III. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Примерного положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов, хранящихся в архиве, на хранение в Центральный архив МЧС России.
3.1.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям органа управления, воинской части, организации системы МЧС России в оформлении и формировании дел и осуществление контроля за подготовкой документов к передаче в архив.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, обработанные в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами МЧС России, не позднее, чем через 2 года после завершения их делопроизводством.
3.2.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
3.2.3. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.4. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, а затем экспертной комиссии Центрального архива МЧС России.
3.2.5. Создает научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Центрального архива МЧС России.
3.2.6. Организует использование документов, хранящихся в архиве:
исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
выдает в установленном порядке документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; представляет на рассмотрение экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек; участвует в работе экспертных комиссий структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
3.2.8. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях; в составлении номенклатур дел.
3.2.9. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и страховые копии особо ценных дел и документов.
3.2.11. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).