Приказ Минюста России от 19.05.2008 N 110 (ред. от 14.07.2010) "Об утверждении Инструкции по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний"

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 19 мая 2008 г. N 110

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ АРХИВОВ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

В целях организации архивной работы в учреждениях и органах Федеральной службы исполнения наказаний в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49 ст. 6079) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний.

2. Федеральной службе исполнения наказаний (Реймер А.А.) обеспечить исполнение Инструкции по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний в учреждениях и органах Федеральной службы исполнения наказаний.

3. Признать утратившим силу абзац третий приложения к приказу Министерства юстиции Российской Федерации от 5 сентября 2006 г. N 284 "О внесении изменений в приказы Министерства юстиции Российской Федерации".

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра Смирнова А.А.

Министр
А.В.КОНОВАЛОВ

1. Инструкция по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний (далее - Инструкция) устанавливает обязательные для всех сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих, работников (далее - государственные служащие, работники) учреждений и органов Федеральной службы исполнения наказаний (далее - ФСИН России) <1> правила организации и ведения архивного дела в учреждениях и органах ФСИН России.

--------------------------------

<1> Настоящей Инструкцией, кроме ФСИН России, руководствуются также иные учреждения и органы уголовно-исполнительной системы: учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России. Территориальные органы ФСИН России, исправительные учреждения, следственные изоляторы, предприятия, научно-исследовательские, проектные, лечебные, учебные и иные учреждения, подведомственные ФСИН России (далее - учреждения и/или органы ФСИН России, если не оговорено особо).

2. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079) архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений и органов ФСИН России, в том числе в составе Народного комиссариата внутренних дел (НКВД) Российской Советской Федеративной Социалистической Республики (РСФСР), Объединенного главного политического управления (ОГПУ), НКВД Союза Советских Социалистических Республик (СССР), Министерства охраны общественного порядка (МООП) СССР, Министерства внутренних дел (МВД) СССР, МООГКМВД РСФСР, МВД России, Министерства юстиции Российской Федерации (Минюста России), входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся во ФСИН России на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в государственные архивы.

3. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. N 808 "Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 1 (ч. II), ст. 266) сроки и условия временного и депозитарного хранения, использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждений и органов ФСИН России, предоставление сведений об архивной работе в учреждениях и органах ФСИН России устанавливаются договором между ФСИН России и Федеральным архивным агентством (далее - Росархив). Сроки и условия депозитарного хранения, использования архивных документов оперативно-разыскной деятельности соблюдаются в соответствии с договором между МВД России и Росархивом.

4. В целях настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

архивное дело - деятельность учреждений и органов ФСИН России в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

архив учреждения или органа ФСИН России - структурное подразделение учреждения или органа ФСИН России, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивный фонд - совокупность архивных документов учреждения или органа ФСИН России, исторически и (или) логически связанных между собой;

постоянное хранение архивных документов - хранение архивных документов без определения срока (бессрочно);

временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Архивы учреждений и органов ФСИН России

5. Систему архивов учреждений и органов ФСИН России составляют: архив центрального аппарата ФСИН России; архивы территориальных органов ФСИН России и образовательных учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (далее - территориальные органы и образовательные учреждения ФСИН России, если не оговорено особо).

Архив центрального аппарата ФСИН России, архивы территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России (далее - архив/архивы, если не оговорено особо) осуществляют прием, учет, хранение законченных в делопроизводстве дел и обеспечивают их использование.

Методическое руководство по организации и ведению архивного дела в учреждениях и органах ФСИН России осуществляет управление делами ФСИН России.

6. В зависимости от объема документов архивы, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования, могут создаваться как структурное подразделение территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России или входить в структуру подразделения делопроизводства центрального аппарата ФСИН России, территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России (далее - подразделение делопроизводства).

7. Основными задачами архивов являются:

комплектование архивов документами, состав которых предусмотрен положениями об архивах;

учет и обеспечение сохранности архивных документов;

создание научно-справочного аппарата к архивным документам;

использование хранящихся в архивах документов;

подготовка и передача архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с требованиями, установленными Росархивом и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивы осуществляют следующие функции:

ведут списки учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования архивов;

принимают упорядоченные архивные документы учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования архивов на архивное хранение;

учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архив архивных документов;

создают и поддерживают в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организуют информирование руководителей учреждений и органов ФСИН России, осуществляют использование архивных документов по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, органов, организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым вопросам граждан, ведут учет и анализ использования;

проводят экспертизу ценности и осуществляют комплекс организационных и методических мероприятий по передаче архивных документов на постоянное хранение;

осуществляют проверку правильности формирования и оформления архивных документов в учреждениях и органах ФСИН России;

организация использования архивных документов в интересах научной и исторической работы, информирование заинтересованных учреждений и органов ФСИН России о составе архивных документов, публикации архивных документов, организация выставок и др.;

проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов;

микрофильмирование и создание копий на электронных носителях уникальных и особо ценных документов в целях получения страхового фонда и обеспечение сохранности подлинников; реставрация архивных документов;

ведут контрольно-наблюдательные дела учреждений и органов-источников комплектования;

разрабатывают методические документы по организации и ведению архивной работы и делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России.

На архив центрального аппарата ФСИН России, кроме указанного в п. 7 Инструкции, дополнительно возлагается:

подготовка обобщенных справочных материалов на основе архивных документов;

разработка нормативных и методических документов по организации и ведению архивной работы и делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России;

участие в контроле за деятельностью архивов территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России, обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению их деятельности.

8. Архивы обеспечиваются архивохранилищами, служебными помещениями, средствами хранения и обработки архивных документов, необходимыми для эффективного выполнения ими своих функций.

Территориальное размещение и материально-техническое оснащение архивов должны обеспечивать возможность оперативного использования архивных документов, в том числе с использованием факсимильной и электронной связи.

9. Ответственность за организацию, состояние и совершенствование работы архивов в центральном аппарате ФСИН России, территориальных органах и образовательных учреждениях ФСИН России несут их руководители (заместители руководителей, отвечающие за данное направление деятельности).

10. Передача архивных документов из архивов на постоянное хранение в государственные архивы осуществляется на основании договора между ФСИН России и Росархивом от 08.02.2008 N 118юр/08 "О сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности, образовавшихся в деятельности уголовно-исполнительной системы ОГПУ-НКВД-МООП-МВД СССР, МООП-МВД РСФСР, МВД России, Минюста России, и образовавшихся в процессе деятельности ФСИН России, а также в деятельности ее учреждений и органов".

11. В архивах архивные документы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам.

Совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, составляет его документальный фонд. Признаком учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя является его организационная (функциональная) обособленность - наличие: правовых актов о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков.

12. Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд учреждения или органа ФСИН России, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе его деятельности.

объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.

Классификация архивных документов по степени их ценности

13. Архивные документы учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе архивных документов учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования. На особо ценные документы создаются в установленном порядке страховой фонд и фонд пользования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Архивные документы, не подлежащие постоянному хранению, имеющиеся в составе архивных фондов учреждений и органов ФСИН России, в том числе ликвидированных, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Классификация архивных документов
по категориям доступа к ним

14. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

15. В архивах открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации.

16. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

архивные документы, содержащие конфиденциальные сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу его безопасности и другие, предусмотренные Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005 N 1111) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

17. К архивным документам, хранящимся на особых условиях доступа к ним, относятся: подлинники особо ценных, в том числе уникальных документов, и архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Фондирование архивных документов. Хронологические границы
архивного фонда учреждения или органа ФСИН России

18. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в учреждениях и органах ФСИН России - источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора архивных документов для передачи на хранение в архивы, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей дел, документов (далее - описи, если не оговорено особо), создании объединенных архивных фондов, исправлении ошибок фондирования.

19. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего учреждения или органа ФСИН России.

20. При определении фондовой принадлежности архивных документов учитывается следующее:

входящие документы относятся к архивному фонду того учреждения или органа ФСИН России, которым они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

копии (отпуски) исходящих документов относятся к архивным фондам учреждений и органов ФСИН России - их авторов; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;

внутренние документы относятся к архивному фонду учреждения или органа ФСИН России, которыми они созданы; их фондовая принадлежность определяется по наименованию учреждения или органа ФСИН России, подписям, содержанию.

21. Архивные документы, которые велись последовательно в нескольких учреждениях и органах ФСИН России, включаются в состав архивного фонда того учреждения или органа ФСИН России, в котором они были закончены в делопроизводстве.

22. Архивные документы, образовавшиеся за весь период деятельности учреждения или органа ФСИН России, независимо от изменений административно-территориального деления, составляют один архивный фонд.

В случае реорганизации или ликвидации учреждения или органа ФСИН России с передачей его функций вновь созданному учреждению или органу ФСИН России, законченные в делопроизводстве дела включаются в архивный фонд реорганизуемого или ликвидированного учреждения или органа ФСИН России, а незаконченные в делопроизводстве дела, переданные для окончания делопроизводством учреждению или органу ФСИН России, включаются в архивный фонд последнего.

23. Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при учреждении или органе ФСИН России с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующего учреждения или органа ФСИН России, образуя объединенный архивный фонд.

24. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

25. В архивах основными архивными фондами являются:

фонд центрального аппарата ФСИН России;

фонды учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России;

фонды территориального органа ФСИН России;

фонды учреждений, исполняющих наказания, следственных изоляторов ФСИН России;

фонды предприятий, специально созданных для обеспечения деятельности ФСИН России, проектных, лечебных, образовательных и иных учреждений ФСИН России.

Архивные документы учреждения или органа ФСИН России, прекратившего свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленного с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

26. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда учреждения или органа ФСИН России - официальные даты его образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов за дату образования учреждения или органа ФСИН России принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности учреждения или органа ФСИН России, документы которого вошли в состав объединенного архивного фонда;

27. Основанием для определения крайних дат деятельности учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей служат нормативные правовые акты об их образовании и ликвидации.

Систематизация архивных документов в пределах архивного
фонда учреждения или органа ФСИН России

28. В пределах архивного фонда учреждения или органа ФСИН России архивные документы систематизируются по единицам хранения согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

29. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям учреждений и органов ФСИН России);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций учреждений и органов ФСИН России, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по видам документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

30. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда. В зависимости от этого используются хронологически-структурная, хронологически-функциональная, структурно-хронологическая и другие схемы систематизации архивных документов.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к архивным фондам действующих учреждений и органов ФСИН России, часто меняющих структуру (учитывая дальнейшее пополнение архивных фондов), или ликвидированных. По этой схеме документы архивного фонда группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям учреждения или органа ФСИН России (далее - структурные подразделения).

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к архивным фондам учреждений и органов ФСИН России, имевших стабильную структуру, несложные изменения которых происходили редко. По этой схеме документы архивного фонда группируются прежде всего в структурных подразделениях, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

При систематизации архивных документов по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем - по функциям (видам, направлениям деятельности) учреждения или органа ФСИН России. При этом подгруппы архивных документов располагаются с учетом значимости функций учреждения или органа ФСИН России (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самого учреждения или органа ФСИН России.

При систематизации архивных документов по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности учреждения или органа ФСИН России, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая схема систематизации применяется по отношению к небольшим по объему архивным фондам.

31. Группировка архивных документов архивного фонда в пределах подгрупп архивных документов проводится по одному или нескольким классификационным признакам, выбор которых определяется логической связью между архивными документами и наиболее удобной для поиска и использования архивных документов системой их организации.

32. Архивные документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, хронологии их создания, в алфавитном порядке. Для архивных фондов учреждений и органов ФСИН России используется общая схема систематизации.

В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретного учреждения или органа ФСИН России, составом и объемом архивных документов.

Дела каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или в раздел описи объединенного архивного фонда.

33. Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских институтов ФСИН России, рукописи в издательствах ФСИН России выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

34. При обнаружении ошибочно включенных в архивный фонд архивных документов они выделяются и присоединяются к тому архивному фонду, к которому они относятся, либо к вновь формируемому архивному фонду с внесением соответствующих изменений в учетные документы.

35. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данное учреждение или орган ФСИН России (структурное подразделение) из другого учреждения или органа ФСИН России (структурного подразделения) или других учреждений, органов и организаций для продолжения делопроизводства;

единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и документы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

единицы хранения, начатые в одном учреждении или органе ФСИН России (структурном подразделении) и переданные для продолжения в другое учреждение или орган ФСИН России (структурное подразделение), относятся к тому учреждению или органу ФСИН России (структурному подразделению), в котором они были закончены;

в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций учреждений и органов ФСИН России (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

единицы хранения, представляющие собой личные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

36. Систематизация аудиовизуальных (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) и электронных документов осуществляется по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы (ЭД) систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

Обеспечение сохранности архивных документов в архивах

37. Организация хранения архивных документов - комплекс мероприятий, включающий рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

38. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должны осуществляться комплексы мер:

по организации хранения, предусматривающие создание материально-технической базы хранения архивных документов (здание и помещения архивохранилищ, средства хранения архивных документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных архивных документов и т.п.);

по созданию и соблюдению нормативных условий хранения архивных документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы).

39. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность архивных документов и контроль их физического состояния при поступлении архивных документов в архив, при их хранении и передаче архивных документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава архивных документов, характерного для конкретного архива.

Обеспечение нормативных условий хранения архивных
документов. Требования к зданию и помещениям архивов

40. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и ремонтом зданий, помещений архивов;

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажей, шкафов, сейфов, коробок, папок и др.).

41. Помещения архива (архивохранилища и другие) должны отвечать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в помещениях архива должны обеспечивать деятельность государственных служащих, работников архива и сохранность архивных документов.

42. Архивы размещают в специально построенных или приспособленных для хранения архивных документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий учреждений и органов ФСИН России.

Строительство и реконструкция здания, помещений архива производятся в соответствии со специальной нормативной и проектной документацией.

При отсутствии специального помещения для архива выделяются переоборудованные помещения в административном здании учреждения или органа ФСИН России.

Запрещается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, и должно отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

К помещениям основного назначения относятся:

архивохранилище(а) архива (далее - архивохранилище(а), если не оговорено особо) для хранения архивных документов (особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарной сигнализацией);

рабочие помещения государственных служащих, работников архива; помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов, для обеспыливания, переплета;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов; помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем).

43. Архивохранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилищ в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с окнами на север.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2 - 3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилищ зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилища должны иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.

Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Нормативные режимы хранения архивных документов
в архивах. Охранный режим

44. Охранный режим архива осуществляется комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми актами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Металлические шкафы и сейфы, в которых временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, находящиеся в неопечатываемых помещениях, подлежат опечатыванию.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверьми с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом учреждения или органа ФСИН России возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из государственных служащих, работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с росписью государственного служащего, работника архива в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в подразделении дежурной части учреждения или органа ФСИН России.

В рабочее время архивохранилище, если в нем не работают государственные служащие, работники архива, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилищ в рабочее время находятся у лица, ответственного за архивохранилище.

В архивохранилища имеют право доступа государственные служащие, работники данного архивохранилища, а также руководитель архива или лицо, ответственное за архив (далее - руководитель архива). Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие государственные служащие, работники архива допускаются в архивохранилища только в сопровождении государственного служащего, работника архивохранилища или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилища в исключительных случаях только по письменному разрешению руководителя архива и в сопровождении государственного служащего, работника архивохранилища или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата запрещается.

Противопожарный режим

45. Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Температурно-влажностный режим хранения архивных документов

46. В помещениях архивохранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, для обеспечения длительной сохранности архивных документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха 17 - 19 °C и относительная влажность воздуха 50 - 55%;

Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных архивных документов должны соответствовать нормам, установленным нормативными правовыми актами Росархива.

В архивохранилищах предусматриваются системы отопления и вентиляции, обеспечивающие автоматическое поддержание установленных норм температурно-влажностного режима и воздухообмена.

Резкие колебания температуры и влажности в архивохранилищах не допускаются. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения архивных документов с помощью технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального вентилирования воздуха (проветривания) и отопления архивохранилищ. Указанные мероприятия проводятся на основании показаний контрольно-измерительных приборов.

При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 70 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение архивохранилищ, устранение причин повышения влажности).

В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2-х месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/- 5 °C и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%.

Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения климатических параметров воздуха (температуры и относительной влажность) в одно и то же время суток:

в кондиционируемых архивохранилищах - один раз в неделю;

в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю;

при нарушениях режима хранения - ежедневно.

Температура воздуха измеряется ртутными термометрами.

Относительная влажность воздуха измеряется гигрометрами и аспирационными психрометрами.

Текущая проверка и настройка гигрометров производится непосредственно в архивохранилищах не реже одного раза в три месяца. Контрольная проверка и настройка всех гигрометров, используемых в архиве и находящихся в резервном запасе, проводится один раз в год в летнее время (июль - август) в помещении с относительно стабильным микроклиматом и ограниченным посещением.

Контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр) монтируются на одном щитке и устанавливаются в архивохранилищах в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).

Приборы устанавливаются в каждом отдельном архивохранилище, но не менее одного комплекта на каждые 70 кв. м площади.

Каждой контрольной точке присваивается порядковый номер, который наносится на щиток.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов в архивохранилищах (приложение N 1). В нем отражается также проверка правильности показаний приборов и меры по оптимизации температурно-влажностного режима в архивохранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

Световой режим

47. Хранение архивных документов осуществляется в темноте (в папках, коробках, шкафах, сейфах, на стеллажах закрытого типа). Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в архивохранилищах может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, светонепроницаемых штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Освещение архивохранилищ прямым солнечным светом запрещается.

Для искусственного освещения архивохранилищ применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Светильники должны быть удалены от коробок с архивными документами не менее чем на 50 см.

Переносные светильники оборудуются защитными стеклянными колпаками и сетками.

Уровень освещенности помещений архива в диапазоне видимого спектра не должен превышать:

на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк;

на рабочих столах - 100 лк.

Освещенность измеряется люксметром.

Защита архивных документов от действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Санитарно-гигиенический режим

48. Архивохранилища и другие помещения архива должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В архивохранилищах запрещается: курение; выполнение работ, связанных с применением открытого огня, нагревательных электроприборов, агрессивных химических веществ; пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранение сумок, портфелей и других посторонних предметов; хранение и использование пищевых продуктов.

