3.5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в ФССП России
При подготовке документов работниками ФССП России реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <*>.
--------------------------------
<*> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).
3.5.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
3.5.2. Код федерального органа исполнительной власти.
Код федерального органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ФССП России проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (указывается по усмотрению федерального органа исполнительной власти) <*>.
--------------------------------
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
3.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (указывается по усмотрению федерального органа исполнительной власти) <*>.
--------------------------------
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
3.5.5. Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа - должно соответствовать его наименованию, указанному в положении о федеральном органе исполнительной власти (Федеральная служба судебных приставов).
При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного - (ФССП России).
Над наименованием федеральной службы указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого она находится (Министерство юстиции Российской Федерации или Минюст России).
Наименование территориального органа ФССП России указывается в соответствии с Приказом Минюста России от 03.12.2004 N 187 (в редакции Приказов Минюста России N 97 - 2005 г., N N 3, 152, 296, 342 - 2006 г.; N 1 - 2007 г.) "Об утверждении Положения о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов" (зарегистрировано в Минюсте России 07.12.2004 N 6173).
Например, для Москвы: Управление Федеральной службы судебных приставов по Москве.
3.5.6. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти.
Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти (номера факсов, адрес электронной почты и т.д.).
3.5.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого федеральным органом исполнительной власти, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.5.8. Код формы документа <*>.
--------------------------------
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
3.5.9. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют, как правило, арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: 14.03.2005.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется словесно-цифровой способ оформления даты.
Например: 14 марта 2005 г.
Допускается оформление даты словесно-цифровым способом и в иных видах документов.
3.5.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, а также буквенным индексом должностного лица (для должностных лиц, относящихся к руководству Службы), подписавшего документ, и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
3.5.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.5.12. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
3.5.13. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
Текст реквизита "Адресат" печатается:
- при исполнении внутреннего документа - в правом верхнем углу первого листа документа, ограничивается верхней и правой границами текстового поля;
- при исполнении документа на официальном бланке ФССП России - в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на одном уровне с полным наименованием федерального органа исполнительной власти - "Федеральная служба судебных приставов".
Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, которая ограничивается правой границей текстового поля.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже через дополнительный межстрочный интервал 1 пт.
Например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент управления
и государственной службы
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Наименования организации, подразделения и должность не отделяются друг от друга дополнительными межстрочными интервалами. Инициалы и фамилия отделяются от должности дополнительным межстрочным интервалом 1,5 пт, инициалы ставятся перед фамилией. Например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент ресурсного обеспечения
Заместителю директора
П.П. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
И.И. Игнатову
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Инициалы ставятся после фамилии.
Например:
Лаврову Л.Л.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
Москва, 117574
3.5.14. Утверждение документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым постановлением, решением, приказом, протоколом.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу текстового поля документа или первого листа документа.
Текст в реквизите "Гриф утверждения документа" допускается центровать относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, напечатанного прописными буквами без кавычек, отделенного от наименования должности лица, утвердившего документ, интервалом 1 пт, его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Федеральной службы
судебных приставов
личная подпись
--------------- И.О. Фамилия
"__" ____________ 200_ г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Должностным лицом утверждаются планы работы совещательных органов, создаваемых в центральном аппарате ФССП России, планы работы управлений центрального аппарата ФССП России, планы работы отделов в составе управлений, акты, положения об отделах в составе управлений, должностные регламенты работников, методические рекомендации и т.п.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Минюста России
от 16.03.2005 N 1505
Приказами ФССП России утверждаются структура и штатное расписание центрального аппарата и территориальных органов ФССП России, Регламент ФССП России, положения об управлениях центрального аппарата ФССП России, положения о совещательных органах, создаваемых в центральном аппарате ФССП России, и регламенты их работы, правила, инструкции по направлениям деятельности управлений центрального аппарата ФССП России, планы организационных мероприятий ФССП России на полугодие, сводная номенклатура дел центрального аппарата ФССП России на год и т.п.
3.5.15. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюциях указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.5.16. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки к отдельным частям документа.
Заголовок располагается под реквизитами бланка на расстоянии 3 - 4 межстрочных интервалов, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.
