4.15. Электронный документ, направляемый по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС
83. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
В учреждениях и органах УИС создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством <*>.
--------------------------------
<*> Пункт 40 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
Документы, создаваемые в учреждении или органе УИС и (или) поступившие в учреждение или орган УИС на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
84. Для подтверждения подлинности электронных документов в учреждении или органе УИС используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота учреждений и органов УИС могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.
Абзац утратил силу. - Приказ ФСИН России от 07.03.2012 N 149.
При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.
В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:
наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);
отметка о переносе срока исполнения документа;
срок хранения документа;
наименования приложений к электронному документу;
ключевые слова и др.