Приложение 4. ПРИМЕРНЫЕ ПЕРЕЧНИ ПОЛЕЙ БАЗ ДАННЫХ, СОЗДАВАЕМЫХ И ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ХОДЕ РАБОТЫ НАД ПЕРЕЧНЕМ ДОКУМЕНТОВ
ПРИМЕРНЫЕ ПЕРЕЧНИ
ПОЛЕЙ БАЗ ДАННЫХ, СОЗДАВАЕМЫХ И ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ХОДЕ РАБОТЫ
НАД ПЕРЕЧНЕМ ДОКУМЕНТОВ
1. Примерный состав полей Базы данных, создаваемой при разработке структуры (схемы построения и звенности) Перечня документов.
1. Наименование функции, вида деятельности;
2. Наименование структурного подразделения ФОИВ, территориального органа, зарубежного представительства, организации, реализующего (реализующей) данную функцию/вид деятельности;
3. Ссылка на пункт положения, устава.
2. Примерный состав полей Базы данных, создаваемой при подготовке Перечня документов, разрабатываемого впервые.
1. Номер и наименование раздела, подраздела Схемы построения Перечня документов, отражающего основные вопросы деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций;
2. Виды <24> документов, образующихся в ходе реализации соответствующей функции/вида деятельности;
--------------------------------
<24> Для научно-технической документации - также комплекты и комплексы документов.
3. Обоснования видового состава документов <25> (номер статьи перечня типовых архивных документов, номер пункта и краткое название соответствующего нормативного правового или локального нормативного акта (положения, устава и др.), стандарта, типовой (примерной) номенклатуры дел или иного документа);
--------------------------------
<25> Может быть указано несколько документов-обоснований.
4. Наличие аналогичных видов документов в номенклатурах дел (заголовок дела и ссылка на номер в конкретной номенклатуре) <26>;
--------------------------------
<26> Могут быть также указаны сведения о связанных документах и типе связи (основной документ/приложение, часть комплекта и др.).
5. Предлагаемый срок хранения (каждое звено должно быть представлено в отдельной графе);
6. Примечания к статьям (предлагаемый вариант);
7. Обоснование сроков хранения (ссылки на НПА и другие обоснования, например, сведения о согласовании и утверждении документов) <27>.
--------------------------------
<27> Могут быть также указаны сведения о связанных документах и типе связи (функция, вопрос, основной документ/приложение, комплект).
3. Примерный состав полей Базы данных, создаваемой при переработке действующего Перечня документов.
1. Номер и наименование раздела, подраздела Схемы построения Перечня документов, отражающего основные вопросы деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций;
2. Номер статьи по действующему Перечню документов;
3. Наименование статьи по действующему Перечню документов;
4. Предложения по изменению названия статьи, включению новой статьи (при этом изменения выделяются шрифтом или цветом; новая статья дается в отдельной графе; если статья остается без изменений - повторяется действующая редакция);
5. Обоснования формулировки названия статьи <28> (номер статьи перечня типовых архивных документов, номер пункта и краткое название соответствующего нормативного правового или локального нормативного акта (положения, устава и др.), стандарта, типовой (примерной) номенклатуры дел или иного документа);
--------------------------------
<28> Может быть указано несколько документов-обоснований.
6. Сроки хранения по действующему Перечню документов (каждое звено должно быть представлено в отдельной графе);
7. Примечания по действующему Перечню документов;
8. Предлагаемые сроки хранения (каждое звено должно быть представлено в отдельной графе);
9. Примечания к статьям (предлагаемый вариант);
10. Обоснование сроков хранения (ссылки на НПА и другие обоснования).
Может быть также создана база данных (таблица), включающая основные термины, используемые в сфере деятельности ФОИВ, со ссылкой на нормативные правовые акты и стандарты.