В помещениях архивохранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-го раствора формалина, 5%-го раствора катамина АБ и т.п.).

В целях защиты документов от пыли:

обеспечивается максимально возможная герметичность архивохранилищ и оборудование вентиляционной системы противопыльными фильтрами;

периодически (не реже одного раза в год) проводится обеспыливание коробок с документами, стеллажей и архивохранилищ;

регулярно проводится влажная уборка помещений архивохранилищ с применением 2%-го раствора формалина или 5%-го раствора катамина АБ;

при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягиваются марлей, смоченной 50%-ным раствором глицерина и тщательно отжатой.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

Не допускается хранение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных связках.

Запрещается временное размещение или хранение в архивохранилищах архивных документов, пораженных биологическими вредителями.

С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения архивохранилищ должны два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому осмотру.

При обнаружении в архивохранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются все меры к их уничтожению и устранению причин их появления.

Стеллажи, на которых лежали пораженные плесенью архивные документы, и прилегающие к этим стеллажам стены протираются 3%-ным раствором формалина или 5%-ным раствором катамина АБ, а затем просушиваются.

При проведении местной дезинсекции в архивохранилищах применяются 3%-ный раствор бромистого метила, хлорофоса и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. Архивные документы обработке указанными препаратами не подлежат.

При обнаружении значительного количества насекомых в различных местах архивохранилища проводится дезинсекция всего архивохранилища. Такую дезинсекцию проводят специальные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологическая станция.

При обнаружении в архивохранилищах грызунов необходимо обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию.

При проведении уборки или санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода и антисептики и т.п.) не должны попадать на архивные документы.

Оборудование архивохранилищ средствами хранения

49. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В архивохранилищах с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых коробках с отверстиями для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.

Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного архивного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Организация хранения архивных документов в архивохранилищах.
Общие требования к размещению архивных документов

50. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

51. Архивные документы в архивохранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится у государственного служащего, работника архива, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.

Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов:

централизации, выраженной применением единых единиц учета;

унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними;

динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;

полноты и достоверности учета.

Размещение архивных документов обособленного хранения,
фонда пользования, учетных документов

52. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу архивных документов учреждений и органов ФСИН России.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных архивных документов в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных архивных документов.

Уникальные документы изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.

Аудиовизуальные и электронные архивные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

53. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилище с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

54. Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении государственных служащих, работников архива.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются государственные служащие, работники, осуществляющие их ведение в архиве.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении государственного служащего, работника, ответственного за учет архивных документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале архива.

Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов,
полок. Ведение топографических указателей и оформление
ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов

55. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в форме карточек в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя (приложение N 2) составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя (приложение N 3) составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у государственных служащих, работников, ответственных за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

56. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

Проверка наличия и состояния дел и организация розыска
необнаруженных дел, документов

57. Проверка наличия и состояния дел проводится в целях установления соответствия фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В архиве плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

уникальных документов - ежегодно;

особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;

аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия часто используемых архивных документов проводится не реже одного раза в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архива, заведующих архивохранилищами (лиц, ответственных за архивохранилища) проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех дел архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния дел проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверку наличия и состояния дел в архиве проводят два государственных служащих, работника архива.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения архивных дел, документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

помещать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;

изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать государственному служащему, работнику архива неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;

изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива.

Единицы хранения, не внесенные в опись, после проверки наличия и состояния дел вносятся под литерными номерами в соответствующий раздел описи и составляется акт о технических ошибках в учетных документах.

В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:

вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.

58. Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 4) и в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 5).

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке архивных документов в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

В графах 1 - 15 листа указываются сведения о наличии дел, в графах 16 - 24 - о состоянии дел.

Графы 1, 2, 3 - 6, 10 заполняются в процессе подготовительной работы по проверке учетных документов.

В графе 2 количество дел указывается на основании последней общей итоговой записи в описи.

В графу 11 вносятся номера дел, не оказавшихся в наличии в момент проверки.

В графу 3 вносятся все литерные номера, если они не учтены в итоговой записи описи, т.е. не вошли в общее количество архивных документов по описи.

В графу 4 вносятся все литерные номера, если они не перечислены в итоговой записи, хотя в общем количестве архивных документов они учтены.

В графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества архивных документов в итоговой записи.

В графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества архивных документов, но не перечислены в итоговой записи.

Графа 10 заполняется на основании документов о выдаче архивных документов во временное пользование.

Графа 12 заполняется после завершения сверки наличия архивных документов с описью, в ней указывается только количество архивных документов по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются архивные документы, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи).

Графы 14 - 15 и 22 - 23 введены в форму листа на случай, если при проверке возникает необходимость отразить какие либо другие недостатки в наличии и состоянии архивных документов (несколько архивных документов за одним номером; архивные документы внесенные в опись дважды; архивные документы по мнению проверяющих, не относящиеся к данному архиву; архивные документы, числящиеся выбывшими, но оказавшиеся на месте; и т.д.). Количество таких граф может быть увеличено или уменьшено в зависимости от потребности.

59. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 6); акт об обнаружении архивных документов (приложение N 7); акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 8) и другие акты.

Проверяется также правильность записей в книге (журнале) учета поступления архивных документов (приложение N 9).

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи (книги учета и описания) помещается оттиск штампа "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, составляется новая итоговая запись.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния дел единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажных носителях или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния дел коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в учреждениях и органах ФСИН России и других учреждениях, органах и организациях, Руководители территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России вправе продлить срок розыска архивных документов на основании докладной записки руководителя архива.

В ходе розыска выполняются следующие мероприятия:

старые описи сверяются с описями, по которым проводилась проверка, для выявления возможных ошибок в подсчете, установления номеров и заголовков архивных документов, выделенных к уничтожению и переданных в другие фонды как непрофильные:

анализируются заголовки необнаруженных архивных документов и итоговые записи в описях проверяемого архивного фонда для выявления архивных документов, включенных в опись дважды или включенных в другую опись данного архивного фонда под другим номером;

изучается дело фонда, в первую очередь - имеющиеся акты о выделении к уничтожению архивных документов, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого архивного фонда;

проверяются документы о выдаче архивных документов во временное пользование;

изучаются архивные документы, аналогичные по содержанию с необнаруженными, подвергавшиеся ранее описанию, реставрации или переплету, для выявления возможных допущенных ошибок при формировании, систематизации и описании архивных документов;

проверяются архивные документы находящихся рядом архивных фондов для обнаружения неправильно размещенных архивных документов;

организуется поиск необнаруженных архивных документов в учреждениях и органах ФСИН России - источниках комплектования для возможного выявления включенных в опись, но не переданных на хранение архивных документов;

организуется поиск необнаруженных архивных документов в других архивах, которым передавались непрофильные фонды.

В случае необнаружения архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, их розыск осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о государственной тайне с представлением информации о ходе и результатах розыска необнаруженных дел, документов в управление делами ФСИН России.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются государственному служащему, работнику архива, который возвращает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью руководителя архива.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 10), и подробная справка о проведении розыска (справка подписывается руководителем архива и государственными служащими, работниками архива, проводившими розыск), которые вместе с актом проверки наличия и состояния дел направляются: архивом центрального аппарата ФСИН России - в Росархив, архивами территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России - в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Справка приобщается к акту о завершении розыска дел (приложение N 11). Карточки на найденные дела из картотеки необнаруженных дел изымаются и уничтожаются.

Составляется акт о завершении розыска дел и вносятся изменения во все учетные документы.

Решение о снятии архивных документов с учета оформляется:

для архива центрального аппарата ФСИН России - распоряжением директора ФСИН России на основании письменного разрешения Росархива;

для архивов территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России распоряжением руководителя территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России на основании письменного разрешения органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.

В сроки, установленные руководителем архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния дел, документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанных проверок оформляются:

при подтверждении наличия архивных документов - в виде докладной записки государственного служащего, работника архива, ответственного за организацию проверки;

при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

По результатам проверки наличия и состояния архивных документов с учетом предложений экспертной комиссии, руководитель учреждения или органа ФСИН России, руководитель архива принимают необходимые меры к обеспечению режима хранения архивных документов.

Выявленные при проверке наличия и состояния дел факты недостачи архивных документов, грубых нарушений их учета, обеспечения сохранности и режима секретности, которые могут привести к утечке секретной информации или утрате архивных документов, рассматриваются как чрезвычайные происшествия, о них докладывается руководителю учреждения или органа ФСИН России для принятия соответствующих мер.

Руководитель архива представляет в архив центрального аппарата ФСИН России заверенные копии актов о неисправимых повреждениях архивных документов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, вместе со справкой о проведении розыска, а при необходимости и материалами служебного расследования по факту утраты архивных документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений об архивных документах постоянного хранения в соответствующий государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей, утвержденных экспертной комиссией.

Контроль состояния архивных документов.
Выявление архивных документов с повреждениями
материальных носителей и текстов

60. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилища размещают в помещении приема и временного хранения архивных документов, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.

Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее трех месяцев с момента приема архивных документов в архив.

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями; с повышенной влажностью; с повреждениями бумаги и текста; запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы; металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных архивных документов, а также их страховых копий устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих архивных документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.

При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет учреждения или органа ФСИН России - источника комплектования.

Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомыми, активной плесенью), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекцию, дезинсекцию).

При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения архивных документов в течение 7 - 14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в отдельном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:

очистке от пыли и перемотке - архивные документы на магнитной ленте;

очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях и архивные фотодокументы;

акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

упаковыванию.

Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20 +/- 3 °C и относительной влажности воздуха 35 +/- 15%; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35 +/- 15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше десяти суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее трех суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.

Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилищ, а также всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам проверки составляется заключение о необходимости проведения реставрации и консервации, и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей проверки.

Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесенью, насекомыми); с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному отделению, внеочередной обработке (сушке, акклиматизации). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками.

Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.

Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

состояния их упаковки;

наличия загрязнений и механических повреждений;

стабильности нитроосновы;

физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов; параметров видеодокументов в видеоканале;

качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;

уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);

наличия "вирусов" в электронных документах;

наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя и т.д.

Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования; технических параметров видеодокументов - с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры; технических параметров электронных документов - с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с архивными документами соответствующего вида.

Выявление архивных документов, находящихся
в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо
поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо
поврежденных архивных документов

61. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются архивные документы с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Решение о признании архивного документа находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и государственного служащего, работника архива, ответственного за хранение архивных документов.

62. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает:

для архива центрального аппарата ФСИН России - Государственный архив Российской Федерации на основании представляемых архивом центрального аппарата ФСИН России экспертного заключения реставратора и акта о неисправимых повреждениях архивных документов;

для архивов территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России - орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации на основании представляемых архивами территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России экспертного заключения реставратора и акта о неисправимых повреждениях архивных документов.

На основании письменного решения Государственного архива Российской Федерации, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации издается распоряжение директора ФСИН России, руководителя территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

Учет физического и технического состояния
архивных документов

63. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в учетных документах архивов (листе-заверителе, картотеке (книге) учета физического и технического состояния архивных документов и т.д.).

Для учета архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

Специальная физико-химическая и техническая обработка
архивных документов

64. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена копиями оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями для сохранения документной информации и др.;

переплет архивных документов;

обеспыливание архивных документов;

обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

В зависимости от физической природы носителя с аудиовизуальными и электронными документами проводятся следующие виды реставрационных и консервационно-профилактических работ.

Архивные документы на магнитной ленте:

очистка поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

замена пересохших и покоробленных склеек;

оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 - 2,5 м;

перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировке архивных документов.

Архивные документы на дисковых носителях:

обеспыливание;

протирка антистатиком.

Кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

обеспыливание; удаление восковых, жировых и иных загрязнений; укрепление склеек и просечек; ремонт перфорации; переделка грубых, коробленых заплат и склеек; ремонт поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

65. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Общие требования к выдаче архивных документов
из архивохранилища

66. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилищ, как правило, не выдаются.

Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилищ не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.

Выдача из архивохранилищ подлинников особо ценных и уникальных документов, а также архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

Архивные документы выдаются из архивохранилищ с письменного разрешения:

руководителя архива - пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и государственным служащим, работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;

руководителя учреждения или органа ФСИН России - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя учреждения или органа ФСИН России; специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.

Архивные документы выдаются из архивохранилища:

для использования государственными служащими, работниками учреждения или органа ФСИН России;

во временное пользование другим учреждениям, органам и организациям;

для проведения архивных работ с документами;

для проведения страхового копирования и специальной обработки с целью улучшения физического состояния архивных документов.

Выдачу архивных документов из архивохранилищ и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилищ и при возврате, производит государственный служащий, работник архива.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

уникальные и особо ценные документы;

несброшюрованные архивные документы;

дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилищ и не имеющие листов-заверителей.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководителем архива на основе решения экспертной комиссии учреждения или органа ФСИН России.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

На место выдаваемых из архивохранилищ единиц хранения и описей подкладывается карта-заместитель дела (приложение N 12).

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилищ, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (приложение N 13).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилищ включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивных шифров архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии большого количества исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилищ отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

Сроки выдачи и оформление выдачи архивных документов

67. Архивные документы выдаются из архивохранилищ на срок:

до одного месяца - пользователям в читальный зал и государственным служащим, работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилищ для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководителя архива.

68. Выдача архивных документов из архивохранилищ регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.

Выдача архивных документов из архивохранилищ оформляются заказом (требованием) (приложение N 14) на выдачу дел и регистрируются в книге (журнале) выдачи архивных документов (приложение N 15), в которой государственный служащий, работник учреждения или органа ФСИН России, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилищах до истечения срока его хранения.

Выдача архивных документов из архивохранилищ во временное пользование в учреждения и органы ФСИН России и другие органы и учреждения, организации оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (приложение N 16) и регистрируется в книге (журнале) выдачи документов.

Акт составляется в двух экземплярах (на общем бланке). Акт подписывается руководителем учреждения или органа ФСИН России, передающего документы, и руководителем другого учреждения, органа и организации-получателя: подписи заверяются оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. После возвращения документов в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка. Один экземпляр остается в учреждении, органе и организации-получателе, второй хранится в деле фонда в архиве.

69. Выдача описей, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

Выдача описей оформляется заказом (требованием) на выдачу дел и регистрируется в книге (журнале) выдачи архивных документов, в которой расписывается получивший опись государственный служащий, работник архива или пользователь.

Контроль за сохранностью выданных архивных документов.
Возвращение архивных документов в архивохранилища

70. Выверка книги (журнала) выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книги (журнала) выдачи архивных документов установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилища вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилища.

В целях контроля за сохранностью архивных документов государственные служащие, работники архива ответственные за хранение архивных документов, проводят проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководителем архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилища осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге (журнале) выдачи документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их пользователей. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается государственным служащим, работником архива и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководителю архива.

Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архивы территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России в трехдневный срок информируют архив центрального аппарата ФСИН России.

В случае хищения архивных документов архивы обращаются в органы внутренних дел, немедленно информируют руководителей территориальных органов ФСИН России и образовательных учреждений ФСИН России, а также архив центрального аппарата ФСИН России.

Транспортировка и перемещение архивных документов

71. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фото-, фонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах с обязательным сопровождением государственного служащего, работника архива.

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Выявление и учет уникальных и особо ценных документов

72. Архив проводит выявление и учет уникальных и особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

выявление фондов, частей фондов;

выявление дел по описям;

непосредственный просмотр отобранных документов.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с архивом центрального аппарата ФСИН России. Первоочередному просмотру подлежат описи тех структурных частей архивных фондов, которые отражают основную деятельность учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя. По описям намечаются архивные дела, предположительно содержащие уникальные и особо ценные документы, затем все выявленные по описям архивные документы подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их уникальности и особой ценности.

Определение в составе архивных дел уникальных документов осуществляется в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных исполнительной власти, N 20, 2007) зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 N 9059) и включает в себя:

заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

рассмотрение экспертной комиссией учреждения или органа ФСИН России представленных материалов;

представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в архив центрального аппарата ФСИН России.

После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется буквенный индекс "ОЦ".

На выявленные особо ценные документы каждого архивного фонда, составляется опись особо ценных дел (приложение N 17), которая рассматривается на экспертной комиссии, согласовывается с архивом центрального аппарата ФСИН России и утверждается руководителем учреждения или органа ФСИН России.

После утверждения перечней все особо ценные дела подлежат учету.

Создание страхового фонда и фонда пользования

73. Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных архивных документов (далее - страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.

74. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

75. На особо ценные и уникальные документы учреждения или органа ФСИН России должны создаваться страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Подготовка уникальных и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.

76. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

77. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководителем архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. После окончания работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

78. Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования), создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

79. Создание, проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами Росархива.

Обеспечение сохранности архивных документов
при чрезвычайных ситуациях

80. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Общие требования к учету архивных документов

81. Учет документов в архиве - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Архив осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующий государственный архив.

Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;

архивные документы, а также документы по личному составу, хранящиеся в учреждениях и органах ФСИН России - источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, описи, единицы хранения.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

82. Учет архивных документов осуществляется государственными служащими, работниками архива, ответственными за организацию комплектования архива архивными документами.

Записи в учетные документы вносятся государственными служащими, работниками архива.

83. В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище, закрепляет последовательность выполнения работ по учету.

84. Порядок и схема учета архивных документов утверждаются приказом руководителя учреждения или органа ФСИН России.

85. Учетные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководителя архива может быть выдано дело фонда.

86. Все учетные документы архива независимо от степени их секретности учитываются в книге (журнале) регистрации учетных документов (приложение N 18).

Учетные документы устаревших форм (журналы регистрации дел и другие) не уничтожаются и подлежат постоянному хранению для обеспечения учетной и справочной работы.

87. Учетные документы хранятся отдельно от архивных документов в отдельном помещении или специально выделенных для них сейфах, металлических шкафах и находятся в ведении государственного служащего, работника, назначенного ответственным за учет. По окончании работы помещения, сейфы и металлические шкафы, в которых находятся учетные документы, запираются и опечатываются личной печатью государственного служащего, работника архива, ответственного за учет.

