7.2. Порядок составления описей дел
7.2.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда Роструда, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
7.2.2. Сдаточные описи структурные подразделения Роструда составляют отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета.
На дела временного (до 10 лет) срока хранения сдаточные описи не составляются.
Сдаточные описи на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета, составляются в конце каждого года. По описям структурные подразделения Роструда сдают свои дела в архив Роструда.
Методическую помощь в составлении описей дел оказывает архив Роструда.
7.2.3. Сдаточные описи дел, подготовленные структурными подразделениями Роструда, служат основой для подготовки сводной описи дел Роструда, которую готовит архив Роструда и по которой архив Роструда передает дела на постоянное хранение в ГАРФ, в сроки, установленные Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации".
7.2.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 19) и представляются в архив Роструда через каждые три года.
7.2.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения Роструда имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части, тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.
7.2.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый в пределах календарного года; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а последующие заголовки дел полностью повторяются; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
7.2.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.2.8. Опись дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемая структурным подразделением Роструда, подписывается составителем описи с указанием его должности и даты, согласовывается с архивом Роструда и утверждается начальником структурного подразделения Роструда в обязательном порядке.
Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роструда, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Роструда. При наличии в структурном подразделении Роструда ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. В структурном подразделении Роструда опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.