3.3. Составление и оформление документов
3.3.1. Документы составляются от имени военного суда. Они должны быть написаны при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, кратко и четко. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве, и употребляться в одном и том же значении.
3.3.2. Документы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 в текстовом редакторе Microsoft Word или совместимом с ним, с использованием шрифта Times New Roman размером 13 или 14, через 1 - 1,5 межстрочных интервала, на соответствующем бланке. Текст выравнивается по ширине текстового поля, первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером 12.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Отдельные внутренние документы (заявления, анкеты, объяснительные записки и т.п.) допускается писать от руки.
3.3.3. Бланки документов.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата A4 (210 x 297 мм). Допускается использование бланков формата A5 (148 x 210 мм) для телеграмм, извещений, судебных повесток. Выбор бланка зависит от вида и объема документа. Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.
Использованию подлежат следующие виды бланков:
- бланки писем (Форма N 6);
- бланки распорядительных документов (Форма N 8).
При изготовлении внутренних документов бланки не используются. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.
3.3.4. Реквизиты документа.
Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.
Государственный герб Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Диаметр герба должен быть не более 17 мм.
Наименование организации.
Наименование военного суда на бланке указывается в точном соответствии с федеральным законом (приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации).
Справочные данные об организации.
Справочные данные о военном суде включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и т.д.).
Наименование вида документа.
Наименование вида документа (приказ, распоряжение, акт) должно соответствовать компетенции военного суда (должностного лица военного суда) и содержанию документируемого действия. В письме наименование вида документа не указывается.
Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения председателем военного суда или приказом председателя военного суда.
Дата документа оформляется цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 4 марта 2011 года следует оформлять: 04.03.2011. В текстах распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом: 4 мая 2011 г.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).
Документы вступают в силу с момента их подписания (утверждения), если в тексте или распорядительным документом не предусмотрено иное.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа должен соответствовать порядковому номеру записи о нем в журнале учета документов.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Если служебный документ составлен на бланке, то исходящий номер проставляется в специально отведенном месте бланка рядом с датой документа.
Если документ составлен не на бланке, то исходящий номер проставляется под датой подписанного документа.
Ссылка на регистрационный номер.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.
Например: На N 108 от 18 февраля 2011 г.
Ссылка на регистрационный номер проставляется на угловом бланке под номером и датой документа.
Место составления или издания документа.
Место составления и издания документа указывают на приказах и распоряжениях.
Гриф ограничения доступа.
Гриф ограничения доступа к документу (Особой важности. Совершенно секретно. Секретно. Для служебного пользования.) проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу без кавычек. Гриф ограничения доступа может дополняться предусмотренными законодательством данными об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Соответствие грифа ограничения доступа нормам действующего законодательства определяется председателем военного суда.
Адресат.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Управление Министерства юстиции
Российской Федерации
по Мурманской области
Отдел систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресуется документ, его инициалы и фамилия указываются в дательном падеже, например:
Управление Министерства юстиции
Российской Федерации
по Мурманской области
Начальнику правового
управления
О.В. Скворцову
При адресовании документа руководителю организации ее название входит в наименование должности адресата, например:
Командиру
войсковой части 00000
полковнику
И.И. Иванову
При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:
Командирам
войсковых частей
00001, 00002, 00003.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное государственное
унитарное предприятие
"Научно-исследовательский институт
"Восход"
Удальцова ул., д. 85, г. Москва, 119607
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову И.В.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и другим постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Гриф утверждения документа.
Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля без кавычек и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Ивановского
гарнизонного военного суда
_____________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ____________ 2011 г.
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом председателя Ивановского
гарнизонного военного суда
от 14.03.2011 N ______
Резолюция.
Резолюция оформляется на свободных от текста полях документа или на специальном бланке (Форма N 7), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения и отметку о постановке документа на контроль, если документ контрольный. На нижнем поле бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N ...").
Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.
Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям копии.
На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
Отметка о контроле.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словом или штампом "Контроль" на правом поле документа или на листке с резолюцией председателя военного суда.
Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата A5.
Текст документа.
Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию. Он применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Оформление приложений к документу.
Если документ имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через одну строку ниже текста документа, от границы левого поля.
Отметку о наличии приложения к документу, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если приложение не названо в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Методические рекомендации по обращению к исполнению
судебных решений на 20 л. в 1 экз.
2. Информационное письмо на 5 л. в 1 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Главного управления обеспечения деятельности военных
судов от 04.03.2011 N СД-2/156 и приложение к нему, всего на
5 л.
Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении N 1.
В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера, например:
Приложение N 1
к приказу председателя
Северного флотского военного суда
от 11.03.2011 N 24
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера, например: Приложение N 1; Приложение N 2 и т.д.
Подпись документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель Новосибирского
гарнизонного военного суда
Н.К. Ветров
При изготовлении документа на официальном бланке, имеющем наименование организации, полное наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается, например:
Председатель суда
С.В. Антонов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Председатель Владивостокского
гарнизонного военного суда
П.С. Петров
Помощник председателя
Владивостокского гарнизонного
военного суда
И.А. Быков
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель Одинцовского Председатель Реутовского
гарнизонного военного суда гарнизонного военного суда
И.С. Сидоров А.И. Иванов
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии В.И. Васильев
Секретарь комиссии Н.Ю. Серегин
Члены комиссии: Э.Ю. Светлова
С.В. Андреева
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Дату подписания (утверждения) документа и, если необходимо, надпись "лично" и отметку о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.
Гриф согласования документа.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО"; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО Начальник Управления внутренних дел Тульской области __________________ _____________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 14.03.2011
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Документы заверяют печатью военного суда.
При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Отметка о заверении копии.
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например:
Верно Начальник отдела И.Ф. Сидоров 14.03.2011
Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.
Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (на всех экземплярах). При изготовлении документа на компьютере - печатается шрифтом Times New Roman, размером 10, например:
И.В. Петров
296 22 48
Если размеры текста не позволяют расположить отметку об исполнителе на лицевой стороне, ее проставляют на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
3.3.5. В тексте документов действительные наименования воинских частей (учреждений) пишутся без почетных наименований (кроме наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград.
3.3.6. Запрещается указывать в несекретных документах действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименования.
Полные действительные наименования воинских частей (учреждений), включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах документов, когда это необходимо по содержанию документа.
3.3.7. При необходимости ссылки в несекретных документах на секретные и совершенно секретные документы могут указываться только их даты и номера, раскрывать содержащиеся в них сведения запрещается.
3.3.8. Во всех документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера" и "ночи".
3.3.9. В адресе документов, рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех должностных лиц. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав округа, армии, соединения.
При направлении служебного документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки, который располагается на обороте первого листа направляемого документа и подписывается исполнителем, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела
Московского окружного
военного суда
А.В. Соловьева
Расчет рассылки
Одинцовский гарнизонный военный суд;
Нижегородский гарнизонный военный суд;
Воронежский гарнизонный военный суд;
Реутовский гарнизонный военный суд;
Ярославский гарнизонный военный суд;
Брянский гарнизонный военный суд;
Наро-Фоминский гарнизонный военный суд;
Тверской гарнизонный военный суд;
Ведущий специалист
Московского окружного военного суда В.С. Попова
Адресование документов, направляемых должностным лицам воинских частей (учреждений), имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию.
3.3.10. Приказы председателя военного суда (Форма N 8) изготавливаются на стандартных листах формата A4, которые, после подписания, подшиваются в отдельный наряд. Данные приказы регистрируются в журнале регистрации приказов (Форма N 9). При этом ежегодно в приказе N 1 председатель военного суда производит закрепление функциональных обязанностей судей по вопросам организационной деятельности военного суда, определяется состав комиссий по проверке секретного, несекретного и архивного делопроизводств, исполнению судебных решений, наличию и правильности реализации вещественных доказательств, состояния работы по рассмотрению обращений и приему граждан, а также другие.