88. Архив центрального аппарата ФСИН России осуществляет централизованный учет архивных документов, хранящихся в архивах. С этой целью он формирует и ведет Центральный фондовый каталог (далее - ЦФК) на архивные документы учреждений и органов ФСИН России, а также проводит ежегодно паспортизацию архивов.

89. Все изменения в составе и объеме архивных документов вносятся в учетные документы немедленно с получением соответствующих описей, актов об изъятии дел, постановлений об изъятий дел от судебных и следственных органов и других документов, являющихся основанием для данного изменения.

Единицы учета архивных документов

90. Все архивные документы, находящиеся в архиве, а также принимаемые в него на архивное хранение, учитываются в соответствии с требованиями Инструкции.

91. Основными единицами учета документов в архиве, независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

В архиве ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально назначенным государственным служащим, работником архива. При наличии нескольких архивохранилищ ведется учет документов в каждом архивохранилище.

92. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива определяется приказом руководителя территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России.

Система учетных документов архивов

93. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

94. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены Инструкцией и обязательны для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

95. Основными (обязательными) учетными документами в архиве являются:

журнал (книга) учета поступления и выбытия архивных документов;

список фондов (приложение N 19);

лист фонда (приложение N 20);

лист учета аудиовизуальных документов;

опись;

реестр описей (приложение N 21);

паспорт архивохранилища;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел, документов;

реестр описей особо ценных дел, документов;

книга (журнал) учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение N 22);

опись страхового фонда (приложение N 23);

дело фонда - содержит комплекс документов по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и архивного фонда, ведется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд;

лист-заверитель дела - для учета количеств листов в деле.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов учреждений и органов ФСИН России в архиве ежегодно составляют паспорт архива, хранящего управленческую документацию на 1 декабря 20.. г. (приложение N 24).

96. В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги (журналы) движения архивных фондов, описей; книги (журналы) учета архивных документов, переданных в другие архивы; книги (журналы) учета архивных фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги (журналы) повидового учета архивных документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

97. Учет электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Инструкции.

Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную базу данных ЭД или в учетную карточку единицы учета электронных документов (ЭД) (приложение N 25).

ЭД учитываются в составе архивного фонда учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мб).

Изменения количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи электронных документов (приложение N 26), в новой итоговой записи описи, листе фонда, пояснительной записке к паспорту архива.

За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (тест, гипертекст, мультимедийный объект, базу данных, банк данных, базу знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге (журнале) поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед.учета/ед.хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться книга (журнал) учета поступления и выбытия электронных документов (приложение N 27) и книга (журнал) учета миграций и перезаписей электронных документов (приложение N 28).

Общие требования к учетным документам архивов

98. Учет архивных документов ведется с самостоятельной порядковой нумерацией архивных фондов.

Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива или органа управления по архивным делам субъектов Российской Федерации.

Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда.

Акты нумеруются в деле фонда в валовом порядке.

99. В книге (журнале) учета поступления архивных документов производится первичная регистрация поступления архивных документов архивных документов из архива.

Книга (журнал) учета поступления архивных документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и архивных документов, связанных с приемом, выделением архивных документов, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей архивных документов в государственный или другой архив. Книга (журнал) учета поступления архивных документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

Каждое поступление или выбытие архивных документов (по описи, акту, письму) получает самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из архивных документов нескольких архивных фондов, то данные по каждому архивному фонду (наименование архивного фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления архивных документов в архиве, хранящем один архивный фонд, ведется по листу фонда.

Архив со сложной структурой может учитывать в книге (журнале) учета поступления архивных документов самостоятельно поступление архивных документов каждого структурного подразделения.

Если архивные документы архивного фонда поступают в архив впервые, то номер архивного фонда проставляется в книге (журнале) учета поступления архивных документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие архивные документы являются частью архивного фонда, уже имеющегося на хранении в архиве, то в соответствующей графе книги (журнала) учета поступления архивных документов указывается номер, присвоенный этому архивному фонду ранее.

Ежегодно в книге (журнале) учета поступления архивных документов подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

100. Список фондов служит для общего учета архивных фондов и их нумерации.

Список архивных фондов ведется в архиве, хранящем архивные документы двух и более архивных фондов.

В список фондов каждый архивный фонд записывается только один раз - при первом поступлении архивных документов либо при создании архивного фонда.

Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

Объединенные архивные фонды учреждений и органов ФСИН России учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду учреждения или органа ФСИН России, образованному из архивных фондов нескольких учреждений и органов ФСИН России, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов учреждения или органа ФСИН России, включенных в его состав.

Если архивный фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется буквенный индекс "ОЦ".

В случае передачи архивного фонда учреждения или органа ФСИН России в архив другого учреждения или органа ФСИН России, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех архивных документов архивного фонда освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фондов ("Отметка о выбытии") указывается наименование архива, в который выбыл архивный фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого архивный фонд выбыл.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи документов постоянного хранения (приложение N 29) и состоит из полного и официального принятого сокращенного (записывается ниже - в скобках) названия учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя с указанием его подчиненности, дислокации, крайних дат существования. Если название учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

В случае изменения названия учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя в списке фондов указывается:

для действующих учреждений и органов ФСИН России - название, существующее в момент поступления архивного фонда;

для ликвидированных учреждений и органов ФСИН России - последнее название.

Все предыдущие названия и последующие изменения названия приводятся в листе фонда и карточке фонда (приложение N 30).

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда, с указанием даты образования самого раннего из учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей и даты ликвидации самого позднего из них. Полное и официально принятое сокращенное название каждого из учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей объединенного архивного фонда с указанием его подчиненности, дислокации и крайних дат существования приводится только в листе фонда и карточке объединенного архивного фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, в которой указываются:

количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся архивных фондов;

количество архивных фондов, содержащих особо ценные документы и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения Росархива и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

101. Лист фонда составляется государственным служащим, работником архива на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных архивных документов архивного фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда; после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда; уточнения истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов того или иного учреждения или органа ФСИН России.

Номер архивного фонда в диете фонда соответствует номеру архивного фонда по списку фондов архива.

Порядок заполнения листа фонда следующий.

В графе "Местонахождение фонда" указывается название учреждения или органа ФСИН России, в архиве которого он хранится.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления архивного фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты существования учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя под каждым названием, независимо от наличия в архивном фонде архивных документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждения или органа ФСИН России, указываются начальная и конечная даты существования учреждения или органа ФСИН России, на базе которого создан архивный фонд.

Для объединенного архивного фонда, образованного из архивных документов однотипных учреждений и органов ФСИН России, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одного из них и дата ликвидации последнего. Если учреждение или орган ФСИН России продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все полные и в скобках официально принятые сокращенные названия учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя с момента его образования с указанием подчиненности и дислокации, независимо от наличия архивных документов за каждый период существования.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название архивного фонда и далее перечисляются названия всех учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда, с указанием крайних дат существования каждого учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя под одним названием, его подчиненности и дислокации, независимо от наличия архивных документов за весь период существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов архивного фонда.

В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли архивные документы, и количество выбывших архивных документов раздельно по каждой описи.

В графе "Дата высылки карточки фонда в архив" проставляется дата фактической высылки карточки фонда в адрес архива центрального аппарата ФСИН России для включения в ЦФК.

В графе "Наличие (остаток)" количество описанных архивных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и архивному фонду в целом.

Количество дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14; а в графах 6 - 9 - количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "См. продолжение N ...", на последующем - "Продолжение N ...".

Основанием для записи поступления описанных и неописанных дел в листе фонда являются:

опись дел;

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 31);

акт об обнаружении архивных документов;

акт описания документов, переработки описей (приложение N 32);

акт о технических ошибках в учетных документах;

журналы регистрации архивных документов старых учетных форм, сопроводительные письма к принятым на хранение архивным документам и другие подобные документы.

Основанием для записи о выбытии и снятия с учета архивных документов являются:

акт о выделении к уничтожению архивных документов;

акт о неисправимых повреждениях архивных документов;

акт приема-передачи документов;

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт описания архивных документов, переработки описей;

акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

постановление судебных и следственных органов, органов прокуратуры об изъятии архивных документов из архива.

Акт проверки наличия и состояния архивных документов фонда и акт завершения розыска дел не являются основанием для внесения изменений в лист фонда.

При выбытии всех дел по данной описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным.

102. Листы учета аудиовизуальных документов составляются раздельно на различные виды кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

103. Опись. В описях дел постоянного хранения (приложение N 33), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 34) и документов по личному составу (приложение N 35) единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должна соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

При поступлении архивных документов на хранение в архив описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу присваиваются порядковые номера по листу фонда, начиная с N 1.

Законченная опись должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения/единиц учета.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных п. 114 Инструкции.

В конце описи во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указываются количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

После каждого поступления или выбытия архивных документов (кроме выдачи дел во временное пользование) указываются наименование, дата, номер документа-основания и составляется новая итоговая запись к описи, с учетом всех поступивших и выбывших дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Каждая опись, том описи должны иметь лист-заверитель.

Архив должен иметь 4 экземпляра описей, первый экземпляр является страховым, второй и третий экземпляры - рабочими. Четвертый экземпляр описи направляется в государственный архив.

Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

104. Реестр описей ведется в архиве при наличии двух и более описей.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи:

номер архивного фонда;

номер описи;

количество описанных в ней дел;

количество листов в описи и ее экземпляров.

По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу.

Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года, и их общем количестве.

105. Паспорт архива является документом, в котором отражаются сводные сведения о количестве и использовании архивных документов, находящихся на хранении, объеме и состоянии научно-справочного аппарата к архивным документам, об условиях хранения документов, численности и составе кадров архива.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря текущего года в двух экземплярах, первый из которых в срок до 15 декабря предоставляется в архив центрального аппарата ФСИН России.

Паспорт архива составляется на основании сведений в учетных документах и других данных.

При составлении паспорта в его графах указываются:

1) в разделе 1 "Общие сведения":

в графе 1 - количество фондов, образованных в архиве;

в графе 2 - площадь всех архивохранилищ, при отсутствии архивохранилищ ставится прочерк;

в графе 3 - загруженность архивохранилищ в процентном отношении;

2) в разделе 2 "Сведения о документах":

в графе 1 - общее количество единиц хранения архивных дел постоянного срока хранения и по личному составу;

в графах 2, 3 - дата поступления первого архивного дела и дата поступления последнего архивного дела;

в графе 4 - всего количество архивных дел, внесенных в описи, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией учреждения или органа ФСИН России;

в графах 5, 6 - крайние даты архивных документов, внесенных в описи;

в графе 7 - количество архивных документов, хранящихся сверх установленного срока хранения.

Для обеспечения проверки архивом центрального аппарата ФСИН России статистических данных, указанных в паспорте архива, в пояснительной записке указываются следующие данные.

Количество архивных документов по состоянию на 1 декабря предыдущего отчетного периода (статистические показатели паспорта за предыдущий отчетный год):

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (из них количество архивных дел, внесенных в описи;

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу, не внесенных в описи.

Количество принятых на хранение дел в отчетном периоде:

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (в том числе архивных документов, внесенных в описи;

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу, не внесенных в описи.

Количество выделенных к уничтожению архивных документов в отчетном периоде, находившихся на архивном хранении в архиве:

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (в том числе архивных дел, внесенных в описи);

количество архивных дел постоянного срока хранения и по личному составу, не внесенных в описи.

Количество описанных в отчетном периоде дел, проходивших до 1 декабря отчетного периода по учетным документам как неописанные:

постоянного хранения;

временного хранения;

по личному составу.

Количество архивных документов, снятых с учета, выбывших из архива в отчетном периоде (переданных в другое подразделение, государственный архив и т.д.).

Количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (в том числе архивных дел, внесенных в описи).

После составления пояснительной записки архивом осуществляется окончательный контроль данных, указанных в паспорте. Исходными данными для проведения такой проверки являются статистические показатели паспорта за предыдущий отчетный год (архивные документы постоянного срока хранения и по личному составу, внесенные в описи и неописанные), к которым прибавляется количество архивных документов, принятых на хранение в отчетном году и вычитается количество уничтоженных и выбывших за отчетный период дел. Также к показателям паспорта архива за предыдущий отчетный год по делам, внесенным в описи, прибавляется количество архивных документов, описанных в отчетном году. При этом все суммарные результаты проверки должны совпасть с показателями паспорта архива за отчетный год.

106. Дело фонда. На каждый архивный фонд ведется дело фонда. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено.

В дело фонда включаются:

историческая справка по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и по истории фонда, о составе и содержании архивных документов архивного фонда;

схема систематизации архивных документов архивного фонда;

методические пособия по обработке архивного фонда;

старые листы фонда после их пересоставления;

старые описи после их переработки и совершенствования;

акты приема-передачи документов;

акты об обнаружении архивных документов;

акты описания архивных документов, переработки описей;

акты о технических ошибках в учетных документах;

акты о выделении к уничтожению архивных документов;

акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акты проверок наличия и состояния дел;

акты о рассекречивании документов (приложение N 36);

листы проверок наличия и состояния дел;

постановления судебных и следственных органов, органов прокуратуры об изъятии архивных документов из архива;

копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);

заверенные копии архивных документов (справок, докладных, пояснительных записок) о проверках состояния учета, сохранности, экспертизы ценности и обеспечения использования архивных документов учреждениями и органами ФСИН России - фондообразователями.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело фонда только полностью оформленными и с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда по списку фондов, а также регистрационный (порядковый) номер по книге (журналу) регистрации учетных документов архива. Документы дела фонда подшиваются, нумеруются, составляются внутренняя опись и лист-заверитель, и заключаются в твердую обложку. При наличии большого количества документов дело фонда может быть разделено на несколько томов. Документы в дело фонда помещаются в хронологическом порядке. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров архивных фондов в сейфе.

Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда, причем последними в нем помещаются документы дела того фонда, номер которого присвоен объединенному архивному фонду.

Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

107. Карточка фонда служит для учета фонда и суммарного учета его документов в ЦФК, а также обеспечения справочной работы по архивным документам в учреждениях и органах ФСИН России.

Карточка фонда составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, хранящийся в архиве.

Карточка фонда заполняется на пишущей машинке (компьютерном принтере) на основании записей в листе фонда. Название объединенного архивного фонда приводится в карточке полностью с перечислением всех учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей.

Если на лицевой или оборотной стороне карточки фонда не остается места для очередных записей, заводится карточка-продолжение, в верхней части лицевой стороны которой указывается "Продолжение карточки фонда N ..., л. 2". При этом на первом листе карточки фонда делается ссылка: "См. продолжение на л. 2 (3, 4 и так далее)".

Наличие в архивном фонде уникальных и особо ценных документов, особенности физического состояния документов архивного фонда оговариваются в разделе "Примечание" карточки фонда.

Карточка фонда составляется архивом в двух экземплярах, один из которых направляются в архив центрального аппарата ФСИН России для включения в ЦФК, а второй включается в картотеку фондов архива.

Ежегодно в срок до 15 декабря отчетного года архивы представляют в архив центрального аппарата ФСИН России сведения об изменениях в составе и объеме фондов (приложение N 37). При необходимости к ним составляется пояснительная записка.

Общие требования к учетным базам данных

108. Учетные базы данных (БД) ведутся для:

составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, единицу хранения/единицу учета, группу единиц хранения/единиц учета, включенных в опись) в традиционных учетных документах.

Учетные БД действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных архивов и Росархива.

Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов.

Обобщенные показатели архивных документов централизованного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД.

Учетные БД заполняются на основе учетных документов архива. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД должна быть разработана архивом аппарата директора ФСИН России инструкция, в которой описываются содержание каждого реквизита и организация ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной БД по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетную БД.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется Росархивом.

Учет поступления и выбытия архивных документов

109. Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

акта приема-передачи документов на хранение;

акта об образовании объединенного архивного фонда (приложение N 38);

сдаточных описей структурных подразделений на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу;

сводной номенклатуры дел учреждения или органа ФСИН России с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;

акта приема-передачи документов из учреждений и органов ФСИН России, из других учреждений и органов, организаций, в том числе на временное хранение (составляется по форме приложения N 31);

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов, Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы заполняются листы учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись учитывается в реестре описей.

Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.

110. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акта приема-передачи документов;

акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акта о неисправимых повреждениях документов;

акта об образовании объединенного архивного фонда;

акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:

выбытия всех архивных документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;

выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.

При передаче архивного фонда из одного архива в другой архив, государственный архив передаются 3 экземпляра описи и дело фонда. Копия описи остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

111. Количество архивных документов архива изменяется в результате:

выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

проверки наличия и состояния дел, в ходе которой обнаружены неучтенные, с литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

реставрации, переработки архивных документов, после которой одно архивное дело разделено на несколько архивных дел;

описания архивных документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении документов;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

акт описания документов, переработки описей.

Учет уникальных и особо ценных документов

112. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется Росархивом.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

113. Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки "ОЦ".

В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.

Учет секретных и рассекреченных архивных документов.
Оформление рассекреченных дел

114. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи, единицы хранения/единицы учета обозначают буквенным индексом "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности).

Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов.

Архивные фонды, описи и единицы хранения/единицы учета, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются буквенным индексом "сч" (секретно частично).

115. При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи, данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без буквенного индекса "с", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа проставляется штамп "Рассекречено".

При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи. Новая опись вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без буквенного индекса "с".

При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи с данной описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении - с соответствующей индексацией секретности, и скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение - без индекса "с".

116. При рассекречивании отдельных единиц хранения/единиц учета по секретной описи они включаются в опись открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.

В описях, остающихся на секретном хранении, в графе "Примечания" напротив заголовков рассекреченных единиц хранения/единиц учета проставляется штамп "Рассекречено". В случае, когда рассекреченные единицы хранения/единицы учета включены в опись открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности), в секретной описи в графе "Примечания" указывается их новый номер.

После рассекречивания к описям открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения/единиц учета.

117. При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу "с" добавляется буква "ч". Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе "Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.

