18. Документальный фонд ЦИК России
18.1. ЦИК России формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов.
Формирование документального фонда ЦИК России осуществляется Управлением по работе с обращениями и документационного обеспечения и гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности.
18.2. Законченные делопроизводством документы в установленном порядке передаются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, в отдел прохождения документов и ведения архива Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения (Архив). Архив осуществляет хранение документов: постоянного хранения - до передачи в Государственный архив Российской Федерации; временного хранения - до истечения сроков хранения.
18.3. Составление и утверждение номенклатуры дел.
18.3.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Аппарата ЦИК России, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
18.3.2. При составлении номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России (далее - управление) следует руководствоваться положением об управлении, штатным расписанием управления, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), номенклатурами дел управления за предшествующие годы.
Номенклатура дел управления на предстоящий календарный год составляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, до 1 ноября текущего года, подписывается начальником управления и представляется в Архив (приложение N 21).
Во вновь созданном управлении номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и представляется в Архив.
Составление и оформление номенклатуры дел управления осуществляется с использованием модуля "Архив" ПИ ДЕЛО (далее - модуль "Архив"). Для этого в модуле "Архив" должны быть введены следующие реквизиты: индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, номер статьи Перечня.
18.3.3. Номенклатура дел ЦИК России составляется Архивом с использованием модуля "Архив" на основании номенклатур дел управлений, подписывается исполнителем, начальником отдела прохождения документов и ведения архива, начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии ЦИК России по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЦЭК), утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 22).
Номенклатура дел ЦИК России не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
Наименованиями разделов номенклатуры дел ЦИК России являются наименования управлений.
После утверждения номенклатуры дел ЦИК России Управлением по работе с обращениями и документационного обеспечения в управления направляются копии соответствующих разделов, заверенные печатью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление по работе с обращениями и документационного обеспечения".
Номенклатуры дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России разрабатываются аналогично номенклатуре дел ЦИК России и, после согласования с Архивом, утверждаются руководителями ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.
18.3.4. В случае возникновения в течение года новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего управления по указанию секретаря ЦИК России на основании докладной записки, согласованной с Архивом.
18.3.5. По окончании календарного года гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив. На основании этих сведений в номенклатуре дел ЦИК России Архивом составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
18.3.6. Графы номенклатуры дел ЦИК России, номенклатуры дел управления, заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 08-02, где 08 - код Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.
Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается ЦЭК по представлению Архива по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.
Отметка "ЭПК", поставленная в номенклатуре дел к конкретному делу, означает, что часть документов, включенных в это дело, может быть отнесена к документам постоянного хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, о месте хранения дела, о заведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению и так далее).
18.4. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в управлениях.
18.4.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, не позднее чем через десять дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, делается надпись "В дело", расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.
Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
18.4.2. Исполненные документы формируются в дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи Архива.
Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.
18.4.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
18.4.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
18.4.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
18.4.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
18.4.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.
Протоколы заседаний ЦИК России располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ЦИК России помещаются после соответствующего протокола.
В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ЦИК России, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (выписок из протокола заседания) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
18.4.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив документы в делах переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
18.4.9. При перемещении документов из одного дела в другое, при изменении индекса управления или передаче документов из одного управления в другое в течение календарного года в РК документа должен быть изменен индекс дела.
18.4.10. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.
18.4.11. Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".
18.4.12. Формирование дел осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО и модуля "Архив".
В ПИ ДЕЛО осуществляется первичная систематизация документов в деле, разбивка дела на тома.
РК документов, списанных в дело в ПИ ДЕЛО в соответствии с номенклатурой дел управления, экспортируются из ПИ ДЕЛО в модуль "Архив".
В модуле "Архив" осуществляется окончательная систематизация документов для последующего размещения их в деле. Результаты формирования дел фиксируются в базе данных модуля "Архив".
18.4.13. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся по месту их формирования (в управлениях).
За сохранность документов и дел ответственность несут начальники управлений и гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства.
Дела должны находиться в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел управления, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.
18.4.14. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене начальника управления, реорганизации или ликвидации управления.
Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
18.4.15. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
18.4.16. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в управлении, временно требуются гражданским служащим управления, они могут быть выданы из дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
18.5. Экспертиза ценности документов.
18.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
18.5.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя ЦИК России создается ЦЭК.
В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел ЦИК России.
