II. "Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" (утв. решением Правления ГК "Агентство по страхованию вкладов" от 30.08.2018, протокол N 100, раздел XIV) (ред. от 17.06.2019)

2.1. Документы оформляются на бланках (образцы шаблонов бланков приведены в приложениях 2 - 10 к Инструкции).

В Агентстве применяются следующие бланки:

1) бланк исходящего письма - для переписки со сторонними контрагентами, в том числе организациями и физическими лицами. К указанной категории относятся должностные бланки Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, а также бланк письма без наименования должности (приложения 2 - 6 к Инструкции);

2) бланк приказа - для оформления приказов по основной деятельности (приложение 7 к Инструкции);

3) бланк распоряжения - для оформления распоряжений заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства по основной деятельности (приложение 8 к Инструкции);

4) бланк распоряжения руководителя структурного подразделения Агентства (приложение 9 к Инструкции).

Электронные шаблоны бланков и требования по их заполнению и использованию размещаются в корпоративной информационной сети Агентства.

Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам.

Письма, справки и другие документы, подготавливаемые Агентством совместно с иными организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (не на бланках).

2.2. Документы составляются с использованием компьютерной техники. Отдельные документы, авторами которых являются лично работники Агентства, допускается составлять от руки (заявления, объяснительные записки и т.п.).

2.3. При оформлении документов необходимо соблюдать следующие правила:

1) документы печатаются на бланках или бумаге формата A4 (210 x 297 мм), табличные материалы могут печататься на бумаге формата A3 (297 x 420 мм);

2) каждый лист документа, оформленного как на бланке, так и без него, должен иметь следующие поля: левое - 20 - 30 мм, верхнее и нижнее - 20 - 25 мм, правое - 10 - 15 мм. Документы со сроком хранения "постоянно" должны иметь левое поле шириной 30 мм.

При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и ширина правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;

(с изменениями, внесенными решением Правления от 17 июня 2019 г. (протокол N 53)).

3) текст документа составляется с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman с межстрочным интервалом 1,2 - 1,5, размерами шрифта N 13, 14 (N 12 или меньше - для оформления табличных материалов). Текст документа выравнивается по ширине текстового поля (по границам левого и правого полей документа). Интервал между словами - один пробел. Первая строка абзаца должна иметь отступ 1,25 см от левой границы текстового поля. Протоколы заседаний Совета директоров и Правления Агентства (далее - коллегиальные органы управления Агентства) печатаются с одинарным межстрочным интервалом;

(с изменениями, внесенными решением Правления от 17 июня 2019 г. (протокол N 53)).

4) многостраничные документы нумеруются начиная со второй страницы, номер страницы проставляется в середине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа размером шрифта N 11.

Для выделения главных положений содержания документа некоторые элементы текста (даты, ключевые слова и др.) могут печататься курсивом и (или) полужирным шрифтом.

2.4. При подготовке и обработке документов, а также при изготовлении бланков используются элементы оформления документов - реквизиты, которые должны иметь определенный порядок расположения (схема расположения реквизитов документов представлена в приложении 11 к Инструкции).

Многострочные реквизиты печатаются одинарным межстрочным интервалом, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.5. Наименование Агентства в документах указывается в соответствии с Федеральным законом от 23 декабря 2003 г. N 177-ФЗ "О страховании вкладов физических лиц в банках Российской Федерации" (с 1 января 2019 г. - "О страховании вкладов в банках Российской Федерации") полностью со строчной буквы: государственная корпорация "Агентство по страхованию вкладов". Сокращенное наименование - Агентство - может применяться при введении сокращения и в других случаях, определяемых Инструкцией. В листках нетрудоспособности и в иных случаях, специально предусмотренных внутренними регулятивными документами Агентства, допускается использование аббревиатуры - ГК АСВ.

Наименования структурных подразделений Агентства указываются в соответствии с положениями о них и начинаются с прописной буквы. Во внутренней переписке в Агентстве допускается использование сокращенного наименования структурных подразделений Агентства, а также отдельных часто встречающихся словосочетаний и слов (приложение 12 к Инструкции).

2.6. Ограничительная пометка "Для служебного пользования" проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра, который по отношению к ней выравнивается по левому краю. Дополнительные требования к порядку работы с документами, содержащими ограничительную пометку "Для служебного пользования", устанавливаются внутренними регулятивными документами Агентства в области организации защиты сведений ограниченного распространения.

2.7. Инициалы пишутся после фамилии в реквизите "адресат документа", при упоминании в тексте документа, в резолюции, а также в реквизите "отметка об исполнителе".

Инициалы пишутся перед фамилией в составе грифа утверждения, грифа согласования, при подписании и проставлении на проекте документа отметки о согласовании в виде личной подписи с расшифровкой и датой согласования (далее - визирование).

Фамилия и инициалы разделяются пробелом. Не следует отрывать инициалы имени и отчества от фамилии и переносить их при этом на другую строку.

2.8. Инициальные аббревиатуры, читаемые по названию букв, не склоняются и пишутся прописными буквами (МВД России, МЧС России, ЭВМ, ООН).

Звуковые аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД России - МИДа России, ГОСТ - ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз - вуза).