В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп "Рассекречено". Буквенный индекс "с", "сс" или "ов" в номере дела зачеркивается.

Учет документов по личному составу

118. Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях.

Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и по описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому архивному фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).

По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении нормативного срока их хранения в учетные архивные документы вносятся соответствующие изменения.

Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц
хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов

119. Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется;

листов в деле - в листе-заверителе и в соответствующей графе описи;

фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов;

единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:

единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

Учет страхового фонда и фонда пользования

120. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения, единицах учета, а также в:

кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;

метрах - для копий кинодокументов;

времени звучания - для копий фонодокументов;

в мегабайтах - для копий электронных документов.

При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кино-, фото-, фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.

Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных и особо ценных документов в соответствующий государственный архив, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий уникальных и особо ценных документов в соответствующий государственный архив к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке.

В описях в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп "СФ". Если скопированы все архивные дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи.

121. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда уникальных и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии уникальных и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

122. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.

По книге (журнале) учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи отдельно.

Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром - соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" ("Диазокопия") - для фонда пользования.

123. Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения/единицам учета аудиовизуальных документов.

Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кино-, фото-, фонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.

Номер единицы учета страхового фонда кино-, фото-, фонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кино-, фото-, фонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

124. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов.

125. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива архивными документами структурных подразделений учреждений и органов ФСИН России, являющихся источниками комплектования архива.

126. Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

прием-передачу архивных документов в архив.

Источники комплектования.
Списки источников комплектования архива

127. Основными источниками комплектования архивов являются: учреждения и органы ФСИН России, в процессе деятельности которых образуются архивные документы архивного фонда.

128. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации", а также рекомендациями Росархива списки учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования составляются архивом в произвольной форме с обязательным содержанием следующей информации:

наименование учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования;

виды архивных документов, находящихся на архивном хранении в архиве по каждому учреждению или органу ФСИН России (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу), их количество и крайние даты по каждому виду архивных документов;

виды архивных документов, находящихся в учреждениях и органах ФСИН России и подлежащих передаче на архивное хранение (постоянного хранения, временного хранения, по личному составу), их количество и крайние даты по каждому виду архивных документов.

Списки источников комплектования архива центрального аппарата ФСИН России согласовываются с Центральной экспертной комиссией ФСИН России и утверждаются директором ФСИН России.

Списки учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования архивов согласовываются с экспертными комиссиями территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России и утверждаются руководителями территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России.

Обновление списков учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация учреждений и органов ФСИН России.

В целях учета работы с учреждениями и органами ФСИН России - источниками комплектования архивы вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.

Экспертиза ценности документов в архивах

129. Экспертиза ценности документов в архивах проводится экспертными комиссиями центрального аппарата ФСИН России, территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России:

по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архивы от ликвидированных учреждений и органов ФСИН России;

при поступлении в архивы в исключительных случаях архивных документов в неупорядоченном состоянии.

Если по результатам экспертизы ценности документов сроки временного хранения документов (в том числе документов по личному составу) истекли, архивы составляют акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и в установленном порядке вносят изменения в учетные документы архивов.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача архивных дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых архивных дел и вес бумажной макулатуры.

Состав документов, подлежащих передаче в архивы,
подготовка и порядок приема архивных документов

130. Архивы, в соответствии с положениями о них, комплектуются делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу учреждений и органов ФСИН России.

В архив передаются документы учреждений и органов ФСИН России - предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных учреждений и органов ФСИН России.

Прием архивных документов от учреждений и органов ФСИН России осуществляются архивами в соответствии с планом-графиком, который утверждается их руководителями. Внеплановый прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации учреждения или органа ФСИН России или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения и при наличии свободных площадей архив центрального аппарата ФСИН России, архивы территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России могут осуществлять досрочный прием архивных документов.

131. Архивы проверяют правильность составления номенклатуры дел, формирование и оформление архивных дел, подлежащих передаче на архивное хранение.

Допускается составлять единую номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных, для служебного пользования и несекретных дел учреждения или органа ФСИН России.

Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждений и органов ФСИН России, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

132. Архивы принимают на хранение законченные в делопроизводстве:

дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

личные дела уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России;

пенсионные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России;

личные дела лиц, осужденных к лишению свободы, умерших в исправительных учреждениях ФСИН России;

личные дела лиц, осужденных к лишению свободы, утративших трудоспособность в связи с производственной деятельностью во время отбывания наказания в исправительных учреждениях ФСИН России;

личные дела лиц, подозреваемых и обвиняемых, умерших, а также утративших трудоспособность в связи с производственной деятельностью во время нахождения в следственных изоляторах, в отношении которых уголовные дела прекращены;

личные дела иностранных граждан и лиц без гражданства, освобожденных из мест лишения свободы, ссылки, высылки или со спецпоселения.

133. Личные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России сдаются в архив по описи вместе с алфавитными карточками личных дел, пенсионных дел уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России (приложение N 39), составляемыми учреждениями и органами ФСИН России, которые включаются в прифондовую алфавитную картотеку по учету архивных личных дел и пенсионных дел государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России.

При приеме личных дел государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России дополнительно проверяется в каждом деле:

наличие подписи (с расшифровкой) государственного служащего, работника кадрового подразделения и оттиска мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, заверяющих записи в послужном списке;

наличие расписки государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России в получении личных документов или справки об их отсутствии в деле (о пересылке документа в учреждения или органы ФСИН России, иные учреждения, органы и организации, из которых поступил запрос), подписанной государственным служащим, работником кадрового подразделения.

134. Пенсионные дела уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России сдаются в архив по описи вместе с алфавитными карточками, составленными учреждениями и органами ФСИН России.

Пенсионные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России, выплата пенсий по которым приостановлена или прекращена, хранятся в финансовых подразделениях учреждений и органов ФСИН России в течение 5 лет, после чего передаются на хранение в архив по описи вместе с алфавитной карточкой. Дела вносятся в опись по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Если в архиве, куда передается пенсионное дело государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России, уже имеется на хранении его архивное личное дело, в пункт 10 соответствующей алфавитной карточки вносятся дополнительные сведения и указывается архивный шифр пенсионного дела.

135. Личные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения лиц, находившихся в следственных изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России, располагаются в описях по алфавиту фамилий, имен, отчеств и передаются в архив по описи вместе с алфавитными карточками личных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения лиц, находившихся в следственных изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России (приложение N 40). Из карточек формируется прифондовая алфавитная картотека по учету личных дел лиц, находившихся в следственных изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России.

136. Лицевые карточки и лицевые счета на выплату заработной платы государственным служащим, работникам учреждений и органов ФСИН России, а также лицам, находившимся в исправительных учреждениях ФСИН России сдаются по описи в архив подшитыми в дела, оформленные в установленном порядке. Лицевые карточки на выплату заработной платы оформляются чернилами и пастой фиолетового, синего или черного цвета.

137. Дела в архив принимаются поединично; особо ценные дела принимаются после полистной проверки.

При приеме дел проверяется:

правильность составления описи и оформления каждого дела, листа-заверителя дела (приложение N 41);

соответствие регистрационных (учетных) номеров и заголовка каждого дела данным, указанным в описи;

количество и правильность нумерации листов дела (несекретные дела допускается принимать с выборочной проверкой нумерации листов).

При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Учреждение или орган ФСИН России принимают меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

138. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, второй - в структурном подразделении учреждения или органа ФСИН России. Вместе с архивными документами в архив передаются два экземпляра сдаточной описи.

При первом приеме архивных документов от учреждения или органа ФСИН России (структурного подразделения) принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения (фондообразователя).

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негативы изображения, негативы фонограмм, магнитные оригиналы фонограмм, позитивные копии, магнитные фонограммы шумов и музыки, промежуточные позитивы изображений, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

Электронные документы принимаются на хранение с программными средствами, позволяющими их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

139. Прием секретных документов от учреждений и органов ФСИН России, структурных подразделений осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям.

Порядок приема-передачи документов
при реорганизации учреждений и органов ФСИН России.
Прием архивных документов от ликвидированных
учреждений и органов ФСИН России

140. Порядок приема-передачи документов учреждений и органов ФСИН России при их реорганизации определяется распорядительными документами о реорганизации этих учреждений и органов ФСИН России.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации учреждения или органа ФСИН России должен входить представитель соответствующего архива.

При реорганизации учреждения или органа ФСИН России с передачей его функций другому или нескольким учреждениям и органам ФСИН России документы передаются учреждению или органу ФСИН России или учреждениям и органам ФСИН России - правопреемникам.

При реорганизации учреждения или органа ФСИН России, когда из его состава выделяется структурное подразделение со статусом учреждения или органа ФСИН России (юридического лица), вновь созданному учреждению или органу ФСИН России передаются незавершенные в делопроизводстве дела, относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые карточки государственных служащих, работников, перешедших на службу (работу) в это учреждение или орган ФСИН России.

Перед передачей документов реорганизованным учреждением или органом ФСИН России проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

141. Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных учреждений и органов ФСИН России осуществляется архивом центрального аппарата ФСИН России, архивами территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и в порядке, установленном Инструкцией.

Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированных учреждений и органов ФСИН России, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК" <1>, выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

--------------------------------

<1> Пометка "ЭПК" означает, что такие документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны передаваться в государственные архивы или храниться в архивах ФСИН России.

Передача архивных документов из архива в другой архив.
Взаимодействие архивов с учреждениями и органами ФСИН России

142. Передача архивных документов из одного архива в другой осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами ФСИН России. При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей, дело фонда и лист фонда.

143. Архив центрального аппарата ФСИН России совместно со структурными подразделениями ФСИН России рассматривает и готовит к согласованию с Росархивом инструкции по делопроизводству, архивному делу, номенклатуры дел, положения об архиве и ЦЭК центрального аппарата ФСИН России, типового положения об архивах и экспертных комиссиях учреждений и органов ФСИН России.

Архивы территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России совместно со структурными подразделениями учреждений и органов ФСИН России рассматривают и готовят к согласованию с уполномоченным органом по архивному делу субъекта Российской Федерации номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях учреждений и органов ФСИН России.

Архивы участвуют в работе экспертных комиссий учреждений и органов ФСИН России.

Архивы принимают участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в учреждениях и органах ФСИН России.

144. Архивы в пределах предоставленных им полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности архивных документов, находящихся на временном хранении в структурных подразделениях учреждений и органов ФСИН России, осуществляют взаимодействие с подразделениями делопроизводства и экспертными комиссиями учреждений и органов ФСИН России.

В этих целях архивы оказывают структурным подразделениям методическую и практическую помощь:

по организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов и подготовке их к передаче в архивы;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета архивных документов;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по совершенствованию работы подразделений делопроизводства, архивов и экспертных комиссий учреждений и органов ФСИН России;

по повышению профессиональной квалификации государственных служащих, работников структурных подразделений.

Доступ пользователей к архивным документам

145. Архив предоставляет пользователю архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных и уникальных документов, к архивным документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Организация работы по рассекречиванию архивных документов

146. Руководитель архива организует проведение работы по контролю за сроками засекречивания архивных документов, имеющих грифы секретности, и информирует руководителей государственных органов, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также руководителей учреждений и органов ФСИН России о наличии в архиве секретных архивных документов со сроками засекречивания содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах.

Руководитель архива организует рассекречивание архивных документов в случае официального делегирования полномочий на проведение этой работы руководителем учреждения или органа ФСИН России.

В учреждениях и органах ФСИН России создаются комиссии по рассекречиванию архивных документов. Положение о комиссии и персональный состав утверждаются руководителем учреждения или органа ФСИН России. Комиссия осуществляет работу в плановом порядке, а также в связи с обращениями пользователей.

Решение комиссии вступает в силу после утверждения руководителем учреждения или органа ФСИН России. На основании решения комиссии оформляется акт о рассекречивании архивных документов, который согласовывается с государственным органом, наделившим архив соответствующими полномочиями.

Запросы пользователей о рассекречивании архивных документов рассматриваются архивом в установленный законодательством срок. Если архив не полномочен рассекречивать запрашиваемые сведения, он в месячный срок с момента поступления запроса направляет его в соответствующий государственный орган, полномочный рассматривать вопрос об их рассекречивании, или в Межведомственную комиссию (МВК) по защите государственной тайны.

Архив предоставляет для изучения и организации рассекречивания членам экспертных комиссий, созданных в учреждениях и органах ФСИН России, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, членам экспертных групп, сформированных МВК по защите государственной тайны, а также членам иных комиссий, полномочных рассекречивать документы ликвидированных учреждений и органов ФСИН России, не имеющих правопреемников, архивные документы или архивные копии, а также необходимую информацию.

Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат)
к архивным документам

147. Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации).

148. Архивные справочники образуют систему научно-справочного аппарата (НСА) архива - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов.

Система НСА архивов включает обязательные для ведения в архивах архивные справочники (опись; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

Состав системы НСА архивов определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем архивных документов, характером и задачами поиска, а также интенсивностью использования архивных документов.

Для обеспечения оперативного поиска архивных документов и содержащейся в них информации в архиве создается и постоянно совершенствуется система НСА к архивным документам.

В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и в архивах, его совмещение с системой НСА государственных архивов.

Преемственность системы НСА архивов основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах описей, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

При создании и развитии системы НСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Архивные документы архивных фондов учреждений и органов ФСИН России с многосторонней информацией и особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне архивного фонда составляются индивидуальные характеристики. Для более информативных архивных фондов создаются обзоры, указатели к архивным делам и архивным документам.

Для архивных фондов учреждений и органов ФСИН России, содержащих по одному направлению деятельности, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне архивного фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

К архивным документам архивных фондов учреждений и органов России, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным архивным фондам, указатели не составляются.

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.

Общие требования к описанию архивных документов

149. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.

Описание архивных документов проводится на русском государственном языке Российской Федерации.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов учреждения или органа ФСИН России фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

150. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает наименование архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию к составу и содержанию архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

151. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового НСА.

152. Историческая справка к архивному фонду состоит из информации по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя включают даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации; данные о ведомственной принадлежности, структуре и функциях; наименования учреждения или органа ФСИН России - предшественника и правопреемника. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают:

дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности;

особенности формирования, описания и систематизации;

информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка к архивному фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и т.п.

153. Аннотация к составу и содержанию архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих архивных документов по их видам и содержанию, по темам, отражающим направления деятельности учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

154. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии:

архивных документов, доступ к которым и порядок использования ограничены законодательством Российской Федерации или учреждением или органом ФСИН России - фондообразователем;

подлинников особо ценных и уникальных документов;

документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

фонда пользования.

155. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному архивному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

156. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:

порядковый номер единицы хранения/единицы учета;

старый инвентарный номер;

заголовок единицы хранения/единицы учета и справочные данные о ней;

указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп.

157. Заголовок единицы хранения управленческой документации включает:

наименование вида архивных документов;

автора(ов) архивных документов; адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены архивные документы;

вопрос или предмет, наименование события, факта, местности, даты событий.

Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает: авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете; дату производства и/или дату съемки; фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки.

Заголовок единицы учета фотодокумента включает: название и жанр фотодокумента; название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фотодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает: описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива; фамилию и инициалы автора; место и дату съемки.

В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "Автор не установлен".

158. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:

элементов архивного шифра (номера архивного фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета);

объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе - количество листов; для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков;

крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи.

159. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:

для управленческой документации - бумага, калька, пергамент и т.д.;

для фонодокументов граммофонной записи - материал носителя;

для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты;

для видеодокументов - формат записи;

для фото- и кинодокументов - формат и основа пленки, цветопередача;

для электронных документов - компакт-диск и/или другой носитель.

160. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:

заголовок;

справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность;

вид носителя (или способ воспроизведения);

условия доступа и использования.

161. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или адресанта, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "Без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного архивного документа.

162. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.

163. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения:

о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Российской Федерации или учреждениями или органами ФСИН России - фондообразователями;

об отнесении его к числу особо ценных документов и уникальных документов; архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

о наличии фонда пользования;

о языке и внешних особенностях архивного документа;

о включении информации о нем в систему НСА.

164. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки каждого их типа и вида.

Опись дел, документов

165. Опись состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета (см. п. 156), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает:

порядковый номер единицы хранения/единицы учета;

делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

заголовок единицы хранения/единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения;

язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

Заголовок дела составляется в соответствии с установленными требованиями.

Дополнительно к заголовку дела составляется аннотация (краткая характеристика) на:

особо ценные документы;

архивные документы, которые могут быть предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку;

документы-приложения к основному архивному документу;

архивные документы учреждений или органов ФСИН России - фондообразователей;

архивные документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие иное справочное значение.

В аннотации указываются вид, автор, адресат, содержание и дата документа, а при необходимости также другие сведения.

Данные о физическом состоянии, степени полноты, внешних и других особенностях документов дела приводятся на карточке после заголовка и аннотации для последующего включения в графу описи "Примечание".

Крайние даты архивных документов дела обозначаются в соответствии с установленными требованиями.

Архивные документы вносятся в опись по году их заведения или поступления в производство данного учреждения или органа ФСИН России.

Если в описи за конкретный год имеется дело, содержащее архивные документы за несколько лет, в конце каждой из описей последующих лет, за которые имеются документы в данном деле, перед итоговой записью делается ссылка на номер соответствующей описи и номер этого дела: "Документы за ... год имеются также в д. N ... оп. N ...".

Если опись состоит в значительной части из дел, находившихся в производстве в течение нескольких лет или содержащих архивные документы за несколько лет, эта особенность формирования дел указывается в предисловии к описи дел и отражается в названии описи "Опись дел за ... годы".

В графе "Примечание" описи указываются особенности физического состояния архивных документов, внешнего оформления дел, наличие микрофильмов, других копий архивных документов и так далее.

В описи единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Каждый том архивного дела учитывается в описи как отдельная единица хранения под самостоятельным архивным номером.

После присвоения поступившим на хранение делам архивных номеров на обложке каждого дела проставляется сокращенное наименование архива и архивный шифр дела, включающий номер архивного фонда, номер описи, номер дела и при необходимости номер тома. Архивный шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, на темных обложках дел для проставления шифра делается наклейка из светлой бумаги.

