МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР
ПИСЬМО
от 6 июня 1960 г. N 176
ОБ ИНСТРУКЦИИ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЕДИНОЙ ЖУРНАЛЬНО - ОРДЕРНОЙ
ФОРМЫ СЧЕТОВОДСТВА ДЛЯ НЕБОЛЬШИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Направляя при этом инструкцию по применению единой журнально - ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, Министерство финансов СССР просит довести ее до соответствующих подведомственных предприятий и организаций и принять меры к быстрейшему внедрению и правильному применению единой журнально - ордерной формы счетоводства на небольших предприятиях и в организациях, в соответствии с утвержденной инструкцией.
Заместитель
министра финансов СССР
А.КОРОБОВ
Начальник Управления
бухгалтерского учета и отчетности
П.БЕЗРУКИХ
Утверждена
Министерством финансов СССР
6 июня 1960 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЕДИНОЙ ЖУРНАЛЬНО - ОРДЕРНОЙ
ФОРМЫ СЧЕТОВОДСТВА ДЛЯ НЕБОЛЬШИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Общие указания
Настоящая инструкция по применению единой журнально - ордерной формы счетоводства предназначена для небольших промышленных предприятий, строительных, снабженческих, сбытовых и других хозяйственных организаций.
Небольшими промышленными предприятиями, строительными, снабженческими, сбытовыми и другими хозяйственными организациями можно, как правило, считать такие, в которых число счетных работников не превышает 5 - 7 человек. Совнархозы, министерства, ведомства и управления (отделы) исполкомов устанавливают, на каких предприятиях и хозяйственных организациях следует применять регистры, предназначенные для небольших предприятий и организаций.
Единая журнально - ордерная форма счетоводства основана на использовании по всем разделам бухгалтерского учета принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций.
Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово - хозяйственной деятельностью предприятия (хозяйственной организации), а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.
Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно, в единой системе записей. В качестве обособленных аналитических регистров сохраняются лишь инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
В единой журнально - ордерной форме счетоводства применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы - ордера и вспомогательные ведомости.
Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы - ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах - ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы - ордера.
В основу построения журналов - ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
В порядке исключения, кассовые операции, операции по расчетному и спецссудному счету в банке, по зачету взаимных требований и по специальному счету по капитальным вложениям регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах - ордерах.
Итоговые данные журналов - ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведется. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги, с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.
Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале - ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах - ордерах - по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов - ордеров в Главную книгу в последней выявляются данные по дебету каждого счета.
Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединенно, в единых регистрах, также находят отражение в журналах - ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы - ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал - ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета.
Журналы - ордера построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно связанные между собой. Поэтому предусмотренные журналы - ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.
Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах - ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень необходимых показателей для месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах - ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.
Таким образом, в основу построения единой журнально - ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие ее принципы:
производство записей в журналах - ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
применение объединенных журналов - ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом;
применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;
применение месячных журналов - ордеров.
Изменение этих принципов единой журнально - ордерной формы счетоводства может быть произведено лишь по согласованию с Министерством финансов СССР.
Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.
На документах, данные которых включены в журналы - ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.
Итоговые записи в журналах - ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых произведены записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В журналах - ордерах, учетные данные которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале - ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.
Суммы, относимые в дебет тех счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах - ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета на строках, специально предназначенных для этих целей, без составления каких-либо справок или расшифровок.
В журналах - ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи этих данных производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим статьям, согласно аналитическим показателям данного журнала - ордера, а также журналов - ордеров, где выявились обороты в корреспонденции с дебетом счета, по которому производится запись необходимых показателей.
На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы - ордера подписываются, кроме того, главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации) или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.
Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах до проставления в них итогов, осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой - черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале - ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.
После записи в Главную книгу итогов журналов - ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются справками бухгалтерии и приводятся в учетных регистрах на дополнительных строках и в графах, специально предназначенных для указанных целей. В этих случаях дополнительные записи заносятся в Главную книгу обособленно, на отдельной строке.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах - ордерах отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным).
Главная книга используется для обобщения данных журналов - ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах - ордерах.
В Главной книге текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в сумме по каждому соответствующему журналу - ордеру в целом, безотносительно к корреспонденции счетов.
Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.
Регистры единой журнально - ордерной формы счетоводства построены на основе плана счетов бухгалтерского учета производственно - хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций союзного, республиканского и местного подчинения, утвержденного Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР 28 сентября 1959 г. N 295.