При написании имен, географических названий, терминов, наименований должностей, учреждений и т.д. по всему документу должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

Если в одном предложении встречаются 2 одинаковых сокращения, обозначающих разные слова, то используется сокращение одного слова, другое пишется полностью (25 октября 2015 г. в городе Пскове).

В названиях праздников и памятных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Новый год, Рождество Христово, но: День Победы, День защитника Отечества). Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово, порядковое числительное при этом не имеет наращения (8 Марта).

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с буквенным наращением (8-й ряд, 80-е годы). Если подряд идут 2 порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого (50-е, 60-е годы; 80-е и 90-е годы). Если несколько (более 2) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего (50, 70, 80-е годы).

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века (XX век, XIX - XX века, XX столетие), кварталы (I квартал, IV квартал), номера съездов, конференций, конгрессов (XIV Всероссийский налоговый форум).

При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и памятных дат не следует отрывать слова, словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

Для написания чисел используется только цифровая форма (25 ПЭВМ, 20 печатных листов). Если иное не предусмотрено используемыми в Агентстве формами (бланками) документов, при указании сумм в расчетно-денежных, финансовых, бухгалтерских документах, договорах сначала прописывается сумма в цифровом выражении, включая рубли и копейки в виде десятичной дроби, с сокращением "руб.", а затем сумма в скобках повторяется прописью с указанием количества копеек цифрами в именительном падеже: 17 363,50 руб. (Семнадцать тысяч триста шестьдесят три рубля 50 копеек).

Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями "тыс.", "млн", "млрд": 5 тыс. руб., 12 млн руб., 20 млрд руб.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов; но 10 листов бумаги.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.

Если в документе встречаются выражения с дробными числительными (1,95 раза), то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами ("при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза", но не "в полтора раза").

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Знаки номера, параграфа, процента при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз (N 1 - 5; § 1 и 2; 25 - 30%; от 1 до 10%).

Знаки номера, параграфа и соответствующие цифры разделяются пробелом. Не допускается располагать их на разных строках и разных страницах.

Математические обозначения (=, +, - и др.) допускается применять только в формулах. В текстах документов их необходимо передавать словами "равно", "плюс", "минус" и др.

2.9. Регистрационный номер документа, оформленного на бланке, проставляется в отведенном для этого реквизита месте на соответствующем бланке.

На документе, оформленном не на бланке, регистрационный номер может располагаться ниже подписи под датой от левой границы текстового поля или в регистрационном штампе, который может располагаться на первой странице документа над его заголовком или текстом с левой стороны в верхней части страницы.

Регистрационный номер документа, подготовленного Агентством совместно с другими организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

С целью автоматизированной обработки на документы могут наноситься специальные метки, например штрих-коды.

2.10. Датой документа является дата его подписания: для внутренних регулятивных и оформляемых в форме приказов и распоряжений распорядительных документов Агентства - дата их принятия, утверждения или издания; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата фиксируемого актом события. Документы, подписанные более чем одним лицом, должны иметь одну (единую) дату.

В текстах документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат (например, 3 февраля 2017 г.). При оформлении дат не следует отрывать и переносить на другую строку число от названия месяца (25 сентября), название месяца от года (июль 2018 г.). При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово "год" пишется полностью: план работы на 2017 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она оформляется следующим образом: в июле 2015 г., в июле - августе 2015 г.; в I квартале 2015 г., в III - XV кварталах 2015 г.; в первом полугодии 2015 г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом.

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в июле 2015 г., но: за 8 месяцев 2015 года, в 2015 году, с 2005 по 2015 год, в 2012 - 2015 годах.

При оформлении виз и резолюций может использоваться цифровой способ датирования. При цифровом способе датирования после цифр года буква "г" не ставится (03.02.2017).

Дата документа проставляется в отведенном на бланке месте. На документе, оформленном не на бланке, дата проставляется по левому краю ниже подписи или под наименованием должности работника, подписавшего документ, а при наличии регистрационного штампа - в оттиске регистрационного штампа. Дата утверждения (согласования) документа указывается в соответствующем грифе.

Все отметки, связанные с прохождением и исполнением документа, датируются и подписываются.

2.11. Для целей Инструкции применяются следующие термины:

поручение - поручение, содержащееся в решениях коллегиальных органов управления Агентства, распорядительных документах и решениях созданных в Агентстве совещательных органов (комиссий, рабочих групп и т.д.) (далее - совещательные органы);

исполнитель - работник Агентства, создающий проект внутреннего документа или исходящего письма и координирующий процесс его согласования и подписания, а также лицо, указанное в поручениях и резолюциях как обязанное выполнить определенные действия по исполнению поручения, документа и (или) резолюции;

структурное подразделение - исполнитель - структурное подразделение Агентства, инициирующее создание (и (или) создающее) проект документа и (или) указанное в документе, поручении или резолюции как обязанное выполнить определенные действия по исполнению поручения, документа и (или) резолюции;