Дополнительные поступления архивных дел в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами, но не более 10 - 15 архивных дел, при большем количестве архивных дел - в новую опись. Литерный номер состоит из номера архивного дела, непосредственно за которым включается в опись дополнительное архивное дело, и буквенного обозначения в алфавитном порядке, начиная с буквы "А".

О наличии в описи литерных и пропущенных номеров указывается в итоговой записи к описи.

При повторной сдаче архивного личного дела государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России, выбывшего ранее по акту об изъятии его из архива, этому архивному личному делу присваивается новый архивный номер.

В справочный аппарат описи входят:

титульный лист описи;

содержание (оглавление), если опись имеет разделы;

предисловие;

список сокращений;

переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи);

указатели.

На титульном листе описи помещаются следующие данные: полное наименование архива; наименование архивного фонда; номер архивного фонда; наименование и номер описи; крайние даты внесенных в опись архивных документов.

На титульном листе описи наименование архивного фонда пишется в виде официального наименования учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя со всеми его переименованиями, сокращенными названиями (в скобках), изменениями подчиненности и дислокации, относящимися к периоду, за который дела включены в опись, в хронологической последовательности. При большом количестве переименований учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей составляется лист переименования.

На титульном листе описи, в которую внесены дела за несколько лет с перерывами, проставляются только те годы, за которые имеются архивные документы.

В оглавлении описи перечисляются с указанием номеров соответствующих листов: предисловие; список сокращений; названия разделов и подразделов описи; переводные таблицы архивных шифров; указатели к описи, если они подшиты вместе с ней.

166. Предисловие составляется либо к каждой описи, либо общее ко всем описям архивного фонда, так и к отдельной описи.

В предисловии ко всем описям архивного фонда кратко излагаются:

история учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, изменения его наименований, функций, структуры, подчиненности;

история архивного фонда;

краткая характеристика состава и содержания архивных документов архивного фонда (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам разновидностям, по содержанию), наличие уникальных и особо ценных документов;

схема систематизации, особенности формирования и описания архивных дел, включенных в опись;

состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи.

Общее предисловие ко всем описям данного архивного фонда помещается в первой описи архивного фонда. Общее предисловие к группе описей помещается в первой описи данной группы описей. При составлении общего предисловия к описям в предисловиях отдельных описей излагаются.

При составлении предисловия к описи используются нормативные правовые акты, касающиеся учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, архивные документы архивного фонда, учетные документы архива, НСА к архивным документам архивного фонда и другие справочные материалы.

При выявлении дополнительных данных по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя или архивного фонда в предисловие к описи вносятся исправления, дополнения или предисловие пересоставляется.

При необходимости к описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения/единиц учета.

167. Архивы в необходимых случаях организуют усовершенствование и переработку описей.

Усовершенствование архивной описи дел (комплекс работ по повышению информативности архивной описи дел: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого научно-справочного аппарата к архивной описи дел).

Переработка архивной описи дел (составление новой архивной описи дел взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов).

Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат; пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого НСА к описи.

Неудовлетворительно составленные описи перерабатываются. При переработке описей проводится экспертиза ценности, уточнение фондовой принадлежности архивных документов, заголовков, даты архивных документов и, при необходимости, систематизация дел по вновь разработанной схеме.

Незначительные по объему описи за небольшие хронологические периоды или однородные по содержанию описи при переработке объединяются в одну новую опись.

При переработке описей составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Большая по объему переводная таблица переплетается в отдельный том и учитывается как дело в конце последней переработанной описи.

При необходимости проводится совершенствование описей, включающее уточнение заголовков дел (без изменения их систематизации), создание или совершенствование НСА к описям, перепечатку описей.

Уничтожение старых описей после их переработки или усовершенствования запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с соответствующей отметкой в графе 10 журнала регистрации учетных документов архива и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N ...".

Новый номер архивного фонда (в случае, если переработка привела к созданию нового архивного фонда), новые номера описи уточненные заголовки дел и крайние даты архивных документов после переработки или совершенствования описей переносятся на обложки дел.

После описания неописанных архивных документов или переработки описей составляется акт описания архивных документов, переработки описей. Описи рассматриваются и утверждаются экспертной комиссией.

Описи, составленные ранее в одном экземпляре, копируются в необходимом количестве. Описи с угасающим или рукописным текстом перепечатываются на печатной машинке или компьютерном принтере.

Каталоги

168. Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам), расположенным в соответствии с определенной схемой (темам), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации.

Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.

Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

Каталоги создаются для наиболее полного раскрытия содержания и оперативного поиска необходимых архивных документов.

Каталоги создаются в процессе самостоятельного вида работы - каталогизации документов (тематическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением архивных документов (попутная каталогизация).

Каталогизация архивных документов включает следующие виды работ:

составление схемы классификации документальной информации, включаемой в каталог;

выявление и отбор архивных документов для включения в каталог;

описание архивных документов на каталожных карточках;

систематизацию каталожных карточек в каталоге;

ведение каталогов.

<...> перерабатывать, не каталогизируются до завершения переработки описей. Если к описи имеется указатель, позволяющий вести поиск информации по отдельным архивным документам, каталогизация дел, включенных в эту опись, не проводится.

При выборе архивных фондов или групп архивных дел для каталогизации, определении очередности каталогизации архивных фондов учитываются интенсивность и перспективы использования архивных документов, состав и состояние системы НСА к архивному фонду или делам отдельных описей.

Выбор схемы классификации определяется составом архивных документов архива и задачами их использования.

Схема классификации документной информации - письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные, именные и их разновидности (именной, географический, объектный). Выбор того или иного вида каталогов обусловливается составом архивных документов и целью каталогизации.

В архиве, как правило, составляются систематический и именной каталоги.

В систематическом каталоге документная информация классифицируется (группируется) по отраслям знаний и направлениям деятельности учреждений и органов ФСИН России и располагается в логической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий, имен и отчеств лиц, архивные документы о которых имеются на хранении. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

В тематическом каталоге документная информация классифицируется по отдельным направлениям деятельности учреждений и органов ФСИН России (темам), а в пределах темы по предметам (вопросам) в алфавитном порядке.

Разновидностью тематического каталога является каталог по истории учреждений и органов ФСИН России, в котором информация классифицируется по алфавиту наименований учреждений и органов ФСИН России, а в пределах группы архивных документов, относящихся к одному учреждению или органу ФСИН России, - по хронологии или иным признакам.

В предметном каталоге документная информация классифицируется по наименованиям предметов (вопросов) в алфавитном порядке, а в пределах однородной группы архивных документов - по отдельным учреждениям и органам ФСИН России, в хронологической или логической последовательности.

Отобранные для каталогизации архивные фонды и архивные документы описываются на каталожных карточках (приложение N 42).

Объектом описания в каталоге может выступать архивный документ (группа архивных документов, часть архивного документа), единица хранения/единица учета, опись, комплект, архивный фонд (группа архивных фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

В состав описательной статьи каталога входят: наименование архива; индекс; рубрика; дата и место события; содержание; номер и наименование архивного фонда; номер описи, архивного документа, листов; язык документа; способ воспроизведения; для карточного каталога - также фамилия составителя (государственного служащего, работника архива); дата составления описательной статьи.

Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных архивных фондов (или группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.

Индексирование - выбор или составление индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.

Усовершенствование каталога включает в себя: усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному архивному фонду или описи, уточнение их систематизации).

На одной каталожной карточке могут быть описаны:

часть архивного документа, если весь архивный документ касается многих вопросов (протокол, отчет);

отдельный особо ценный или важный по содержанию архивный документ по одному вопросу, если другие архивные документы данного дела касаются других вопросов;

группа архивных документов одного дела по одному вопросу;

дело, если его архивные документы касаются одного вопроса;

группа дел однородных или одного содержания.

В именных каталогах в графе "Содержание" указываются отдельными строками фамилии, имена и отчества (печатными буквами или машинописным способом) лиц, упоминаемых в архивных документах или являющихся авторами, а при необходимости также другие имеющиеся в архивных документах сведения о них.

В графе "Рубрика" каталожной карточки детализируется конкретное содержание архивных документов. Название этой графы формулируется при расстановке каталожных карточек в каталоге по индексам.

В именных каталогах в указанных графах обозначаются первые буквы фамилии лиц, упоминаемых в архивных документах или являющихся авторами.

В графе "Наименование и номер документа" каталожной карточки указывается дата описываемых в архивном документе событий.

В графе "Место события" каталожной карточки указывается наименование административно-территориальной единицы в соответствии с административным делением того времени, к которому относится архивный документ.

Если каталожная карточка составлена на дело в целом, в графе "N листов" указывается их общее количество в архивном деле.

Запрещается включать в каталожные карточки секретные сведения.

Полностью оформленные каталожные карточки систематизируются по разделам, подразделам, индексам, рубрикам, другим признакам классификации и расставляются в каталоге.

Разделы, подразделы в каталоге отделяются друг от друга карточками-разделителями.

На лицевой стороне каждого каталожного ящика помещается ярлык с обозначением названий разделов и подразделов каталога, карточки которых содержатся в ящике.

Периодически проводится проверка состояния каталогов, при этом проверяется правильность размещения карточек в пределах классификационных разделов и подразделов, определяется необходимость введения новых разделителей, пересоставления и замены отдельных карточек.

Для учета работы по каталогизации документов в описях в графе дела ставится штамп "Каталог" или делается отметка: "Листы N ... описаны для каталога". Такие же отметки о завершении каталогизации дел по отдельным описям делаются на последних листах описей.

Централизованный учет каталогизированных дел ведется, как правило, государственным служащим, работником архива, ответственным за учет, в специальном журнале или картотеке с указанием номера архивного фонда, номера описи, номеров дел и дат проведения работ по каталогизации архивных документов.

Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на архивные документы более информативных и часто используемых архивных фондов.

В архиве, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории учреждений и органов ФСИН России.

Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России, ссылки на номера фонда, описи со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

Картотека по истории учреждений и органов ФСИН России создается, как правило, в архиве, имеющем несколько источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации учреждений и органов ФСИН России, передающих архивные документы в архив, со ссылками на распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенных в хронологической последовательности.

В архивах, хранящих значительное количество архивных фондов, составляется картотека наименований архивных фондов. На каждое наименование (переименование) архивного фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов учреждений и органов ФСИН России.

Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.

Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

Указатели и обзоры

169. Указатели (архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров).

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.

Указатели подразделяются на:

межфондовые, внутрифондовые, межархивные;

по форме - электронные, листовые или карточные;

по структуре рубрик - глухие (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированные (предметные понятия сопровождаются пояснениями);

по группировке понятий внутри указателей - алфавитные, систематические, хронологические.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к архивным документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются предметный (его разновидности - тематический, именной, географический) и хронологический.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Указатели к архивным документам могут составляться на архивные документы одной описи, нескольких описей архивного фонда, целого архивного фонда, нескольких архивных фондов.

Указатели к описям составляются в тех случаях, когда имеется много небольших по объему описей, описи имеют сложную структуру, документы архивных дел содержат многостороннюю информацию и поиск необходимых сведений более удобен по указателям, чем по описям.

Указатели к описям составляются, как правило, по заголовкам архивных дел, без просмотра документов.

В конце соответствующих описей производится отметка о наличии указателей к ним.

Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от названия указателя рубрика может быть:

простой (не имеет подрубрик);

сложной (имеет подрубрику или определение понятия).

Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают:

порядковые номера единиц хранения;

поисковые данные к единицам хранения нескольких архивных фондов одного архива, эти данные дополняются номерами описей, архивных фондов.

Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик в нем приводятся в именительном падеже.

Предметный указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и органов ФСИН России, их структурных частей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным.

В предметном указателе к описи наименования предметов (вопросов) располагаются в пределах каждой рубрики в алфавитном порядке с указанием поисковых данных документов - номера архивного фонда (для межфондового указателя), номера описи, номера архивного дела и, при необходимости, номеров листов.

В именном указателе к описи фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища и клички), биографические справки, о которых имеются архивные документы, располагаются в алфавитном порядке с указанием поисковых данных этих архивных документов.

Если в написании фамилии одного лица имеются разночтения в разных документах или местах текста одного документа, каждое написание фамилии приводится в указателе в соответствующем алфавитном порядке с указанием поисковых данных документов и ссылкой в скобках на другое написание фамилии: "См. также ...". При необходимости в именном указателе даются пояснения.

Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты архивных документов, расположенных в хронологическом порядке.

В указателе применяется система общих ("см.") и частных ("см. также") отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

К каталогам могут составляться предметные и другие указатели. В предметном указателе предмет (вопрос) имеет ссылку на соответствующий раздел, подраздел, индекс, рубрику каталога. Аналогичным образом составляются другие указатели к каталогам.

Предметные и именные указатели к документам дел составляются с просмотром соответствующих дел и включают более подробную информацию о содержащихся в документах сведениях в алфавитном порядке (по наименованию вопросов или фамилиям, именам, отчествам) с поисковыми данными, чем указатели к описям. Степень полноты описания архивных документов определяется целевым назначением указателя, составом и содержанием архивных документов.

Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

Указатели печатаются в необходимом количестве экземпляров и хранятся вместе с соответствующими описями или в специально выделенном для них месте отдельно от архивных дел и каталогов.

Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра.

170. Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Объектом описания для обзора архивного фонда является архивный документ (группа архивных документов, часть архивного документа), единица хранения/единица учета одного архивного фонда.

Объектом описания для тематического обзора по документам архива является архивный документ (группа архивных документов, часть архивного документа) единица хранения/единица учета одного архивного фонда (части архивного фонда, группы архивных фондов) по определенной теме.

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе архивного фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации об архивных документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов архивных документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения/единиц учета, архивных документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения/единиц учета, архивных документов, указываются основные разновидности архивных документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.

В обзоре архивного фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения/единиц учета, листов единицы хранения; в межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами архивных фондов.

В состав справочного аппарата к обзору архивных документов включаются:

титульный лист с названием обзора;

оглавление с перечислением разделов и подразделов обзора;

предисловие с изложением кратких сведений по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя;

список используемых сокращений;

список указателей к архивным делам, архивным документам, упомянутым в обзоре;

список фондов, информация об архивных документах которых включена в обзор (для тематических обзоров).

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и истории архивного фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.

Характеристика архивных документов в обзоре излагается в виде аннотаций на группы однородных или близких по содержанию архивных документов, в которых указываются: разновидность, автор, краткое содержание, крайние даты, подлинность и объем архивных документов. Аннотация на группу архивных документов может дополняться индивидуальной характеристикой отдельных наиболее важных по содержанию и значению архивных документов с указанием степени подробности содержащихся в них сведений о конкретных фактах и событиях; цитирование архивных документов при этом не рекомендуется.

К каждой аннотации на группу архивных документов помещаются поисковые данные этих архивных документов, состоящие из номеров архивных фондов, описей, и, при необходимости, листов.

Аннотации на группы архивных документов с поисковыми данными располагаются в обзоре по одному или нескольким последовательно применяемым признакам:

по темам, подтемам и вопросам;

по функциям учреждения или органа ФСИН России фондообразователя;

по структурным подразделениям учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя;

в хронологической последовательности.

В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.

Автоматизированная система НСА

171. Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Автоматизированная система НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве учреждения или органа ФСИН России, и, прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов архивных документов и др.).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

Поле РКК "Номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному архивному документу, автоматически могут создаваться перечни архивных документов, вошедших в архивные дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются:

порядковый номер записи (номер дела);

индекс дела, заголовок дела;

указание на подлинность (копийность);

крайние даты документов, количество листов в деле;

аннотация документов.

Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционной системе НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и органов ФСИН России и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

Каталог снабжается ключевыми словами (терминов, характеризующих в обобщенном и сжатом виде содержание описательных статьей архивных справочников), отражающими тему, географическое наименование, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим наименованиям - как географический и т.д.

При отсутствии в учреждениях и органах ФСИН России автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, дата события, место события, содержание, наименование фонда, номер архивного фонда, номер описи, номер архивного дела, номер листа. Реквизиты: наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи, номер архивного дела, номер листа - содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

По сравнению с традиционной системой НСА автоматизированная система НСА предоставляет более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции системы НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.

Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты документов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю, при необходимости, предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

Архивные документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированной системой НСА.

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированной системы НСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива учреждения или органа ФСИН России и автоматизированной системы НСА государственного архива.

Информационное наполнение автоматизированной системы НСА составляют содержание описательных статьей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа; ключевые слова и рубрикаторы.

Обязательными видами ключевых слов при ведении автоматизированного НСА являются: "Тематика", "Персоналии", "География". В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

Использование документов архивов

172. Основные формы использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или на платной основе пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей):

информирование руководителя учреждения или органа ФСИН России, их структурных подразделений, других учреждений, органов и организаций о наличии в архивах тех или иных архивных документов, о местах хранения других архивных документов;

исполнение запросов социально-правового характера граждан, органов и учреждений ФСИН России, а также других учреждений, органов и организаций;

предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

экспонирование архивных документов на выставках;

использование архивных документов в средствах массовой информации;

публикация архивных документов;

проведение информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

высылка (выдача) архивных дел во временное пользование;

выдача архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок из архивных документов.

Информирование и исполнение запросов руководителей учреждений и органов ФСИН России и их структурных подразделений, а также других учреждений, органов и организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих архивных документов.

Информирование руководителей учреждений и органов ФСИН России может производиться в форме перечня заголовков архивных дел или документов по определенной тематике, или по видам архивных документов с указанием их дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки архивных дел или документов располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости архивных документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей учреждений и органов ФСИН России может также производится в форме тематической подборки копий архивных документов. Копии архивных документов располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также, при необходимости, историческая справка, перечень и другие документы.

Перечень, письмо, справка, направляемые в учреждения и органы ФСИН России, подписываются руководителем архива; при исполнении запроса другого учреждения, органа и организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий архивных документов подписываются руководителем архива, если направляются с сопроводительным письмом - за подписью руководителя территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России, в центральном аппарате ФСИН России - за подписью начальника аппарата директора ФСИН России.

