5.10. Обработка документов в структурных подразделениях
147. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами конкретных работников.
148. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:
получение в службе делопроизводства под роспись организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;
учет документов (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно в журналах учета документов);
представление документов руководителю структурного подразделения;
своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников;
контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения;
оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);
отправка документов, подготовленных структурным подразделением через службу делопроизводства.
149. Поступивший в учреждение или орган УИС документ в структурных подразделениях учитывается по входящему регистрационному номеру, присвоенному ему в службе делопроизводства.
150. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в журналах учета документов или в электронной базе данных реквизитов документов:
регистрационный номер документа, присвоенный ему в учреждении или органе УИС;
корреспондент;
наименование документа;
дата документа;
исходящий номер документа;
краткое содержание документа;
наличие приложений;
указание по исполнению документа (исполнитель, содержание указания, срок исполнения, автор указания, дата подписи указания);
роспись в получении документа;
отметка об исполнении;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ход исполнения;
перенос сроков исполнения.