ответственный исполнитель - структурное подразделение Агентства (работник Агентства), указанное (указанный) в поручении или резолюции первым или наряду с иными исполнителями назначенное (назначенный) ответственным за исполнение. Ответственный исполнитель имеет право координировать работу соисполнителей, требовать от них своевременного предоставления необходимых материалов и информации. Соисполнители несут ответственность за своевременное предоставление ответственному исполнителю необходимых материалов и информации, их полноту и достоверность;

резолюция - письменное указание Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, руководителей дирекций, руководителей структурных подразделений Агентства по исполнению документа, а также по определению исполнителей или ответственных исполнителей, назначению контролера (при необходимости, определяемой автором резолюции);

исполнение документа (поручения) - в зависимости от вида и содержания документа (поручения) может включать сбор и обработку необходимой информации и (или) материалов, подготовку и согласование решений и (или) документов, связанных с содержанием документа и (или) вытекающих из его содержания, выполнение резолюций, указаний, направление ответа на документ, совершение иных действий, вытекающих из содержания документа (поручения), а также резолюций и указаний по его исполнению.

Исполнение документа (поручения) должно осуществляться своевременно, добросовестно и разумно с соблюдением требований законодательства Российской Федерации, положений внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства, решений органов управления Агентства и совещательных органов.

2.12. Резолюция оформляется на первом листе документа на свободном от текста месте (пункт 4.11 Инструкции). По решению автора резолюции она может оформляться на отдельном листе (специальном бланке для резолюций). При оформлении резолюции на специальном бланке для резолюций на этом бланке указываются регистрационный номер и дата документа, к которому он относится.

2.13. Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл документа и отвечающее на вопрос "о чем?".

Пример -

Заголовок размещается в левой стороне ниже бланковых реквизитов либо печатается над текстом центрованным способом в документах, оформленных не на бланке. Заголовок печатается размером шрифта N 14 (N 12 - если текст заголовка занимает более 4 строк), с одинарным межстрочным интервалом и отделяется от текста письма или от обращения (при наличии) двумя полуторными межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах.

Заголовок не составляется, если текст документа занимает менее 5 строк.

На внутренних регулятивных и распорядительных документах Агентства заголовок (наименование) проставляется независимо от объема текста.

2.14. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа и должен быть кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

В тексте документа необходимо правильно использовать официально установленные наименования, общеизвестные понятия и термины. В документах недопустимо использование произвольных сокращений, профессионального жаргона, не определенных по смыслу или допускающих двоякое толкование понятий и положений, а также выражений, обычно используемых исключительно в разговорной речи. При подготовке проекта документа должны соблюдаться правила грамматики, орфографии и пунктуации русского языка, должны правильно использоваться и унифицироваться термины, символы, единицы измерения, условные сокращения. Документ должен составляться в едином стиле изложения, быть внутренне согласованным, содержать достоверную и актуальную информацию. Текст документа должен быть написан строгим деловым языком с соблюдением общепринятых норм делового этикета.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины, цели составления документа, и основной части, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Текст документа может (а текст внутреннего регулятивного и распорядительного документа Агентства должен) делиться на структурные единицы - разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, оформленные римскими цифрами с точками, и наименования. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела выполняется арабскими цифрами и состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела ставится точка. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Заголовки разделов и подразделов центрируются по ширине текстового поля.

Смысловые части структурных единиц документа разделяются на абзацы.

Пункты нумеруются арабскими цифрами путем указания номера раздела с точкой (при наличии раздела), номера подраздела с точкой (при наличии подраздела), номера пункта с точкой ("3.2.1.", "3.2.2." и т.д., при отсутствии подразделов - "3.1.", "3.2.", при отсутствии разделов и подразделов - "1.", "2.") и не имеют наименований. Рубрикация текста, как правило, не должна состоять более чем из 4 уровней пунктов.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, которые в свою очередь могут подразделяться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Пример -

Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Если в документе используется деление пунктов на подпункты, то при этом недопустимо использовать деление пунктов также на абзацы, которые в тексте пунктов следуют после двоеточия и содержат какие-либо перечисляемые элементы. Абзацы в документе не нумеруются и никак не выделяются. Элементы списка (перечисления нескольких признаков, вариантов действий, участников процесса и т.д.) оформляются в виде отдельных абзацев, при этом первое слово каждого абзаца пишется со строчной буквы, а перед ним ставится дефис.

Пример -

Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения, организации доступа к ним проводится следующий комплекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

В ссылках на какое-либо положение документа сначала указывается обозначение подпункта цифрой без закрывающей скобки либо номер абзаца (словом, а не цифрой), обозначение подпункта цифрой, а затем номер пункта (цифрой). При отсутствии подпункта указывается номер пункта, при наличии в подпункте или пункте только одного абзаца его номер не указывается ("абзац второй пункта 3.2.4.2", "абзац второй пункта 2", "абзац первый подпункта 1 пункта 3.2", "пункт 3"). Буквенные обозначения подпунктов в ссылках на положения действующих документов используются в случаях, когда такой способ рубрикации применен в этих документах ("подпункт "а" пункта 2").

Наименования разделов или подразделов при ссылке на пункт, подпункт или абзац не указываются.

Если пункт или подпункт содержит перечисление каких-либо элементов в отдельных абзацах, то абзацем первым считается абзац, с которого начинается соответствующий пункт или подпункт.