Порядок использования хранящихся в архиве архивных дел оперативного производства регламентируется специальными нормативными правовыми актами ФСИН России.

Архивные документы являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляют документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Архивные документы используются в служебных, научных, практических и других целях.

Государственные служащие, работники архива используют хранящиеся архивные документы в служебных целях. Иное использование архивных документов осуществляется ими только с разрешения руководителя архива, а при необходимости - руководителя учреждения или органа ФСИН России.

173. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:

запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера).

174. Оформляются следующие документы:

архивная справка, которая оформляется на бланках центрального аппарата ФСИН России, территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России, содержит информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия, которая дословно воспроизводит текст архивного документа с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения и заверяется в установленном порядке;

архивная выписка, которая оформляется на бланке учреждений и органов ФСИН России, дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо, которое оформляется на бланках центрального аппарата ФСИН России, территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России по запросу пользователя или по инициативе архива, содержит информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень документов, включающий систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов, образующая систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

Порядок исполнения обращений (запросов)

175. Обращение (далее - запрос) рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос рассматривается руководителем учреждения или органа ФСИН России, направляется в архив или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или ему дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Ответ на запрос дается на русском языке.

Архив осуществляет прием граждан в приемной, если нет приемной, то в рабочем помещении государственных служащих, работников архива и ведет учет посетителей по установленной форме. Руководитель архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

176. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает заявителя (автора запроса) о промежуточных результатах работы.

177. Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется архивом на безвозмездной основе.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, прохождении службы в учреждениях и органах ФСИН России, а также в других учреждениях, органах и организациях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, классных чинов, получении образования, применении репрессий и т.п.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан, учреждений и органов ФСИН России и других учреждений, органов и организаций по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом автора запроса.

178. Архивные личные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России по запросам учреждений и органов ФСИН России, органов государственной власти, органов муниципального самоуправления, других учреждений, органов и организаций, частных лиц, родственников этих бывших государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России во временное пользование не выдаются и не высылаются. При необходимости архив предоставляет в установленном порядке по соответствующему запросу подготовленные на основании архивных документов архивные справки, архивные выписки, архивные копии, о чем производится соответствующая отметка в архивном личном деле, а запрос приобщается к личному делу.

В случае восстановления уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России для дальнейшего прохождения службы в учреждениях и органах ФСИН России их архивные личные дела высылаются только по запросам учреждений и органов ФСИН России.

Оформление архивных справок, архивных выписок
и архивных копий

179. В архивной справке и архивной выписке указывается наименование информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Архивная справка составляется по установленной форме (приложение N 43) на бланке архивной справки или на бланке центрального аппарата ФСИН России, территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России с обозначением наименования документа "Архивная справка" и с указанием адресата.

В архивной справке точно излагаются имеющиеся в архивных документах сведения по запросу. Сведения, не относящиеся к запросу, в архивную справку не включаются. В архивной справке приводятся наименования архивных документов, их даты, номера и излагаются сведения, имеющиеся в названных архивных документах и относящиеся к вопросу обращения. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не архивных документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в архивной справке выдержки из архивных документов, заключая их в кавычки. Наименования учреждений и органов ФСИН России, других учреждений, органов и организаций в тексте архивной справки при первом упоминании приводятся полностью, в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В архивную справку включаются только сведения, упоминаемые в архивных документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнения в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Таким же образом оговариваются отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов.

Архивные справки составляются на основании архивных документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование незаверенных архивных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("Незаверенная копия"). При отсутствии в архиве названных в запросе архивных документов архивная справка может быть выдана на основании хранящихся в архиве иных архивных документов, относящихся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

К архивной справке могут прилагаться архивные копии и архивные выписки, подтверждающие сведения, которые приведены в архивной справке.

Разъяснения по существу обнаруженных в архивных документах сведений, о причинах выдачи неполной архивной справки, пояснения к архивным документам, вызывающим сомнения в достоверности содержащейся информации, излагаются в тексте архивной справки или рекомендации и необходимые разъяснения даются в сопроводительном письме к архивной справке.

После текста архивной справки помещаются поисковые данные архивных документов (архивные шифры), послуживших основанием для составления текста архивной справки: "Основание: ф. N ..., оп. N ..., д. N ..., л. N ...". Допускается включение поисковых данных архивных документов в текст справки в скобках после изложения каждого факта или события.

Листы архивной справки, объем которой превышает один лист, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены. Запись о количестве листов заверяется подписью руководителя архива и оттиском печати архива.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ, в котором указываются причины отсутствия архивных документов и даются рекомендации о том, куда следует обратиться с запросом. Ответ подписывает руководитель архива.

При наличии документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает архивную справку по данному вопросу, при необходимости заверенную оттиском печати архива.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной выданной ранее, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и, в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

В архивной справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в архивных документах. При этом указываются наименование документа, его номер и дата приема (увольнения, перемещения) на службу (работу), приводятся точное наименование должности, в которой работал заявитель, даты назначения на должность и увольнения (выбытия), перемещения на другую должность.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам (по личному составу) используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В архивную справку для назначения или перерасчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.

Размер заработной платы указывается в архивной справке в тех денежных единицах, которые действовали в тот период, за который запрашиваются сведения.

Сведения о заработной плате приводятся в архивной справке не более чем за 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности заявителя по его выбору, раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячной и среднегодовой заработной платы архивом не производится. При необходимости заявителям могут выдаваться копии лицевых счетов и иных бухгалтерских документов.

Если архив не имеет возможности квалифицированно подготовить требуемую архивную справку по финансовым документам, запрос о выдаче данной архивной справки и соответствующие архивные материалы направляются на рассмотрение и исполнение из архива в финансовое подразделение - фондообразователь или правопреемник последнего.

Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется оттиском печати архива с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Второй экземпляр архивной справки хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г. (Бюллетень международных договоров, N 6, 1993), в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководителем Росархива. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

180. Архивные копии и архивные выписки воспроизводятся на бланках учреждений и органов ФСИН России с обозначением наименования документа "Архивная копия", "Архивная выписка".

В архивной выписке, архивной копии наименование архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Идентичность подлинника выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя архива и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Выписка производится только из архивного документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

В архивной выписке извлечениями из текста этого архивного документа приводятся все имеющиеся данные по запросу, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Текст архивного документа заключается в кавычки. Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной копии документа (выписки) должны быть сделаны оговорки о местах текста оригинала архивного документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения архивного документа. Отдельные слова оригинала, вызывающие сомнение в их смысловом значении, оговариваются примечаниями: "Так в тексте оригинала" или "В тексте неразборчиво".

181. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются оттиском печати архива и подписью его руководителя. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководителем архива и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

На архивной копии архивного документа и архивной выписке из архивного документа воспроизводится не только текст самого архивного документа, но и все имеющиеся на нем резолюции руководителей учреждений и органов ФСИН России и их структурных подразделений.

Архив имеет право заверять архивные копии и архивные выписки только тех архивных документов, которые находятся на хранении в данном архиве.

Машинописные и распечатанные на компьютерном принтере, а также изготовленные фото или электрографическим способом (ксерокопии) архивные справки, архивные копии, архивные выписки заверяются на каждом листе отметкой "Верно", подписью государственного служащего, работника архива (исполнителя) с указанием его должности и оттиском печати архива.

182. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителю по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем архива или подразделения делопроизводства, в оперативном подчинении которого находится архив.

По запросам граждан (их доверенных лиц) для обеспечения их прав и законных интересов выдаются архивные справки, архивные копии и архивные выписки из архивных документов, содержащие сведения социально-правового характера об авторах писем, заявлений, о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также о близких родственниках авторов.

При необходимости, для обеспечения предусмотренной законодательством Российской Федерации охраны личной, семейной тайны и другой информации о гражданах (персональных данных) архив запрашивает у граждан - авторов запросов документы, удостоверяющие их родственные отношения с лицами, в отношении которых направлен запрос.

При этом автор запроса предоставляет нотариально заверенные копии соответствующих документов либо подлинники этих документов, с которых в архиве снимаются копии, заверяемые руководителем архива. Копии указанных документов приобщаются к переписке по исполнению запроса.

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка в случае личного обращения в архив гражданина или его доверенного лица выдаются ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке). Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Заверенные апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические материалы регистрируются в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов (приложение N 44).

183. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в Росархив.

Архив в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивает:

право граждан на доступ к документированной информации о них;

право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию.

Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Возвращение подлинников архивных документов

184. По письменным заявлениям с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России реабилитированные лица и их наследники имеют право на получение подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения).

По письменным заявлениям с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России граждане имеют право на получение сохранившихся в архиве подлинников собственных трудовых книжек.

С изымаемых архивных документов делаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, в описях.

Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из архивных дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведен возврат архивных документов, и роспись лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

Выдача дел в читальные залы архивов

185. Для обслуживания пользователей в архивах создаются и действуют читальные залы. При отсутствии помещения, выделенного под читальный зал архива (далее - читальный зал, если не оговорено особо), обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем государственного служащего, работника архива.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива, утверждает начальник аппарата директора ФСИН России, руководитель подразделения делопроизводства территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России.

В соответствии с нормативными правовыми актами Росархива порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов, которые утверждаются:

в архиве центрального аппарата ФСИН России - начальником аппарата директора ФСИН России;

в архивах территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России - руководителями территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России.

Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в случаях хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает другие меры к возмещению ущерба.

В читальных залах в установленном порядке имеют право знакомиться с архивными документами государственные служащие, работники учреждений и органов ФСИН России, работники других учреждений, органов и организаций, в том числе научные, творческие работники, представители средств массовой информации и общественных организаций, физические лица.

Граждане допускаются в читальный зал на основании личного заявления. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившего их учреждения, органа, организации. Государственные служащие, работники учреждений и органов ФСИН России допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает руководитель архива на необходимый пользователю срок, но, как правило, на один год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с руководителем архива.

186. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.

Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководителем архива.

На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листов копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.

Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.

Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.

Архив предоставляет пользователям для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

их плохого состояния;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или учреждением или органом ФСИН России - фондообразователем при передаче архивных документов на хранение;

использование архивных документов государственными служащими, работниками архива для выполнения служебных заданий;

выдачи архивных документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении архивных документов должен быть в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

На каждого пользователя в читальном зале, кроме государственных служащих, работников архива, заводится карточка пользователя (приложение N 45). В архиве ведется также журнал регистрации посещений пользователями читального зала (приложение N 46).

Дела из архивохранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из архивохранилища.

Каждое выдаваемое из архивохранилищ в читальный зал дело должно иметь лист использования дела.

187. Для ознакомления с архивными документами, имеющими ограничительные грифы, пользователь представляет в архив документ, удостоверяющий личность, оформленные в установленном порядке предписание на выполнение задания и справку соответствующей формы о допуске к работе с секретными сведениями, действительную в течение не более одного года со дня оформления этой справки.

В предписании на выполнение задания указываются конкретные поисковые данные архивного дела (N фонда, N описи, архивный N и гриф секретности дела) либо с архивными документами каких ограничительных грифов, архивных фондов, за какой хронологический период, по каким конкретным вопросам необходимо ознакомление командируемого лица и требуется ли производство выписок из этих архивных документов в рабочую тетрадь, спецблокнот.

При этом рабочая тетрадь, спецблокнот, имеющие соответствующий ограничительный гриф и учтенные в подразделении делопроизводства, в котором служит (работает) пользователь, направляются в архив в порядке, установленном для пересылки секретной корреспонденции.

Письменный запрос учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций об ознакомлении пользователя с архивными документами, имеющими ограничительные грифы, оформленный с нарушением порядка, установленного для оформления предписания на выполнение задания, не является основанием для разрешения работы с архивными документами архива.

Предписание на выполнение задания с разрешением соответствующего руководителя учреждения или органа ФСИН России на работу с документами архива вместе со справкой о допуске регистрируются в журнале учета командированных установленной формы, ведущемся в архиве государственным служащим, работником, ответственным за учет.

Пользователю, работающему в читальном зале с выданными во временное пользование секретными и совершенно секретными архивными документами, а также содержащими сведения ограниченного распространения, выписки из этих архивных документов разрешается делать только в учтенных в установленном порядке и имеющих соответствующий ограничительный гриф рабочих тетрадях или спецблокнотах, находящихся в архиве и выдаваемых пользователю на время его работы под роспись в журнале.

После окончания работы пользователя с секретными, совершено секретными и содержащими служебные сведения ограниченного распространения архивными документами в читальном зале государственный служащий, работник архива проверяет сделанные пользователем записи в рабочей тетради или спецблокноте на соответствие их содержания теме запроса.

При обнаружении записей, содержащих информацию не по теме запроса, решение о возможности дальнейшей работы пользователя с документами архива и рабочей тетради (спецблокноте) с этими записями принимает по рапорту руководителя архива руководитель учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций.

Рабочие тетради, спецблокноты пользователей после окончания работы с архивными документами высылаются в соответствующее учреждение или орган ФСИН России, а также в другое учреждение, орган и организацию в установленном порядке фельдсвязью.

188. Для ознакомления пользователя с архивными документами, не имеющими ограничительных грифов, допускается предоставление в архив запроса, подписанного руководителем учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций, заверенного соответствующей печатью и зарегистрированного как исходящий документ. При этом в запросе указываются те же сведения о работе с архивными документами, что и в предписании на выполнение задания.

При работе с архивными документами в читальном зале пользователю запрещается выносить эти документы из читального зала. При необходимости перерыва в работе пользователя с документами, а также после окончания работы с документами они сдаются государственному служащему, работнику архива под роспись в журнале учета выдачи (высылки) дел из архива.

При необходимости руководитель архива имеет право ограничить количество архивных дел, выдаваемых в читальный зал одному пользователю, до пяти единиц хранения ежедневно.

189. В целях оказания помощи пользователям в подборе необходимых для работы архивных документов государственные служащие, работники архива используют имеющуюся систему НСА к хранящимся архивным делам, а также, при необходимости, предоставляют пользователю возможность пользования системой НСА архива с соблюдением установленных требований. Разрешение на использование системы НСА архива пользователем дает руководитель архива.

190. Архивные справочники системы НСА выдаются пользователю только в читальный зал, при этом их выдача и прием оформляются в журнале учета выдачи (высылки) дел из архива в порядке, установленном для архивных дел.

Учет выдачи дел в читальный зал может осуществляться в отдельном журнале.

Информирование об архивных документах

191. Архив в установленном порядке предоставляет заинтересованным учреждениям, органам и организациям информацию о хранящихся архивных документах. В этих целях он готовит и направляет:

информационные письма;

обзоры документов;

тематические перечни архивные документов.

Подготовка информационных писем, обзоров и тематических перечней архивных документов проводится архивом по своей инициативе (инициативное информирование) и по письменным запросам.

Письменное разрешение на инициативное информирование дает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

При определении тематики инициативного информирования архив руководствуется актуальностью темы и потребностью учреждений и органов ФСИН России, других учреждений, органов и организаций в ретроспективной информации целевого назначения.

В информационном письме указываются наименования архивных фондов и дается краткая характеристика архивных документов, относящихся к теме информации. Полнота содержания архивных документов в информационном письме определяется характером запроса, требованиями режима секретности, а в инициативном информационном письме также составом учреждений и органов ФСИН России, других учреждений, органов и организаций, которым направляется информация. В инициативном информационном письме даются рекомендации по использованию архивных документов.

Обзоры архивных документов, хранящихся в архивах, составляются в установленном порядке.

В тематическом перечне документов (приложение N 47) раскрывается состав и содержание архивных документов, выявленных в архиве по конкретной теме, и указываются поисковые данные этих архивных документов. В зависимости от состава и содержания архивных документов архивные дела или отдельные архивные документы в перечне располагаются по предметно-вопросному, хронологическому, номинальному и другим признакам.

Информационные письма, обзоры и тематические перечни архивных документов подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

Размножение в учреждениях и органах ФСИН России информационных писем, обзоров и тематических перечней архивных документов, подготовленных архивом, и передача их в другие учреждения, органы, организации без письменного разрешения руководителя учреждений и органов ФСИН России запрещается.

Использование архивных документов архивов при подготовке
информационных мероприятий, в средствах массовой информации
и публикационной деятельности

192. Архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими учреждениями, органами и организациями или государственными архивами.

На выставках используются подлинники или копии архивных документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы.

Совместно со средствами массовой информации архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов, которые утверждаются начальником аппарата директора ФСИН России, руководителями территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архивах, указываются поисковые данные использованных архивных документов, а также дата и место публикации.

Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Архив, предоставивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности архивных документов при экспонировании.

Страхование архивных документов и оформление их временного вывоза за пределы Российской Федерации для экспонирования производятся в установленном порядке.

193. Архивы самостоятельно или совместно с другими учреждениями, органами и организациями могут проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций архивных документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники архивных документов. При подготовке документальных публикаций необходимо руководствоваться правилами работы государственных архивов.

194. Архив осуществляет учет использования архивных документов на бумажном носителе или в электронной форме.

195. Работа организуется в соответствии с положением об архиве.

В положение об архиве включаются следующие разделы: общие положения; задачи и функции архива; состав документов архива; организация работы архива; права архива; взаимоотношения и связи со структурными подразделениями и с другими учреждениями, органами и организациями; ответственность.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Положение об архиве согласовывается архивом центрального аппарата ФСИН России с Росархивом, архивами территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и утверждается руководителем учреждения или органа ФСИН России.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом учреждения и органа ФСИН России.

Государственные служащие, работники архива в необходимых случаях могут проходить стажировку в государственном архиве, в который передаются архивные документы учреждения или органа ФСИН России на государственное хранение.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, должностные регламенты, должностные обязанности, в которых указываются функции государственного служащего, работника архива, его обязанности и права.

Должностные инструкции, должностные регламенты, должностные обязанности согласовываются с юридическим подразделением учреждения или органа ФСИН России и утверждаются: руководителем учреждения или органа ФСИН России, если архив является структурным подразделением; руководителем подразделения делопроизводства, частью которого является архив; руководителем архива, если архив является юридическим лицом.

