5.6. Отправка документов
119. Отправка документов осуществляется службой делопроизводства в следующем порядке.
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.
120. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
121. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
122. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
123. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
124. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:
степень срочности, если она имеется на подписанном документе;
адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;
номера документов, вложенных в пакет;
почтовый адрес отправителя.
В один пакет могут помещаться несколько документов.
125. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка "К исх. N ___".
На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:
Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. N 10/3-65.
126. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.
127. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.
128. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело службы делопроизводства.
129. Документы массовой рассылки направляются в соответствии со списком к рассылке, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель службы делопроизводства. Список к рассылке, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.