16. Техническое обеспечение работы с документами
16.1. Компьютерная обработка текстов документов.
16.1.1. Тексты принятых на заседаниях ЦИК России решений (постановлений и выписок из протоколов заседаний ЦИК России) и распоряжений ЦИК России по основной деятельности, подготовленные в управлениях Аппарата ЦИК России, проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) в протокольно-контрольном отделе в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 18).
16.1.2. Документы, отправляемые из ЦИК России, готовятся и печатаются в управлениях Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России с соблюдением установленных правил (приложение N 18).
Файл отправляемого (исходящего) документа размещается на файл-сервере пользователей КСА ЦИК России в соответствии с пунктом 5.2 Инструкции.
16.1.3. Для распечатки текстов документов используются бланки установленной формы и бумага формата A4.
16.1.4. Тексты принятых на заседаниях ЦИК России решений (постановлений и выписок из протоколов заседаний ЦИК России) и распоряжений ЦИК России по основной деятельности для компьютерной обработки принимаются в папках, на которых обязательно указываются наименование управления Аппарата ЦИК России, инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Файлы текстов принятых на заседаниях ЦИК России решений (постановлений и выписок из протоколов заседаний ЦИК России) и распоряжений ЦИК России по основной деятельности в формате единого файла MS Word(R) (для отдельных приложений, содержащих таблицы, допускаются файлы формата MS Excel(R) и формата A3) передаются в протокольно-контрольный отдел по локальной вычислительной сети КСА ЦИК России или на съемном электронном носителе, зарегистрированном в ФЦИ при ЦИК России, с письменным указанием идентификатора электронной копии документа и его местонахождения.
16.2. Копирование и тиражирование документов.
16.2.1. Копирование документов объемом до пяти страниц формата A4 и в количестве до десяти экземпляров осуществляется на копировальных аппаратах, установленных в управлениях Аппарата ЦИК России. Копирование и тиражирование документов большего объема осуществляется в протокольно-контрольном отделе.
Для копирования и тиражирования принимаются только документы ЦИК России. Копирование и тиражирование иных документов осуществляется по согласованию с начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения.
16.2.2. Документы, передаваемые для копирования и тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).
16.2.3. Для копирования и тиражирования в протокольно-контрольном отделе не принимаются:
копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
копии постановлений ЦИК России;
копии распоряжений ЦИК России;
бланки ЦИК России;
документы с помарками и вклейками, загрязненные документы, документы в рукописном виде (за исключением обращений граждан);
книги, журналы, брошюры, газеты и газетные вырезки;
документы и материалы, розданные на заседании ЦИК России, а также размещенные в ПИ ДЕЛО и в подсистемах ГАС "Выборы";
информационные материалы, размноженные ранее для направления в соответствии со списком рассылки документов или указанием Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России и повторно представленные для тиражирования.
При необходимости копирование и тиражирование указанных выше материалов производится по согласованию с начальником протокольно-контрольного отдела.
16.2.4. Изготовление больших тиражей (более 100 экземпляров) или тиражирование объемных документов (более 100 листов), а также копирование и тиражирование документов в цветном изображении производится по согласованию с начальником протокольно-контрольного отдела.
16.2.5. Документы для копирования и тиражирования принимаются только вместе с бланком заказа установленной формы (приложение N 19), заполненным и подписанным исполнителем, в котором необходимо указать, как должна быть выполнена работа: с оборотом, уменьшением, увеличением, со сшиванием или брошюрованием.
16.2.6. Копирование и тиражирование документов выполняется, как правило, в порядке их поступления. Документы, выносимые на рассмотрение ЦИК России, тиражируются в первую очередь.
16.2.7. Переданные в протокольно-контрольный отдел для копирования и тиражирования документы и материалы по заявке заказчика могут быть отсканированы с получением электронного образа (файла) в формате .pdf. Электронные образы отсканированных документов и материалов могут быть записаны на электронный носитель заказчика (CD-R, CD-RW или зарегистрированный в ФЦИ при ЦИК России флэш-накопитель).
16.3. Ведение аудиозаписи мероприятий, проводимых ЦИК России.
16.3.1. Аудиозапись заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых ЦИК России, осуществляется ФЦИ при ЦИК России и передается в протокольно-контрольный отдел.
16.3.2. При необходимости по решению ЦИК России, указанию Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России протокольно-контрольным отделом аудиозаписи заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых ЦИК России, направляются в организацию, уполномоченную на проведение работ по их расшифровке.
Аудиозаписи заседаний ЦИК России расшифровываются в первую очередь.
16.3.3. Для организации аудиозаписи и (или) подготовки ее расшифровки управления Аппарата ЦИК России и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за пять дней направляют в Информационный центр ЦИК России согласованную с протокольно-контрольным отделом заявку на проведение аудиозаписи и (или) подготовку ее расшифровки (приложение N 20).
Копия зарегистрированной заявки передается ответственным за подготовку мероприятия в отдел административного обеспечения Административно-юридического управления ФЦИ при ЦИК России для организации дальнейшей работы.
Протокольно-контрольный отдел информирует ФЦИ при ЦИК России о необходимости ведения аудиозаписи.
В случае изменения времени, места проведения мероприятия или его отмены ответственный за проведение мероприятия обязан своевременно сообщить об этом Руководителю Аппарата ЦИК России, в протокольно-контрольный отдел и ФЦИ при ЦИК России.
При необходимости расшифровки аудиозаписи совещания или другого мероприятия готовится поручение руководства ЦИК России, и в протокольно-контрольный отдел представляется список его участников и порядок их выступлений.
16.3.4. Аудиозаписи заседаний ЦИК России, совещаний и иных мероприятий по миновании надобности, но не ранее чем через семь дней, уничтожаются.
16.3.5. Выступления участников мероприятия без микрофона или при выключенном микрофоне, а также одновременные выступления сразу нескольких участников мероприятия не расшифровываются.
16.3.6. Кассеты с магнитными записями и носители информации, не принятые к использованию в Аппарате ЦИК России, к расшифровке не принимаются.