7.1. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
7.1.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается им безвозмездно в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании документов, хранящихся в архиве.
При хранении документов в структурных подразделениях ответы на запросы граждан готовит то структурное подразделение, которое хранит эти документы.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов граждан и организаций, которые должны содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента регистрации обращения.
7.1.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
При наведении справки могут быть обнаружены сведения, содержащие государственную тайну или сведения конфиденциального характера (например, о судимости, отдельных видах заболеваний, лишении воинского звания, а также восстановлении в гражданских правах, отмене решения суда и т.п.). Такие справки на руки гражданам не выдаются. Они могут быть высланы только в адрес государственной организации (учреждения) - по ее запросу. В этом случае заявителю должно быть направлено разъясняющее письмо.
7.1.3. Архивные справки составляются на бланке с угловым штампом с обозначением названия документа "Архивная справка".
7.1.4. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращений. В справках, исполненных по документам действующих воинских частей, указывается только условное наименование (номер) части.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
7.1.5. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе (заявлении), не должно служить препятствием для включения их в архивную справку, при условии, если совпадение всех остальных данных не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса (заявления). Сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения или неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках сразу за ними словами "так в документе" или "так в тексте". Оговариваются также отсутствие имени и отчества или обозначение их только инициалами ("так в тексте", "имя и отчество не полностью"), невозможность прочтения части текста или отдельных слов ("неразборчиво", "текст испорчен").
7.1.6. Запрос (заявление) о сумме заработка или иных денежных выплат исполняется по лицевым счетам, а в случае их отсутствия - по раздаточным (платежным) ведомостям, а также на основании штатного расписания организации за соответствующий период, приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
Сведения о заработной плате приводятся в архивной справке не более чем за 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности заявителя по его выбору, раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При необходимости заявителям могут выдаваться ксерокопии лицевых счетов и иных бухгалтерских документов.
7.1.7. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: номер и название фонда и номера описей, дел и листов. Если данные, приведенные в справке, находятся на обороте листа, то ссылка дается на номер листа с пометкой "об.", (например: д.88, лл.2, 5, 5об, 78).
7.1.8. Исполненные архивные справки сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются начальником (руководителем) организации или подразделения, к которому относится архив, и лицом, ответственным за архив - если архив входит в состав организации как ее структурная часть. В этом случае в нижнем левом углу последнего листа архивной справки указываются фамилия, инициалы и телефон ее исполнителя.
Архивные справки заверяются гербовой печатью.
7.1.9. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на официальном бланке, но без надписи "Архивная справка" и гербовой печати. В ответе указываются причины отсутствия документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.
7.1.10. При пересылке запросов (заявлений) для наведения справки в другие организации, учреждения, архивы заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.
7.1.11. Если в архиве имеются документы, подтверждающие лишь часть запрашиваемых данных, это должно быть указано в конце архивной справки. В сопроводительном письме должны даваться рекомендации, куда заявителю следует обратиться за дополнительной справкой. Если местонахождение запрашиваемых данных архиву неизвестно, об этом также следует сообщить заявителю.
7.1.12. При необходимости, по запросам организаций и заявлениям граждан, архивом могут быть выданы выписки из документов или их копии. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
7.1.13. Архивные выписки изготовляются путем дословного воспроизведения части документа. Их заголовок начинается со слов "Выписка из...", далее приводится полное название, номер и дата документа. В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться.
После текста архивной выписки указываются поисковые данные (архивный шифр) документа.
7.1.14. Архивные копии могут быть изготовлены путем полного дословного воспроизведения всего текста документа, а также путем использования копировально-множительной техники.
Архивный шифр документа проставляется:
для копий, изготовленных путем воспроизведения текста, - после текста документа;
для копий, изготовленных с помощью копировальной техники, - на обороте каждого листа.
7.1.15. При изготовлении архивной копии или выписки не допускается внесение исправлений орфографических или синтаксических ошибок, замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок в сопроводительном письме делается оговорка о том, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.
7.1.16. Архивные копии и выписки визируются лицом, ответственным за архив, заверяются подписью начальника (руководителя) организации и гербовой печатью организации. Заверительная надпись на архивных копиях, изготовленных с помощью копировально-множительной техники, проставляется на обороте последнего листа копии документа.
7.1.17. Архивные справки, копии и выписки из документов высылаются с сопроводительными письмами, подписанными начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственником или доверенным лицом при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
7.1.18. Учет выданных архивных справок, копий и выписок производится в журналах установленной формы (приложение N 31).
7.1.19. Подлинные личные документы (об образовании, о гражданском состоянии, трудовые книжки и др.), не полученные в свое время владельцем документов, выдаются с разрешения начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России заявителям при предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности. Допускается высылка подлинных личных документов заявителю ценным письмом.