4.1. Экспертиза ценности документов
4.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе МЧС России, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.
4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Центральный архив МЧС России.
4.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, в органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
При необходимости экспертные комиссии могут быть созданы и в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
4.1.4. Функции и права экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России определяются положением о ней, которое разрабатывается в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии органа управления, воинской части и организации системы МЧС России (приложение N 2) и утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России после согласования с Центральным архивом МЧС России.
Положение об экспертной комиссии структурного подразделения органа управления, воинской части, организации системы МЧС России утверждается начальником структурного подразделения.
4.1.5. Экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России создается приказом соответствующего начальника (командира) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.
Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
В состав экспертной комиссии допускается включать представителей Центрального архива МЧС России или государственного архивного учреждения (по согласованию).
4.1.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с членами экспертной комиссии под непосредственным руководством архива органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками (10 лет и меньше) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
4.1.7. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом МЧС России от 30.12.2004 N 630) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы, документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК", "ЭК" также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", "ЭК", содержащие документы постоянного или долговременного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие постоянному или долговременному хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения.
Вновь сформированные дела вносятся в номенклатуру дел за соответствующий год.
4.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения NN 3, 4, 5), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 6). Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в архив.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в пп. 4.4.1 - 4.4.16 настоящей Инструкции.
4.1.9. Оформление акта о выделении дел к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные экспертной комиссией органа управления, воинской части, организации системы МЧС России описи и акты представляются на рассмотрение экспертной комиссии Центрального архива МЧС России, затем утверждаются начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. После этого дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.
4.1.10. В акт о выделении к уничтожению дел включаются не подлежащие хранению дела всех структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России. Название каждого структурного подразделения в акте указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к этой группе.
4.1.11. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
4.1.12. В архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России экспертиза ценности документов проводится при подготовке к передаче дел на хранение в Центральный архив МЧС России.