5.4. Проверка наличия и состояния документов
5.4.1. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
5.4.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в Центральный архив МЧС России.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
5.4.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Они подлежат обработке и описанию в установленном порядке.
5.4.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной (архивной) описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
5.4.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение N 13).
Делать какие-либо записи в ходе проверки в описях дел и других учтенных документах запрещается.
5.4.6. Дела, выданные в структурные подразделения или во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
5.4.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
5.4.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
5.4.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях необходимо:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
5.4.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт (приложение N 24). После рассмотрения результатов розыска на экспертной комиссии и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета. Дела исключаются из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска.
5.4.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в Центральный архив МЧС России для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел.
5.4.12. Выявленные в ходе проверки наличия и состояния документов дела с физическими повреждениями (утрата части документа, разрывы и т.д.) регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, в котором впоследствии должны быть зафиксированы виды специальной обработки поврежденных документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
5.4.13. Дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми подлежат немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) независимо от ценности документов.