7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Роскомнадзоре (территориальном органе), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Роскомнадзора (территориального органа).
Документальный фонд Роскомнадзора (территориального органа) - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Роскомнадзора (территориального органа) составляют документы, созданные в Роскомнадзоре (территориальном органе) и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
7.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел в управлениях Роскомнадзора (отделах территориального органа), порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти лежит на начальниках управлений (соответствующих структурных подразделений территориального органа) и ответственных за ведение делопроизводства в управлениях (соответствующих структурных подразделениях территориального органа).
Отдел документооборота Роскомнадзора (соответствующее структурное подразделение территориального органа) обеспечивает методическую помощь и осуществляет контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях, проверку наличия и состояния дел в структурных подразделениях и документального фонда Роскомнадзора (территориального органа) в целом.
7.1.3. Номенклатура дел составляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 N 228 "О Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 23, ст. 2708; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 33, ст. 4088; 2010, N 13 ст. 1502; N 26, ст. 3350; N 30, ст. 4099; N 31, ст. 4251), положением о территориальном органе, положениями об управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа), планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел, за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности Роскомнадзора (территориального органа), их виды, состав и содержание.
7.1.4. В Роскомнадзоре (территориальном органе) составляются номенклатуры дел управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) (приложение N 22) и сводная номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) (приложение N 23).
7.1.5. Номенклатура дел управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) составляется специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом Роскомнадзора (территориального органа) и Отделом документооборота (соответствующим структурным подразделением территориального органа), подписывается начальником управления Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа) и представляется в Отдел документооборота (соответствующее структурное подразделение территориального органа).
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Отдел документооборота (соответствующее структурное территориального органа).
7.1.6. Номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) составляется Отделом документооборота (соответствующим структурным подразделением территориального органа) на основе номенклатур управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) при методической помощи архива Роскомнадзора (территориального органа) и Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) Роскомнадзора (в территориальном органе - Экспертной комиссии, далее - ЭК).
Один раз в 5 лет номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Роскомнадзора (территориального органа) документы Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.7. Сводная номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) подписывается сотрудником, составившим документ, начальником Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа), согласовывается с ЦЭК Роскомнадзора (ЭК территориального органа), утверждается не позднее конца текущего года руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.1.8. В случае изменения функций и структуры Роскомнадзора (территориального органа) номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.
7.1.9. После утверждения номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.10. Номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) готовится в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа), 2-й используется в Отделе документооборота (соответствующем структурном подразделении территориального органа) как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Роскомнадзора (территориального органа), 4-й - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) может вестись в Отделе документооборота (соответствующем структурном подразделении территориального органа) в электронном виде.
7.1.11. Номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) являются названия управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа). В номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа) разделы располагаются в соответствии с Правилами составления и ведения номенклатур дел и утвержденной структурой Роскомнадзора (территориального органа).
7.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Роскомнадзора (территориального органа).
В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания.
7.1.14. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роскомнадзоре (территориальном органе) цифрового обозначения руководства, управления, цифрового обозначения отдела управления (соответствующего структурного подразделения территориального органа), порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления (соответствующего структурного подразделения территориального органа) Роскомнадзора, например:
02-01-05, где "02" - индекс Административного управления, "01" - индекс Отдела документооборота в Административном управлении, "05" - индекс заголовка дела по номенклатуре дел в пределах Отдела документооборота.
В Роскомнадзоре (территориальном органе) при формировании индексов дел для разделения индексов запрещается использовать знаки: точка ".", запятая ",", дробь "/", звездочка "*", решетка "#" и т.д. Для разделения индексов в Роскомнадзоре (территориальном органе) используется знак тире ("-").
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа); для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида документа (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Роскомнадзора (территориального органа) или управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.09.2010 N 18380).
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти.
7.1.15. Если в течение года в Роскомнадзоре (территориальном органе) возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).