дел.
79.9. При составлении номенклатуры дел в графу 1 помещаются индексы дел, состоящие из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры.
79.10. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы СЭУ, справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы регистрации, экспертные производства и пр.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок, например: "общая переписка".
В названии заголовка должны быть отражены: название вида дела (экспертные производства, переписка, документы по административно-хозяйственным вопросам и т.д.) или видов документов (приказы, акты и т.д.); название министерства или организации; краткое содержание документов дела. Также в заголовке могут быть указаны: адресат или адресант документов; название территории, связанной с документами дела; даты, к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов.
Например,
Приказы по основной деятельности.
Приказы, распоряжения Министерства юстиции Российской Федерации. Копии.
В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, может использоваться термин "документы". При этом в скобках указываются разновидности документов, сгруппированных в деле, например:
"Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (служебные записки, справки, сводки, заявки)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:
"Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации по вопросам основной деятельности"
или
"Переписка с судебно-экспертными учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников".
79.11. Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года, в ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных по данному вопросу в течение года, например:
"Обращения граждан и ответы на них" - 6 томов.
79.12. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по перечням.
79.13. В графе 5 делаются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный и другие примечания.
Например:



Индекс    Заголовок дела                  Количество   Срок хране-   Приме-
дела                                      дел, томов   ния дела,     чание
                                                       N статьи по
                                                       перечню

   1                    2                     3            4            5
02 - 09   Штатное расписание  РФЦСЭ  при      1        Пост.
          Минюсте России                               Ст. 32 а
02 - 10   Документы   (списки,  справки,      3        15 л.
          протоколы, служебные  записки)               Ст. 348
          комиссии по  исчислению  стажа
          работы,     дающего      право
          ежемесячной     надбавки     к
          должностному окладу за выслугу
          лет




В графе 1 - "2" - индекс отдела кадров, "09", "10" - порядковые номера заголовков дел; в графе 3 - "1" и "3" - количество томов, проставляется в конце календарного года. В графе 4 срок хранения проставляется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, Росархив, ВНИИДАД, 2002).

80. Формирование и оформление дел.
80.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Законченные в делопроизводстве документы формируются в дела работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и повторные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 250 листов.
80.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). При формировании дела документ-ответ подшивается за документом-запросом. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты и документы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2005 год должны быть отнесены к делам 2005 года, даже если они составлены в 2006 году).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
80.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка к хранению. Оформление дел проводится работниками подразделения делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива СЭУ.
80.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
80.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются следующие реквизиты: наименование СЭУ, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты оформляются следующим образом:
- наименование СЭУ указывается полностью в именительном падеже, далее в скобках - официально принятое сокращенное наименование;
- наименование структурного подразделения (в соответствии с утвержденной структурой);
- индекс дела - по сводной номенклатуре СЭУ;
- заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры СЭУ;
- дата дела - указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации, составления самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается общее количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.
На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве СЭУ только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, и кодов СЭУ по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
80.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16). Внутренняя опись документов дел составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается по верхнему краю к внутренней стороне лицевой обложки дела.
80.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В конце каждого дела помещается бланк листа-заверителя, а в начале дела при необходимости - бланк внутренней описи.
80.8. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить их пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

81. Организация оперативного хранения документов.
С момента заведения и до передачи в архив СЭУ дела хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в служебных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На обложках дел указываются номенклатурные индексы, заголовки дел, номера томов, календарный год.
Завершенные в делопроизводстве и оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив СЭУ в установленном порядке.
Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя СЭУ. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматривается графа для росписей в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одной недели. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению руководителя подразделения делопроизводства.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив


Документы СЭУ являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, они подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивы субъектов Российской Федерации на договорной основе.
Для депозитного хранения документов постоянного срока хранения и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение СЭУ образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив СЭУ включает экспертизу их ценности, формирование и оформление дел, составление описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

82. Экспертиза ценности документов.
82.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
82.2. Экспертиза ценности документов в СЭУ проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив СЭУ.
82.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в СЭУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
82.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом СЭУ.
В своей работе ЭК руководствуется приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 12.04.2000 N 127 "Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации" <*>.
--------------------------------
<*> Документ опубликован не был.

82.5. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях СЭУ их руководителями и работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив СЭУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения и выделение дел для уничтожения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел СЭУ путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделение дел для уничтожения только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов.
При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
82.6. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2004 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2010 г.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего СЭУ. Если в актах указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется в соответствии с п. 71 Инструкции.