При подготовке документов совместно с другими организациями могут применяться иные форматы рубрикации документов.

В тексте внутреннего регулятивного и издаваемого в форме приказа или распоряжения распорядительного документа Агентства используются глаголы в неопределенной форме ("направить сообщение", "осуществить выплату возмещения", "выполнить в срок до", "разработать проект", "создать комиссию" и т.п.).

В остальных документах текст может излагаться как от 1-го лица единственного или множественного числа ("предлагаю", "предлагаем", "прошу", "просим", "сообщаем" и др.), так и от 3-го лица единственного или множественного числа ("Агентство рассмотрело и сообщает следующее", "Правление Агентства утвердило", "Агентство считает нецелесообразным"). Изложение текста от 1-го и 3-го лица в одном документе ("Агентство рассмотрело и сообщаю следующее") недопустимо.

В тексте протокола предписываемое действие (задание) выражается глаголом в неопределенной форме ("утвердить", "направить", "одобрить", "внести" и др.).

Текст документа может быть также выполнен в виде таблицы, анкеты или комбинированным (при этом таблицы, схемы, диаграммы и др., как правило, приводятся в приложении к документу).

2.15. Сведения о наличии приложений указываются в тексте документа.

Пример -

"(приложение к настоящему решению)" или "прилагаемое к настоящему решению" - если приложение одно;

"(приложения 1 - 3 к настоящему приказу)" или "согласно приложениям 1 и 2 к настоящему распоряжению" - если приложений несколько.

2.15.1. Отметка о приложении (за исключением протоколов коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов, а также внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства) оформляется под текстом, на расстоянии полуторного межстрочного интервала от текста, от левой границы текстового поля следующим образом:

1) если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2) если приложение не названо в тексте или если неназванных приложений несколько, указывают названия (заголовки) приложений. Отметка о приложении оформляется одинарным межстрочным интервалом:

Приложение:

1. Положение об Административно-хозяйственном департаменте государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Департамента бухгалтерского учета и отчетности на 2 л. в 1 экз.

3) если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о проверке ООО КБ "ОГНИ МОСКВЫ" на 2 л. в 2 экз.

4) если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: копия письма Минфина России от 21 июля 2013 г. N 12-1-3/12558 и приложения к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

5) если приложение направляют не всем указанным в документе адресатам:

Приложение: справка о финансовом состоянии ПАО "Банк" на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

6) если приложением является съемный машинный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше в конверт, куда помещается съемный машинный носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Пример -

2.15.2. Листы приложений нумеруются самостоятельно, при этом номер страницы на первом листе не указывается.

Отметка о приложении на первом листе приложения оформляется одинарным межстрочным интервалом с выравниванием по левому краю текстового поля для данного реквизита. В отметке о приложении допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (без кавычек) печатать прописными буквами, а также центрировать его, наименование (вид), дату и регистрационный номер документа, к которому относится приложение, относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких приложений к документу их нумеруют арабскими цифрами (без знака "N"). Пример - приложение 1, приложение 2.

В приложении к решению коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа, внутреннему регулятивному и распорядительному документу Агентства на первом листе в правом верхнем углу делается отметка "Приложение" (без кавычек, строчными буквами) и указанием номера приложения (без знака "N", если приложений несколько), наименования (вида) документа к которому оно относится, его даты и регистрационного номера (для приказов и распоряжений) или номера протокола заседания соответствующего органа. В приложении к решению коллегиального органа управления Агентства, помимо даты и номера протокола, указывается раздел протокола заседания, к которому относится данное приложение. При оформлении приложений к решениям коллегиальных органов управления Агентства, совещательных органов, распорядительным документам наименование Агентства пишется сокращенно - "Агентство".

Пример -

или

В приложении к внутреннему регулятивному документу Агентства указывается только наименование документа, к которому относится данное приложение.

Пример -

2.16. В зависимости от вида документа на нем проставляется реквизит "подпись".

В состав подписи входят наименование должности работника Агентства, подписывающего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается); личная подпись (проставляется от руки чернилами синего цвета) и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если документ подписывают несколько работников Агентства, должностные бланки не применяются, а должность каждого подписывающего работника Агентства указывается отдельно. Подпись отделяется от текста или отметки о приложении 2 полуторными межстрочными интервалами.

Наименование должности работника, подписывающего документ не на должностном бланке, печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом (длиной не более 8 см). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля.

При подписании документа несколькими работниками Агентства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей уровню занимаемых должностей, - от более высокой к более низкой.

При подписании документа несколькими работниками равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если работник Агентства, подпись которого предусмотрена проектом документа, отсутствует, то документ подписывает работник Агентства, исполняющий обязанности отсутствующего работника Агентства (далее - замещающее лицо), или заместитель (при наличии) отсутствующего работника Агентства (за исключением случаев, когда соответствующий документ в силу требований законодательства и (или) внутренних регулятивных или распорядительных документов Агентства вправе подписать только отсутствующий работник Агентства или лицо, его замещающее). При этом обязательно указываются фактическая должность работника Агентства, подписавшего документ, его инициалы и фамилия и вносятся отметки "Зам.", "И.о." (данные отметки можно вносить от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом "за" или проставлять косую черту перед изначально заготовленным наименованием должности.

