VI. Требования к подсистеме электронного документооборота
Подсистема электронного документооборота предназначена для организации хранения электронных документов, а также работы с ними.
Подсистема электронного документооборота не должна иметь технических ограничений на число одновременно работающих пользователей.
Подсистема электронного документооборота должна основываться на отечественных разработках.
Подсистема электронного документооборота должна обладать следующими возможностями:
- обмен документами между подразделениями;
- отслеживание хода исполнения документов;
- добавление замечаний в документ и возврат документа на доработку;
- выдача заданий и сквозной контроль исполнения заданий;
- формирование консолидированных отчетов от подразделений;
- поиск документов;
- наличие мандатного и дискреционного принципов разграничения доступа для должностных лиц, с учетом штатного расписания;
- встроенные средства защиты от НСД, обеспечивающие возможность обработки информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
- гарантированное доведение и обработку документов и поручений;
- идентификация и проверка подлинности субъекта доступа при входе в систему по паролю условно-постоянного действия;
- доступ к информации в соответствии с правами пользователя, назначаемыми администратором при регистрации пользователя в системе;
- аппаратного и программного масштабирования по мере увеличения нагрузки;
- функционального поэтапного расширения в рамках единой программно-аппаратной платформы;
- гибкой и эффективной системой настройки, позволяющей без корректировки исходных кодов программ осуществлять настройку параметров функциональных модулей при изменении управленческих, деловых процессов или организационной структуры и подразделений;
- регистрация всех действий субъектов доступа в подсистеме.
Встроенные средства защиты информации в подсистемы электронного документооборота должны обеспечивать:
- целостность (предотвращение возможности несанкционированных изменений электронных документов);
- конфиденциальность (разграничение прав доступа к электронным документам);
- аутентичность (подтверждение авторства электронных документов);
- юридическая значимость.
Юридическая значимость документов обеспечивается использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации - электронной подписи.