2.1. Подготовительный этап сбора и изучения законодательных и нормативных документов, определяющих цели и задачи федерального органа исполнительной власти и подведомственных организаций
2.1. Подготовительный этап сбора и изучения законодательных и нормативных документов, определяющих цели и задачи федерального органа исполнительной власти и подведомственных организаций
2.1.1. Для подготовки перечня документов ведомства должна быть создана рабочая группа, включающая специалистов в области работы с документами (ДОУ и архива) высокой квалификации и технических работников. Создание группы оформляется приказом.
Подготовка перечней может осуществляться и путем привлечения по договору других организаций. При этом специалисты ведомства привлекаются для консультаций. Ведомство обеспечивает рабочую группу всеми необходимыми нормативными и распорядительными документами, характеризующими задачи и функции ведомства, их документирование, а также организует рассмотрение, согласование и утверждение проекта подготовленного перечня документов и затем его внедрение в работу своих организаций.
2.1.2. Работа по подготовке перечня документов ведомства начинается со сбора (выявления) и анализа законодательных и иных нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, регламентирующих создание и деятельность как ведомства в целом, так и его организаций. Законы, указы, постановления, распоряжения, регламенты, приказы, положения, инструкции, организационные структуры, схемы построения управления и другие документы выявляются в соответствующих подразделениях руководящего органа (предоставляются им). Главная задача - полный сбор сведений о функциях ведомства, их распределению по видам организаций. Функции управления одинаковы у всех организаций, являются типовыми, но сфера их распространения зависит от уровня организации в системе управления. Отраслевые функции, то есть функции по выполнению определенных задач - видов деятельности, имеют место в конкретных организациях каждой системы управления. Наряду с ними, как правило, в ведомстве есть организации, выполняющие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, образовательные организации, а также организации, выполняющие функции вспомогательного и обслуживающего характера.
В ходе анализа следует, прежде всего, обратить внимание на юридическую самостоятельность конкретного вида организации, выявить вышестоящие и подчиненные ей организации. При наличии нескольких организаций одного вида (организационно-правовой формы и профиля деятельности) для анализа выбирается только одна из них, как правило, территориально ближе находящаяся.
2.1.3. На каждый вид организации составляется ее характеристика. В ней кратко указывается: целевое назначение организации, выполняемые функции, вышестоящие организации, подведомственные (подчиненные) организации (при их наличии), количество однородных (подобного вида) организаций. Ведение указанных форм документов осуществляется, как правило, в электронном виде. Созданный массив может быть использован затем как приложение к организационной структуре ведомства.