С целью упрощения техники учета в регистрах единой журнально - ордерной формы счетоводства для небольших предприятий, строек и других хозяйственных организаций по некоторым однородным счетам операции группируются (на одном из них). Так:
┌─────────────┬───────────────────────────────────┬──────────────┐ │Номер счета, │ Наименование счетов │Номера счетов,│ │ на котором │ │ операции │ │группируются │ │ которых │ │ операции │ │ группируются │ ├─────────────┼───────────────────────────────────┼──────────────┤ │ 05 │Сырье и материалы │05, 06, 08, 09│ │ 07 │Строительные материалы и│ │ │ │оборудование к установке │07, 11 │ │ 20 │Производство │20, 21, 23 │ │ 26 │Общезаводские и цеховые расходы │25, 26 │ │ 33 │Капитальные вложения и формирование│ │ │ │основного стада │33, 34, 35 │ │ 45 │Товары отгруженные, выполненные│ │ │ │работы и услуги │45, 64 │ │ 51 │Счета в банке, аккредитивы и прочие│ │ │ │денежные средства │51, 53, 55, 56│ │ 76 │Расчеты с разными дебиторами и│ │ │ │кредиторами │61, 67, 73, 76│ │ 77 │Внутренние расчеты │77, 79 │ │ 87 │Специальные фонды, целевое│ │ │ │финансирование и поступление │87, 96 │ │ 93 │Финансирование капитальных вложений│ │ │ │и затрат на формирование основного│ │ │ │стада │93, 94 │ └─────────────┴───────────────────────────────────┴──────────────┘
Для небольших предприятий, строек и хозяйственных организаций предусмотрены следующие регистры единой журнально - ордерной формы счетоводства.
┌─────────────────┬──────────────────────────────────────────────┐ │ Номера │ │ ├──────────┬──────┤ Наименование и назначение регистров │ │журналов -│ведо- │ │ │ ордеров │мостей│ │ ├──────────┼──────┼──────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Учет денежных средств │ │ │ │ │ │ 1 │ - │Журнал - ордер по счетам N 50, 51 (51, 53, 55,│ │ │ │56) и 54. │ │ │ │К журналу - ордеру предусмотрен вкладной│ │ │ │лист, используемый для учета операций по│ │ │ │расчетному счету, когда в течение месяца│ │ │ │имеется больше 8 выписок банка. │ │ │ │ │ │ │ │ Учет кредитов и ссуд банков │ │ │ │ │ │ 2 │ - │Журнал - ордер по счетам N 90 и 92. │ │ │ │ │ │ │ │ Учет расчетов │ │ │ │ │ │ 3 │ - │Журнал - ордер по счетам N 60, 71, 76 (61,│ │ │ │67, 73, 76) и 77 (77, 79). │ │ - │ 1 │Ведомость аналитического учета расчетов с│ │ │ │поставщиками и подрядчиками (к счету N 60).│ │ │ │К ведомости предусмотрен вкладной лист,│ │ │ │используемый при условии поступления в│ │ │ │течение месяца более 30 счетов - фактур (на│ │ │ │каждые дополнительные 50 счетов - фактур -│ │ │ │один лист). │ │ - │ 2 │Ведомость (годовая) аналитического учета│ │ │ │расчетов с разными дебиторами и кредиторами,│ │ │ │кроме отражаемых на счете N 60. │ │ │ │К ведомости предусмотрен вкладной лист,│ │ │ │используемый при наличии более 15 дебиторов и│ │ │ │кредиторов и для отражения операций по│ │ │ │отдельным месяцам (на каждые 25 дебиторов и│ │ │ │кредиторов - один лист на месяц). │ │ - │ 3 │Ведомость учета расчетов в порядке зачета│ │ │ │взаимных требований. │ │ │ │ │ │ │ │ Учет уставного фонда, основных средств │ │ │ │ и их износа │ │ │ │ │ │ 4 │ - │Журнал - ордер по счетам N 01, 02, 74 и 85. │ │ │ │ │ │ │ │ Учет затрат на производство и издержек │ │ │ │ обращения │ │ │ │ │ │ 5 │ - │Журнал - ордер по счетам N 03, 05 (05, 06,│ │ │ │08, 09), 12, 13, 20 (20, 21, 23), 24, 26 (25,│ │ │ │26), 29, 31, 69, 70, 82, 86 и 88 (для│ │ │ │промышленных предприятий). │ │ 5-с │ - │Журнал - ордер по счетам N 03, 07 (07, 11),│ │ │ │12, 13, 20 (20, 21, 23), 27, 28, 29, 30, 31,│ │ │ │69, 70, 86 и 88 (для строительных│ │ │ │организаций). │ │ - │ 4 │Ведомость аналитического учета затрат│ │ │ │непромышленных хозяйств. │ │ - │ 5 │Ведомость учета движения материальных│ │ │ │ценностей (для промышленных предприятий). │ │ - │ 5-с │Ведомость учета движения материальных│ │ │ │ценностей и распределения зарплаты (для│ │ │ │строительных организаций). │ │ │ │ │ │ │ │ Учет уставного фонда, основных средств │ │ │ │ товарно - материальных ценностей и сдачи │ │ │ │ строительно - монтажных работ │ │ │ │ │ │ 6 │ - │Журнал - ордер по счетам N 40, 43, 45 (45, 64)│ │ │ │и 46. │ │ │ │К журналу - ордеру предусмотрен вкладной лист,│ │ │ │который