2. Подготовка проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
2.1. Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается приказом МЧС России (для центрального аппарата), приказом организации МЧС России.
2.2. Пометка "Для служебного пользования" располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта "Times New Roman" размером N 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись "Для служебного пользования". На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись "Экз. N ___" размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
Например:
Для служебного пользования
пункт ______ Перечня МЧС России
Экз. N ______
2.3. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой "Для служебного пользования" в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта "Times New Roman" размером N 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
6) дата печатания.
Например:
Отп. - в ед. экз.
Экз. - в адрес
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Отп. - в 4-х экз.
1 экз. - в дело N 1-1-1
2 экз. - в Минфин России
3 экз. - в МВД России
4 экз. - в Минтранс России
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение N 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Например:
Отп. - в 5-ти экз.
Рассылка - согласно указателю рассылки
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
2.4. Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
Например:
Черновики
на 5 л. уничтожены.
Должность
Подпись И.О. Фамилия
Дата
2.5. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой "Для служебного пользования" в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
2.6. При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой "Для служебного пользования" его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой "Для служебного пользования".