Повышение квалификации государственных служащих, работников архива осуществляется:

в образовательных учреждениях ФСИН России, образовательных учреждениях, непосредственно подчиненных территориальным органам ФСИН России;

на курсах, совещаниях, семинарах, проводимых вышестоящими учреждениями и органами ФСИН России;

в других образовательных учреждениях.

Повышение квалификации государственных служащих, работников архива и подразделения делопроизводства проводится по согласованию с руководителем учреждения или органа ФСИН России. Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляется архивом совместно с подразделениями делопроизводства и кадров.

Архив центрального аппарата ФСИН России организовывает, разрабатывает и принимает участие в подготовке нормативных методических документов по документационному обеспечению управления.

На основе нормативных методических документов Росархива и архива центрального аппарата ФСИН России архивы разрабатывают нормативные методические документы (рекомендации) по организации работы с архивными документами и их хранению.

Планирование работы и отчетность архивов

196. В архивах на основании плана основных мероприятий архива центрального аппарата ФСИН России составляются годовой план работы (приложение N 48), план-график приема архивных дел в архивы, предложения к проектам планов заседаний экспертных комиссий.

197. Годовой план работы архива составляется с указанием конкретных видов архивных работ.

198. План-график приема дел в архив составляется на год (в произвольной форме) с обязательным указанием следующей информации: наименование учреждения или органа ФСИН России, передающего дела на архивное хранение; срок приема архивных дел; виды принимаемых архивных дел и за какие годы; количество принимаемых архивных дел. План-график приема архивных дел в архивы утверждается руководителями территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России. План-график приема архивных дел в архив центрального аппарата ФСИН России утверждается начальником аппарата директора ФСИН России.

199. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости - самостоятельным разделом.

Контроль за состоянием хранения архивных документов
в структурных подразделениях учреждений
и органов ФСИН России

200. Архив проводит проверки состояния хранения архивных документов в структурных подразделениях учреждений и органов ФСИН России не реже одного раза в год. Проверки включаются в годовой план работы архива.

201. Руководители учреждений и органов ФСИН России или их структурных подразделений должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверок.

202. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя учреждения или органа ФСИН России, в которой отражаются результаты проверки и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены руководители учреждений и органов ФСИН России, их структурных подразделений.

203. Архив центрального аппарата ФСИН России в соответствии с положением о нем осуществляет контроль за состоянием архивов и делопроизводством учреждений и органов ФСИН России.

Выполнение платных работ и оказание платных услуг архивами

204. Для привлечения внебюджетных средств архив имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и оказывать платные услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

205. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается директором ФСИН России, руководителем территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России. Архив на основе номенклатуры дел с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся архивных документов) может разрабатывать перечень платных работ и услуг, детально определяющий виды работ, производственных операций и их исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России по представлению руководителя архива. Виды и объем платных работ и услуг включаются в план работы архива на год.

206. При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива с другими учреждениями, органами, организациями и потребителями, в том числе иностранными, должны закрепляться договором.

207. Цены на платные работы и услуги утверждаются руководителем территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России по представлению руководителя архива.

Прием-передача архивных документов при назначении,
смене руководителя архива

208. При назначении, смене руководителя архива прием-передача архивных документов и справочного материала к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту приема-передачи при смене руководителя архива (приложение N 49).

К акту приема-передачи прилагаются заверенные копии актов о проведенной проверке наличия и состояния архивных дел, документов.

209. Для приема-передачи дел руководителя архива приказом ФСИН России, территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России создается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель подразделения делопроизводства центрального аппарата ФСИН России, территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России.

210. При приеме-передаче дел проверяется наличие и состояние:

архивных дел, документов, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных дел;

учетных архивных документов и справочного аппарата к архивным документам (паспорта архива, описей, листов фондов и карточек фондов, книг (журналов) поступлений и выбытия архивных документов, справочных карточек);

печатей и штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

Также проверяются условия хранения архивных документов.

211. В случае выявления при приеме-передаче отсутствия архивных документов руководитель архива немедленно докладывает об этом руководителю учреждения или органа ФСИН России и принимает меры к розыску.

212. Недостача архивных документов, выявленная по результатам проверки, отражается в акте приема-передачи при смене руководителя архива.

Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
29 апреля 2008 года

Примечание: в графе 6 указываются сведения об аварийных случаях, проверке и наладке контрольно-измерительных приборов, мерах по нормализации режима хранения.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО                    Фонд N ____________________________
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ              Корпус ____________________________
Наименование фонда ________________     Этаж (ярус) _______________________
___________________________________     Архивохранилище ___________________
___________________________________     Помещение _________________________

(лицевая сторона)

(оборотная сторона)

Формат А5 (148 x 210 мм) или А6 (148 x 105 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО                  Фонд N ____________________________
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ              Корпус ____________________________
                                        Этаж (ярус) _______________________
Стеллаж N _________________________     Архивохранилище ___________________
                                        Помещение _________________________

(лицевая сторона)

(оборотная сторона)

Формат А5 (148 x 210 мм) или А6 (148 x 105 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России

                           ЛИСТ ПРОВЕРКИ N _____

    Наличия и состояния архивных документов фонда N _______________________
                                                        (наименование)
    Проверку проводили ____________________________________________________
                          (дата проверки, должности, специальные звания,
                                        фамилии, инициалы)

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ________________
                                                               (цифрами
___________ ед. хр.
и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива                        Подпись         Расшифровка подписи
Дата

Примечание.  При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и электронных
документов вносятся соответствующие уточнения.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или              УТВЕРЖДАЮ
органа ФСИН России                       Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ

________________ N ________________
проверки наличия и состояния
архивных документов

Фонд N __________
Наименование фонда ________________________________________________________
Номера описей _____________________________________________________________
Проверка проводилась с ________________________ по ________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям: _____________________________________________ ед. хр.
                                       (количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
    а) не учтенные в итоговой записи ______________________________ ед. хр.
                                              (количество)
    б) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи ____________ ед. хр.
                                                       (количество)
2.2. Пропущено номеров:
    а) не учтенных в итоговой записи ______________________________ ед. хр.
                                              (количество)
    б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи ____________ ед. хр.
                                                       (количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на _____________________________________________________ ед. хр.
                                  (количество)
уменьшился на _____________________________________________________ ед. хр.
                                  (количество)
3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок __________
____________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ ед. хр.
                                        (количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________________ ед. хр.
                                      (количество)
из них:
а) требующих дезинфекции __________________________________________ ед. хр.
                                        (количество)
б) требующих дезинсекции __________________________________________ ед. хр.
                                        (количество)
в) требующих реставрации __________________________________________ ед. хр.
                                        (количество)
г) требующих переплета и подшивки _________________________________ ед. хр.
                                            (количество)
д) требующих восстановления затухающих текстов ____________________ ед. хр.
                                                   (количество)
е) неисправимо поврежденных _______________________________________ ед. хр.
                                         (количество)
ж) требующих технической обработки ________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
з) выдано во временное пользование ________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
и) ________________________________________________________________ ед. хр.
                             (количество)
к) ________________________________________________________________ ед. хр.
                             (количество)
л) ________________________________________________________________ ед. хр.
                             (количество)
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ ед. хр.
                                            (количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), имеющихся в
наличии ___________________________________________________________ ед. хр.
                               (количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Проверку производили:

Наименование должностей государственных
служащих, работников архива                 Подписи     Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО                                 Подпись     Расшифровка подписи
Руководитель архива
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или              УТВЕРЖДАЮ
органа ФСИН России                       Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ

________________ N ________________
___________________________________
        (место составления)
о  технических  ошибках  в  учетных
документах

Фонд N __________

    Наименование фонда ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения ___________________________ обнаружены технические ошибки
в записях _________________________________________________________________

В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на ______________
                                                               (цифрами и
_________ ед. хр.
прописью)

Примечания: _______________________________________________________________

Должность государственного служащего,
работника архива                          Подпись       Расшифровка подписи
Дата

Изменения внесены в учетные документы.

Должность государственного служащего,
работника архива                          Подпись       Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или              УТВЕРЖДАЮ
органа ФСИН России                       Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ

________________ N ________________
об обнаружении архивных документов

    В ходе работ __________________________________________________________
                                        (вид работы)
обнаружено ________________________________________________________________
                    (в фонде, архивохранилище, рабочем помещении)

Итого обнаружено: ______________________________________________ документов
                               (цифрами и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива                          Подпись       Расшифровка подписи
Дата

Изменения внесены в учетные документы.

Должность государственного служащего,
работника архива                          Подпись       Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или              УТВЕРЖДАЮ
органа ФСИН России                       Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ

________________ N ________________
о неисправимых повреждениях
архивных документов

Фонд N __________
Наименование фонда ________________________________________________________
В фонде обнаружено дела (документы), признанные неисправимо поврежденными

Итого обнаружено поврежденных _____________________________________ ед. хр.
                                      (цифрами и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива                          Подпись       Расшифровка подписи
Дата

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Эксперты: _________________________________________________________________
              (наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка
                                   подписей, дата)

Номер и дата приказа ФСИН России, территориальных органов и образовательных
учреждений   ФСИН   России   о  снятии  неисправимо  поврежденных  архивных
документов с учета.

Изменения в учетные документы внесены

Должность государственного служащего работника архива,
внесшего изменения в учетные документы     Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Том N _________________
Начат _________________
Окончен _______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА КНИГИ (ЖУРНАЛА) УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Итого поступило за _______ год _______________ ед. хр. (документов, листов)
в том числе <1> ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Итоговую годовую запись составил:

Должность государственного служащего,
работника архива                       Подпись          Расшифровка подписи
Дата

Примечание. Порядковый номер журнала присваивается по журналу регистрации
            учетных документов.

--------------------------------

<1> Допускается ведение единой книги (журнала) учета поступлений на архивные документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Формат А3 (297 x 420 мм)

Наименование учреждения или              УТВЕРЖДАЮ
органа ФСИН России                       Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ

________________ N _________________
о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны

Фонд N ________________________
          (наименование фонда)

В результате _______________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных  ниже  архивных  документов.  Предпринятые  архивом  меры  по
розыску  архивных документов  положительных результатов  не дали, в связи с
чем считаем возможным снять с учета:

    Итого _________________________________________________________ ед. хр.
                             (цифрами и прописью)
    Содержание   утраченных   архивных   документов   может  быть  частично
восполнено следующими ед. хр.: ____________________________________________
                                (номера ед. хр. и их групповые заголовки)
___________________________________________________________________________
Руководитель архива               Подпись               Расшифровка подписи
Дата

___________________________________________________________________________
(N и дата приказа центрального аппарата ФСИН России, территориального
органа, образовательного учреждения ФСИН России о снятии с учета
необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы архива внесены.

Должность государственного служащего,
работника архива                  Подпись               Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или              УТВЕРЖДАЮ
органа ФСИН России                       Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ
________________ N ________________
___________________________________
        (место составления)

о завершении розыска дел

Фонд N __________________________
          (наименование фонда)

Комиссией в составе _____________________________________ с ______ по _____
                       (должности, инициалы и фамилии)
была проведена проверка наличия и состояния дел фонда _____________________
___________________________________________________________________________
                         (N и наименование фонда)
Проверкой установлено:
1. Имеется в наличии _________________________________________________ дел.
                                    (цифрами и прописью)
2. Не обнаружено _____________________________________________________ дел.
                                  (цифрами и прописью)
В результате проведенного розыска:
1. Найдено ___________________________________________________________ дел.
                              (цифрами и прописью)
2. Документально обосновано отсутствие _______________________________ дел.
                                             (цифрами и прописью)
(номера и заголовки дел).
3. Составлены акты от ____________ N _____ о необнаружении дел, возможности
розыска которых исчерпаны, на __________________ дел.
В результате проведенной работы ___________________________ в фонде N _____
имеется в наличии ____________________________________________________ дел.
                                  (цифрами и прописью)

Руководитель архива               Подпись               Расшифровка подписи
Дата

Должности лиц,
проводивших
розыск                           Подписи               Расшифровка подписей
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России

                       ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N ____________________ Опись N ____________________ Дело N ___________
Заголовок дела ____________________________________________________________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или              Разрешаю выдачу дел
органа ФСИН России                       Руководитель архива
                                         (лицо, ответственное за архив)

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)
________ N _______
на выдачу дел

___________________________________________________________________________
 (фамилия и инициалы исследователя, государственного служащего, работника)
___________________________________________________________________________
                            (тема исследования)

(лицевая сторона)

_____________________________________
       (подпись исследователя)

Дата

(оборотная сторона)

Формат А5 (148 x 210 мм)

Том N _________________
Начат _________________
Окончен _______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА КНИГИ (ЖУРНАЛА) ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ИТОГО в ______ году выдано из архивохранилища _____________________________
                                                  (цифрами и прописью)
___________________________________________________________________________

Должность государственного служащего,
работника архива, составившего годовую запись  Подпись  Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России
            почтовый индекс, адрес

                     АКТ
  ___________________ N ____________________
о выдаче документов во временное пользование

___________________________________________________________________________
 (наименование учреждения, органа, организации-получателя, его юридический
                          адрес, почтовый адрес)

Основание _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела ______________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда _______________________________________
                                             (наименование фонда)

Всего выдается ___________________________________________________ ед. хр.,
                           (цифрами и прописью)
срок возвращения __________________________________________________________

    Дела   выданы   в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках,  с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
    Получатель   обязуется   не   предоставлять  документы,  полученные  во
временное  пользование,  для  просмотра,  прослушивания  или  использования
другим  учреждениям, органам, организациям и посторонним лицам, не выдавать
по  ним  копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей
из  выданных  документов,  не  публиковать  документы без разрешения архива
учреждения и органа ФСИН России, выдавшего документы.
    Получатель  обязуется  вернуть  документы в архив учреждения или органа
ФСИН России в указанный срок.
    Получатель  предупрежден  об  ответственности по закону в случае утраты
или повреждения выданных документов.

Документы выдал
Должность государственного
служащего, работника архива            Подпись          Расшифровка подписи
Дата

Руководитель архива                    Подпись
Дата                                   гербовая печать  Расшифровка подписи
                                       архива

Документы принял
Должность работника
учреждения, органа,                    Подпись          Расшифровка подписи
организации-получателя
Дата

Руководитель учреждения, органа,
организации-получателя                 Подпись          Расшифровка подписи
Гербовая печать учреждения, органа,
организации-получателя

Документы сдал в полном объеме и сохранности
Сдал
Должность государственного служащего,
работника учреждения, органа,
организации                            Подпись          Расшифровка подписи
Дата

Руководитель учреждения, органа,
организации - получателя               Подпись          Расшифровка подписи
Гербовая печать учреждения, органа,
организации-получателя

Документы принял

Должность государственного служащего,
работника архива                       Подпись          Расшифровка подписи
Дата

Руководитель архива                    Подпись          Расшифровка подписи
Дата                                   гербовая печать
                                       архива

Формат А4 (210 x 297 мм)

Формат A4 (210 x 297 мм)

--------------------------------

<1> Заполняется государственным архивным учреждением.

ФОРМА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

                                         УТВЕРЖДАЮ
                                         Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

Итого по описи ____________________________________________________________
                               (цифрами и прописью)
________________________________________________________ из них скопировано
Должность государственного служащего,
работника архива, составившего опись      Подпись       Расшифровка подписи
Дата

Руководитель архива                       Подпись       Расшифровка подписи
Дата


СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии              Протокол экспертной комиссии
учреждения или органа ФСИН России         государственного архива
от ________________ N ___________         от ________________ N ___________


Примечание. Номер единицы учета страхового фонда указывается только для
микрофиш.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Том N _________________
Начат _________________
Окончен _______________

Формат A4 (210 x 297 мм)

ФОРМА КНИГИ (ЖУРНАЛА) РЕГИСТРАЦИИ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Примечания:

1. При регистрации дела фонда графа 9 заполняется после окончания его очередного тома.

2. В графе 11 расписывается лицо, отвечающее за сохранность учетного документа. В этой же графе расписывается лицо, ответственное за хранение фонда, в получении 2-го экземпляра описи.

Формат A4 (210 x 297 мм)

Том N _________________
Начат _________________
Окончен _______________

Формат A4 (210 x 297 мм)

ФОРМА СПИСКА ФОНДОВ

    Итого на 01.01..... г. _________________________________________ фондов
                                        (цифрами и прописью)
в том числе поступило за 2___ г. ___________________________________ фондов
                                        (цифрами и прописью)
    выбыло за 2___ г. ______________________________________________ фондов
                                        (цифрами и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива,
составившего годовую итоговую запись         Подпись    Расшифровка подписи
Дата

Руководитель архива                          Подпись    Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Учет неописанных документов

Учет описанных документов

Примечания:

1. Порядковый номер листа присваивается по журналу регистрации учетных документов архива (приложение N 18).

2. Каждый том дела общего производства учитывается как самостоятельное дело.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Начат _________________
Окончен _______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА РЕЕСТРА ОПИСЕЙ

    Итого на 01.01..... г. _________________________________________ фондов
                                        (цифрами и прописью)
в том числе поступило за 2___ г. ___________________________________ фондов
                                        (цифрами и прописью)
    выбыло за 2___ г. ______________________________________________ фондов
                                        (цифрами и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива,
составившего реестр описей              Подпись         Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Том N _________________
Начат _________________
Окончен _______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА КНИГИ (ЖУРНАЛА) УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

Итого поступило в _______ году _________________________ ед. хр. страхового
фонда, _________________________________________ ед. хр. фонда пользования;
выбыло ___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
и ______________________________________________ ед. хр. фонда пользования.

Должность государственного служащего,
работника архива,
составившего годовую итоговую запись       Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Руководитель архива                        Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА ОПИСИ СТРАХОВОГО ФОНДА

                                         Утверждаю
                                         Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

Всего на 01.01._____ года в опись включено _______________________ ед. хр.,
с N _____________________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
_______________________________________________ кадров м/ф страхового фонда
скопировано ___________________________________ ед. хр.

