3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые федеральным органом исполнительной власти, передаются почтовой и электрической связью.
3.4.1. Обработка документов и отправка исходящей корреспонденции почтовой связью осуществляется только Управлением делами в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, в исключительных случаях - нарочным от структурного подразделения Роструда (с уведомлением об этом Управления делами).
3.4.2. До передачи документа на отправку работник структурного подразделения Роструда, отвечающий за делопроизводство, обязан проверить наличие подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.
3.4.3. Документы, направляемые в адрес Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются в группу правительственной корреспонденции для регистрации и отправки.
3.4.4. Всю исходящую корреспонденцию с почтовым адресом, подлежащую отправке в тот же день, структурные подразделения Роструда должны сдать в Управление делами до 15-00.
Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется фельдъегерской связью по указанию руководства Управления делами.
3.4.5. Обработка отправляемой корреспонденции в Управлении делами включает ее сортировку, адресование, фальцевание и упаковку в конверты. Обработанная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.
Подготовленные и подписанные телеграммы передаются для регистрации и отправки в отдел делопроизводства Управления делами. При этом не регистрируются поздравительные телеграммы и телеграммы, выражающие соболезнование.
Исходящий номер проставляется на телеграммах так же, как на документах, отправляемых по почте.
3.4.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и начальника соответствующего структурного подразделения Роструда.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Роструда, установлены в Управлении делами.
Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом "Для служебного пользования", не разрешается.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи секретных документов.
Поступившие факсограммы учитываются в отделе делопроизводства Управления делами в автоматизированной системе учета факсограмм без отметки о регистрации и передаются адресатам.
Подлежащие передаче посредством факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы.
3.4.7. В Управлении делами проверяется правильность оформления документов в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы после проверки незамедлительно возвращаются исполнителям.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Управления делами.