5.3. Размещение документов в хранилище
5.3.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, который утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
5.3.2. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
5.3.3. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
5.3.4. Документы размещаются на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещаются в картонных коробках, архивных папках, а документы временного хранения могут храниться в скоросшивателях;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковываются в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
5.3.5. Дела размещаются на стеллажах, в шкафах таким образом, чтобы документы одного структурного подразделения располагались в порядке ежегодного поступления. При этом необходимо соблюдать принцип раздельного хранения документов постоянного и временного сроков хранения.
5.3.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
5.3.7. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
5.3.8. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
5.3.9. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
5.3.10. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение N 11).
5.3.11. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение N 12). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.