В состав ЦЭК включаются представители управлений, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России. В ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут быть созданы свои постоянно действующие экспертные комиссии по определению научной, исторической и практической ценности документов. Решения этих комиссий подлежат согласованию с ЦЭК.
18.5.3. Экспертиза ценности документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, под методическим руководством Архива.
При проведении экспертизы ценности документов в управлениях осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения для передачи в Архив; отбор дел со сроками хранения "До минования надобности", "1 год" и "3 года", подлежащих хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
18.5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
18.5.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно со сводными описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.
18.5.6. По результатам экспертизы ценности документов Архивом составляются сводные описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения (приложения N 23, 24) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 25).
Описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЦЭК.
18.5.7. Согласованные ЦЭК описи дел представляются на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГАРФ):
постоянного хранения - на утверждение;
по личному составу - на согласование.
После рассмотрения ЭПК ГАРФ описи утверждаются секретарем ЦИК России.
Описи дел долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения на согласование ЭПК ГАРФ не представляются.
18.5.8. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" в управлении составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими соответствующего управления и утверждается начальником этого управления без рассмотрения на ЦЭК.
Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее 1 года.
Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.
18.5.9. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
18.5.10. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
18.6. Оформление дел.
18.6.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
18.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, листа использования дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) документов дела.
Проверка систематизации документов внутри дела, составление обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя дела, листа использования дела и торца дела (боковины) осуществляется с использованием модуля "Архив".
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках; документы перекладываются по хронологии сверху вниз. Оформляются обложка, торец и лист-заверитель дела. Все документы списываются в ПИ ДЕЛО и экспортируются в модуль "Архив".
18.6.3. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 26). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются реквизиты: Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, название управления, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
название управления указывается в соответствии с утвержденной структурой Аппарата ЦИК России. При изменении названия управления в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое управление на обложке указывается новое наименование управления, а прежнее заключается в скобки;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок управления и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в Архиве.
На торце (боковине) дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
18.6.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.
Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
18.6.5. В делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение N 27).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
18.6.6. Каждое дело заканчивается листом-заверителем дела установленной формы (приложение N 28).
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
Остальные реквизиты листа-заверителя дела заполняются в Архиве.
18.6.7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.
18.6.8. Составление электронного образа обложки дела, внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, листа использования дела, торца дела (боковины) и карточки дела осуществляется с использованием модуля "Архив".
Реквизиты обложки дела "Наименование структурного подразделения", "Индекс дела" и "Срок хранения дела" переносятся автоматически из номенклатуры дел соответствующего управления, а реквизиты обложки дела "Заголовок дела", "Номер тома", "Дата" и "Количество листов" - из архивной регистрационной карточки дела (тома).
При составлении заверительной надписи на листе-заверителе дела реквизит "Индекс дела" автоматически переносится из номенклатуры дел соответствующего управления, реквизиты "Номер тома" и "Количество листов" - из архивной регистрационной карточки дела (тома), а подпись с расшифровкой и должность лица, составившего заверительную надпись, - из "Шаблона" в модуле "Архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.
Составление внутренней описи документов дела осуществляется программными средствами с использованием информации из архивной регистрационной карточки дела (тома). Информация для заверительной надписи внутренней описи документов дела поступает из "Шаблона" в модуле "Архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.
18.6.9. При необходимости включения в дело на бумажном носителе документа, существующего только на электронном носителе, его текст переносится на бумажный носитель из ПИ ДЕЛО.
18.7. Передача дел в Архив.
18.7.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в управлении и передаются в Архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их хранения в управлении.
Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в Архив по графику, согласованному с начальниками управлений и утвержденному Руководителем Аппарата ЦИК России.
Порядок и сроки передачи в Архив законченных делопроизводством дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России определяются их руководителями.
18.7.2. Дела с пометкой "До минования надобности" и со сроками хранения "1 год" и "3 года" не подлежат передаче в Архив, хранятся в управлениях до истечения сроков хранения и уничтожаются в установленном порядке.
Для составления актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения все документы должны быть списаны в ПИ ДЕЛО и экспортированы из ПИ ДЕЛО в модуль "Архив".
18.7.3. В случае ликвидации или реорганизации управления гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.
18.7.4. В управлениях на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, подлежащие передаче в Архив, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные сдаточные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (приложения N 29, 30). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.
Сдаточная опись дел управления формируется с использованием модуля "Архив" в автоматическом режиме.
