2. Порядок приема, регистрации и направления корреспонденции
2.1. Вся поступающая в Агентство корреспонденция, кроме секретной, принимается Канцелярией и Экспедицией отдела делопроизводства и архива Управления.
Вся поступающая в Агентство секретная корреспонденция принимается в соответствии с порядком работы с секретными документами в Агентстве, установленным специальной инструкцией.
Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Агентства, руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в Управление для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящим Временным регламентом.
2.2. Принятые конверты с корреспонденцией, адресованной Агентству или руководству Агентства, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта будет обнаружено его повреждение, отсутствие документа(ов) или приложений к нему (ним), несоответствие номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов, то об этом составляется акт в двух экземплярах, из них один экземпляр направляется отправителю вместе с письмом, а второй хранится в Управлении.
Пакеты с надписью "лично" или адресованные другим организациям Экспедицией отдела делопроизводства и архива Управления (далее - "Экспедиция") не вскрываются и передаются по назначению.
Пакеты правительственной и дипломатической почты не вскрываются Экспедицией, а передаются в Канцелярию отдела делопроизводства и архива Управления (далее - "Канцелярия").
Неправильно направленные документы передаются или пересылаются по принадлежности.
2.3. Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.
2.4. Документы, поступающие на имя руководителя Агентства и его заместителей через факсимильные аппараты, установленные в подразделениях центрального аппарата Агентства, передаются в Управление для регистрации.
2.5. Документы, подлежащие регистрации, после их предварительного рассмотрения регистрируются в Канцелярии для последующего доклада руководству Агентства или передаются исполнителям для рассмотрения по существу содержащихся в документах вопросов. При регистрации документов в Канцелярии на лицевой стороне первой страницы в нижнем правом углу ставится штамп с указанием входящего номера и даты регистрации. На каждый из указанных документов заполняется карточка единого образца, которая помещается в картотеку.
2.6. Документы могут быть зарегистрированы и после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции.
2.7. Не подлежат регистрации поступающие в Канцелярию документы, перечисленные в примерном перечне (Приложение 1). Такие документы направляются непосредственно по назначению.
2.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются и хранятся в соответствии с требованиями специальной инструкции.
2.9. Каждый документ, подлежащий регистрации, регистрируется только один раз.
Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.
2.10. Предварительное рассмотрение документов, поступивших на имя руководства Агентства, осуществляется руководством Управления.
При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ, исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделения или должностного лица.
Руководству Агентства передаются на доклад документы в соответствии с перечнем (Приложение 2).
В экстренных случаях руководство Управления может передать структурным подразделениям или исполнителям документы для их срочного рассмотрения и подготовки предложений для доклада руководству Агентства.
Управлением готовятся проекты резолюций руководителя Агентства, его заместителей, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям, а в необходимых случаях и сроки исполнения.
2.11. Переписка между структурными подразделениями Агентства не подлежит регистрации в Управлении.
2.12. Руководство Управления направляет документы, не требующие доклада руководству Агентства, соответствующим структурным подразделениям.
2.13. Документы, рассмотренные руководителем Агентства и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Агентства согласно резолюции, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
Если документ, в соответствии с резолюцией руководства Агентства, направляется нескольким структурным подразделениям, документ доводится Управлением до всех указанных в резолюции подразделений Агентства.
Если резолюция руководства Агентства требует контроля за исполнением документа, Канцелярия направляет копию учетной карточки в контрольный отдел Управления, а также подразделению, ответственному за исполнение данного поручения.
2.14. Документы, по которым руководством Агентства приняты решения, передаются на исполнение в подразделения Агентства только через Канцелярию. Канцелярия ежедневно (до 13.00 часов) оформляет в установленном порядке поручения руководства по каждому документу и направляет через Экспедицию в соответствующие подразделения. В случаях необходимости изменения резолюции, переадресовки поручения следует поставить в известность руководство Управления и оформить данное изменение через Канцелярию.
Информация о прохождении документов, их регистрации, отправке и т.д. предоставляется исполнителям Канцелярией ежедневно после 14.00 часов.
2.15. Указы, постановления и распоряжения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, получаемые для исполнения или ознакомления структурными подразделениями, после ознакомления с ними или подготовки соответствующих документов подлежат возврату в Канцелярию. Запрещается писать резолюции или делать какие-либо пометки на указанных документах.
Документы, имеющие штамп "Подлежит возврату", возвращаются в Управление немедленно после их исполнения.
2.16. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения Агентства, в том числе не указанные в резолюции руководителя Агентства.
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы для работы над документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
2.17. Руководители структурных подразделений Агентства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы сотруднику, отвечающему за делопроизводство. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя сотрудника, отвечающего за делопроизводство.
2.18. Вся корреспонденция должна рассматриваться руководителями структурных подразделений Агентства в день ее поступления или на следующий день. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или при помощи компьютерной техники поручения руководителя, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям.
Регистрационная карточка на поступивший документ остается у сотрудника структурного подразделения Агентства, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.
2.19. Исполнение документа считается законченным, когда по всем затронутым в нем вопросам дан исчерпывающий ответ и имеется подписанная руководителем структурного подразделения отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.20. После того, как документ исполнен, в специальный журнал или при помощи компьютерной техники вносится информация об исполнении документа с указанием даты, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и адресата.
2.21. При увольнении или переводе работника на другую работу все служебные документы должны быть сданы работнику, ведущему делопроизводство в структурном подразделении.