6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате Роструда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
6.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения Роструда (Приложение N 14) составляется работником структурного подразделения Роструда, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Управлением делами и подписывается начальником структурного подразделения.
При составлении номенклатуры дел структурные подразделения Роструда руководствуются Положением о Федеральной службе по труду и занятости, Положением о структурном подразделении, штатным расписанием структурного подразделения, планами и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях Роструда проводится не позднее 15 ноября текущего года. Методическую помощь структурным подразделениям Роструда в составлении номенклатур дел оказывает Центральный объединенный ведомственный архив Роструда (далее - архив).
Вновь созданное структурное подразделение Роструда обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление делами на согласование.
6.1.3. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений Роструда. Сводная номенклатура дел Роструда согласовывается с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГАРФ) и утверждается руководителем Службы. Согласовывается сводная номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Роструде (Приложение N 15).
6.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Роструда получают от Управления делами выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Роструда составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата Роструда.
6.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел центрального аппарата Роструда соответствуют названиям структурных подразделений Роструда и располагаются в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата Роструда.
6.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата Роструда, справочные и контрольные картотеки.
6.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.10. Графы номенклатуры дел в центральном аппарате Роструда и структурных подразделениях Роструда заполняются следующим образом:
в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в центральном аппарате Роструда цифрового обозначения структурного подразделения Роструда, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения Роструда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например, условное обозначение Управления делами - 1. Если добавить условное обозначение отдела делопроизводства - 1 и порядковый номер дела по номенклатуре дел - 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01), то индекс дела будет обозначен 1.1.-01;
в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное содержание и состав документов этого дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии Минздравсоцразвития России и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование Роструд или структурного подразделения Роструда;
наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (год), к которым относятся документы дела;
в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с управлениями федеральной государственной службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам занятости населения".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: "Годовые отчеты Федеральной службы по труду и занятости по финансовой деятельности".
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;
графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;
в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.);
в графе 5 "Примечание" указываются названия "Перечней", использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках Роструда, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.
6.1.12. По окончании календарного года работником структурного подразделения Роструда, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел делопроизводства, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.
На основании итоговых записей структурных подразделений формируется итоговая запись и по Роструду в целом.