83. Составление и оформление описей и актов о выделении дел к уничтожению.
83.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.
83.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.
83.3. В каждом экспертном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива СЭУ. По этим описям документы сдаются в архив СЭУ.
Описи дел постоянного хранения, подготовленные экспертными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел СЭУ, которую готовит архив СЭУ и по которой он сдает дела постоянного хранения на государственное хранение в архив субъекта Российской Федерации.
83.4. Описи дел экспертных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив СЭУ через два года после завершения дел в делопроизводстве.
В описи дел экспертных подразделений должны быть отражены следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел экспертного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем подразделения делопроизводства и утверждается руководителем экспертного подразделения.
Опись дел экспертного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив СЭУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в экспертном подразделении.
83.5. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 17).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем СЭУ только после согласования с ЭПК архива субъекта Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого СЭУ имеет право уничтожить дела, включенные в эти акты, в соответствии с установленным порядком.

84. Подготовка и передача документов в архив СЭУ.
84.1. В архив СЭУ передаются оформленные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
84.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив СЭУ по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в экспертном подразделении.
84.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив СЭУ, как правило, не подлежат. Они хранятся в экспертных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
84.4. Передача дел осуществляется по графику, установленному архивом, согласованному с руководителями экспертных подразделений и утвержденному приказом СЭУ.
84.5. В период подготовки дел экспертным подразделением к передаче в архив СЭУ его работник предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел СЭУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники экспертного подразделения обязаны устранить.
84.6. Прием каждого дела производится работником, ответственным за ведение архива СЭУ, в присутствии работника экспертного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива СЭУ, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив СЭУ передаются регистрационные картотеки документов или программные средства и базы данных в электронном виде, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
84.7. В случае ликвидации или реорганизации экспертного подразделения СЭУ его работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела независимо от сроков хранения, оформляет их и передает в архив СЭУ в установленном порядке.





Приложение N 1




                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                                  ПРИКАЗ

                                  (город)

_________________                                          ________________




Приложение N 2




                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                  (город)

_________________                                          ________________




Приложение N 3




    Иванов И.И. ________________
    Петрова П.П. _______________
    Смирнова О.К. ______________
    Сидоров И.К. _______________

    исп.: В.В. Иванов
    тел.: 916-21-55








Приложение N 4




  МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ
         СЭУ)

    Почтовый адрес,
       телефон,
адрес электронной почты
__________ N ___________
На N ___________________








Приложение N 5


(Форма регистрационной карточки
 обращения гражданина)




                         Регистрационная карточка

N ____________________________
Фамилия ______________________
Имя, отчество ________________
Адрес ________________________
Содержание ___________________
______________________________






┌──────────────────┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────┐
│ Дата поступления │ Дата отправления  │  Куда направлено  │ Исполнитель  │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
├──────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│                  │                   │                   │              │
└──────────────────┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────┘








Приложение N 6




                      ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,
                     ПОСТУПИВШИХ В __________________
                                   (наименование СЭУ)






┌────────┬───────┬─────────┬──────────┬───────┬─────────┬─────────────┬───────────┬───────────┐
│Порядко-│Дата   │ От кого │Номер     │Вид    │Ф.И.О. и │Сведения о   │Дата сдачи │Дата и     │
│вый     │поступ-│поступили│дела,     │экспер-│подпись  │приостановле-│заключения,│способ от- │
│номер   │ления  │материалы│Ф.И.О.    │тизы   │работника│нии срока    │акта, сооб-│правки за- │
│экспер- │мате-  │         │лиц, при- │       │подраз-  │производства │щения,     │ключения,  │
│тизы    │риалов │         │влекаемых │       │деления, │экспертизы   │письма о   │акта, сооб-│
│        │       │         │к ответст-│       │получив- │(причина, да-│возврате   │щения,     │
│        │       │         │венности, │       │шего ма- │ты приоста-  │без испол- │письма о   │
│        │       │         │сторон по │       │териалы, │новления и   │нения и ма-│возврате   │
│        │       │         │делу      │       │дата     │возобновления│териалов   │без испол- │
│        │       │         │          │       │получения│производства,│для отправ-│нения и    │
│        │       │         │          │       │         │результат    │ки         │материалов │
│        │       │         │          │       │         │рассмотрения │           │           │
│        │       │         │          │       │         │уведомления  │           │           │
│        │       │         │          │       │         │или          │           │           │
│        │       │         │          │       │         │ходатайства) │           │           │
├────────┼───────┼─────────┼──────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤
│   1    │   2   │    3    │    4     │   5   │    6    │      7      │     8     │     9     │
└────────┴───────┴─────────┴──────────┴───────┴─────────┴─────────────┴───────────┴───────────┘