Исходящие письма за подписью лица, замещающего Генерального директора Агентства, оформляются на должностном бланке такого лица (либо на бланке исходящего письма без наименования должности, если такое лицо не имеет должностного бланка) с указанием текущего статуса подписывающего.

Пример -

Работники Агентства подписывают документы в рамках своей компетенции, которая определяется законодательством Российской Федерации, внутренними регулятивными и распорядительными документами Агентства, выданными им доверенностями или иными документами, устанавливающими их должностные (трудовые) обязанности, а также в рамках компетенции соответствующих структурных подразделений Агентства, которая определяется внутренними регулятивными и распорядительными документами Агентства.

Электронные документы могут быть подписаны электронной подписью, для визуализации которой в подписанный ею электронный документ выводится отметка об электронной подписи. Отметка об электронной подписи должна соответствовать следующим требованиям:

- место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать текст документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Пример -

2.17. Утверждение документа - особый способ введения документа в действие. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения уполномоченным на это работником Агентства, а также распорядительным документом Агентства или решением коллегиального органа управления Агентства.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается с одинарным межстрочным интервалом. Строки данного грифа выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если документ утверждается работником, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек, прописными буквами), наименования должности в именительном падеже, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. При оформлении грифа утверждения документов, утверждаемых в Агентстве, наименование Агентства пишется сокращенно ("Агентство").

Пример -

При утверждении документа коллегиальным органом управления Агентства или распорядительным документом Агентства гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" - в зависимости от рода или числа наименования утверждаемого документа: "Порядок", "Методика", "Правила", "Сообщение") без кавычек, прописными буквами, наименования (вида) утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. При утверждении документа коллегиальным органом управления Агентства в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утверждается документ, дата принятия решения, а также номер и раздел протокола (в скобках) заседания, на котором утвержден документ. Если утверждаемых документов несколько, то перед грифом утверждения указывается порядковый номер приложения без реквизитов документа, так как они указаны в грифе утверждения.

Пример -

или

При утверждении документа несколькими лицами или организациями грифы утверждения располагаются на одном уровне. В этих случаях при оформлении грифа утверждения наименование Агентства пишется полностью: государственная корпорация "Агентство по страхованию вкладов".

Пример -

2.18. При указании в тексте документа ссылки на решение коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа необходимо указывать дату принятия соответствующего решения и номер протокола (без указания раздела протокола).

Пример -

В соответствии с решением Правления Агентства от 21 июля 2014 г. (протокол N 81).

2.19. Изменения в подписанные, принятые, утвержденные или изданные документы вносятся только в порядке, предусмотренном для подписания, принятия, утверждения или издания соответствующих документов.

2.20. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа его подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа - на обороте документа и включает слово "Верно" (без кавычек); наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии. Работники Агентства получают право на заверение копий документов на основании доверенности или приказа Генерального директора Агентства. Копии документов, заверенные работниками Агентства, при необходимости заверяются главной печатью Агентства.

Пример -

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп с указанием слова "Верно" (без кавычек); наименования должности заверяющего лица; места для его личной подписи; расшифровки подписи (инициалов, фамилии); места для даты заверения копии.

Копии электронных документов, направляемых по электронным каналам связи, заверяются электронной подписью уполномоченного на это работника Агентства и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием после даты заверения информационной системы Агентства, в которой хранится данный электронный документ.

2.21. Согласование проекта документа осуществляется для оценки целесообразности и обоснованности принятия документа, соответствия его действующему законодательству, внутренним регулятивным и распорядительным документам Агентства, решениям коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов. Согласование проектов документов, в том числе представляемых на рассмотрение коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов, осуществляется посредством СЭДО. В исключительных случаях (например, при возникновении объективной необходимости подготовки документа в течение 2 дней и менее) допускается согласование проектов документов на бумажном носителе.

Согласование проектов документов, представляемых на рассмотрение созданных в Агентстве совещательных органов, осуществляется в порядке, определяемом председателем/руководителем соответствующего совещательного органа или внутренним регулятивным документом о соответствующем совещательном органе.

Подготовка проекта внутреннего документа или исходящего письма исполнителем включает в себя создание регистрационной карточки в СЭДО (далее - РК), формирование маршрута согласования, запуск проекта документа на согласование, урегулирование замечаний, полученных в процессе согласования, подготовку документа к подписанию, передачу подписанного документа на регистрацию и отправку.

Состав согласующих работников и структурных подразделений для документов, процедура согласования которых и (или) состав согласующих не описаны в Инструкции или иных внутренних регулятивных и распорядительных документах Агентства, определяет руководитель структурного подразделения - исполнителя или руководитель соответствующего совещательного органа.

Участники согласования в результате рассмотрения проекта документа могут принять решение:

- "Согласовать" - в случае, если по документу замечания отсутствуют или вносимые замечания не влекут за собой изменение содержательной части/доработку/переработку документа, а также не затрагивают компетенцию согласующего структурного подразделения или работника;

- "Не согласовать" - в случае наличия замечаний к проекту документа, которые влекут изменение содержательной части/доработку/переработку документа, а также в случае наличия у согласующего структурного подразделения или работника затрагивающих их компетенцию и не разрешенных в проекте документа вопросов и (или) предложений по тексту проекта документа.

