VII. Учет пенсионеров, хранение и пересылка пенсионных дел. Отчетность
7.1. Пенсионные органы представляют в пенсионный отдел ФЭУ ФСИН России ежемесячную, квартальную и годовую отчетность по формам, установленным в соответствующем порядке.
Для расчета сметы расходов на выплату пенсий, пособий и компенсаций пенсионерам ФСИН России, подготовки законопроектов по указанным вопросам и иных целей ФЭУ ФСИН России вправе запрашивать у пенсионных органов и иные сведения о социальном обеспечении пенсионеров ФСИН России по устанавливаемым им формам представления сведений.
7.2. Пенсионным органом ведется учет пенсионеров на электронных носителях информации в форме табличной базы данных. Помимо хранения сведений о пенсионерах система управления базой данных должна обеспечивать надежность сохранения сведений и их практическое применение при работе пенсионного органа (поиск, выборку данных по определенному признаку, автоматическую печать документов и др.).
7.3. При необходимости могут вестись и другие учеты.
7.4. Пенсионные дела хранятся в специально оборудованных помещениях. Ответственность за их сохранность возлагается на одного из сотрудников (работников) пенсионного органа.
7.5. Пенсионные дела, взятые на контроль, хранятся отдельно от остальных пенсионных дел в месте, обеспечивающем их сохранность и доступность. Хранение пенсионных дел на рабочем месте сотрудника не допускается.
7.6. Пенсионные дела, по которым выплата пенсии прекращена, передаются на хранение сотруднику (работнику) пенсионного органа, ответственному за сохранность пенсионных дел, и хранятся в течение пяти лет отдельно от других пенсионных дел (архив пенсионного органа). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии. Если в течение указанного срока по этим делам не будет возобновлена выплата пенсии, то они сдаются в архив территориального органа ФСИН России для дальнейшего хранения, о чем делается отметка в книге учета пенсионных дел.
7.7. Полная инвентаризация пенсионных дел проводится один раз в три года. Результаты сверки наличия пенсионных дел с книгой учета оформляются актом, утверждаемым начальником ФЭУ.
7.8. Удостоверения, предоставляющие право на льготы в соответствии с действующим законодательством (удостоверения инвалида о праве на льготы, родителей и супругов погибших военнослужащих, ветеранов и т.п. <1>), учитываются в книге бланков строгого учета <2>. По каждому виду удостоверений в книге БСУ ведется отдельный раздел.
-------------------------------
<1> Далее - удостоверения о праве на льготы.
<2> Далее - книга БСУ.
7.9. Отметки о выдаче пенсионерам пенсионных удостоверений, удостоверений и иных документов, удостоверяющих право на льготы, производятся в их пенсионных делах.