Приложение N 7




                   ┌───────────────────────────────────┐
                   │       МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ        │
                   │       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │           РУКОВОДИТЕЛЬ            │
                   │        (НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)         │
                   ├───────────────────────────────────┤
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                                   │
                   │                       И.И. Иванов │
                   │                                   │
                   │"__" __________ 2007 г.            │
                   └───────────────────────────────────┘








Приложение N 8


ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,
 ПОСТУПИВШИХ В ЭКСПЕРТНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ______________
 ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ЭКСПЕРТИЗ




┌─────┬─────────────┬──────────────┬─────────────────────┬───────────────────────┬───────────────────────┐
│  N  │ Порядковый  │     Дата     │  От кого поступили  │ Предметы и документы, │   Фамилия эксперта,   │
│ п/п │    номер    │ поступления  │     материалы,      │    поступившие для    │   которому поручено   │
│     │ экспертизы  │  материалов  │ номер дела, Ф.И.О.  │     исследования,     │     производство      │
│     │             │              │ лиц, привлекаемых к │    материалы дела     │экспертизы, его подпись│
│     │             │              │  ответственности,   │                       │     за получение      │
│     │             │              │   сторон по делу    │                       │   материалов, дата    │
│     │             │              │                     │                       │       получения       │
├─────┼─────────────┼──────────────┼─────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│  1  │      2      │      3       │          4          │           5           │           6           │
└─────┴─────────────┴──────────────┴─────────────────────┴───────────────────────┴───────────────────────┘






┌─────────────────┬──────────────────────────────────┬────────────────────┬────────────┬─────────────────┐
│   Сведения о    │  Движение материалов экспертизы  │ Виды исследований. │    Дата    │ Дата передачи в │
│ приостановлении ├──────────────┬───────────────────┤Количество объектов;│  окончания │  подразделение  │
│      срока      │   перечень   │    куда и кому    │    количество и    │ экспертизы │делопроизводства │
│  производства   │ передаваемых │     переданы      │  характер выводов  │            │   заключения,   │
│   экспертизы    │ (полученных) │  (подразделение,  │  (категорические,  │            │акта, сообщения, │
│ (причина, даты  │  предметов,  │фамилия эксперта), │    вероятные, о    │            │    письма о     │
│ приостановления │   веществ,   │подпись эксперта в │невозможности решить│            │  возврате без   │
│ и возобновления │  документов  │  получении, дата  │     вопрос, о      │            │   исполнения.   │
│  производства,  │              │     получения     │ невозможности дать │            │     Подпись     │
│    результат    │              │    (возврата)     │ заключение). Срок  │            │    работника    │
│  рассмотрения   │              │                   │    производства    │            │  подразделения  │
│ уведомления или │              │                   │     экспертизы     │            │делопроизводства │
│  ходатайства)   │              │                   │                    │            │  за получение   │
├─────────────────┼──────────────┼───────────────────┼────────────────────┼────────────┼─────────────────┤
│        7        │      8       │         9         │         10         │     11     │       12        │
└─────────────────┴──────────────┴───────────────────┴────────────────────┴────────────┴─────────────────┘








Приложение N 9




                 По экспертизе (экспертизам) N ___________

                           КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Материал на экспертизу поступил от ________________________________________
Дело по ___________________________________________________________________
Фамилия ведущего эксперта _________________________________________________






┌─────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┐
│         Эксперты        │        Характер решаемых ими вопросов         │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
│                         ├───────────────────────────────────────────────┤
│                         │                                               │
└─────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘






                               (наименование СЭУ)
Дата поступления материалов в ---------------------
Движение исследуемого материала по подразделениям (наименование СЭУ):






┌─────────────┬──────────────────────┬──────────┬───────────┬─────────────┐
│  Эксперты   │    Какой материал    │   Дата   │   Дата    │Кому материал│
│             │     исследовался     │получения │   сдачи   │   передан   │
│             │                      │материалов│материалов │  (фамилия,  │
│             │                      │          │           │   подпись)  │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
├─────────────┼──────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤
│             │                      │          │           │             │
└─────────────┴──────────────────────┴──────────┴───────────┴─────────────┘






Даты: сдачи заключения для напечатания _________________________, получения
напечатанного материала _______________, окончания экспертизы _____________

Материалы экспертизы сданы _______________________, _______________________
                                   (кому)                    (дата)
Подпись ведущего эксперта ____________________________








Приложение N 10




                                            Введена с ..................
                                          Оформляется по каждой повторной
                                                 судебной экспертизе.
                                                 Направляется в РФЦСЭ
                                                  при Минюсте России.