В случае получения от участников согласования решения "Не согласовать" исполнитель обязан урегулировать замечания и направить документ на повторное согласование. Допускается не направлять проект на повторное согласование участникам, от которых получено решение "Согласовать", при условии, что изменения, внесенные в проект в результате обработки результатов согласования, не затрагивают вопросов, входящих в компетенцию предыдущих участников согласования.

В случае получения комментариев к решению "Согласовать" исполнитель обязан изучить комментарии и при необходимости (определяется руководителем структурного подразделения - исполнителя) внести изменения в проект, после чего продолжить его согласование.

Проект документа считается согласованным, если от всех участников согласования получено решение "Согласовать".

После завершения согласования проекта документа в электронном виде исполнитель изготавливает нужное количество экземпляров документа на бумажном носителе и передает их на подпись вместе с листом согласования, распечатанным посредством СЭДО. В передаваемом листе согласования должны быть видны полученные в процессе согласования замечания и комментарии.

Согласованные проекты документов, изготовленные на бумажном носителе и передаваемые на подпись заместителю Генерального директора Агентства или Финансовому директору - Главному бухгалтеру Агентства, должны быть завизированы руководителем структурного подразделения - исполнителя. Проекты документов, передаваемые на подпись Генеральному директору Агентства, а также представляемые на рассмотрение коллегиальных органов управления Агентства, изготовленные на бумажном носителе, должны быть завизированы руководителем структурного подразделения - исполнителя проекта документа и координирующим деятельность структурного подразделения - исполнителя заместителем Генерального директора Агентства, или Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, или руководителем дирекции. В случае если деятельность структурного подразделения - исполнителя координирует Генеральный директор Агентства, такие проекты визирует только руководитель структурного подразделения - исполнителя проекта документа.

Лист согласования визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения - исполнителя. Если в листе согласования содержатся замечания или комментарии участников согласования, исполнитель вносит в лист согласования запись "Замечания урегулированы". Исполнитель обязан обеспечить аутентичность бумажных экземпляров тексту, согласованному посредством СЭДО.

Срок подписания проекта документа после передачи его уполномоченному на подписание такого документа работнику Агентства не должен превышать 2 дней. Исполнитель обязан своевременно передавать проект документа на подпись с учетом необходимости соблюдения данных по документу поручений, резолюций, срока исполнения документа.

В случае согласования проекта документа на бумажном носителе, в том числе проекта документа, изготавливаемого в нескольких экземплярах, один из которых остается в Агентстве (например, договоры, акты), визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа согласовываемого проекта. При этом проставляется виза исполнителя, а также личные подписи визирующих с их расшифровкой (инициалы и фамилия).

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.

Допускается наличие нескольких листов с визами, а также листов со скан-образами документа, содержащего визы согласующих лиц.

Допускается при необходимости полистное визирование документа и его приложений.

2.22. В целях сокращения сроков согласования и трудовых затрат при согласовании проектов типовых документов (неоднократно выпускаемых и не требующих значительных изменений при повторной подготовке) могут применяться шаблоны таких типовых документов.

Шаблон разрабатывается в случае, если доля документов данного типа составляет не менее 5% от всех документов определенной группы (например, договоры или доверенности), регистрируемых в Агентстве в течение предшествующих 12 месяцев, или если количество документов данного типа составило не менее 5 в течение 12 предшествующих месяцев, либо если такие доля и количество прогнозируются в течение ближайших 12 месяцев.

Структурное подразделение - инициатор подготовки шаблона типового документа готовит и в установленном Инструкцией порядке направляет на согласование проект распорядительного документа об утверждении шаблона типового документа, в том числе его изменяемой и неизменяемой части, маршрута (в том числе этапов) согласования документа, подготавливаемого на основании данного шаблона, с указанием перечня должностей участников согласования такого документа и продолжительности каждого этапа согласования в рабочих днях, матрицы распределения полномочий и ответственности участников согласования. Кроме того, в проект распорядительного документа могут вноситься условия использования данного шаблона типового документа (например, ограничение стоимости товаров и услуг по договорам, заключаемым на основании конкретного шаблона).

