3. Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1. Документы, создаваемые в избирательной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
3.2. Документы оформляются на продольных либо угловых бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение N 3).
В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания избирательной комиссии;
бланк постановления (решения) избирательной комиссии;
бланк распоряжения председателя избирательной комиссии;
бланк председателя избирательной комиссии;
бланк заместителя председателя избирательной комиссии;
бланк секретаря избирательной комиссии;
общий бланк избирательной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма, например, справки);
бланк письма избирательной комиссии.
3.3. При подготовке документов с применением систем электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков документов.
3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 4).
3.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в избирательной комиссии, являются:
3.5.1. Герб субъекта Российской Федерации (эмблема избирательной комиссии)
На бланках документов может помещаться герб субъекта Российской Федерации в порядке, определенном законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблема избирательной комиссии помещается на бланках в соответствии с регламентом избирательной комиссии.
Изображение герба (эмблемы) помещается на верхнем поле бланка и центруется относительно наименования избирательной комиссии, например:
Герб субъекта Российской Федерации
Избирательная комиссия субъекта Российской Федерации
Герб субъекта
Российской Федерации
Избирательная комиссия
субъекта Российской Федерации
Эмблема
Избирательная комиссия субъекта Российской Федерации
Эмблема
Избирательная комиссия
субъекта Российской Федерации
Эмблема не может быть помещена на бланке с воспроизведением герба субъекта Российской Федерации.
Порядок изготовления, использования и хранения бланков с воспроизведением герба субъекта Российской Федерации устанавливается соответствующим нормативно-правовым актом субъекта Российской Федерации.
Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства, который отвечает также за учет бланков, имеющих нумерацию.
Уничтожение испорченных бланков осуществляется с составлением акта.
3.5.2. Наименование избирательной комиссии
Наименование избирательной комиссии указывается на бланках в соответствии с регламентом избирательной комиссии.
Если избирательная комиссия расположена на территории субъекта Российской Федерации, имеющего наряду с русским языком второй национальный государственный язык либо несколько государственных языков, реквизиты бланка "Наименование избирательной комиссии", "Справочные данные об избирательной комиссии", "Место составления или издания документа" указываются на двух или более языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке (национальных языках) - справа (либо слева направо в порядке, определенном законодательством и иными нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации).
3.5.3. Наименование должности
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц:
бланк председателя избирательной комиссии;
бланк заместителя председателя избирательной комиссии;
бланк секретаря избирательной комиссии.
Наименование должности указывается под наименованием избирательной комиссии.
3.5.4. Справочные данные об избирательной комиссии
Справочные данные об избирательной комиссии указываются в бланках писем:
ул. Республики, д. 72, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008, телефон (34922) 4-77-96, 4-51-75, факс (34922) 4-09-99, Email: iksrf89@mail.ru.
На бланках могут также указываться:
ОКПО (код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций);
ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица, проставленный в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);
ИНН/КП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);
ОКУД (код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации).
3.5.5. Наименование вида документа
Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.
В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.
3.5.6. Дата документа
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
17.01.2015
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
17 января 2015 г.
3.5.7. Регистрационный номер документа
Для входящих документов - это порядковый номер <*>, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
--------------------------------
<*> Входящий номер может формироваться аналогично исходящему.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.5.8. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.5.9. Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные об избирательной комиссии".
Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.
При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.
3.5.10. Гриф ограничения доступа к документу
Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП) и проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.
3.5.11. Адресат
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Правительство Российской Федерации
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Правительство
Ростовской области
Заведующему отделом
Н.П. Иванову
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
П.П. Смирнову
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям территориальных
избирательных комиссий
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фомичеву П.И.
ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,
115156
3.5.12. Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Избирательной
комиссии Краснодарского края
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Избирательной
комиссии Кировской области
от 25 января 2011 г. N 130/144-4
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.5.13. Указания по исполнению документа (резолюция)
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147 мм) установленной формы (приложение N 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:
Семенову Н.И.
Краснову П.Н.
Прошу подготовить проект письма
к 22.03.2011
Личная подпись
Дата
Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.
Указания по исполнению документа могут быть оформлены с использованием ПИ ДЕЛО.
3.5.14. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем (о ком)?", например: распоряжение "О создании Экспертной комиссии";
"чего (кого)?", например: Должностной регламент ведущего специалиста В.В. Смирнова
Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются.
3.5.15. Отметка о контроле
Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа, либо на бланке указания по исполнению документа.
3.5.16. Текст документа
Тексты документов, создаваемых в избирательной комиссии, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка избирательной комиссии с ЦИК России, избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ЦИК России, избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
от 3-го лица единственного числа ("избирательная комиссия не считает возможным...", "избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...");
на бланках должностных лиц - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае если графы таблицы на первом листе пронумерованы).
3.5.17. Отметка о приложении
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
|
Приложение:
|
1.
|
Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
|
|
2.
|
Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.
|
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение:
|
письмо Избирательной комиссии Ивановской области от 15.11.2015 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 15 л.
|
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:
Приложение
к постановлению Избирательной
комиссии Приморского края
от 11 января 2015 г. N 101/577-5
Приложение
к распоряжению председателя Избирательной
комиссии Липецкой области
от 15 марта 2015 г. N 27-р
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.
3.5.18. Подпись
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
|
Председатель
|
личная подпись, инициалы, фамилия
|
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии, то должность не указывается.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
|
Заместитель председателя
Избирательной комиссии
Астраханской области
|
личная подпись инициалы, фамилия
|
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
|
Начальник правового отдела
|
Начальник
организационно-методического
отдела
|
|
личная подпись инициалы, фамилия
|
личная подпись инициалы, фамилия
|
В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.17 Инструкции, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата избирательной комиссии, в котором подготовлена справка или информация.
3.5.19. Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель аппарата
Избирательной комиссии
Красноярского края
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания аттестационной
комиссии
Избирательной комиссии
Магаданской области
от 15 февраля 2015 г. N 16
или:
СОГЛАСОВАНО
письмо Росархива
от 25 марта 2015 г. N 4-15/46
Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
3.5.20. Виза
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:
Начальник правового отдела
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового отдела
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Если подлинник документа остается в избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого подлежит отправке из избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
Порядок и сроки визирования проектов постановлений избирательной комиссии и распоряжений председателя избирательной комиссии установлен в соответствующих разделах Инструкции.
Согласование проекта документа может осуществляться в ПИ ДЕЛО.
3.5.21. Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.5.22. Отметка о заверении копии
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно" или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно (Копия верна)
секретарь избирательной комиссии
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Допускается заверять документы отметкой "Верно" или "Копия верна" проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии ___ листов". Допускается заверять отметкой "Верно" или "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.
3.5.23. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
А.П. Сидоров (2432) 20-94-25
3.5.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.
3.5.25. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:
PC110309K/