                             УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА
    к повторной судебной экспертизе от "__" ____________ 20__ г. N ___,
         выполненной в ___________________________________________
                       наименование судебно-экспертного учреждения

1. Вид судебной экспертизы и номер экспертной специальности _______________
___________________________________________________________________________
2. Экспертиза  назначена   (подчеркнуть):   в   гражданском,   арбитражном,
административном, уголовном процессе; определением   суда,   постановлением
судьи, лица, производящего дознание, следователя, прокурора
3. Основания назначения (подчеркнуть):    сомнения в    правильности    или
обоснованности заключения; наличие противоречий в выводах   эксперта    или
экспертов, в заключениях нескольких экспертов;  основания   в   определении
(постановлении) не указаны
4. Сведения о предшествующих судебных экспертизах (экспертизе):






┌───────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────┐
│Наименование учреждения│Номер и дата заключения│   Фамилия, инициалы,    │
│                       │                       │  стаж работы эксперта   │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
├───────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┤
│                       │                       │                         │
└───────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────┘






5. Сведения о расхождении выводов данной повторной экспертизы  с   выводами
предшествующих экспертиз (экспертизы):






┌──────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐
│    Номера    │                 Причины расхождения выводов              │
│предшествующих│                                                          │
│  экспертиз   │                                                          │
│ (экспертизы) │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
├──────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│              │                                                          │
└──────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┘






Эксперт(ы) __________________   Руководитель учреждения
_____________________________   (подразделения) ___________________________




Приложение N 11


(Форма заключения и подписки эксперта)




                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)
___________________________________________________________________________
                          почтовый адрес, телефон

                             ПОДПИСКА ЭКСПЕРТА

Мне, сотруднику (наименование СЭУ), _______________________________________
___________________________________________________________________________
  (должность, Ф.И.О. полностью, образование, квалификация, стаж работы по
                              специальности)
в связи с поручением провести экспертизу по _______________________________
___________________________________________________________________________
             (виду дела, N дела, по иску..., содержанию дела)
руководителем экспертного учреждения   разъяснены   права   и   обязанности
эксперта, предусмотренные ст. _______.
    Об ответственности   за   дачу заведомо  ложного  заключения по ст. 307
Уголовного кодекса Российской Федерации предупрежден.

"__" ___________ 2006 г.

Эксперт: фамилия, инициалы                                    Подпись








                            ЗАКЛЮЧЕНИЕ ЭКСПЕРТА

        по _________________________________________________________
           (виду дела, N дела, по иску..., краткому содержанию дела)

"__" _________ 2006 г.                                           N ________

01.02.2006 в (наименование СЭУ) из ________________________________________
                                         (название прокуратуры/суда,
___________________________________________________________________________
                                                   (дата)
                 при постановлении/определении от --------)
__________________________________________________________ для производства
   (Ф.И.О. должностного лица, назначившего экспертизу)
______________________________ поступили материалы ________________________
  (указание вида экспертизы)                            (перечислить)

    На разрешение эксперта поставлены следующие вопросы:








Приложение N 12


(Образец сопроводительного письма
 к заключению эксперта)




                                                            Судье
                                                 Дорогомиловского районного
                                                       суда г. Москвы

                                                       Л.П. Степановой

                                                  ул. Студенческая, д. 36,
                                                       Москва, 121165

    Направляем Вам заключение   эксперта   N 0000/06   от   00.00.2006   по
гражданскому делу N 00-00/06 по иску  Сидорова И.И.   к   Ивановой Н.Н.   о
расторжении брака и исковому заявлению  Ивановой Н.Н.  и  Сидорову  И.И.  о
признании брака недействительным.
    Вместе  с   заключением   возвращаются   присланные   Вами   материалы:
исследуемый документ,  образцы  подписей,  удостоверение  "Ветерана труда",
трудовая книжка.

    Приложение: 1) заключение эксперта N 0000/06 от 00.00.2006 - на 2 л.;
                2) 1 таблица с 5 снимками;
                3) гражданское дело N 00-00/06 - на 50 л.;
                4) исследуемый документ - на 1 л.;
                5) образцы - на 17 л.;
                6) удостоверение "Ветеран труда", серия _____ N _____;
                7) трудовая книжка серия ________ N __________.