2.23. Проекты документов, передаваемые на подпись Генеральному директору Агентства, заместителям Генерального директора Агентства и Финансовому директору - Главному бухгалтеру Агентства, а также представляемые на рассмотрение коллегиальных органов управления Агентства, должны быть последовательно согласованы:

- с руководителем структурного подразделения - исполнителя или лицом, его замещающим;

- руководителями структурных подразделений Агентства или лицами, их замещающими, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в проекте документа и (или) упоминаемых в нем, а также указанными в проекте документа в качестве исполнителей поручений или резолюций (если таких структурных подразделений несколько, то на этом этапе организуется параллельное согласование);

- Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства или лицом, его замещающим, если рассматриваемый вопрос связан с распоряжением имуществом Агентства, в том числе денежными средствами (за исключением случаев, когда Финансовый директор - Главный бухгалтер Агентства подписывает данный документ);

- директором Юридического департамента (далее - ЮД) (или лицом, его замещающим) и редактором-корректором;

- заместителем Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства или руководителем дирекции, координирующим деятельность структурного подразделения - исполнителя документа (за исключением документов, подготовленных структурными подразделениями Агентства, деятельность которых координирует Генеральный директор Агентства, и случаев, когда руководитель, координирующий деятельность структурного подразделения - исполнителя, подписывает данный документ);

- с заместителями Генерального директора Агентства, или Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, или руководителем дирекции, координирующими деятельность структурных подразделений Агентства, в чью компетенцию входят вопросы, содержащиеся в представляемых на рассмотрение документах об утверждении или внесении изменений во внутренние регулятивные документы Агентства (за исключением вопросов, относящихся к компетенции структурных подразделений, деятельность которых координирует Генеральный директор Агентства).

Проекты исходящих писем, направляемых в центральные аппараты правоохранительных органов (Генеральная прокуратура Российской Федерации, ФСБ России, МВД России, Следственный комитет Российской Федерации, Росфинмониторинг, ФТС России и др.), за исключением исходящих писем по вопросам участия Агентства и (или) ликвидируемых Агентством финансовых организаций в уголовном судопроизводстве, подлежат согласованию с директором Департамента безопасности и защиты информации (далее - ДБЗИ) (или лицом, его замещающим).

Материалы к заседаниям Совета директоров Агентства, представляемые на подпись Генеральному директору Агентства, должны быть также согласованы с ответственным секретарем Совета директоров Агентства.

Руководители структурных подразделений Агентства (лица, их замещающие), согласно настоящему пункту участвующие в согласовании проектов документов, вправе поручить такое согласование своим заместителям, в том числе на постоянной основе, в рамках распределения обязанностей между заместителями. При этом ответственность за соблюдение порядка и качество согласования несут руководители структурных подразделений Агентства (лица, их замещающие). По решению лиц, которым передаются проекты документов на подпись, а также при согласовании проектов документов, вносимых на рассмотрение Совета директоров Агентства, предусмотренное настоящим пунктом согласование осуществляется только руководителями структурных подразделений Агентства или лицами, их замещающими.

Требования настоящего пункта не распространяются на проекты документов, подготавливаемые на основании шаблонов, утвержденных в установленном порядке (пункт 2.22 Инструкции). Маршруты (в том числе этапы) согласования документов, подготавливаемых на основании шаблонов типовых документов, с указанием перечня должностей участников такого согласования устанавливаются распорядительными документами Агентства, которыми утверждаются соответствующие шаблоны.

2.24. Генеральный директор Агентства, заместитель Генерального директора Агентства, координирующий деятельность АХД, директор АХД или его заместитель, директор ЮД или его заместитель, а также помощник Генерального директора Агентства могут принять решение о необходимости согласования проектов документов и (или) их отдельных видов, а также документов, относящихся к определенным вопросам деятельности Агентства, представляемых на рассмотрение коллегиальным органам управления Агентства, на подпись Генеральному директору Агентства, с не участвовавшими в согласовании проекта документа структурными подразделениями Агентства и работниками Агентства, в компетенцию которых входят затрагиваемые проектами документов вопросы.

Материалы, представляемые на рассмотрение Правления Агентства, должны быть согласованы в соответствии с требованиями пунктов 16 и 17 Регламента работы Правления Государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов".

Требования к материалам, представляемым на рассмотрение Совета директоров Агентства, определены пунктом 13 Положения о Совете директоров Государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов".

2.25. Проекты внутренних регулятивных и распорядительных документов Агентства (за исключением приказов по личному составу, в том числе приказов по кадровым вопросам и вопросам командирования), проекты решений коллегиальных органов управления Агентства, проекты исходящих писем за подписью Генерального директора Агентства, заместителей Генерального директора Агентства и Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства подлежат согласованию (визированию) редактором-корректором, который осуществляет проверку поступающих ему проектов документов на предмет соблюдения при их подготовке правил грамматики, орфографии и пунктуации, правильности написания и унификации терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, исправляет недостатки стилистического характера. Срок согласования документа редактором-корректором входит в срок согласования, определенный для ЮД.

2.26. Передавая исходящую корреспонденцию в АХД, исполнитель представляет копию документа или поручения (при их наличии), в связи с исполнением которого подготовлен соответствующий исходящий документ. Указанные копии не представляются при наличии в созданной исполнителем РК проекта исходящего документа ссылки на данный документ или поручение.

2.27. Срок согласования (визирования) структурными подразделениями Агентства проектов документов (исходящих писем, служебных записок, договоров, дополнительных соглашений, доверенностей, проектов решений коллегиальных органов управления Агентства и совещательных органов) составляет не более 3 рабочих дней; внутренних регулятивных документов Агентства, документаций о конкурентных закупках - не более 5 рабочих дней с даты поступления проекта документа в структурное подразделение Агентства.

Сроки согласования проектов документов, создаваемых на основе шаблонов типовых документов, устанавливаются распорядительными документами Агентства, которыми утверждаются данные шаблоны.

