VIII. "Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" (утв. решением Правления ГК "Агентство по страхованию вкладов" от 30.08.2018, протокол N 100, раздел XIV) (ред. от 17.06.2019)

8.1. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" Агентство относится к источникам комплектования Государственного архива Российской Федерации.

Документальный фонд Агентства составляют документы, созданные в Агентстве и полученные им в результате взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.

Формирование документального фонда Агентства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

Часть документального фонда Агентства, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, составляет архивный фонд Агентства.

8.2. Дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, заключенных в обособленную обложку (папку), снабженное заголовком, четко и в обобщенной форме отражающим основное содержание и состав документов дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения.

8.3. Дела формируются нецентрализованно, то есть в структурных подразделениях Агентства.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними данные документы не позднее 10 дней помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Индекс дела, к которому относится документ, определяет руководитель структурного подразделения - исполнителя или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется АХД и работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

8.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру документа;

- помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 200 листов. При превышении данного объема заводится второй том дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

8.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Внутренние регулятивные и распорядительные документы Агентства группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Документы коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов - протоколы, принятые, изданные или утвержденные на заседаниях документы, а также документы, представленные к заседаниям, группируются, как правило, в одно дело и располагаются в хронологическом порядке по номерам протоколов. Приказы по кадровым вопросам и вопросам командирования группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ (копия) помещается за документом-запросом; обращения граждан располагаются по фамилиям авторов в алфавитном порядке.

8.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению, включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке (подшивке), нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 27 к Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 28 к Инструкции), составление внутренней описи документов дела (приложение 29 к Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.9. На обложке дела проставляются реквизиты, которые оформляются следующим образом:

1) наименование Агентства указывается полностью в именительном падеже, наименование структурного подразделения указывается согласно положению о соответствующем структурном подразделении Агентства (в случае когда в течение года, за который готовятся дела, произошло изменение наименования структурного подразделения Агентства, указывается как его новое, так и старое наименование);

2) проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел (индекс дела);

3) заголовок дела переносится из номенклатуры дел;

4) указываются год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве (дата дела); для дел, содержащих распорядительные документы, а также состоящих из нескольких томов (частей), датой дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело; крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; число и год в дате дела обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, т.к. они отражаются в заголовках дел;

5) количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела;

6) реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из утвержденной номенклатуры дел;

7) на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Сложенный лист большого формата (форматы A3 и A2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в нумерации листов допущены ошибки, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается по согласованию с отделом ДиА употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле, указанное в заверительной надписи, проставляется на обложке дела.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в АХД только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

8.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой соответствующих документов (особо ценные, личные дела и т.д.), а также если дела сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 29 к Инструкции), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, индексе дела, датах, заголовках и номерах листов, из которых состоит каждый документ. В итоговой записи внутренней описи указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи, в графе "Примечание", со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.11. В делах, подлежащих полному оформлению (пункт 8.8 Инструкции), документы подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

8.12. Дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения подлежат частичному оформлению: хранятся в папках-скоросшивателях; пересистематизация документов в деле не проводится; листы дела не нумеруются; заверительные надписи не составляются; реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

8.13. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Агентства ежегодно составляется номенклатура дел. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Агентства, с указанием сроков хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Агентства.

Номенклатура дел составляется по структурному принципу: основой для определения структуры номенклатуры дел является штатное расписание Агентства, а ее разделами и подразделами являются названия структурных подразделений Агентства.

Номенклатура дел используется для группировки в дела исполненных документов, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения законодательства, нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления, типовых и ведомственных перечней документов, внутренних регулятивных документов Агентства, а также номенклатур дел за предыдущие годы и документов, образующихся в деятельности Агентства.

В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений Агентства и номенклатура дел Агентства.

Номенклатура дел структурного подразделения Агентства составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении по соответствующей форме (приложение 30 к Инструкции), подписывается руководителем структурного подразделения Агентства и предоставляется в отдел ДиА до 1 ноября текущего календарного года.

Вновь созданное структурное подразделение Агентства обязано в месячный срок после создания разработать номенклатуру дел и представить ее в АХД.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК Агентства), функции и права которой, а также организация работы определяются положением о ней.

8.14. АХД на основе номенклатур дел структурных подразделений Агентства составляет номенклатуру дел Агентства по соответствующей форме (приложение 31 к Инструкции). Номенклатура дел Агентства согласовывается ЭК Агентства, утверждается Генеральным директором Агентства не позднее конца текущего календарного года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Агентства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) государственного архива. В случае коренных изменений структуры и функций Агентства номенклатура дел подлежит переработке и внеочередному согласованию с ЭПК государственного архива.

Структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел Агентства для использования в работе.

8.15. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения Агентства и оформляются в виде изменений в номенклатуру дел соответствующего года.

Структурные подразделения Агентства оформляют также изменения в номенклатуру дел структурного подразделения в случае частичного изменения их структуры и функций, а также по факту приема-передачи дел на основании соответствующего акта.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

8.16. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы; не включаются периодические издания.

8.17. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из референса структурного подразделения (пункт 4.19 Инструкции) и проставляемого через дробь порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел, которые обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: вид дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидность документов (протоколы, приказы и т.д.); автор документов; адресаты или корреспонденты документов; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Пример -

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Пример -

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример -

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), наименование организации или структурного подразделения Агентства, которым составлен отчет.

Пример -

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" в номенклатуре дела заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела в соответствии с номерами статей по типовым перечням документов с указанием сроков их хранения или на основании решения ЭК Агентства.

Если срок хранения дела был установлен или продлен решением ЭК Агентства, то в графе "Примечание" делается ссылка на соответствующий протокол. Количество дел (томов) в номенклатуре дел указывается по окончании календарного года.

Срок хранения дела указывается в соответствии с номерами статей по типовому перечню документов (пункт 9 приложения 1 к Инструкции) с указанием сроков их хранения или по согласованию с государственным архивом.

Пример -

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение (в случае изменения функций структурного подразделения).

В данную графу также переносятся примечания и комментарии из примененных статей типовых и ведомственных перечней ("после истечения срока действия договора" и т.д.).

Дела, не завершенные делопроизводством в течение календарного года, являются переходящими, о них тоже делается отметка в примечании, а их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года под теми же индексами.

Если в деле хранятся копии документов, в графе "Примечание" дается ссылка на дело, в котором хранятся подлинники.

8.18. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного сроков хранения. Информацию о количестве заведенных дел (томов) в АХД предоставляют работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства.