8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Документальный фонд Агентства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Агентства составляют документы, созданные в Агентстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
8.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Агентства возлагается на Административно-правовое управление и делопроизводителей управлений.
8.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел управлений (приложение N 21 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Агентства или сводная номенклатура дел (приложение N 22 к настоящей Инструкции).
Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) делопроизводителем управления, с участием члена экспертной комиссии управления и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с отделом документационного обеспечения и архивов, подписывается начальником управления и представляется в Административно-правовое управление.
Формы номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее - Правила 2015 г.).
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
8.1.4. Вновь созданное управление в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления и представляет ее в Административно-правовое управление.
8.1.5. Номенклатура дел Агентства составляется Административно-правовым управлением на основе номенклатур дел управлений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Агентства оказывает Центральная экспертная комиссия Агентства (далее - ЦЭК Росжелдора).
Положение о ЦЭК Росжелдора до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.6. Номенклатура дел (сводная) Агентства визируется специалистом отдела документационного обеспечения и архивов, подписывается начальником Административно-правового управления, согласовывается с ЦЭК Росжелдора, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности. Номенклатура дел Агентства согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Агентства.
8.1.7. В случае изменения функций и структуры Агентства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.
Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в отделе документационного обеспечения и архивов, второй используется в Административно-правовом управлении как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Агентства, четвертый - в ГА РФ.
После утверждения номенклатуры дел (далее - сводная номенклатура) управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в приложении N 23 к настоящей Инструкции.
8.1.8. Номенклатура дел Агентства включается в СЭД Росжелдора в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД Росжелдора.
8.1.9. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и п. 6.2 Правил делопроизводства разрабатывается и утверждается перечень документов, образующихся в процессе деятельности Агентства, а также в процессе деятельности подведомственных Агентству организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.