Приложение 16. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

1. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными управлениями, заместителями руководителя Агентства, а в случае необходимости - с иными органами государственной власти и организациями возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководству Агентства проект приказа (распоряжения).

2. Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:

законодательству Российской Федерации;

нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской Федерации;

ранее принятым актам Агентства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.

Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) по Агентству, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).

Если приказ затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер независимо от срока их действия, а также содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.

Государственная регистрация таких актов осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации (далее - государственная регистрация) в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с учетом внесенных изменений и дополнений), а также в соответствии с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. N 105 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

Правовую экспертизу и отбор приказов, издаваемых в Агентстве, для представления на государственную регистрацию осуществляет Административно-правовое управление.

На приказе, содержащем правовые нормы, Административно-правовое управление проставляет штамп о необходимости представления конкретного нормативного правового акта на государственную регистрацию.

В текст проекта приказа, содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в приказы Агентства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать ссылки на них.

3. Оригинал приказа, подписанного руководством Агентства и зарегистрированного в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, выдается под личную роспись исполнителю либо иному сотруднику управления-исполнителя для представления в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию.

Оформление необходимых документов для представления приказа на государственную регистрацию осуществляется управлением-исполнителем совместно с Административно-правовым управлением в течение 10 дней со дня регистрации приказа в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

4. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

5. К приказу, представляемому на государственную регистрацию, прилагается справка, подготовленная в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.

Прилагаемая к приказу справка должна быть подписана начальником Административно-правового управления.

6. На обороте каждого листа оригинала приказа проставляется виза начальника (заместителя начальника) Административно-правового управления.

7. После государственной регистрации (отказа в государственной регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник приказа возвращается исполнителем в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

Контроль за своевременным возвратом подлинника приказа (распоряжения) в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления осуществляет начальник управления-исполнителя.

8. Агентство направляет для исполнения приказы, подлежащие государственной регистрации, только после завершения процедуры государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости ссылки на приказ, прошедший процедуру государственной регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а также на решение Министерства юстиции Российской Федерации о том, что документ не нуждается в государственной регистрации, является обязательным.

Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:

* Зарегистрирован Минюстом России 19 декабря 2020 г., регистрационный N 7734.

1 По заключению Минюста России от 20 января 2020 г. N 01/79-СВ в государственной регистрации не нуждается.

9. Управление-исполнитель совместно с Административно-правовым управлением в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации приказа готовит проект соответствующего акта Агентства об отмене этого приказа и после подписания (утверждения) руководством Агентства направляет его копию в Министерство юстиции Российской Федерации.

10. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности (кроме приказов по кадровым и наградным вопросам), а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись (утверждение) заместителям руководителя, до их подписания проходят правовую экспертизу и редактирование в Административно-правовом управлении.

11. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.

12. Визы включают в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подписного экземпляра проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

13. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись заместителям руководителя, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект документа;

должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;

руководителями подведомственных Агентству организаций и учреждений (при необходимости);

заместителем руководителя, курирующим работу управления-исполнителя;

Начальником Административно-правового управления, определяющего соответствие подготовленных проектов приказов (распоряжений) законодательству Российской Федерации, наличие их согласования с заинтересованными управлениями и должностными лицами, а также четкость и грамотность редакции.

Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются начальником управления-исполнителя.

14. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).

15. Если имеют место разногласия между управлением, ответственным за подготовку ведомственного акта, с согласующими проект документа управлениями, с целью их урегулирования проводится согласительное совещание под председательством заместителя руководителя Агентства, ответственного за исполнительскую дисциплину.

16. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

17. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены изменения, не меняющие его сути.

В этом случае доработанный вариант проекта приказа (распоряжения) визируется начальником Административно-правового управления с пометкой "Визы прилагаются". При этом визы, оформленные на номерных бланках приказов, прилагаются к оригиналу приказа, подписанного руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности, передаваемому в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, для последующей регистрации и хранения.

Доработанный вариант проекта кадрового приказа может быть завизирован начальником Административно-правового управления или лицом, его замещающим, с пометкой "Визы прилагаются".

18. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые Агентством совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения).

19. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Административно-правовое управление со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.

К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается начальником управления-исполнителя.

В справке указываются:

основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Агентству поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения или указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Минтранса России (копия поручения прилагается к справке);

перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);

сведения об актах Агентства, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;

сведения о согласовании приказа (распоряжения) с управлениями и, при необходимости, с органами государственной власти (организациями).

20. Управления рассматривают проекты приказов (распоряжений) в срок до 7 рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем или заместителем руководителя Агентства.

21. Проекты приказов, требующих последующей государственной регистрации, рассматриваются Административно-правовым управлением в срок до 15 рабочих дней, а значительные по объему проекты ведомственных актов в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем или заместителем руководителя Агентства.

22. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться исполнителем через начальника Административно-правового управления или лица, его замещающего; на подпись заместителю руководителя - через секретариат (помощника) заместителя руководителя.

Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.

23. Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются управлению-исполнителю на доработку.

24. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.

25. В подписанный приказ, находящийся на государственной регистрации, по предложениям Министерства юстиции Российской Федерации, в первый экземпляр согласованного проекта приказа, а также в подписанный приказ в исключительных случаях по решению руководства Агентства могут быть внесены поправки, не меняющие его сути.

26. Поправки в подписанный приказ (распоряжение), в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) вносятся управлениями-исполнителями в следующем порядке:

заместителю руководителя, курирующему работу управления-исполнителя, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения поправок, и с ним согласовывается новая редакция документа;

новая редакция документа согласовывается с Административно-правовым управлением;

направляется докладная записка руководителю Агентства о вносимых в документ изменениях.

27. Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки, который подписывается руководством управления-исполнителя, а также начальником Административно-правового управления или лицом, его замещающим.

28. Регистрация подписанных приказов (распоряжений) осуществляется в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.

29. Копии приказов (распоряжений) доводятся до адресатов с использованием СЭД Росжелдора либо заверяются печатью Административно-правового управления и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.

30. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы размером шрифта N 14.

31. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации;

наименование Агентства - Федеральное агентство железнодорожного транспорта (ниже сокращенное наименование - Росжелдор);

наименование вида документа - приказ или распоряжение;

место издания - Москва;

дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из порядкового номера приказа, например: 25 мая 2020 г. N 17. Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Агентства или заместителя руководителя, подписавшего распоряжение, тире, порядковый номер и приставку "р", например: 18 февраля 2020 г. N АИ-5-р.

Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос "О чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Об утверждении Регламента Федерального агентства
железнодорожного транспорта

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение может не иметь преамбулы.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д.

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа, его издавшего, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами и завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков его исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны управления или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе Агентства, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт, либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения, с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", "Отменить...", "Внести изменения...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Управления (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования управлений, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Отметка об исполнителе оформляется согласно п. 25 приложения N 14 к настоящей Инструкции.

При оформлении приказов (распоряжений) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер располагается по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

32. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).

В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста приказа (распоряжения). Каждое приложение имеет отдельную нумерацию страниц, номера указываются со второй страницы. Номер страницы располагается по центру верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

33. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер.

34. Совместные приказы Агентства с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти располагаются по центру на одном уровне;

наименование вида документа - "приказ" располагается центровано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);

регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;

подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;

Образец проекта приказа Агентства прилагается.

Визы проставляются на оборотной
стороне последнего листа документа.
Образец оформления проекта приказа Агентства