используется, если в отчетном месяце│ │ │ │выписывается более 30 счетов - фактур (на│ │ │ │каждые дополнительные 50 счетов - фактур -│ │ │ │один лист). │ │ │ │ │ │ │ │ Учет отвлеченных средств, │ │ │ │ специальных фондов, средств целевого │ │ │ │ финансирования и финансовых │ │ │ │ результатов │ │ │ │ │ │ 7 │ - │Журнал - ордер по счетам N 80, 87 (87, 96)│ │ │ │и 99. │ │ │ │ │ │ │ │ Учет затрат по капитальным вложениям, │ │ │ │ формирования основного стада │ │ │ │ и их финансирования │ │ │ │ │ │ 8 │ - │Журнал - ордер по счетам N 07 (07, 11), 33│ │ │ │(33, 34, 35), 75 и 93 (93, 94). │ │ - │ 6 │Ведомость аналитического учета затрат по│ │ │ │законченным капитальным вложениям. │ │ │ │К ведомости предусмотрен вкладной лист,│ │ │ │используемый при наличии более 30 объектов│ │ │ │капитальных вложений (на каждые 50 объектов -│ │ │ │один лист). │ │ - │ - │Главная книга (отдельными листами). │ └──────────┴──────┴──────────────────────────────────────────────┘
В регистрах журнально - ордерной формы счетоводства для небольших предприятий, строек и хозяйственных организаций не предусмотрено отражение операций по некоторым счетам, а именно:
по счету N 10 "Заготовление сельскохозяйственной продукции";
по счету N 14 "Переоценка материальных ценностей";
по счету N 36 "Геолого - разведочные работы";
по счету N 47 "Внутрисистемный отпуск товаров";
по счету N 65 "Расчеты по закупкам сельскохозяйственной продукции".
Если появится необходимость в использовании вышеуказанных счетов, следует операции по кредиту счетов N 10, 14 и 65 отражать в журнале - ордере N 3 (в свободных графах), по кредиту счета N 36 - в журнале - ордере N 8 (в одной из граф 8 - 12). Операции по счету N 47 следует отражать в журнале - ордере N 6 как по субсчету счета N 46 "Реализация".
Порядок хранения бухгалтерского архива при журнально - ордерной форме счетоводства (журналов - ордеров, вспомогательных ведомостей к ним и первичных документов) должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по каждой записи в учетных регистрах.
Первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов - ордеров или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу - ордеру или к одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы брошюруются в порядке последовательности записей в журнале - ордере или ведомости. К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу - ордеру или ведомости, должна прилагаться справка для архивного хранения.
Архивная справка является прокладкой между документами по кредиту каждого балансового счета и поэтому обычно печатается на цветной бумаге по следующему образцу:
СПРАВКА (для архива)
за 196_ г.
ЖУРНАЛ - ОРДЕР N __________
СЧЕТ N _______________________________________________________
(наименование счета)
Документы с N ________ по N __________ в количестве ______________
Гл. (ст.) бухгалтер
Брошюруются документы в месячные папки в порядке номеров журналов - ордеров. На папках указываются: наименование предприятия или организации, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала - ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).
Если по какому-либо журналу - ордеру или ведомости число первичных документов незначительно, хранение каждой партии этих документов производится в годовых папках. При этом документы одного месяца отделяются от документов другого месяца разделителями (прокладками).
Расчетные ведомости по заработной плате хранятся в отдельной папке - по месяцам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.
Журналы - ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них.
Вспомогательные ведомости N 1, 2, 3 и 4 хранятся в годовых папках. Каждая ведомость - отдельно.
Ведомости N 5 и 5-с хранятся при документах под архивными справками к счету N 05 (05, 06, 08, 09) "Сырье и материалы", N 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" и N 70 "Расчеты с рабочими и служащими".
Папки для хранения журналов - ордеров и ведомостей следует изготовить по формату последних, с внутренними корешками в них (в виде узких полосок). К каждому корешку приклеивается бланк журнала - ордера или ведомости в хронологической последовательности сверху вниз.