7.2. Нормативная база
- Налоговый кодекс: в ч. 8 п. 1. ст. 23 НК РФ указана обязанность организаций по хранению документов: "В течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов".
- Постановление N 1137: в п. 10 раздела 2 Порядка выставления счетов-фактур) указана необходимость хранить хозяйствующими субъектами счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей о получении счета-фактуры в соответствии с датами их выставления в хронологическом порядке.
- Приказ Минфина 14Н: в п. 10 Порядка выставления счетов-фактур (в том числе и УПД) есть ссылка на срок хранения архивных документов: "Хранение документов, подписанных ЭП, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено настоящим Порядком, обеспечивается участниками ЭДО с учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
- Приказ Росархива N 236: в приказе приведен перечень таких документов по видам, например, в ст. 317 раздела 4.3. указан срок по счету-фактуре - 5 лет.
- Федеральный закон N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете": определен срок хранения хозяйствующими субъектами первичных учетных документов, указано событие от которого начинает исчисляться этот срок и ограничение по сроку хранения (п. 1. ст. 29)): "Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года".
Как считать срок хранения:
- В письме Минфина России от 19 июля 2017 г. N 03-07-11/45829 разъяснено, что окончанием делопроизводства считается год, в течение которого компания в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и для составления любой отчетности.
- Начало срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором закончен документооборот.
- Например, счет-фактура выставлена, записана в книгу продаж и по ней уплатили налог в I квартале 2023 года, срок хранения начинается с 1 января 2024 г. по 31 декабря 2028 года.