Заместитель директора                                           П.П. Петров

исп. ______________
        (Ф.И.О.)
тел.: _____________








Приложение N 13




(Полное наименование СЭУ)                               УТВЕРЖДЕНА
                                                приказом (наименование СЭУ)
                                                от _________ N ____________

   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________________
 (место составления)
на ______________ год






┌───────┬────────────────────────┬────────────┬───────────────┬────────────┐
│Индекс │     Заголовок дела     │ Кол-во дел │ Срок хранения │ Примечание │
│ дела  │      (тома, части)     │ (томов,    │  дела (тома,  │            │
│       │                        │  частей)   │   части) и N  │            │
│       │                        │            │   статей по   │            │
│       │                        │            │   перечням    │            │
├───────┼────────────────────────┼────────────┼───────────────┼────────────┤
│   1   │           2            │      3     │       4       │      5     │
└───────┴────────────────────────┴────────────┴───────────────┴────────────┘






                             Название раздела






┌───────┬────────────────────────┬────────────┬───────────────┬────────────┐
│       │                        │            │               │            │







Заведующий
подразделением
делопроизводства        Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. архивом СЭУ

ОДОБРЕНО                                              СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК СЭУ                               Протокол ЭПК государственного
                                              архива  субъекта   Российской
                                              Федерации
от ________ N _______                             от _________ N _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в
(наименование СЭУ)






┌─────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────────────┐
│    По срокам хранения   │    Всего    │          В том числе            │
│                         │             ├────────────────┬────────────────┤
│                         │             │  переходящих   │с отметкой "ЭПК"│
├─────────────────────────┼─────────────┼────────────────┼────────────────┤
│             1           │      2      │       3        │       4        │
├─────────────────────────┼─────────────┼────────────────┼────────────────┤
│Постоянного              │             │                │                │
├─────────────────────────┼─────────────┼────────────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет)│             │                │                │
├─────────────────────────┼─────────────┼────────────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет    │             │                │                │
│включительно)            │             │                │                │
├─────────────────────────┼─────────────┼────────────────┼────────────────┤
│ИТОГО:                   │             │                │                │
└─────────────────────────┴─────────────┴────────────────┴────────────────┘






Заведующий
подразделением
делопроизводства        Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности
передавшего сведения           Подпись           Расшифровка подписи

Дата








Приложение N 14


(Форма обложки номенклатурного дела)




                                   Код государственного
                                   архива субъекта
                                   Российской Федерации ___________________
                                   Код СЭУ
                                   Минюста России _________________________

___________________________________________________________________________
                         (ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СЭУ)
___________________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                 ДЕЛО N ___________ том N _______________

____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
         (заголовок дела)
____________________________________
             (дата)

N фонда _________                                        на ________ листах
N описи _________                                        хранить __________
N дела __________








Приложение N 15


(Форма листа-заверителя дела)




                    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________

    В деле подшито и пронумеровано
__________________________________________________________________ лист(ов)
                         (цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы ____________________________ пропущенные номера
___________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________






┌──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│Особенности физического состояния │             Номера листов            │
│       и формирования дела        │                                      │
├──────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────┤
│                 1                │                  2                   │
├──────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────┤
│                                  │                                      │
└──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘






    ___________________________________________________________________
              (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)








Приложение N 16


(Форма внутренней описи дела)




                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                     документов дела N ______________






┌───┬────────────┬─────────┬──────────────────────────┬────────┬──────────┐
│ N │   Индекс   │  Дата   │   Заголовок документа    │ Номера │Примечание│
│п/п│ документа  │документа│                          │ листов │          │
│   │            │         │                          │  дела  │          │
├───┼────────────┼─────────┼──────────────────────────┼────────┼──────────┤
│ 1 │     2      │    3    │             4            │   5    │     6    │
├───┼────────────┼─────────┼──────────────────────────┼────────┼──────────┤
│   │            │         │                          │        │          │
└───┴────────────┴─────────┴──────────────────────────┴────────┴──────────┘






Итого _____________________________________________________________________
                              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                    Подпись         Расшифровка подписи

Дата








Приложение N 17




(Полное наименование СЭУ)                               УТВЕРЖДАЮ
                                            Руководитель (наименование СЭУ)