Должность государственного служащего,
работника архива,
составившего годовую итоговую запись      Подпись       Расшифровка подписи
Дата

Руководитель архива                       Подпись       Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии               Протокол экспертной комиссии
учреждения или органа ФСИН России          государственного архива
от _____________ N ____________            от _____________ N _____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Кому представляется _______________________________________
                       (наименование и адрес получателя)
Кем представляется ________________________________________
                   (наименование и адрес архива учреждения
                           или органа ФСИН России)

                              Паспорт архива,
       хранящего управленческую документацию на 1 декабря 200__ года

1. Общие сведения

2. Сведения о документах

3. Кадры

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
- Отопление: центральное, печное, отсутствует.
- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; отсутствуют.
- Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
- Сигнализация: пожарная: есть, нет: охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
- Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

Начальник
учреждения и органа ФСИН России          Подпись        Расшифровка подписи
Дата
Фамилия и телефон исполнителя

Формат А3 (297 x 420 мм)

        Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД)

    Фонд N __________       Опись N __________        Ед. учета ___________

(лицевая сторона)

(оборотная сторона)

Формат А5 (148 x 210 мм)

Наименование учреждения или              УТВЕРЖДАЮ
органа ФСИН России                       Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

             АКТ
___________ N ________________
______________________________
     (место составления)
о миграции и перезаписи электронных документов

    Фонд N __________________________________
                  (наименование фонда)

Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:
Формат ____________________________________________________________________
Объем (Мб) ________________________________________________________________
Количество и N ед. хр. ____________________________________________________

Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:
Формат ____________________________________________________________________
Объем (Мб) ________________________________________________________________
Количество и N ед. хр. ____________________________________________________

Должность государственного служащего,
работника архива                           Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Работу принял:
Руководитель архива                        Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесли:

Должность государственного служащего,
работника архива                           Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Том N _________________
Начат _________________
Окончен _______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА КНИГИ (ЖУРНАЛА) УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Итого в _____ году ПОСТУПИЛО ________________ ед. уч., ____________ ед. хр.
                            (цифрами и прописью)      (цифрами и прописью)
объемом ___________________ Мб,
       (цифрами и прописью)
в том числе постоянного хранения ____________ ед. уч.,_____________ ед. хр.
                            (цифрами и прописью)      (цифрами и прописью)
объемом __________________ Мб,
       (цифрами и прописью)
            временного хранения _____________ ед. уч., ____________ ед. хр.
                            (цифрами и прописью)      (цифрами и прописью)
объемом __________________ Мб;
        (цифрами и прописью)
                          ВЫБЫЛО ____________ ед. уч., ____________ ед. хр.
                            (цифрами и прописью)      (цифрами и прописью)
объемом __________________ Мб,
        (цифрами и прописью)
в том числе постоянного хранения ____________ ед. уч., ____________ ед. хр.
                            (цифрами и прописью)      (цифрами и прописью)
объемом __________________ Мб,
       (цифрами и прописью)
            временного хранения _____________ ед. уч., ____________ ед. хр.
                            (цифрами и прописью)      (цифрами и прописью)
объемом __________________ Мб;
       (цифрами и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива, составившего годовую запись  Подпись  Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива                            Подпись  Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Том N _________________
Начат _________________
Окончен _______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА КНИГИ (ЖУРНАЛА)
УЧЕТА МИГРАЦИИ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

    Итого подверглось миграции/перезаписи за год ___ год __________ ед. уч.
                                                      (цифрами и прописью)
______________________ ед. хр. объемом ____________________ Мб.
 (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива, составившего годовую запись  Подпись  Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива                            Подпись  Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

____________________________________________________________
(наименование описи)

Крайние даты документов ___________

Формат А4 (210 x 297 мм)

                              Карточка фонда

Фонд N _________          Опись N _________      Ед. учета ________________

(лицевая сторона)

Учет изменений в составе и объеме фонда

Примечание:
Руководитель архива          Подпись         Расшифровка подписи
Дата
___________________________________________________________________________

(оборотная сторона)

Примечание: карточка печатается типографским способом.

Формат А5 (148 x 210 мм)

УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения или органа ФСИН    Директор государственного архива
России, специальное звание

Подпись Расшифровка подписи                Подпись      Расшифровка подписи
Дата                                       Дата
    м.п. (гербовая печать)                     м.п. (гербовая печать)

          АКТ
_________ N _______________
___________________________
    (место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
в государственный архив

    В связи с _____________________________________________________________
               (истечением срока хранения документов (наименование фонда)
                          в учреждении  или органе ФСИН России,
___________________________________________________________________________
           ликвидацией учреждения или органа ФСИН России и т.д.)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
             (наименование учреждения или органа ФСИН России)
передает, а _______________________________________________________________
                          (наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ______
                                                                     (годы)
и справочный аппарат к ним:

Итого принято _____________________________________________________ ед.хр.
                              (цифрами и прописью)
(в том числе страховых копий)

В государственном архиве фонд N _________________

Передачу произвели:
Должности                 Подписи                      Расшифровка подписей
Дата

Прием произвели:
Должности                 Подписи                      Расшифровка подписей
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения                  УТВЕРЖДАЮ
или органа ФСИН России                   Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание
                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ
________________ N __________________
описания документов, переработки описей
(нужное подчеркнуть)

Фонд N __________ Название фонда: ________________________________________.
По состоянию: ___________________________ в фонде N _______________________
                  (дата начала работы)
по учетным данным числилось _____________ описей, ________________ ед. хр.,
_________ архивных документов за ________ годы.
Для работы получено: по описи N ___________________________________ ед. хр.
неописанных ______ ед. хр., _______ архивных документов, __________ листов.
В результате _______________________________ произошли следующие изменения:
                  (наименование работы)
выделено не подлежащих дальнейшему хранению _ ед. хр. (документов, листов);
передано в другие фонды архива ______________ ед. хр. (документов, листов);
передано в другие архивы ____________________ ед. хр. (документов, листов);
объединено с другими ед. хр. _____________________________________ ед. хр.;
сформировано из россыпи __________________________________________ ед. хр.;
поступило из других фондов __________________ ед. хр. (документов, листов);
включена пересоставленная опись ________________________ ед. хр.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Вновь составлены описи N __________________ на ____________________ ед. хр.
___________________________________________________________________________
По состоянию на __________________________ в фонде N ______________________
                 (дата завершения работы)
числится _____________ описей N ______________ дел за _______________ годы.
Проведены следующие виды работ: ___________________________________________
___________________________________________________________________________
                  (перечисляются проделанные виды работ)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Составлено для именного каталога _________________________________ описаний
           для систематического каталога _________________________ описаний

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат:
___________________________________________________________________________
                       (перечислить какой именно)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Работу выполнили _________________________ Подписи     Расшифровка подписей
                 (наименование должностей)
Работу принял
Руководитель архива                        Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Описания для БД/каталога принял
(нужное подчеркнуть)

Должность государственного служащего,
работника архива                           Подпись     Расшифровка подписи

Изменения в учетные формы внесены.
Должность государственного служащего,
работника архива                           Подпись     Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения и органа         УТВЕРЖДАЮ
ФСИН России                              Руководитель учреждения или органа
Фонд N _________                         ФСИН России, специальное звание
Опись N _________
дел постоянного хранения                 Подпись        Расшифровка подписи
за __________________ год                Дата

                       Опись дел постоянного хранения

    В опись внесено ______________________________________________ ед. хр.,
                                   (цифрами и прописью)
с N __________________ по N __________________________________ в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Должность государственного служащего,
работника архива, составившего опись        Подпись     Расшифровка подписи
Дата

                                            Подпись     Расшифровка подписи
Руководитель архива
Дата

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии        Протокол экспертной комиссии учреждения
государственного архива             или органа ФСИН России
от _____________ N _____________    от _____________ N _____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения и органа         УТВЕРЖДАЮ
ФСИН России                              Руководитель учреждения или органа
Фонд N _________                         ФСИН России, специальное звание
Опись N _________
дел временного (свыше 10 лет) хранения   Подпись        Расшифровка подписи
за _______ год                           Дата

               Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

    В данную опись внесено _______________________________________ ед. хр.,
                                   (цифрами и прописью)
с N __________________ по N __________________________________ в том числе:
литерные номера: _______________________________
пропущенные номера: __________________________________

Должность государственного служащего,
работника архива, составившего опись        Подпись     Расшифровка подписи
Дата

                                            Подпись     Расшифровка подписи
Руководитель архива
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии учреждения или органа ФСИН России
от _______________________ N __________________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения и органа         УТВЕРЖДАЮ
ФСИН России                              Руководитель учреждения или органа
Фонд N _________                         ФСИН России, специальное звание
Опись N _________
дел постоянного хранения                 Подпись        Расшифровка подписи
за __________________ год                Дата

                     Опись документов по личному составу

    В опись внесено ______________________________________________ ед. хр.,
                                 (цифрами и прописью)
с N __________________ по N __________________________________ в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Должность государственного служащего,
работника архива, составившего опись        Подпись     Расшифровка подписи
Дата

                                            Подпись     Расшифровка подписи
Руководитель архива
Дата

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии учреждения    Протокол экспертной комиссии
или органа ФСИН России                     государственного архива
от _____________ N _____________           от _____________ N _____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения                  УТВЕРЖДАЮ
или органа ФСИН России                   Руководитель учреждения или органа
                                         ФСИН России, специальное звание
                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                АКТ
________________ N __________________
о рассекречивании документов

Фонд N _________

Комиссия __________________________________________________________________
                              (наименование комиссии)
протокол N _______ от _____________ рассекретила документы фонда N ________
                         (дата)
___________________________________________________________________________
                           (наименование фонда)

Итого рассекречено ____________________________________ ед. хр. (полностью)
                           (цифрами и прописью)
за ________________________________________________________________________
                      (хронологические рамки документов)
_________________ ед. хр. (частично) за ___________________________________
                                        (хронологические рамки документов)
Должность государственного служащего,
работника архива                           Подпись      Расшифровка подписи
Дата
Принято на открытое хранение ______________________________________ ед. хр.
                                      (цифрами и прописью)
в _________________________________________________________________________
                              (архивохранилище)

Должность государственного служащего,
работника архива                           Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены
Должность государственного служащего,
работника архива                           Подпись      Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

--------------------------------

<1> Не допускается перечисление номеров единиц хранения через тире.

Наименование учреждения или органа
ФСИН России

                                 СВЕДЕНИЯ
                  об изменениях в составе и объеме фондов
                             на 01.01.20___ г.

                                           Подпись      Расшифровка подписи
Руководитель архива
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                         УТВЕРЖДАЮ
Наименование учреждения и органа         Руководитель учреждения или органа
ФСИН России                              ФСИН России, специальное звание

                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

               АКТ
_______________ N _______________
об образовании объединенного архивного фонда

Фонды в составе __________________ N ________ в количестве ________ ед. хр.
               (наименование фонда)
__________________________________ N ________ в количестве ________ ед. хр.
       (наименование фонда)
__________________________________ N ________ в количестве ________ ед. хр.
       (наименование фонда)
__________________________________ N ________ в количестве ________ ед. хр.
       (наименование фонда)
По состоянию ______________________________ в фонде N _____________________
                   (дата начала работы)
по учетным данным числилось ______________________________________________.
В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд ________
___________________________________________________________________________
                              (наименование)
в составе ____________________ ед. хр., внесенных в ________________ описи.
               (количество)                            (количество)
По состоянию ________________________ в объединенном архивном фонде N _____
             (дата завершения работы)
числится ____________ описей, ________ дел (единиц хранения) за _____ годы.
Проведены следующие виды работ ____________________________________________
___________________________________________________________________________
    (перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)
___________________________________________________________________________
в объемах _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
          (каталогизация, выявление дел, требующих реставрации)
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат: ____________________
___________________________________________________________________________
                   (предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили _________________________   Подписи   Расшифровка подписей
                 (наименование должностей)
Работу принял
Руководитель архива                    Подпись          Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии             Протокол экспертной комиссии
учреждения или органа ФСИН России        государственного архива
от __________ N _____________            от _________ N ___________


Изменения в учетные формы внесены.
Руководитель архива                    Подпись          Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

        Алфавитная карточка личного дела, пенсионного дела уволенных
   государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России

1. Фамилия ________________________________________________________________
2. Имя, отчество __________________________________________________________
3. Год рождения ___________________________________________________________
4. Место рождения _________________________________________________________
5. Последнее место работы _________________________________________________
6. Должность ______________________________________________________________
7. Специальное звание _____________________________________________________
8. Дата увольнения ________________________________________________________
9. Приказ от ______________________ N __________________ Причина увольнения
___________________________________________________________________________
10. Дата прекращения выплаты пенсии _______________________________________
___________________________________________________________________________
    Карточку составил _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
              (должность, подпись фамилия и инициалы, дата)

Фонд N __________ Опись N ___________ Арх. N _________________ личного дела
Фонд N __________ Опись N ___________ Арх. N _____________ пенсионного дела

(лицевая сторона)

Отметки  об  изъятии,  возвращении и уничтожении  личного дела, пенсионного
дела: _____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

(оборотная сторона)

Формат А6 (105 x 148 мм)

                Алфавитная карточка личных дел постоянного и
    временного (свыше 10 лет) хранения лиц, находившихся в следственных
            изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России

                               Личное дело N

1. Фамилия ________________________________________________________________
2. Имя, отчество __________________________________________________________
3. Год рождения ___________________________________________________________
4. Последнее место отбывания наказания ____________________________________
___________________________________________________________________________
5. Осужден ________________________________________________________________
7. Начало срока наказания _________________________________________________
8. Дата смерти (травмирования) ____________________________________________
Карточку составил _________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                (должность, подпись, инициалы и фамилия, дата)

Фонд N ______________ Опись N ___________ Арх. N _____________ личного дела

(лицевая сторона)

         Отметки об изъятии, возвращении и уничтожении личного дела
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

(оборотная сторона)

Формат А6 (105 x 148 мм)

                              Лист-заверитель
                   дела общего делопроизводства N _____

В деле подшито, пронумеровано и скреплено печатью __________________ листов
                                                 (цифрами и прописью)
с N _____________ по N _______________
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________,
пропущенные номера листов ________________________________________________,
+ листов внутренней описи ________________________________________________.

Должность                     Подпись                   Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

                            Карточка каталожная

Рубрика ___________________________________________________________________
Наименование, N и дата архивного документа ________________________________
Место события _____________________________________________________________
Содержание: _______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наименование архива _______________________________________________________
Наименование фонда ________________________________________________________
Фонд N ________ Опись N _________ Дело N ______ Листы N ___________________
Карточку составил _________________________________________________________
                                 (должность, фамилия, дата)
___________________________________________________________________________

Формат А6 (105 x 148 мм)

Наименование учреждения или органа            Б.И. Петрову
ФСИН России
                                              ул. Жуковского, д. 2, кв. 12,
_______________ N _______________             г. Новосибирск, 630082
На N ____________________________

          АРХИВНАЯ СПРАВКА
_______________ N _______________
На N ______________ от __________

    Сообщаем, что в документах архивного фонда (наименование учреждения или
органа   ФСИН   России),   в   ведомостях   на   выдачу   заработной  платы
государственным  служащим, работникам  за  апрель - декабрь  2001 г. Иванов
Сергей  Петрович  значится  в  должности  старшего инспектора (наименование
структурного подразделения учреждения или органа ФСИН России).
    Основание: ф. N 50, оп. N 2, д. N 3, л. 105 - 106.

Руководитель архива                          Подпись    Расшифровка подписи
Гербовая печать архива

Формат А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России

                                  Журнал
               регистрации выданных копий, выписок, справок,
                          тематических материалов

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование учреждения или органа ФСИН России

                           КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия ___________________________________________________________________
Имя _____________________________ Отчество ________________________________
Место работы (учебы) и должность __________________________________________
___________________________________________________________________________
Организация, направившая пользователя, ее адрес ___________________________
___________________________________________________________________________
Образование _______________________________________________________________
Ученая степень, звание ____________________________________________________
Тема и хронологические рамки исследования _________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Место жительства __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Телефоны: __________________ (домашний); ______________________ (служебный)
Серия и номер документа, удостоверяющего личность _________________________
___________________________________________________________________________

    С  правилами работы пользователей в читальных залах архивов ознакомился
(ась), обязуюсь их выполнять.
    Дата _______________                    Подпись _______________________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Начат _________________
Окончен _______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ
ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА

Итого в __________ году количество посещений читального зала пользователями
составило _________________________________________________________________
                                (цифрами и прописью)

Должность государственного служащего,
работника архива                         Подпись        Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

--------------------------------

<1> Графа заполняется пользователем.

___________________________________________________________________________
              (Наименование учреждения или органа ФСИН России)

                      Тематический перечень документов

Тема: _____________________________________________________________________

Руководитель архива              Подпись                Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                         УТВЕРЖДАЮ
Наименование учреждения или              Руководитель учреждения или органа
органа ФСИН России                       ФСИН России, звание
                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

                                ГОДОВОЙ ПЛАН
                          работы архива на 20____ год

Руководитель архива              Подпись                Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                         УТВЕРЖДАЮ
Наименование учреждения или              Руководитель учреждения или органа
органа ФСИН России                       ФСИН России, специальное звание
                                         Подпись        Расшифровка подписи
                                         Дата

           АКТ
___________ N _____________
___________________________
    (место составления)

приема-передачи документов
при смене руководителя архива

    В соответствии с приказом от _____________________ N __________________
_____________________________________ передал, а __________________________
         (ф и о передающего)                        (ф и о принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на  основании  данного приказа,
в составе председателя ________________________ и членов __________________
                               (ф и о)                        (ф и о)
_________________________________________________________ документы архива,
страховые копии документов за ____________ годы и справочный аппарат к ним.

ИТОГО принято ________________________________________________________ дел,
                                (цифрами и прописью)
в том числе _____________________________________________ особо ценных дел,
                        (цифрами и прописью)
________________________________________________ ед. хр. страхового фонда и
              (цифрами и прописью)
______________________ описей в _______________________________ экземплярах
 (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)
    Состояние документов, страхового фонда и описей: ______________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                     (общая характеристика состояния)
    Одновременно передаются _______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                    (виды НСА и его объемы, состояние)
    Состояние помещения архива: ___________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                     (общая характеристика состояния)
    Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                     (общая характеристика состояния)

Передал                      Подпись                   Расшифровка подписи
Принял                       Подпись                   Расшифровка подписи
Председатель комиссии        Подпись                   Расшифровка подписи
Члены комиссии               Подпись                   Расшифровка подписи

Формат А4 (210 x 297 мм)