Передача дел в Архив осуществляется по сдаточным описям дел. Один экземпляр описи хранится в Архиве, а другой - в управлении, сдавшем дела.
При передаче дел на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, инициалы и фамилии гражданских служащих управления и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
18.7.5. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в управление с указанием недостатков для их устранения.
18.7.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по акту (приложение N 31).
18.7.7. На основании описей дел управлений Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ЦИК России постоянного, долговременного и временного хранения (приложения N 23, 24), которые рассматриваются на ЦЭК.
Сводные описи дел формируются в Архиве с использованием модуля "Архив" в автоматическом режиме.
Сводная опись дел должна иметь предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.
18.7.8. По указанию начальника управления к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в этом управлении.
18.7.9. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом на хранение в Государственный архив Российской Федерации.
18.8. Порядок использования документов Архива.
18.8.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (приложение N 32).
18.8.2. Основными формами использования документов Архива являются:
исполнение запросов руководителей и членов ЦИК России, руководства Аппарата ЦИК России, гражданских служащих Аппарата ЦИК России путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов, выдачи дел во временное пользование;
исполнение запросов граждан и организаций путем выдачи копий архивных документов и архивных справок;
предоставление документов пользователям для изучения;
предоставление документов для экспонирования на выставках, подготовки публикаций, использования средствами массовой информации.
18.8.3. Работа с документами Архива осуществляется:
в форме изучения и использования документов и поискового аппарата к ним на бумажных носителях;
путем получения информации из базы данных модуля "Архив", то есть путем ознакомления с электронным образом документа, изготовленным методом сканирования подлинного документа, находящегося на хранении в Архиве, получения его копии и использования поискового аппарата модуля "Архив".
18.8.4. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам ЦИК России, гражданским служащим Аппарата ЦИК России, работникам ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место, по требованию, подписанному начальником управления (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России) (приложение N 33).
При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения начальника Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения.
Члены ЦИК России, гражданские служащие Аппарата ЦИК России, руководители и работники ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
18.8.5. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ЦИК России, гражданскими служащими Аппарата ЦИК России, руководителями и работниками ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.
18.8.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России, выписок из протоколов заседаний ЦИК России, постановлений ЦИК России, протоколов об итогах выборов, референдума, распоряжений ЦИК России выдаются с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.
18.8.7. Документы Архива предоставляются государственным органам, учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.
Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.
Пользователь знакомится с распорядком работы Архива и заполняет анкету (приложение N 34).
Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.
Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещается.
Архив, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.
18.8.8. Для работы с документами Архива на бумажных носителях пользователям предоставляются:
дела и документы по теме исследования;
архивные справочники (описи, каталоги).
В ходе работы с документами на бумажных носителях пользователь может делать выписки из документов.
Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.
Пользователю предоставляется право заказать в Архиве копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ЦИК России.
18.8.9. В ходе работы с электронными документами Архива исследователь имеет возможность:
доступа к информации;
печати карточки документа;
доступа к электронному образу документа;
распечатки электронного образа документа на бумажном носителе;
копирования электронного образа документа на иной носитель информации.
18.8.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случае:
наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
необходимости выполнения срочных служебных заданий гражданскими служащими отдела прохождения документов и ведения архива;
выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;
экспонирования заказанных материалов на выставке.
Во временное пользование, как правило, не выдаются дела и документы, не имеющие научного описания и технически не оформленные.
18.8.11. Документы, содержащие персональные данные, доступны лицам, чьи данные содержатся в документах, руководителям ЦИК России и гражданским служащим Управления контроля расходов средств федерального бюджета и кадровой работы для использования исключительно в служебных целях.
18.8.12. Доступ к электронным образам документов для гражданских служащих Аппарата ЦИК России осуществляется с разрешения начальника Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения на основании письменной заявки начальника соответствующего управления.
Остальные категории пользователей допускаются к работе с электронными образами документов на основании резолюции секретаря ЦИК России на письменном обращении.
18.8.13. Гражданские служащие отдела прохождения документов и ведения архива заверяют копии документов, находящихся в Архиве, проставляя штамп "Верно. Центральный архив ЦИК России", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Заверенные копии документов направляются в адрес организации, обратившейся с запросом, или выдаются заявителю под подпись.
18.8.14. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России.
В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет Архив о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Архив экземпляр издания, в котором опубликован материал.
При публикации архивных документов ЦИК России или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.
18.8.15. ЦИК России имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.