АКТ
__________ N ___________                    Подпись             Расшифровка
________________________                                        подписи
   (место составления)                      Дата
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________
               (название и выходные данные перечня документов с указанием
___________________________________________________________________________
                            сроков их хранения)
отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
____________________
  (название фонда)






┌────┬──────────┬───────┬─────────────┬─────────┬───────┬─────────┬───────┐
│ N  │Заголовок │ Дата  │    Номера   │Индекс де│ Коли- │  Сроки  │Приме- │
│п/п │ дела или │ дела  │    описей   │ла (тома,│чество │хранения │чание  │
│    │групповой │  или  │(номенклатур)│части) по│  дел  │  дела   │       │
│    │заголовок │крайние│   за годы   │номенкла-│(томов,│ (тома,  │       │
│    │   дел    │ даты  │             │туре или │частей)│части) и │       │
│    │          │  дел  │             │N дела по│       │ номера  │       │
│    │          │       │             │описи    │       │ статей  │       │
│    │          │       │             │         │       │   по    │       │
│    │          │       │             │         │       │ перечню │       │
├────┼──────────┼───────┼─────────────┼─────────┼───────┼─────────┼───────┤
│  1 │    2     │   3   │      4      │    5    │   6   │    7    │   8   │
├────┼──────────┼───────┼─────────────┼─────────┼───────┼─────────┼───────┤
│    │          │       │             │         │       │         │       │
├────┼──────────┼───────┼─────────────┼─────────┼───────┼─────────┼───────┤
│    │          │       │             │         │       │         │       │
├────┼──────────┼───────┼─────────────┼─────────┼───────┼─────────┼───────┤
│    │          │       │             │         │       │         │       │
└────┴──────────┴───────┴─────────────┴─────────┴───────┴─────────┴───────┘






Итого ____________________ дел за __________ годы
      (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭК __________________________________________________
                                 (наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________ N ________________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов                Подпись              Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК
от ____________ N ____________

Документы в количестве ______________________________ дел
                            (цифрами и прописью)
весом ___________ кг сданы в ______________________________________________
                                       (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________
N __________________________

Наименование должности работника
архива, сдавшего документ               Подпись         Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника
архива, внесшего изменения в
учетные документы                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата








Приложение N 18




                  ЖУРНАЛ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ЭКСПЕРТА

___________________________________________________________________________
                            (наименование СЭУ)
___________________________________________________________________________
                      (наименование подразделения)
___________________________________________________________________________
                     (фамилия, имя, отчество эксперта)






┌────────┬───────────────────┬──────────────────┬────────────┬────────────┬───────────────┐
│  Дата  │ Экспертная работа │      Научно-     │ Другие виды│    Время   │    Подпись    │
│(период)├────────────┬──────┤исследовательская,│деятельности│ выполнения │  руководителя │
│        │   номер    │  вид │   методическая   │ (конкретный│  работы в  │   учреждения  │
│        │экспертизы, │работы│      работа      │ вид работ) │   течение  │(подразделения)│
│        │    дата    │      │   (наименование  │            │рабочего дня│               │
│        │регистрации │      │  работы в рамках │            │  (начало,  │               │
│        │            │      │  указанных видов │            │ окончание) │               │
│        │            │      │   деятельности)  │            │            │               │
├────────┼────────────┼──────┼──────────────────┼────────────┼────────────┼───────────────┤
│   1    │     2      │  3   │         4        │      5     │     6      │       7       │
├────────┼────────────┼──────┼──────────────────┼────────────┼────────────┼───────────────┤
│        │            │      │                  │            │            │               │
└────────┴────────────┴──────┴──────────────────┴────────────┴────────────┴───────────────┘




Примечание: 1. Экспертом регистрация производится ежедневно в журнале учета рабочего времени эксперта, запись (записи) удостоверяется подписью руководителя подразделения в конце каждого рабочего дня.
2. Период отсутствия эксперта (отпуск, болезнь и т.д.) указывается в графе 1, запись удостоверяется подписью руководителя подразделения по выходу эксперта на работу.
3. В графе 3 отражаются виды выполняемых работ по находящимся в производстве экспертизам (ознакомление с поступившими материалами, проведение исследования и т.д.) и по ранее выполненным экспертизам (участие в судебном заседании и др.). Выезд на осмотр объекта по месту его нахождения указывается в качестве самостоятельного действия.



    

    

                

                

                    
                
            
            

            

                

                    

                        
                        

                            

                                

                                    

                                        
(C) 2017-2024 База "Нормативно-правовых Актов"