Сроки согласования могут быть изменены по согласованию с руководителем структурного подразделения - исполнителя документа.

Отказ от рассмотрения проекта документа, поступившего на согласование в установленном порядке, не допускается.

Работники, участвующие в процедуре согласования, излагают замечания и предложения по проектам и несут ответственность только за те положения проектов, которые касаются вопросов их компетенции.

Излагаемые согласующими замечания по проекту документа должны быть конкретными и обоснованными. Не допускается изложение замечаний в виде вопросов. При этом если поступивший для согласования проект документа требует, по мнению согласующего, существенной доработки, то замечания и предложения могут излагаться тезисно.

Замечания и предложения по проекту документа, излагаемые работниками одного согласующего подразделения, не должны противоречить друг другу и должны содержать единую позицию согласующего подразделения.

При необходимости существенной переработки текст проекта после переработки и устранения всех отмеченных согласующими недостатков может быть направлен на повторное согласование (визирование). Допускается не направлять проект документа на повторное согласование в структурные подразделения Агентства, от которых было получено решение "Согласовать", если изменения, внесенные в результате обработки результатов согласования, не затронули вопросов, входящих в компетенцию указанных структурных подразделений.

В случае получения проекта документа для повторного согласования не допускается излагать замечания и предложения к положениям проекта документа, по которым не было изложено замечаний и предложений при первоначальном поступлении проекта на согласование (визирование) и которые ни редакционно, ни по содержанию не претерпели изменений (за исключением случаев, когда внесенные в другие части проекта документа изменения влияют на эти положения проекта документа).

Структурное подразделение - исполнитель несет ответственность за урегулирование замечаний, учет предложений, полученных от участников согласования.

В случае наличия неурегулированных разногласий по проекту документа структурное подразделение - исполнитель составляет таблицу разногласий (приложение 13 к Инструкции). Заместитель Генерального директора Агентства, или Финансовый директор - Главный бухгалтер Агентства, или руководитель дирекции, координирующие деятельность структурного подразделения - исполнителя, или руководитель структурного подразделения - исполнителя (для структурных подразделений, деятельность которых координирует Генеральный директор Агентства) созывает совещание по возникшим разногласиям, на которое приглашаются представители структурных подразделений, разногласия между которыми не удалось урегулировать, и вносится для принятия окончательного решения по разногласиям проект документа, а также может прилагаться таблица разногласий.

После устранения разногласий проект документа в окончательной редакции направляется на повторное согласование в структурные подразделения Агентства и (или) работникам Агентства, участвовавшим в процедуре согласования. Если на совещании разногласия по проекту документа устранить не удалось, руководитель структурного подразделения - исполнителя представляет проект документа и таблицу разногласий на рассмотрение Генерального директора Агентства или Правления Агентства.

2.28. Внешнее согласование (то есть согласование с третьими лицами) проекта документа оформляется грифом согласования, которым выражается согласие органа, организации с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименования должности лица (включая наименование организации) в именительном падеже, который согласовывает документ, его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты. Составные части данного реквизита печатаются одинарным межстрочным интервалом. Он располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования (в этом случае на документе делается отметка "Лист согласования прилагается").

Если согласование производится коллегиальным органом управления Агентства или если документ согласовывается посредством письма, гриф согласования включает название документа в именительном падеже, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Если документ имеет 2 грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Пример -

2.29. Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - главная печать Агентства) и иные (специальные) печати. Печати Агентства используются для заверения документов Агентства и подлинности подписей уполномоченных работников Агентства на документах Агентства и (или) документах, подписываемых уполномоченными Агентством лицами, не являющимися его работниками, а также для подтверждения соответствия копий документов их оригиналам.

Печатями Агентства заверяются документы и подлинность подписей:

- Генерального директора Агентства;

- заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства и других работников Агентства, уполномоченных на основании доверенностей, приказов Генерального директора Агентства;

- не являющихся работниками Агентства лиц, уполномоченных представлять интересы Агентства на основании доверенности Агентства.

Печать проставляется, не захватывая личной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Вопросы изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей в Агентстве регулируются Порядком изготовления, использования и уничтожения печатей в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов", утверждаемым приказом Генерального директора Агентства.

2.30. На исходящих письмах проставляется отметка об исполнителе с указанием фамилии и инициалов исполнителя, номера его служебного телефона (добавочный номер указывается в скобках). Данный реквизит может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя.

Такая отметка проставляется на лицевой стороне последнего листа документа с левой стороны в нижней его части (размер шрифта N 11).

Пример -

Ветров И.И.

+7 (495) 135-00-00 (доб. 41-42)

или

Ветров И.И.

Ведущий специалист проектного отдела Департамента информационных технологий

+7 (495) 135-00-00 (доб. 41-42), Vetrov@asv.org.ru

2.31. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства, ежегодно утверждаемой Генеральным директором Агентства (далее - номенклатура дел).

При завершении работы над документом структурным подразделением - исполнителем в СЭДО формируется следующая информация: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) или ссылка на дату и номер ответного документа; отметка "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ по номенклатуре дел; дата, должность исполнителя.