3. Основные функции Отдела
В целях выполнения поставленных задач на Отдел возлагаются следующие функции:
3.1. Анализирует состояние работы федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, по профильным Отделу направлениям деятельности, вносит предложения по ее совершенствованию.
3.2. Организует работу по информационному обеспечению российских и иностранных граждан, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, исполнению тематических и социально-правовых запросов, поступающих в Росархив.
3.3. Координирует работу Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов.
3.4. Направляет в установленном порядке архивные справки, копии архивных документов за рубеж, удостоверяя их заверительной подписью особого образца (апостилем).
3.5. Координирует работу федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, по рассекречиванию документов Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке и информирует общественность о ее результатах; взаимодействует с Межведомственной комиссией по защите государственной тайны по вопросам организации рассекречивания документов, созданных в процессе деятельности ликвидированных организаций - фондообразователей, не имеющих правопреемников.
3.6. Определяет порядок организации работы отечественных и зарубежных пользователей в читальных залах федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву.
3.7. Осуществляет координацию научно-публикационной деятельности федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, подготовки межотраслевых и межархивных сборников документов, в том числе документальных изданий, подготавливаемых в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, соглашениями Росархива с архивными службами зарубежных стран. Ведет учет изданий, подготовленных федеральными архивами.
3.8. Координирует и принимает участие в подготовке межархивных выставок документов, в том числе с участием зарубежных партнеров; рассматривает вопросы деятельности выставочных залов федеральных государственных архивов, готовит предложения по организации их работы; осуществляет формирование ежегодных планов выставочной деятельности Росархива и контроль за их выполнением.
3.9. Организует проведение мониторинга использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
3.10. Принимает участие в работе и организует информационное обеспечение межправительственных, правительственных и межведомственных комиссий, иных рабочих органов по профильным Отделу направлениям деятельности.
3.11. В установленном порядке готовит предложения к проектам соглашений о сотрудничестве в области архивного дела между Росархивом и архивными службами зарубежных стран, организует учет и контролирует реализацию этих соглашений.
3.12. Обеспечивает в установленном порядке участие Росархива в работе международных организаций по архивному делу.
3.13. Участвует в установленном порядке в осуществлении международных связей Росархива, в том числе с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, готовит материалы по профильным Отделу направлениям деятельности в связи с участием Росархива в работе международных организаций по архивному делу и делопроизводству; совместно с другими структурными подразделениями Росархива осуществляет экспертизу и согласование проектов договоров федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, с зарубежными партнерами; ведет учет заключенных договоров.
3.14. Участвует в подготовке командировок работников Росархива за границу.
3.15. Оказывает содействие федеральным государственным учреждениям, подведомственным Росархиву, в направлении их работников в служебные командировки за границу, а также осуществляет контроль за своевременным представлением отчетов о поездках и реализацией предложений, вносимых по результатам командировок.
3.16. Организует прием делегаций и отдельных представителей зарубежных архивных и других учреждений, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Росархива.
3.17. Участвует совместно с Отделом комплектования и делопроизводства в выявлении и приобретении архивных документов, находящихся за рубежом и представляющих интерес для пополнения Архивного фонда Российской Федерации.
3.18. Разрабатывает предложения по урегулированию проблемы архивных документов, перемещенных на территорию России в результате Второй мировой войны.
3.19. Осуществляет обмен архивоведческой и справочно-информационной литературой с зарубежными архивными учреждениями.
3.20. Изучает и распространяет передовой опыт работы архивных учреждений России и зарубежных архивов, внедряет рациональные формы и методы работы по профильным направлениям деятельности.
3.21. Оказывает федеральным государственным учреждениям практическую помощь в установлении деловых связей с зарубежными архивными и другими учреждениями.
3.22. Во взаимодействии со структурными подразделениями Росархива в пределах компетенции Отдела участвует:
3.22.1. в подготовке предложений к основным направлениям государственной политики, нормативно-правовому регулированию и контролю в сфере архивного дела и делопроизводства, документам стратегического планирования федерального и ведомственного уровней;
3.22.2. в реализации государственных и федеральных целевых программ в части, относящейся к компетенции Отдела, в том числе посвященных памятным и юбилейным датам истории Отечества, патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации;
3.22.3. в подготовке рекомендаций по планированию работы подведомственных федеральных государственных учреждений, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела на предстоящий год и отчетности за предшествующий год;
3.22.4. в проведении анализа проектов планов работы подведомственных федеральных государственных учреждений;
3.22.5. в подготовке проекта ежегодного итогового доклада о деятельности Росархива;
3.22.6. в подготовке прогнозов развития в установленной сфере;
3.22.7. работе по оптимизации перечня платных работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральными архивными учреждениями, унификации прейскурантов;
3.22.8. в осуществлении закупок товаров, работ и услуг для федеральных государственных нужд, в том числе формировании плана и плана-графика закупок на очередной год, подготовке технических заданий, определении способа закупки, критериев оценки заявок участников, контроле сроков и качества исполнения государственных контрактов, приемке соответствующих работ, товаров и услуг;
3.22.9. в подготовке предложений по совершенствованию нормирования труда работников федеральных архивных учреждений;
3.22.10. в реализации принципов открытости деятельности Росархива, рассмотрении обращений граждан по профильным Отделу направлениям;
3.22.11. в рассмотрении и подготовке заключений на проекты национальных стандартов, организационно-методических документов, промежуточных и итоговых результатов научных исследований, а также их внедрении;
3.22.12. в формировании отраслевого планирования, экспертизе, приемке научно-исследовательских работ;
3.22.13. в подготовке предложений по премированию, депремированию и наложению дисциплинарных взысканий на директоров подведомственных федеральных государственных учреждений, поощрению и награждению работников уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, работников и коллективов государственных и муниципальных архивов;
3.22.14. участвует совместно с другими структурными подразделениями Росархива в проведении комплексных и тематических проверок федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, по профильным Отделу направлениям деятельности.
3.23. Готовит информацию для официального сайта Росархива по профильным Отделу направлениям работы, осуществляет ее актуализацию.