2.4.4. Регистрация других документов
2.4.4.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, то есть документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение N 29).
При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу они регистрируются на той же карточке.
В случае использования АИК "Надзор" указанная корреспонденция регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.
2.4.4.2. Переписка ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения (приложение N 2), индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки в пределах корреспондента (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и цифр текущего года.
Например:
7-16-54-2011 - для вышестоящих прокуратур;
23-40в-2011 - для районных прокуратур.
2.4.4.3. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов приведен в приложении N 30.
При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.
2.4.4.4. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документов карточки находятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, после чего она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.
2.4.4.5. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.
2.4.4.6. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение N 20), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "р" (распоряжение).
Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку.
2.4.4.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной деятельности - в организационном управлении Главного организационно-аналитического управления; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях. Порядок присвоения регистрационных номеров организационно-распорядительным документам по финансово-хозяйственному и кадровому направлению работы устанавливается руководителями соответствующих подразделений.
В других вышестоящих прокуратурах порядок регистрации указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению.