7.4. Передача дел на хранение в архив Роструда
Документы принимаются на хранение в архив Роструда в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются копии.
7.4.1. В архив Роструда передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, в том числе лицевые счета. Передача дел в архив Роструда осуществляется только по описям.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Роструда не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Роструда.
7.4.2. Оформленные дела передаются в архив Роструда в установленном порядке после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях Роструда.
Передача дел в архив Роструда осуществляется по графику передачи дел, согласованному с начальниками структурных подразделений Роструда и утвержденному начальником Управления делами.
Не подшитые, не переплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Роструда не принимаются.
7.4.3. В период подготовки дел структурным подразделением Роструда к передаче их в архив Роструда работником архива Роструда предварительно проверяется правильность: формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Роструда. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник структурного подразделения Роструда, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При необнаружении дел обязательно составляется акт.
7.4.4. Прием дел производится работником архива Роструда в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Роструда, принявшего дела, и работника структурного подразделения Роструда, передавшего дела на хранение в архив.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки, программные средства, базы данных на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных также включается в опись.
7.4.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Роструда работник, ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения Роструда, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Роструда независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив Роструда увязанными в связки.
7.4.6. Дела постоянного срока хранения, находящиеся в архиве Роструда, по истечении 15 лет передаются в ГАРФ в установленном порядке.