Заголовок документа, оформленного на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру, на бланке с угловым расположением реквизитов - от левого поля с выравниванием строк по левому краю.
Заголовки организационно-распорядительных документов печатаются полужирным шрифтом.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
- "о чем?" ("о ком?"), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
- "чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент главного бухгалтера
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок не составляется.
3.5.17. Отметка о контроле.
Отметка о контроле за исполнением документа в соответствии с поручениями директора Федеральной службы судебных приставов и его заместителей обозначается проставлением в правом верхнем углу первого листа подлинника документа штампа "ФССП России. Контроль".
На обращения граждан, поступившие в Федеральную службу судебных приставов из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти, если после разрешения обращения им требуется дать ответ, проставляется штамп "ФССП России. Особый контроль".
3.5.18. Текст документа.
Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части текста указываются причины, цели, основания документа. Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, а также дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, гриф утверждения документа и др.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем в Ваш адрес");
- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").
Текст располагается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка.
3.5.19. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. При этом указывается количество экземпляров.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документах адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Отметка о наличии приложений к письму отделяется от основного текста 2 межстрочными интервалами.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к Приказу Федеральной
службы судебных приставов
от 16.03.2005 N 261
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N 2" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Приказу Минюста России
от 18.03.2005 N 234
3.5.20. Подпись.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
Заместитель директора Федеральной службы судебных приставов - заместитель главного судебного пристава Российской Федерации личная подпись И.О. Фамилия
или
Руководитель Управления Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области - главный судебный пристав Челябинской области личная подпись И.О. Фамилия
При использовании бланка должностного лица наименование должности не печатается.
На внутренних документах ФССП России допускается использование сокращенных наименований должностей.
Например:
Начальник Управления делами личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о." "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне.
Подпись отделяется от текста документа 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текста (допускается центрирование относительно самой длинной строки).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не делается. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Документы, направляемые в федеральные органы представительной и судебной власти, а также в вышестоящие федеральные органы исполнительной власти, подписываются Директором или, по его поручению, одним из его заместителей.
Документы, направляемые в территориальные органы ФССП России, в организации, а также гражданам, подписываются Директором, его заместителями, начальниками (заместителями начальников) управлений центрального аппарата ФССП России в соответствии с их компетенцией.
3.5.21. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником управления центрального аппарата ФССП России (лицом, исполняющим его обязанности), в котором готовился проект документа.
Документы, касающиеся деятельности других управлений центрального аппарата ФССП России или содержащие поручения для них, визируются также начальниками этих управлений.
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового (индивидуального правового) акта и приложения к нему.
На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой части документа или последнего листа документа, исполненного на двух и более листах.
Замечания (особые мнения или дополнения) к проекту оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник Замечания прилагаются Правового управления личная подпись, дата И.О. Фамилия
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование - согласование проекта документа с иными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
________________ _______________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата (00.00.0000)
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 26.03.2005 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается на последнем листе документа с дополнительным межстрочным интервалом 3 пт ниже реквизита "Подпись" (при отсутствии подписи - ниже текста документа) и выравнивается по левой границе текстового поля.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
- с должностными лицами ФССП России;
- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
- с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.5.22. Оттиск печати.
ФССП России имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. В других случаях на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам ставятся оттиски круглых печатей управлений центрального аппарата ФССП России (без изображения государственной символики).
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
3.5.23. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно Главный специалист отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия Дата (00.00.0000)
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати ФССП России или печати управления центрального аппарата ФССП России.
3.5.24. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового (индивидуального правового) акта федерального органа исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе, на отправляемом документе отметка об исполнителе проставляется на лицевой части документа (последнего листа документа, исполненного на двух и более листах) в левом нижнем углу.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:
И.О. Фамилия 777 66 22
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.5.25. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; фразу "В дело N"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником управления (отдела), в котором исполнен документ.
3.5.26. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в ФССП России содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа, проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу в виде регистрационного штампа.
Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти (ФССП России), дату, оформленную в соответствии с пунктом 3.5.9 Инструкции (00.00.0000), и регистрационный номер, оформленный в соответствии с пунктом 3.5.10 Инструкции.
3.5.27. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в ФССП России.