VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения
8.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале Учреждения, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.
8.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемый с использованием ПК МВиП (приложение N 13 к Порядку).
8.3. Ежегодно до 31 декабря Владелец объектов хранения формирует список выданных в НО документов и осуществляет возврат на централизованное хранение полученных ранее объектов хранения, с истекшим сроком хранения.
В случае необходимости продления сроков хранения такие объекты хранения исключаются из списка документов НО с истекшим сроком хранения и Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления сроков хранения. Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.
8.4. Ежегодно 1 января в УДиЭА автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в НО.
8.5. В случае отсутствия необходимости возврата объектов хранения на централизованное хранение в Филиал Учреждения и дальнейшего хранения в НО, объекты хранения могут быть уничтожены в установленном порядке в НО. При этом Владелец объектов хранения обязан отразить в УДиЭА реквизиты Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, что будет служить основанием для уничтожения электронных образов объектов хранения.
8.6. Владелец объектов хранения средствами УДиЭА формирует Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по состоянию на 1 января текущего года.
8.7. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК НО и утверждаются руководителем НО.
8.8. Ежегодно не позднее 15 мая Владелец объектов хранения осуществляет следующие действия:
- размещает в УДиЭА скан-образ утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;
- при помощи режима интерактивного сервиса УДиЭА утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия электронное приложение к Акту о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, автоматически направляется в ПК МВиП);
- направляет в Филиал Учреждения по СЭД с сопроводительным письмом копию утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению.
8.9. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершен до начала процесса уничтожения в предстоящем году.
Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:
- выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;
- отбор партии объектов хранения с мест хранения;
- уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения;
- автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;
- формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии;
- формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение N 14 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов;
- направление в один или несколько НО копии Акта об уничтожении объектов хранения на бумажном носителе, утвержденного директором Филиала Учреждения.
8.10. Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала Учреждения или при условии проведения видеоконтроля.