9.3. Преимущества ЭДО, ошибки внедрения и пути решения
Обычно организации и индивидуальные предприниматели используют ЭДО, когда требуется:
1. Оптимизация бизнес-процессов - ЭДО учитывает тип документов, с которыми работает организация, и принятый в ней порядок работы с документами. Благодаря этому сокращается время на подготовку, обработку и доставку документов. Для ЭДО не важно направление деятельности организации и ее масштаб.
2. Сокращение расходов - переход на ЭДО освобождает от необходимости печатать бумажные документы, доставлять их почтовыми или курьерскими службами, в также обеспечивать надежное хранение в течение любого времени. По некоторым оценкам, расходы сокращаются примерно на 80%.
3. Полноценная юридическая сила - законодательно электронные документы обладают такой же юридической значимостью, как и бумажные, и поэтому их не нужно дублировать на бумаге.
4. Упрощение взаимодействия с контролирующими органами - контролирующие органы поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде.
5. Сокращение временных затрат - процесс согласования документов даже внутри организации, особенно, если она имеет территориально распределенную структуру. ЭДО позволяет отслеживать статус документа в режиме онлайн: кто его получил, кто подписал, какие имеются уточнения и замечания.
6. Улучшение сервиса и повышение лояльность клиентов - ускорение документооборота стимулирует быстрое исполнение обязательств.
7. Маркировка товаров - взаимодействие с системой "Честный ЗНАК", без ЭДО невозможна.
8. Продажа товаров животного происхождения - мясо, птицу, рыбу и т.п. можно продавать только при наличии электронных ветеринарных сопроводительных документов (для этого предназначена специальная система Меркурий).
9. Система контроля прослеживаемости товаров - без ЭДО невозможна.
10. Участие в госзакупках - документы об оказанных услугах и комиссиях удобнее всего получать через ЭДО.
Использование ЭДО упрощает работу самозанятых с заказчиками и ускоряет процесс передачи закрывающей документации и дает ряд преимуществ самозанятым:
Скорость. Контрагенту не придется затрачивать время на ожидание необходимых документов - система ЭДО моментально отправит их заказчику в электронном виде.
Выгода. Самозанятому и заказчику не придется затрачивать дополнительные ресурсы на распечатку, отправку почтовой или курьерской службой и получение бумажной корреспонденции.
Комфорт. При использовании сервиса отправка и получение электронных бумаг может проходить в любое удобное для контрагентов (самозанятого и заказчика) время.
Безопасность. При отправке через ЭДО используется специализированная система защиты. Это гарантирует их полную конфиденциальность.
Граждане (физические лица) могут подписывать юридически значимые документы в электронном виде с любыми физическими и юридическими лицами, а также с государственными и муниципальными органами с любой точки мира. ЭДО исключает риски потери документов и обеспечивает безопасное и надежное их хранение.
С помощью ЭДО можно начать эффективнее вести документооборот между сторонами документированного взаимодействия:
- Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
- Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
- Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов (если это предусмотрено договором). Она не допускает файлы с ошибками к отправке.
- Сэкономить время. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. Подписывать и отправлять документы можно в пару кликов.
Типовые ошибки, которые допускаются при внедрении, масштабировании ЭДО
1. Не фиксируются проблемы при отсутствии ЭДО.
2. Отсутствует формулирование выгод и целей при внедрении ЭДО.
3. Хаотичный подход при выборе провайдера.
4. Отсутствие технического задания, бюджета, сроков и ответственных сотрудников за контроль внедрения ЭДО внутри организации.
5. Неверное оформление доверенностей или их отсутствие.
Пути решения
1. Настроить доступы к учетным системам и государственным информационным системам.
2. Зарегистрировать сертификаты электронной подписи, машиночитаемые доверенности и прочие необходимые ресурсы в выбранном сервисе.
3. Договориться о комфортном и оперативном канале взаимодействия с провайдером.
4. Принимать оперативное участие в уточнении технического задания при необходимости.
5. Участвовать в тестировании согласно техническому заданию.
6. Организовать персонал для прохождения обучения с помощью ресурсов провайдера.
7. Запланировать мероприятия по подключению контрагентов к ЭДО.
8. Отслеживать сроки реализации проекта: синхронизироваться внутри компании и с провайдером.
9. Контролировать динамику перевода документов и контрагентов на ЭДО.
10. Следить за использованием новой системы ЭДО - переходом с ручной работы на автоматизированную.