Объяснительная о недостаче при инвентаризации – это документ, в котором материально ответственный за товарно-материальные ценности на складе сотрудник разъясняет причины недостачи имущества, находящегося под его ответственностью. Сегодня мы рассмотрим, что представляет собой инвентаризация, какая мера наказания будет грозить материально ответственному лицу в случае выявления недостачи.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Недостача на складе
Недостача на складе – это крайне неприятная ситуация, с которой придётся разбираться руководству фирмы. В отдельных случаях даже придётся организовывать внутреннюю служебную проверку, поднимать старые учётные документы, просматривать записи с камер наблюдения, опрашивать свидетелей. В конечном итоге необходимо выявить истинную причину недостачи, ведь организация несёт ответственность по своим обязательствам перед государством и контрагентами, ведёт учёт налогооблагаемой базы.
Под недостачей понимается расхождение между официальным и фактическим в меньшую сторону. Например, согласно документам то или иное имущество должно храниться на складе, а фактически оно там отсутствует. Ответственность за это будет нести кладовщик или заведующий по административно-хозяйственной части.
В первую очередь потребуется определить, имеется ли возможность установить, где находится это имущество. Следующим шагом определяют, имеются ли в деянии кладовщика признаки уголовно-наказуемого деяния «присвоение и растрата». Если выяснится, что налицо признаки преступления, подаётся заявление в полицию.
Наказание для сотрудника
Наказание для сотрудника, допустившего недостачу, будет носить комплексный характер. Как минимум, ему потребуется возместить сумму недостачи из своего кармана, ведь он несёт полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Далее по списку будет подниматься вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности. Недостача на складе – это довольно-таки серьёзный проступок, за который работодатель может уволить. Об этом нам говорит 81 статья Трудового кодекса Российской Федерации.
В принципе, если директор посчитает, что вины его сотрудника в случившемся нет, ответственное лицо может и «выйти сухим из воды». Как бы то ни было, если человека уволить по статье за утрату доверия, устроиться на аналогичную должность в другом предприятии будет крайне сложно, если не невозможно.
Если в ходе служебной проверки выяснится, что кладовщик присвоил имущество фирмы себе или реализовал его третьим лицам, дело уйдёт на рассмотрение в руки органов внутренних дел. По статье «присвоение и растрата» предусмотрено наказание вплоть до реального лишения свободы в исправительной колонии.
Объяснительная записка
Трудовой кодекс РФ обуславливает вполне конкретный регламент применения дисциплинарного взыскания к сотруднику. Первым делом члены инвентаризационной комиссии составляют акт по факту выявления недостачи, запрашивают объяснения от материально ответственного лица. На подготовку объяснительной записки у человека будет 2 дня с момента обращения. Многие опрометчиво полагают, что, если не предоставить объяснительную вовсе, руководство компании не сможет применить санкцию. Доводим до сведения, что это не так.
На практике же в случае непредоставления объяснительной записки в срок кадровик просто составит акт об отказе дать объяснения. По своей юридической значимости этот документ целиком и полностью заменит объяснительную, на его основании можно будет издать приказ о взыскании.
Форма документа
Форма объяснительной записки о недостаче при инвентаризации общепризнанно признаётся свободной. Так, ни один нормативный правовой акт не содержит в себе указания на использование тех или иных унифицированных бланков. В данном вопросе самое главное – донести позицию. Получается, что содержание значительно преобладает над формой. Что касаемо содержания, ответственный сотрудник должен разъяснить, откуда образовалась недостача, разъяснить причины. Чем более серьёзную причину вы опишите, тем больше шансов, что ситуация обойдётся. На практике же оправдаться за недостачу практически невозможно.
Исполнить текст документа допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. И тот, и другой вариант допускаются к применению на практике.
Рассказываем, как правильно составить объяснительную
Объяснительная в свободной форме состоит из трёх условно-самостоятельных структурных элементов: шапки, основного блока с объяснениями материально ответственного лица, подписи и даты. Рассмотрим, как не допустить ошибок при их формировании.
В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО руководителя компании, полное наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем здесь же укажем свои ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу ссылаемся на сам факт проведения инвентаризации, а затем утверждаем, что в её ходе была выявлена недостача. Следующим шагом мы пытаемся разъяснить причины образования недостачи. Утверждаем, что не списали с учёта те или иные фактически выбывшие товарно-материальные ценности или объясняем недостачу другими способами. Следует иметь в виду, что, если доказать свою невиновность не выйдет, последствия будут крайне неприятными.
В завершение работы с документом мы заверяем его автографом сотрудника, оставляем дату формирования. Итоговый вариант потребуется передать на рассмотрение сотруднику отделу кадров.
Примерный образец
